Алгоритм проведения офлайн- и онлайн-совещаний

Приводим пример организации системы плановых совещаний разного уровня, которые обеспечивают продвижение информации в организации снизу вверх во все более структурированном виде. Даем общий алгоритм подготовки и проведения совещаний: как разработать повестку дня, составить список участников, проинформировать их, подготовить помещение и оборудование, фиксировать ход обсуждения (соблюдая конфиденциальность там, где это важно), оформить протокол. К этому добавляем особенности, продиктованные уровнем совещания, эпидемиологической обстановкой, возможностями конференц-связи.

Деловые и рабочие совещания – одна из возможностей донести сразу до группы людей и возможно даже до всех структурных подразделений стратегические цели и задачи и одновременно получить обратную связь от подчиненных для корректирования плана действий.

В общем смысле совещание – это метод управления, в процессе которого происходит обмен информацией и опытом работы на основе использования коллективных знаний, а также вырабатываются и принимаются решения, которые доводятся до исполнителей. На совещания выносятся только те вопросы, которые не могут быть решены в индивидуальном порядке.

Чаще всего в рамках одной компании выделяют несколько видов деловых совещаний в зависимости от поставленных задач:

  • оперативное совещание проводится на регулярной основе (обычно в один и тот же день и час недели, состав участников – постоянный);
  • инструктивное совещание проводится для передачи распоряжений и указаний руководства подчиненным. Обычно участникам совещания сообщаются решения, принятые руководством компании или госорганами, если они касаются этой организации;
  • проблемное совещание проводится с целью поиска оптимального решения проблемы в ограниченный срок. Классическая схема проведения такого совещания:
    • доклад по проблеме;
    • вопросы к докладчику;
    • обмен мнениями;
    • предложения по выработке решения.

Связанный материал
Деловые переговоры: как организовать и документировать договоренности до оформления договора
№ 05 / 2021
Связанный материал
Организация рабочего совещания – дело тонкое
№ 05 / 2019

См. статью «Организация рабочего совещания – дело тонкое» в № 5’ 2019. Здесь можно почерпнуть приемы, которые помогут превратить совещания в эффективный способ решения задач, сузить число участников, мотивировать их быстрее решать запланированные вопросы

Связанный материал
«Знаниевый реактор» вместо буксующего совещания
№ 04 / 2020

См. статью «“Знаниевый реактор” вместо буксующего совещания» в № 4’ 2020. Методика коллективной выработки решений, которая хороша в нестандартной кризисной ситуации, т.к. помогает продумать задачу с разных сторон за счет активного включения специалистов совершенно разного профиля

Мнение эксперта

Все совещания можно поделить как минимум на стратегические и оперативные. Стратегические совещания обычно планово проводятся несколько раз в год. Оперативные же совещания занимают все оставшееся время и предназначены для решения текущих вопросов бизнеса. Они проводятся на разных уровнях управления и с разной периодичностью.

Приведу пример системы плановых совещаний в конкретной компании. Они взаимосвязаны по времени проведения так, чтобы аккумулировать сведения снизу и постепенно передавать их вверх по системе управления в проанализованном виде:

1. Еженедельные планерки (иногда чаще) руководителей с сотрудниками отделов обычно проходят по понедельникам для задания настроя команде и обсуждения планов на всю неделю, в первую очередь обсуждаются мелкие текущие вопросы, реже – более глобальные. Присутствие всей команды обязательно. Протоколирование не требуется.

2. Координационные часовые планерки проходят еженедельно по вторникам. На них присутствуют ТОП-менеджеры (директора) компании, ответственные за выполнение бизнес- плана, а также подчиняющиеся им руководители подразделений. Обсуждаются статусы проектов, возникающие сложности, краткосрочные планы, оглашаются новые победы. Готовит данное совещание финансовый менеджер совместно с руководителями подразделений: формирует отчетность по проектам на основе планов, выручки и прибыли. ТОП-менеджмент на данной планерке получает отчет по выручке с нарастающим итогом по каждому отдельному подразделению, сравнение результатов с аналогичным периодом прошлого года. Протоколирования данного собрания, как правило, не требуется.

