Алгоритм проведения офлайн- и онлайн-совещаний

Приводим пример организации системы плановых совещаний разного уровня, которые обеспечивают продвижение информации в организации снизу вверх во все более структурированном виде. Даем общий алгоритм подготовки и проведения совещаний: как разработать повестку дня, составить список участников, проинформировать их, подготовить помещение и оборудование, фиксировать ход обсуждения (соблюдая конфиденциальность там, где это важно), оформить протокол. К этому добавляем особенности, продиктованные уровнем совещания, эпидемиологической обстановкой, возможностями конференц-связи.

Деловые и рабочие совещания – одна из возможностей донести сразу до группы людей и возможно даже до всех структурных подразделений стратегические цели и задачи и одновременно получить обратную связь от подчиненных для корректирования плана действий.

В общем смысле совещание – это метод управления, в процессе которого происходит обмен информацией и опытом работы на основе использования коллективных знаний, а также вырабатываются и принимаются решения, которые доводятся до исполнителей. На совещания выносятся только те вопросы, которые не могут быть решены в индивидуальном порядке.

Чаще всего в рамках одной компании выделяют несколько видов деловых совещаний в зависимости от поставленных задач:

  • оперативное совещание проводится на регулярной основе (обычно в один и тот же день и час недели, состав участников – постоянный);
  • инструктивное совещание проводится для передачи распоряжений и указаний руководства подчиненным. Обычно участникам совещания сообщаются решения, принятые руководством компании или госорганами, если они касаются этой организации;
  • проблемное совещание проводится с целью поиска оптимального решения проблемы в ограниченный срок. Классическая схема проведения такого совещания:
    • доклад по проблеме;
    • вопросы к докладчику;
    • обмен мнениями;
    • предложения по выработке решения.

Мнение эксперта

Все совещания можно поделить как минимум на стратегические и оперативные. Стратегические совещания обычно планово проводятся несколько раз в год. Оперативные же совещания занимают все оставшееся время и предназначены для решения текущих вопросов бизнеса. Они проводятся на разных уровнях управления и с разной периодичностью.

Приведу пример системы плановых совещаний в конкретной компании. Они взаимосвязаны по времени проведения так, чтобы аккумулировать сведения снизу и постепенно передавать их вверх по системе управления в проанализованном виде:

1. Еженедельные планерки (иногда чаще) руководителей с сотрудниками отделов обычно проходят по понедельникам для задания настроя команде и обсуждения планов на всю неделю, в первую очередь обсуждаются мелкие текущие вопросы, реже – более глобальные. Присутствие всей команды обязательно. Протоколирование не требуется.

2. Координационные часовые планерки проходят еженедельно по вторникам. На них присутствуют ТОП-менеджеры (директора) компании, ответственные за выполнение бизнес- плана, а также подчиняющиеся им руководители подразделений. Обсуждаются статусы проектов, возникающие сложности, краткосрочные планы, оглашаются новые победы. Готовит данное совещание финансовый менеджер совместно с руководителями подразделений: формирует отчетность по проектам на основе планов, выручки и прибыли. ТОП-менеджмент на данной планерке получает отчет по выручке с нарастающим итогом по каждому отдельному подразделению, сравнение результатов с аналогичным периодом прошлого года. Протоколирования данного собрания, как правило, не требуется.

3. Совет директоров (ТОП-менеджеров) проходит ежемесячно в одни и те же определенные заранее даты (стараются проводить по вторникам или четвергам от 6-го до 9-го числа каждого месяца). До 2-го числа руководители подразделений проверяют прибыль и расходы по своим проектам и «закрывают» данные в 1С ERP или CRM-системе. Далее до 5–6-го числа финансовый директор формирует данные по чистой прибыли компании (в т.ч. с нарастающим итогом) и готовит финансовый отчет к собранию. Вторник и четверг являются днями обязательного присутствия в офисе собственников компании и всех директоров. Именно поэтому заведена традиция «отчетных дней» по вторникам или четвергам, что очень удобно для планирования совещаний: помощник руководителя точно знает, что в эти дни весь ТОП-менеджмент в офисе и не нужно подстраиваться под каждого директора, исключены риски срывов встреч из-за отсутствия того или иного ТОПа или руководителя подразделения. Совет директоров нуждается в тщательной подготовке со стороны всех участников:

  • финансовый директор готовит отчет по выполнению/отклонению (от) бизнес-плана;
  • директора составляют комментарии к цифрам выручки, чистой прибыли, расходов вверенных им подразделений;
  • помощник руководителя / секретарь проверяет выполнение задач прошлого собрания, создает повестку на планируемый совет и готовит пакет документов для каждого из участников, протоколирует собрание и осуществляет «техническую» сторону контроля исполнения задач.

