Документы к протоколам: правильное оформление и формирование в дела

Показываем, как формировать дела с протоколами, их приложениями (утвержденными коллегиальным органом документами) и др. документами к протоколам, которые детализируют ход обсуждения и аргументируют принятые решения (списками присутствующих, докладами, презентациями, справками, отчетами и т.п., а также черновиком протокола в бумажном виде или в форме аудиозаписи). Показываем, как делать взаимные ссылки между этими документами, чтобы увязать их с протоколом, оформить все необходимые идентификационные реквизиты и подписи для придания юридической силы. Объясняем, что, где и сколько надо хранить. Показываем примеры отражения соответствующих дел в номенклатуре дел и в описи на передачу в архив.

В процессе разработки регламентов работы коллегиальных органов необходимо прояснить:

  • организационные вопросы подготовки и проведения заседания, на котором принимаются решения;
  • выбор способа документирования и вида протокола,
  • а также правильное формирование в дела протоколов и других документов, которые были рассмотрены коллегиальным органом и использованы им в качестве основы для выработки и принятия решений.

Настоятельно советуем регламентировать данные вопросы, независимо от того, идет ли речь об общем собрании акционеров (участников), заседании совета директоров, правления, собраниях и съездах общественных организаций или даже об оперативных совещаниях, которые проводят руководитель организации и руководители структурных подразделений.

Как хранить документы к протоколам

Интерес к хранению протоколов и документов, которые обеспечивают процесс подготовки и проведения заседаний коллегиальных органов, вновь возник в связи с вступлением в силу нового Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236; вступил в силу с 18.02.2020). Его статья 18 предусматривает, что протоколы, постановления, решения, стенограммы коллегиальных органов и документы к ним, т.е. справки, доклады, проекты, заключения, информации, докладные записки, сводки, выписки, на основе которых разрабатывались и принимались зафиксированные протоколами решения, имеют единый и, как правило, постоянный срок хранения. Исключения составляют, например, протоколы оперативных совещаний, которые проводят руководители организации (ст. 18 е) с примечанием 3) и оперативных совещаний и собраний, которые проводятся в структурных подразделениях организации (ст. 18 з)).

Обратите внимание на п. 6.24 Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 22.05.2019 № 71), который рекомендует документы к заседаниям (совещаниям) формировать преимущественно в отдельное дело и группировать внутри него по хронологии и порядку номеров протоколов.

Такое же правило формирования документов к протоколам было закреплено п. 8.20 Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44): «документы к заседаниям (совещаниям) группируются в отдельное дело, как и приложения, если они содержат более 25 страниц. Документы к протоколам, если они сгруппированы в отдельные дела, систематизируются внутри дела по порядку номеров протоколов».

А в новом проекте Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления (опубликован на сайте Росархива) прямо устанавливается, что «документы к заседаниям, совещаниям (проекты решений, справки, тезисы выступлений и др., не являющиеся приложениями к протоколам) группируются в отдельное дело (такие документы к протоколам, если они сгруппированы в отдельное дело (дела), систематизируются внутри дела по хронологии и порядку номеров протоколов (Приложение 16)».

Таким образом, каждый документ в деле с протоколами и отдельном деле с документами к ним должен иметь правильно оформленные идентификационные реквизиты (автор, дата, текст, подпись, а при необходимости – индекс и ссылку на протокол и вопрос повестки дня). На оформление данных реквизитов часто не обращают внимания докладчики и исполнители, которые готовят вопросы к рассмотрению на заседании коллегиальных органов, а также справки, доклады, отчеты и др. документы. И уже потом, через 1–3 года после заседания, в процессе подготовки протоколов и документов к ним к передаче на архивное хранение, секретари в авральном порядке организуют поиск стенограмм и видеозаписей, подписание и датирование справок, докладов и презентаций, выявляют их взаимо­связь с вопросами повестки дня и датами заседаний. Таким образом, приходится возвращаться к оформлению документов, которые послужили основаниями для принятых решений, но были подготовлены просто как текстовая информация или презентация, но не как документы. А доклады и презентации-картинки без дат и подписей не имеют юридической силы, не являются доказательствами, поэтому их архивное хранение вызывает только лишние расходы и будет совершенно нецелесообразным.