3. Совет директоров (ТОП-менеджеров) проходит ежемесячно в одни и те же определенные заранее даты (стараются проводить по вторникам или четвергам от 6-го до 9-го числа каждого месяца). До 2-го числа руководители подразделений проверяют прибыль и расходы по своим проектам и «закрывают» данные в 1С ERP или CRM-системе. Далее до 5–6-го числа финансовый директор формирует данные по чистой прибыли компании (в т.ч. с нарастающим итогом) и готовит финансовый отчет к собранию. Вторник и четверг являются днями обязательного присутствия в офисе собственников компании и всех директоров. Именно поэтому заведена традиция «отчетных дней» по вторникам или четвергам, что очень удобно для планирования совещаний: помощник руководителя точно знает, что в эти дни весь ТОП-менеджмент в офисе и не нужно подстраиваться под каждого директора, исключены риски срывов встреч из-за отсутствия того или иного ТОПа или руководителя подразделения. Совет директоров нуждается в тщательной подготовке со стороны всех участников:

  • финансовый директор готовит отчет по выполнению/отклонению (от) бизнес-плана;
  • директора составляют комментарии к цифрам выручки, чистой прибыли, расходов вверенных им подразделений;
  • помощник руководителя / секретарь проверяет выполнение задач прошлого собрания, создает повестку на планируемый совет и готовит пакет документов для каждого из участников, протоколирует собрание и осуществляет «техническую» сторону контроля исполнения задач.

Отдельно стоит затронуть проведение общих корпоративных собраний всего коллектива. Данное мероприятие направлено на создание и поддержание корпоративного духа: поощрение отличившихся сотрудников, оглашение побед или поражений, рассказ о достижениях команды. Встречала организации, где подобные встречи проводятся не раз в год, а раз в месяц! HR-отдел или секретарь собирают всех сотрудников, в т.ч. удаленных, для присутствия на получасовой встрече. Вступительное слово принадлежит руководству (генеральный директор), далее об итогах работы рассказывают ТОП-менеджеры, и уже руководители подразделений награждают своих лучших в прошедшем месяце сотрудников памятными подарками.

Любое из перечисленных совещаний требует организации. И если для планерки отдела руководителю достаточно сделать рассылку в почте и собраться в переговорной комнате или своем отделе, то для проведения, например, координационного собрания или совещания топ-менеджеров требуется более тщательная подготовка. Например:

  • формальным организатором еженедельного координационного собрания ТОП-менеджеров (проходит по вторникам в 11.00.) является секретарь компании. В пятницу он осуществляет рассылку с приглашением всем участникам о проведении собрания, сообщает дату, время, место, генерит zoom-ссылку и добавляет ее в письмо. Участники собрания из других офисов могут подключиться к онлайн-трансляции, чтобы не терять время на приезд в основной офис. За час до начала собрания секретарь включает конференцию, финансовый менеджер проверяет возможность трансляции отчетов всем участникам, специалисты IT-службы тестируют настройки звука аппаратуры. Вода, ручки, бумага обязательно должны быть на столе. Необходимость ведения протокола оговаривается заранее с секретарем или помощником руководителя, как и запись zoom-конференции;
  • организатором совета директоров (проходит ежемесячно до 9-го числа во вторник или четверг в 18.00) является ассистент руководителя компании:
    • после каждого прошедшего совета он закрепляет дату проведения следующего путем рассылки приглашения на будущее собрание. За неделю до даты проведения помощник рассылает участникам напоминание в виде письма о мероприятии, уточняет наличие вопросов, необходимых к обсуждению;
    • получив от каждого приглашенного обратную связь, помощник определяет пул вопросов на обсуждение, а председатель – важность и приоритет каждого из них;
    • далее составляет повестку совещания, в которой прописывается название встречи, дата, время и место проведения, имена и фамилии участников, перечень вопросов на обсуждение. Как правило, в повестку входят постоянные вопросы, такие как «Выполнение бизнес-плана» или «Выполнение задач прошлого собрания», и меняющиеся. Повестка обязательно утверждается / согласуется с председателем совещания;
    • участникам на электронную почту отправляются: новая повестка вместе с протоколом прошлого совещания и просьбой ознакомиться, проверить, все ли задачи прошлого совещания выполнены в полном объеме, если есть материалы / документы, подготовленные для обсуждения на грядущем совещании, они тоже вкладываются в это письмо;
    • помощник руководителя протоколирует встречу.

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Общее собрание участников ООО «на удаленке»

Возможность дистанционного проведения общего собрания владельцев организации предусмотрена в ГК РФ, но должной детализации в других законах и подзаконных актах она пока не получила. Остается масса вопросов, на которые мы предлагаем аргументированные ответы для ООО. Какие процедурные моменты стоит утвердить единогласно в самом начале такого собрания (а еще лучше в уставе до его созыва). Как идентифицировать участников: реально ли использовать биометрию, достаточно ли задействовать инструменты попроще, например номер мобильного телефона, ID технического устройства, пароль, визуальное узнавание при видео­конференции, как передавать доверенность на представителя. Как голосовать и как подписывать протокол, если люди физически находятся далеко друг от друга и не владеют квалифицированными электронными подписями. В завершение показали образец целого протокола дистанционного общего собрания участников, оформленный по всем новым требованиям ст. 181.2 ГК РФ.

