Алгоритм проведения офлайн- и онлайн-совещаний

Все совещания можно поделить как минимум на стратегические и оперативные. Стратегические совещания обычно планово проводятся несколько раз в год. Оперативные же совещания занимают все оставшееся время и предназначены для решения текущих вопросов бизнеса. Они проводятся на разных уровнях управления и с разной периодичностью.

Приведу пример системы плановых совещаний в конкретной компании. Они взаимосвязаны по времени проведения так, чтобы аккумулировать сведения снизу и постепенно передавать их вверх по системе управления в проанализованном виде:

1. Еженедельные планерки (иногда чаще) руководителей с сотрудниками отделов обычно проходят по понедельникам для задания настроя команде и обсуждения планов на всю неделю, в первую очередь обсуждаются мелкие текущие вопросы, реже – более глобальные. Присутствие всей команды обязательно. Протоколирование не требуется.

2. Координационные часовые планерки проходят еженедельно по вторникам. На них присутствуют ТОП-менеджеры (директора) компании, ответственные за выполнение бизнес- плана, а также подчиняющиеся им руководители подразделений. Обсуждаются статусы проектов, возникающие сложности, краткосрочные планы, оглашаются новые победы. Готовит данное совещание финансовый менеджер совместно с руководителями подразделений: формирует отчетность по проектам на основе планов, выручки и прибыли. ТОП-менеджмент на данной планерке получает отчет по выручке с нарастающим итогом по каждому отдельному подразделению, сравнение результатов с аналогичным периодом прошлого года. Протоколирования данного собрания, как правило, не требуется.

3. Совет директоров (ТОП-менеджеров) проходит ежемесячно в одни и те же определенные заранее даты (стараются проводить по вторникам или четвергам от 6-го до 9-го числа каждого месяца). До 2-го числа руководители подразделений проверяют прибыль и расходы по своим проектам и «закрывают» данные в 1С ERP или CRM-системе. Далее до 5–6-го числа финансовый директор формирует данные по чистой прибыли компании (в т.ч. с нарастающим итогом) и готовит финансовый отчет к собранию. Вторник и четверг являются днями обязательного присутствия в офисе собственников компании и всех директоров. Именно поэтому заведена традиция «отчетных дней» по вторникам или четвергам, что очень удобно для планирования совещаний: помощник руководителя точно знает, что в эти дни весь ТОП-менеджмент в офисе и не нужно подстраиваться под каждого директора, исключены риски срывов встреч из-за отсутствия того или иного ТОПа или руководителя подразделения. Совет директоров нуждается в тщательной подготовке со стороны всех участников:

• финансовый директор готовит отчет по выполнению/отклонению (от) бизнес-плана;
• директора составляют комментарии к цифрам выручки, чистой прибыли, расходов вверенных им подразделений;
• помощник руководителя / секретарь проверяет выполнение задач прошлого собрания, создает повестку на планируемый совет и готовит пакет документов для каждого из участников, протоколирует собрание и осуществляет «техническую» сторону контроля исполнения задач.

Отдельно стоит затронуть проведение общих корпоративных собраний всего коллектива. Данное мероприятие направлено на создание и поддержание корпоративного духа: поощрение отличившихся сотрудников, оглашение побед или поражений, рассказ о достижениях команды. Встречала организации, где подобные встречи проводятся не раз в год, а раз в месяц! HR-отдел или секретарь собирают всех сотрудников, в т.ч. удаленных, для присутствия на получасовой встрече. Вступительное слово принадлежит руководству (генеральный директор), далее об итогах работы рассказывают ТОП-менеджеры, и уже руководители подразделений награждают своих лучших в прошедшем месяце сотрудников памятными подарками.

Любое из перечисленных совещаний требует организации. И если для планерки отдела руководителю достаточно сделать рассылку в почте и собраться в переговорной комнате или своем отделе, то для проведения, например, координационного собрания или совещания топ-менеджеров требуется более тщательная подготовка. Например:

• формальным организатором еженедельного координационного собрания ТОП-менеджеров (проходит по вторникам в 11.00.) является секретарь компании. В пятницу он осуществляет рассылку с приглашением всем участникам о проведении собрания, сообщает дату, время, место, генерит zoom-ссылку и добавляет ее в письмо. Участники собрания из других офисов могут подключиться к онлайн-трансляции, чтобы не терять время на приезд в основной офис. За час до начала собрания секретарь включает конференцию, финансовый менеджер проверяет возможность трансляции отчетов всем участникам, специалисты IT-службы тестируют настройки звука аппаратуры. Вода, ручки, бумага обязательно должны быть на столе. Необходимость ведения протокола оговаривается заранее с секретарем или помощником руководителя, как и запись zoom-конференции;
• организатором совета директоров (проходит ежемесячно до 9-го числа во вторник или четверг в 18.00) является ассистент руководителя компании:
• после каждого прошедшего совета он закрепляет дату проведения следующего путем рассылки приглашения на будущее собрание. За неделю до даты проведения помощник рассылает участникам напоминание в виде письма о мероприятии, уточняет наличие вопросов, необходимых к обсуждению;
• получив от каждого приглашенного обратную связь, помощник определяет пул вопросов на обсуждение, а председатель – важность и приоритет каждого из них;
• далее составляет повестку совещания, в которой прописывается название встречи, дата, время и место проведения, имена и фамилии участников, перечень вопросов на обсуждение. Как правило, в повестку входят постоянные вопросы, такие как «Выполнение бизнес-плана» или «Выполнение задач прошлого собрания», и меняющиеся. Повестка обязательно утверждается / согласуется с председателем совещания;
• участникам на электронную почту отправляются: новая повестка вместе с протоколом прошлого совещания и просьбой ознакомиться, проверить, все ли задачи прошлого совещания выполнены в полном объеме, если есть материалы / документы, подготовленные для обсуждения на грядущем совещании, они тоже вкладываются в это письмо;
• помощник руководителя протоколирует встречу.