В процессе разработки регламентов работы коллегиальных органов необходимо прояснить:
Настоятельно советуем регламентировать данные вопросы, независимо от того, идет ли речь об общем собрании акционеров (участников), заседании совета директоров, правления, собраниях и съездах общественных организаций или даже об оперативных совещаниях, которые проводят руководитель организации и руководители структурных подразделений.
См. статью «Алгоритм проведения офлайн и онлайн- совещаний» в № 11’ 2020
Интерес к хранению протоколов и документов, которые обеспечивают процесс подготовки и проведения заседаний коллегиальных органов, вновь возник в связи с вступлением в силу нового Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236; вступил в силу с 18.02.2020). Его статья 18 предусматривает, что протоколы, постановления, решения, стенограммы коллегиальных органов и документы к ним, т.е. справки, доклады, проекты, заключения, информации, докладные записки, сводки, выписки, на основе которых разрабатывались и принимались зафиксированные протоколами решения, имеют единый и, как правило, постоянный срок хранения. Исключения составляют, например, протоколы оперативных совещаний, которые проводят руководители организации (ст. 18 е) с примечанием 3) и оперативных совещаний и собраний, которые проводятся в структурных подразделениях организации (ст. 18 з)).
Обратите внимание на п. 6.24 Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 22.05.2019 № 71), который рекомендует документы к заседаниям (совещаниям) формировать преимущественно в отдельное дело и группировать внутри него по хронологии и порядку номеров протоколов.
Такое же правило формирования документов к протоколам было закреплено п. 8.20 Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44): «документы к заседаниям (совещаниям) группируются в отдельное дело, как и приложения, если они содержат более 25 страниц. Документы к протоколам, если они сгруппированы в отдельные дела, систематизируются внутри дела по порядку номеров протоколов».
А в новом проекте Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления (опубликован на сайте Росархива) прямо устанавливается, что «документы к заседаниям, совещаниям (проекты решений, справки, тезисы выступлений и др., не являющиеся приложениями к протоколам) группируются в отдельное дело (такие документы к протоколам, если они сгруппированы в отдельное дело (дела), систематизируются внутри дела по хронологии и порядку номеров протоколов (Приложение 16)».
Таким образом, каждый документ в деле с протоколами и отдельном деле с документами к ним должен иметь правильно оформленные идентификационные реквизиты (автор, дата, текст, подпись, а при необходимости – индекс и ссылку на протокол и вопрос повестки дня). На оформление данных реквизитов часто не обращают внимания докладчики и исполнители, которые готовят вопросы к рассмотрению на заседании коллегиальных органов, а также справки, доклады, отчеты и др. документы. И уже потом, через 1–3 года после заседания, в процессе подготовки протоколов и документов к ним к передаче на архивное хранение, секретари в авральном порядке организуют поиск стенограмм и видеозаписей, подписание и датирование справок, докладов и презентаций, выявляют их взаимосвязь с вопросами повестки дня и датами заседаний. Таким образом, приходится возвращаться к оформлению документов, которые послужили основаниями для принятых решений, но были подготовлены просто как текстовая информация или презентация, но не как документы. А доклады и презентации-картинки без дат и подписей не имеют юридической силы, не являются доказательствами, поэтому их архивное хранение вызывает только лишние расходы и будет совершенно нецелесообразным.
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)
Пример 1. Отражение протоколов разных органов компании и документов к ним в номенклатуре дел
Пример 2. Протоколы и документы к ним в описи дел постоянного хранения для передачи в архив
Обратите внимание, что в номенклатуре дел необходимо всегда предусматривать дело с документами к протоколам...
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для
этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
Подскажите, пожалуйста, есть ли правила регистрации протокола? Он должен регистрироваться день в день, или можно его регистрировать позже в СЭД?
Предлагаем вам обзор доступных сейчас программ для автоматизации проведения совещаний, контроля исполнения поручений, сбора статусов по задачам, формирования итоговой отчетности об исполнительской дисциплине. Как можно поделить зоны ответственности по контролю исполнения поручений между службой делопроизводства и личными помощниками руководителей (в крупных и малых организациях). Как помощнику (секретарю) преодолевать саботаж исполнителей, которым не нравится идея отчитываться перед ним о проделанной работе.
Какими бывают электронные документы. Как их отразить в номенклатуре дел и потом в ее итоговой записи по завершении года (показываем разные варианты). Как оформить опись электронных дел на их передачу из подразделений в архив организации. Как составить к ней реестры с описанием содержимого каждого передаваемого электронного дела. Почему в архив поступает мало электронных документов и копий. Как оформить передачу электронных копий в качестве фонда пользования в дополнение к бумажным оригиналам. Как составить акт о выделении к уничтожению электронных дел. На какую нормативную базу можно опереться. В чем заключаются «шероховатости» зафиксированной в ней теории. И как их преодолевать на практике.
Ведущий отечественный эксперт по тайм-менеджменту дает свои рекомендации по организации системы разнотипных совещаний, которая способна задать эффективный бизнес-ритм для продвижения проектов: предложена своя логика для небольших и крупных организаций. Даны отдельные советы по подготовке повестки, определению состава участников, ведению и протоколированию совещания, контролю исполнения принятых решений, по выбору оптимальных ИТ-решений для автоматизации этого процесса.
Только правильно составленный и оформленный протокол в полной мере может обеспечить юридическую силу решений, которые принимаются на основе принципа коллегиальности. Мы подробно объясняем, как следует оформлять каждый реквизит этого документа. Отмечаем, что в оформлении протокола является обязательным, а что факультативным. Демонстрируем множество примеров. Общий алгоритм составления и оформления протоколов заслуживает самого внимательного и подробного изучения не только секретарями, ведущими делопроизводство, но и руководителями, специалистами, организующими процедуры корпоративного управления.
Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили. Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили.
В конце года необходимо составить (или актуализировать имеющуюся) номенклатуру дел на следующий год. Если в вашей организации ее еще нет, то эта статья поможет исправить данную ошибку. Ведь без номенклатуры дел невозможно систематизировать имеющиеся документы и наладить соблюдение сроков их хранения. Мы объяснили, какие документы необходимо включить в номенклатуру дел, как сформировать заголовки дел (которые потом будут переноситься на их обложки), как их проиндексировать, как установить сроки хранения, какую структуру номенклатуры выбрать, чем отличается номенклатура дел организации от номенклатуры структурного подразделения, как оформить, подписать, согласовать и утвердить документ, что заполняется перед началом делопроизводственного года и что — по его окончании.
Как организовать деловые переговоры на высшем уровне: соблюсти протокол, что согласовать с приглашенной стороной, что надо организовать принимающей стороне. Как оформить программу пребывания иностранной делегации и программу переговоров. Кто и где должен встречать гостей, в каком порядке представляться, правила рассадки в автомобиле и за столом переговоров. Как при этом можно обезопасить участников от COVID-19. Как принято общаться, в т.ч. в нестандартных ситуациях (например, при опоздании одного из участников и др.). Как документально зафиксировать те договоренности, которые удалось достичь, если до заключения договора дело не дошло: см. образцы оформления протокола записи деловой беседы, протокола о намерениях, соглашения о сотрудничестве и организации взаимоотношений.
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