Реквизиты протокола по новым требованиям Гражданского кодекса РФ

С июля 2021 г. начали действовать новые требования ГК РФ к составу сведений протокола заседания / собрания (в т.ч. указывается, что надо отражать в протоколе при дистанционной форме мероприятия через видео-конференц-связь). Мы разобрали каждое изменение – объяснили, как вмонтировать его в существующие реквизиты протокола, показали образец оформления целого документа (отметив в нем сведения, обязательные с точки зрения ГК РФ).

Как оформить совместное решение работодателя и профкома

Каким видом документа оформить совместное решение администрации организации и профкома, например, о выплате ежемесячной материальной помощи работникам (с конкретными Ф.И.О.), если обычно: — организация утверждает свои решения приказом, — а профком – постановлением? Можно ли утвердить такую форму, как приказ-постановление?

Отстранение от работы невакцинированного сотрудника: основание и образцы документов

После Москвы все больше регионов вводит обязательную вакцинацию от коронавируса для работников определенных сфер деятельности. Рассказываем, кого работодателю придется отстранить от работы и под угрозой каких штрафов. Какие документы оформить, чтобы проверяющие «были довольны» и отстраненные сотрудники не смогли оспорить законность недопуска к работе и неначисления зарплаты за это время (показали образцы приказов, уведомления сотрудников, служебной записки, табеля учета рабочего времени и личной карточки).

Общие правила составления и оформления протокола

Только правильно составленный и оформленный протокол в полной мере может обеспечить юридическую силу решений, которые принимаются на основе принципа коллегиальности. Мы подробно объясняем, как следует оформлять каждый реквизит этого документа. Отмечаем, что в оформлении протокола является обязательным, а что факультативным. Демонстрируем множество примеров. Общий алгоритм составления и оформления протоколов заслуживает самого внимательного и подробного изучения не только секретарями, ведущими делопроизводство, но и руководителями, специалистами, организующими процедуры корпоративного управления.

Режим рецензирования в Word: автоматическое выявление правок

Режим «Рецензирование» существенно облегчает разработку, согласование вордовского документа группой людей – он автоматически фиксирует каждую вставку, удаление, перемещение текста, форматирование и все это пользователи еще могут комментировать! Показываем, как управлять отображением правок (каким способом, какие типы и от каких пользователей показывать, как определить автора изменений, как распечатать исходный или окончательный вариант текста). Как выявить правки, которые коллега пытался вставить незаметно! Можно объединить в одном документе правки от разных людей, присланные ими в разных версиях файла. А еще можно защитить документ от редактирования либо установить пользователям пределы дозволенного. Даже если режимом «Рецензирование» уже пользуетесь, из этой статьи сможете узнать новые «ювелирные» настройки, которые сделают вашу работу еще удобнее.

Деловые переговоры: как организовать и документировать договоренности до оформления договора

Как организовать деловые переговоры на высшем уровне: соблюсти протокол, что согласовать с приглашенной стороной, что надо организовать принимающей стороне. Как оформить программу пребывания иностранной делегации и программу переговоров. Кто и где должен встречать гостей, в каком порядке представляться, правила рассадки в автомобиле и за столом переговоров. Как при этом можно обезопасить участников от COVID-19. Как принято общаться, в т.ч. в нестандартных ситуациях (например, при опоздании одного из участников и др.). Как документально зафиксировать те договоренности, которые удалось достичь, если до заключения договора дело не дошло: см. образцы оформления протокола записи деловой беседы, протокола о намерениях, соглашения о сотрудничестве и организации взаимоотношений.

Конструктор документов – новый бесплатный инструмент для Вас

На нашем сайте delo-press.ru появился новый полезный инструмент, сейчас им можно пользоваться бесплатно. Он уже содержит почти 200 образцов полностью оформленных документов под различные ситуации (далее его будем постоянно пополнять). Каждый документ сбоку содержит подборку статей и вопрос-ответов, разъясняющих особенности его составления. Каждый документ можно скачать себе на компьютер, открыть в Word и изменить его данные на свои. Документы, сделанные при помощи такого Конструктора, корректны с точки зрения делопроизводственных правил оформления и содержат юридически выверенные формулировки. И пусть грамотных документов в вашей организации станет больше! А ваших усилий для этого потребуется меньше!