Отдельно стоит затронуть проведение общих корпоративных собраний всего коллектива. Данное мероприятие направлено на создание и поддержание корпоративного духа: поощрение отличившихся сотрудников, оглашение побед или поражений, рассказ о достижениях команды. Встречала организации, где подобные встречи проводятся не раз в год, а раз в месяц! HR-отдел или секретарь собирают всех сотрудников, в т.ч. удаленных, для присутствия на получасовой встрече. Вступительное слово принадлежит руководству (генеральный директор), далее об итогах работы рассказывают ТОП-менеджеры, и уже руководители подразделений награждают своих лучших в прошедшем месяце сотрудников памятными подарками.

Любое из перечисленных совещаний требует организации. И если для планерки отдела руководителю достаточно сделать рассылку в почте и собраться в переговорной комнате или своем отделе, то для проведения, например, координационного собрания или совещания топ-менеджеров требуется более тщательная подготовка. Например:

  • формальным организатором еженедельного координационного собрания ТОП-менеджеров (проходит по вторникам в 11.00.) является секретарь компании. В пятницу он осуществляет рассылку с приглашением всем участникам о проведении собрания, сообщает дату, время, место, генерит zoom-ссылку и добавляет ее в письмо. Участники собрания из других офисов могут подключиться к онлайн-трансляции, чтобы не терять время на приезд в основной офис. За час до начала собрания секретарь включает конференцию, финансовый менеджер проверяет возможность трансляции отчетов всем участникам, специалисты IT-службы тестируют настройки звука аппаратуры. Вода, ручки, бумага обязательно должны быть на столе. Необходимость ведения протокола оговаривается заранее с секретарем или помощником руководителя, как и запись zoom-конференции;
  • организатором совета директоров (проходит ежемесячно до 9-го числа во вторник или четверг в 18.00) является ассистент руководителя компании:
    • после каждого прошедшего совета он закрепляет дату проведения следующего путем рассылки приглашения на будущее собрание. За неделю до даты проведения помощник рассылает участникам напоминание в виде письма о мероприятии, уточняет наличие вопросов, необходимых к обсуждению;
    • получив от каждого приглашенного обратную связь, помощник определяет пул вопросов на обсуждение, а председатель – важность и приоритет каждого из них;
    • далее составляет повестку совещания, в которой прописывается название встречи, дата, время и место проведения, имена и фамилии участников, перечень вопросов на обсуждение. Как правило, в повестку входят постоянные вопросы, такие как «Выполнение бизнес-плана» или «Выполнение задач прошлого собрания», и меняющиеся. Повестка обязательно утверждается / согласуется с председателем совещания;
    • участникам на электронную почту отправляются: новая повестка вместе с протоколом прошлого совещания и просьбой ознакомиться, проверить, все ли задачи прошлого совещания выполнены в полном объеме, если есть материалы / документы, подготовленные для обсуждения на грядущем совещании, они тоже вкладываются в это письмо;
    • помощник руководителя протоколирует встречу.

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 300 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Документы к протоколам: правильное оформление и формирование в дела

Показываем, как формировать дела с протоколами, их приложениями (утвержденными коллегиальным органом документами) и др. документами к протоколам, которые детализируют ход обсуждения и аргументируют принятые решения (списками присутствующих, докладами, презентациями, справками, отчетами и т.п., а также черновиком протокола в бумажном виде или в форме аудиозаписи). Показываем, как делать взаимные ссылки между этими документами, чтобы увязать их с протоколом, оформить все необходимые идентификационные реквизиты и подписи для придания юридической силы. Объясняем, что, где и сколько надо хранить. Показываем примеры отражения соответствующих дел в номенклатуре дел и в описи на передачу в архив.

