Top.Mail.Ru

Оформление в протоколе совмещенных и дистанционных заседаний

Какова специфика оформления протокола заседания, на котором все или часть участников присутствует дистанционно: как отразить место проведения, идентифицировать участников, как подписывать протокол, что делать, если в процессе заседания «упала» связь и количество участников изменилось. Показываем примеры возможных вариантов оформления, обращая ваше внимание на специфику требований к протоколам собраний / заседаний разных коллегиальных органов в разных организациях.
Вопрос в тему
Куда: delo@delo-press.ru
Тема: Бесплатные консультации для подписчиков

Как правильно оформить протокол заседания, если часть членов органа присутствовала дистанционно (посредством телефонной связи), а другая часть – очно в месте проведения заседания?

С развитием информационных технологий меняются и способы взаимодействия между людьми. Все больше контактов происходит дистанционно с использованием технологических и программных «костылей». Естественно, данная тенденция не обошла и сферу корпоративного взаимодействия. В настоящей статье мы рассмотрим особенности документирования собраний:

  • в дистанционном (когда все участники собрания общаются посредством удаленного доступа) и
  • смешанном формате (когда только часть участников собрания присутствует на нем дистанционно).

Гражданский кодекс РФ содержит общие нормы, касающиеся порядка ведения совещаний и содержимого протокола собраний органов управления юридических лиц и общественных объединений, но данные положения не являются исчерпывающими. По своей сути это диспозитивные нормы, определяющие общий порядок в отсутствие индивидуального регулирования. Стоит отметить, что специализированные нормы есть практически во всех профильных законодательных актах, регулирующих деятельность юридических лиц различных организационно-правовых форм.

Кроме того, законодатель дает достаточно широкие полномочия по регламентации технической стороны вопроса на локальном уровне. Особенно это касается коллегиальных органов управления, регулирование деятельности которых со стороны законодательства носит минимальный и фрагментарный характер. Так, практически не регламентируется порядок принятия решений советами директоров и иными коллегиальными органами (правлением, дирекцией), не говоря уже о внеуставных органах.

Поэтому, прежде чем составлять протокол, стоит изучить специальное законодательство, устав и локальные нормативные акты того юридического лица, в котором проводится собрание / заседание.

Что говорит закон?

Уже более 10 лет назад, в 2013 году 1, в Гражданский кодекс РФ была введена глава 9.1 «Решения собраний». Ее введение в законодательство стало продуктом поступательного развития и длительной эволюции этого типа отношений. Предназначенная разрешить клубок противоречий, накопленных за годы, она может служить одним из ярких примеров законодательного ответа на вызовы деловой практики. Более того, законодатель не оставляет эту проблему своим вниманием. Так, в ответ на вызовы ковида получила значительное развитие 2 идея о проведении заочных голосований, породив возможность участвовать в заседаниях дистанционно.

Фрагмент документа

Абзац 2 п. 1 ст. 181.2 Гражданского кодекса РФ

Члены гражданско-правового сообщества могут участвовать в заседании дистанционно с помощью электронных либо иных технических средств, если при этом используются любые способы, позволяющие достоверно установить лицо, принимающее участие в заседании, участвовать ему в обсуждении вопросов повестки дня и голосовать. Такие возможность и способы могут быть установлены законом, единогласным решением участников гражданско-правового сообщества или уставом юридического лица.

Отметим, что возможность заменить проведение заседания (очное голосование) сбором заполненных заранее бюллетеней (заочное голосование) в корпоративном законодательстве России была практически с момента его зарождения. С первых редакций ФЗ «Об ООО» 3 и ФЗ «Об АО» 4 в практике была возможность проведения голосования по вопросам повестки дня заочно (опросным путем). Предусматривалась и возможность совмещенного способа принятия решений, когда часть голосов собирается бюллетенями (заочно), а часть – во время заседания (в результате очного голосования).

Однако между заочным голосованием и участием в заседании дистанционно есть одна принципиальная разница. В первом случае это только письменное голосование, т.е. волеизъявление по конкретным вопросам. А во втором – полноценное участие в заседании органа управления, хоть и без нахождения в месте его проведения: начиная с возможности высказаться (если это предусмотрено регламентом) и заканчивая голосованием.

Стоит отметить, что при дистанционном участии есть определенные технические сложности в проведении тайных голосований. А заочное голосование, по нашему мнению, не может быть тайным, поскольку бюллетени для подсчета голосов должны быть идентифицированы – по ним всегда можно определить позицию каждого голосующего.

Для нас в этой ситуации важно понимать, что с точки зрения законодателя нет разницы: проводится заседание путем совместного присутствия всех в месте его проведения, с частичным или полным дистанционным участием. В любом из этих вариантов собрание регулируется одними и теми же нормами права.

