Протокол – очень интересный вид документа:
- прежде всего он – распорядительный документ, в котором фиксируются ход заседания, порядок принятия решений (с учетом формы голосования) и принятые решения коллегиальных органов управления организацией, совещательных коллегиальных органов (комиссия, совет, комитет, оперативное совещание, проводимое руководством);
- а если в протоколе фиксируются решения, принятые на деловых мероприятиях (переговорах, официальных встречах с фиксацией каких-либо договоренностей), такая его разновидность может быть отнесена к информационно-справочным документам все той же системы организационно-распорядительной документации.
То есть разновидность протокола определяется статусом его автора. Но обычно идет речь о протоколе коллегиального органа, который отражает принцип коллегиального принятия решений. Далее будем рассматривать именно этот вариант.
Непосредственно в день заседания коллегиального органа протокол составляется как черновик (проект). Секретарь соответствующего заседания документирует фактическую последовательность рассмотрения вопросов и принятия решений с учетом вопросов участников заседания, ответов, возражений, реплик с мест, формулировок проектов решений, результатов голосования и т.п. с использованием рукописных записей и средств аудиовидеозаписи.
А в статусе официального документа протокол заседания (краткий или подробный) должен быть оформлен не позднее 1-3 дней с даты заседания, если в регламентах работы коллегиальных органов, учредительных документах организации и нормативных правовых актах не устанавливаются иные, в т.ч. более короткие, сроки («в день заседания», «на следующий после заседания рабочий день» и т.п.). Протокол подписывается секретарем и председателем (председательствующим) заседания, в его заголовочной части после подписания оформляются идентификационные реквизиты регистрации:
-
фактическая дата проведения заседания (т.е. дата события, а не дата оформления и подписания);
-
регистрационный номер (индекс) в пределах соответствующего документопотока разновидностей протоколов и, как правило, в пределах календарного года.
Инструменты для регистрации протоколов вы можете использовать разные: СЭД, таблицы в Excel или Word и даже журналы в бумажной форме. Главное – регистрируйте протоколы в пределах их документопотоков и не позднее 3 дней с даты заседания (или другого срока, который может быть установлен для конкретных протоколов).
Общие правила регистрации протоколов давно разработаны. Рекомендуем на их основе в регламентах работы соответствующих коллегиальных органов вашей организации и (или) в конкретной Инструкции по делопроизводству установить правила оформления и регистрации протоколов соответствующих органов. Опираться вы можете на эти нормативные и методические документы (мы привели ключевые фрагменты, но перед разработкой своего ЛНА имеет смысл ознакомиться с соответствующими пунктами целиком):
Фрагмент документа
Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44)
3.34. Деятельность по совместной выработке решений на заседаниях советов, комиссий, совещаниях оформляется протоколами.
Протокол составляется на основании диктофонных (рукописных) записей, произведенных во время заседания, представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений (постановлений).
Протокол оформляется в течение одного-трех дней после проведения заседания, если сроки его подготовки не оговорены особо.
Фрагмент документа
Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 22.05.2019 № 71)
3.53. Протоколы заседаний, совещаний коллегиальных, совещательных, методических, представительных и иных постоянных или временных органов регистрируются в Службе делопроизводства или секретарями (иными работниками, в должностные обязанности которых входит ведение делопроизводства соответствующего органа), по каждому виду протоколов отдельно.
3.54. Подлинники протоколов по месту их регистрации формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел...
Копии протоколов (выписки из протоколов) в электронной форме доводятся до сведения всех членов соответствующего органа или размещаются на электронном информационном ресурсе государственного органа, органа местного самоуправления.
Фрагмент документа
Методические рекомендации по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (разработаны ВНИИДАД, опубликованы на сайте Росархива в 2018 году)
4.10. ...Дата документа соответствует дате подписания (утверждения) документа (приказ, распоряжение, письмо) или дате события, зафиксированного в документе (протокол).
Дата акта может являться:
- датой события, если акт фиксирует одномоментно совершаемое действие (например, передачу материальных ценностей);
- датой подписания документа, если событие было растянуто во времени (например, проверка), а текст акта был принят на заключительном заседании комиссии. В этом случае период проверки указывается в тексте акта...
4.11. ...Регистрационный номер проставляется на документе после его подписания (утверждения).
Фрагмент документа
Приложение № 9 «Порядок оформления протоколов заседаний (совещаний)» к Методическим рекомендациям по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 25.12.2020 № 199).
Протокол составляется на основании записей, произведенных во время заседания (совещания), представленных тезисов, докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов...
Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания (совещания).
Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы координационных, методических, экспертных советов и других органов. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.
Номера постановлений (решений), издаваемых на основании протоколов заседаний, могут состоять из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня.
К номерам протоколов и постановлений (решений) могут прибавляться буквенные коды в соответствии с системой регистрации, принятой в государственном органе...