Режим рецензирования в Word: автоматическое выявление правок

Режим «Рецензирование» существенно облегчает разработку, согласование вордовского документа группой людей – он автоматически фиксирует каждую вставку, удаление, перемещение текста, форматирование и все это пользователи еще могут комментировать! Показываем, как управлять отображением правок (каким способом, какие типы и от каких пользователей показывать, как определить автора изменений, как распечатать исходный или окончательный вариант текста). Как выявить правки, которые коллега пытался вставить незаметно! Можно объединить в одном документе правки от разных людей, присланные ими в разных версиях файла. А еще можно защитить документ от редактирования либо установить пользователям пределы дозволенного. Даже если режимом «Рецензирование» уже пользуетесь, из этой статьи сможете узнать новые «ювелирные» настройки, которые сделают вашу работу еще удобнее.

Подарки от компании и руководителя – внутрикорпоративные и клиентам

Показываем, как можно вести в Excel базу одариваемых лиц (с их контактными данными и предпочтениями), а также вручаемых на протяжении нескольких лет подарков, чтобы сразу видеть: кому что лучше дарить и при этом не повториться, сколько, когда и чего закупить. Это позволит реализовать индивидуальный подход. Еще объясняем, как организовать доставку подарков. Как в ситуации с COVID-19 делать это дистанционно (в т.ч. при помощи онлайн-подарков).

Возможности Zoom, о которых Вы могли не знать

В майском номере журнала мы показали в подробностях, как можно использовать программу Zoom для организации видеосовещаний при помощи компьютера. А сейчас поговорим об особенностях настройки Zoom на телефоне. О лечении проблем со звуком. О более оригинальных способах трансляции видеосовещаний.

Режим рецензирования в Word: автоматическое выявление правок

Режим «Рецензирование» существенно облегчает разработку, согласование вордовского документа группой людей – он автоматически фиксирует каждую вставку, удаление, перемещение текста, форматирование и все это пользователи еще могут комментировать! Показываем, как управлять отображением правок (каким способом, какие типы и от каких пользователей показывать, как определить автора изменений, как распечатать исходный или окончательный вариант текста). Как выявить правки, которые коллега пытался вставить незаметно! Можно объединить в одном документе правки от разных людей, присланные ими в разных версиях файла. А еще можно защитить документ от редактирования либо установить пользователям пределы дозволенного. Даже если режимом «Рецензирование» уже пользуетесь, из этой статьи сможете узнать новые «ювелирные» настройки, которые сделают вашу работу еще удобнее.

Подарки от компании и руководителя – внутрикорпоративные и клиентам

Показываем, как можно вести в Excel базу одариваемых лиц (с их контактными данными и предпочтениями), а также вручаемых на протяжении нескольких лет подарков, чтобы сразу видеть: кому что лучше дарить и при этом не повториться, сколько, когда и чего закупить. Это позволит реализовать индивидуальный подход. Еще объясняем, как организовать доставку подарков. Как в ситуации с COVID-19 делать это дистанционно (в т.ч. при помощи онлайн-подарков).

Документы к протоколам: правильное оформление и формирование в дела

Показываем, как формировать дела с протоколами, их приложениями (утвержденными коллегиальным органом документами) и др. документами к протоколам, которые детализируют ход обсуждения и аргументируют принятые решения (списками присутствующих, докладами, презентациями, справками, отчетами и т.п., а также черновиком протокола в бумажном виде или в форме аудиозаписи). Показываем, как делать взаимные ссылки между этими документами, чтобы увязать их с протоколом, оформить все необходимые идентификационные реквизиты и подписи для придания юридической силы. Объясняем, что, где и сколько надо хранить. Показываем примеры отражения соответствующих дел в номенклатуре дел и в описи на передачу в архив.

Кто подписывает акт и протокол первым: руководитель или члены комиссии?

Подскажите, пожалуйста, порядок подписания протокола и акта. Кто подписывает эти документы первым: руководитель или члены комиссии?