Фрагмент документа

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)

Пример 1. Отражение протоколов разных органов компании и документов к ним в номенклатуре дел

Пример 2. Протоколы и документы к ним в описи дел постоянного хранения для передачи в архив

Обратите внимание, что в...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 300 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Алгоритм проведения офлайн- и онлайн-совещаний

Приводим пример организации системы плановых совещаний разного уровня, которые обеспечивают продвижение информации в организации снизу вверх во все более структурированном виде. Даем общий алгоритм подготовки и проведения совещаний: как разработать повестку дня, составить список участников, проинформировать их, подготовить помещение и оборудование, фиксировать ход обсуждения (соблюдая конфиденциальность там, где это важно), оформить протокол. К этому добавляем особенности, продиктованные уровнем совещания, эпидемиологической обстановкой, возможностями конференц-связи.

Как оформить передачу в архив документов со сроком хранения до 10 лет

Подскажите, пожалуйста, в случае приема архивом организации документов по личному составу временного (до 10 лет включительно) срока хранения, правильно ли такие дела указывать в описи дел временного срока хранения? Или все же нужно их помещать в описи дел по личному составу?

Как начинать вести личные дела давно работающих сотрудников?

На нашем предприятии как таковые личные дела пока не ведутся. Хотела бы уточнить, можно ли их начать вести сейчас – в середине года, если номенклатура дел уже создана? И второй вопрос: если я сформирую личные дела без копий приказов (проблематично доставать и копировать оригиналы), то какие ставить крайние даты у личных дел?

Возможности Zoom, о которых Вы могли не знать

В майском номере журнала мы показали в подробностях, как можно использовать программу Zoom для организации видеосовещаний при помощи компьютера. А сейчас поговорим об особенностях настройки Zoom на телефоне. О лечении проблем со звуком. О более оригинальных способах трансляции видеосовещаний.

Как лучше актуализировать номенклатуру дел на 2020 год в связи с вступлением в силу нового Перечня

Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили. Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили.

Отметка о приложении на документе: обновление правил оформления и сложные случаи

Прокомментируем п. 5.19 нового ГОСТ Р 7.0.97-2016 – какие изменения появились в оформлении реквизита «отметка о приложении» в основном документе (в тексте и специальном реквизите) и в его приложениях (в верхнем правом углу). При этом поясним, к каким рекомендациям стандарта надо относиться с осторожностью. Кроме того, ответим на целый ряд практических вопросов, не урегулированных новым ГОСТ: как организовать «систему ссылок» в многостраничном приложении, которое имеет собственные дополнительные приложения либо сложную рубрикацию текста? как принято оформлять приложения к договорам? как оформить отметку о приложении на электронном носителе к бумажному документу? как транслировать приложения к приказу организации для исполнения внутри подразделения поручением его руководителя?

Анализ нового Перечня документов со сроками хранения и сравнение с Перечнем 2010 г.

Состав статей в новом Перечне существенно сократился. Объясняем, как действовать, если в Перечне 2010 г. была статья, по которой вы определяли срок хранения дела в своей номенклатуре дел, а в новом Перечне аналогичной статьи не оказалось. Отмечаем, что еще изменилось в новом Перечне 2019 г. по сравнению с предыдущим Перечнем 2010 г. Анализируем изменения состава категорий документов и сроков хранения. Рассказываем вам о наиболее значимых документах, которые актуальны для любой организации: по кадровому обеспечению (в т.ч. в связи с вводом «электронной трудовой книжки»), по документационному обеспечению управления и по договорной работе. В ряде случаев даем рекомендации по формулированию статей в номенклатуре дел.

К документам какого года применять новый Перечень со сроками хранения

18.02.2020 вступил в силу новый Перечень документов со сроками хранения. Что нужно сделать с номенклатурой дел на 2020 год до конца текущего года? По какому Перечню (новому или старому) определять сроки хранения документов, созданных до вступления в силу нового Перечня, но включаемых в опись на передачу в архив либо в акт о выделении к уничтожению сейчас – после 18.02.2020? Ответы на эти вопросы даны со ссылками на нормативные документы