Справка

В документах надо правильно использовать терминологию:

  • заседание подразумевает очную форму собрания;
  • дистанционное заседание – оно тоже очное и тоже путем совместного присутствия, просто способ присутствия дистанционный;
  • заочное голосование происходит без заседания – бюллетенями;
  • участник общества (например, ООО, АО) – это человек или юрлицо, которое обладает правом голоса через владение долями / акциями / паями участия в данном обществе;
  • а учредитель общества – это человек или юрлицо, которое учредило организацию, т.е. стало ее участником (акционером) в момент создания организации и обладает долей в уставном капитале. Если учреждали организацию сразу несколько лиц, то их можно называть соучредителями;
  • для АО обычно используют термин акционер – владелец акций этого АО;
  • участник заседания / собрания – тот, кто принимает участие в работе коллегиального органа и имеет на нем право голоса (например, акционер в общем собрании акционеров или директор по PR в заседании дирекции АО). Однако на заседании могут присутствовать и иные лица – они называются приглашенными и участвовать в принятии решений не могут.

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Как сформировать дела с протоколами заседаний комиссии, если некоторые протоколы отсутствуют

Наш читатель столкнулся с ситуацией, когда часть протоколов комиссии отсутствует, а у некоторых протоколов дублируются номера. Объясняем, как отразить эти особенности на обложке дела, в описи дел при передаче в архив организации, во внутренней описи документов дела и в листе-заверителе. Что из этого достаточно сделать для дел со сроком хранения до 10 лет, а что «нужно добавить» для дел с более длительными сроками хранения. Даем алгоритм действий в этой ситуации и образцы отражения особенностей дела в учетных документах.

Когда регистрировать протокол?

Подскажите, пожалуйста, есть ли правила регистрации протокола? Он должен регистрироваться день в день, или можно его регистрировать позже в СЭД?

Шесть бесплатных российских сервисов для проведения онлайн-конференций

С 1 марта 2023 г. действует запрет на использование иностранных мессенджеров (в т.ч. сервисов для конференц-связи) для определенного круга отечественных организаций. Кроме того, иностранные производители стали вставлять палки в колеса российским пользователям. Поэтому важно грамотно подобрать оте­чественную программу взамен привычной импортной. В статье описаны 6 оте­чественных сервисов для проведения онлайн-конференций (основные функции, плюсы и минусы, для каких целей оптимально использовать), чтобы вам было легче сделать выбор.

По какой форме делать протокол собрания о создании общества

1. В интернете много форм протоколов общего собрания о создании общества, но там везде регистрационный номер протокола пишется рядом с наименованием документа и заголовок сразу под ним. Верно ли это, или нужно перенести заголовок и регистрационный номер туда, где они должны быть согласно ГОСТ 7.0.97-2016? 2. Может ли быть протокол оформлен на бланке организации, если наименование организации только будут утверждать в протоколе?

Общие правила составления и оформления протокола

Только правильно составленный и оформленный протокол в полной мере может обеспечить юридическую силу решений, которые принимаются на основе принципа коллегиальности. Мы подробно объясняем, как следует оформлять каждый реквизит этого документа. Отмечаем, что в оформлении протокола является обязательным, а что факультативным. Демонстрируем множество примеров. Общий алгоритм составления и оформления протоколов заслуживает самого внимательного и подробного изучения не только секретарями, ведущими делопроизводство, но и руководителями, специалистами, организующими процедуры корпоративного управления.

Режим рецензирования в Word: автоматическое выявление правок

Режим «Рецензирование» существенно облегчает разработку, согласование вордовского документа группой людей – он автоматически фиксирует каждую вставку, удаление, перемещение текста, форматирование и все это пользователи еще могут комментировать! Показываем, как управлять отображением правок (каким способом, какие типы и от каких пользователей показывать, как определить автора изменений, как распечатать исходный или окончательный вариант текста). Как выявить правки, которые коллега пытался вставить незаметно! Можно объединить в одном документе правки от разных людей, присланные ими в разных версиях файла. А еще можно защитить документ от редактирования либо установить пользователям пределы дозволенного. Даже если режимом «Рецензирование» уже пользуетесь, из этой статьи сможете узнать новые «ювелирные» настройки, которые сделают вашу работу еще удобнее.

Деловые переговоры: как организовать и документировать договоренности до оформления договора

Как организовать деловые переговоры на высшем уровне: соблюсти протокол, что согласовать с приглашенной стороной, что надо организовать принимающей стороне. Как оформить программу пребывания иностранной делегации и программу переговоров. Кто и где должен встречать гостей, в каком порядке представляться, правила рассадки в автомобиле и за столом переговоров. Как при этом можно обезопасить участников от COVID-19. Как принято общаться, в т.ч. в нестандартных ситуациях (например, при опоздании одного из участников и др.). Как документально зафиксировать те договоренности, которые удалось достичь, если до заключения договора дело не дошло: см. образцы оформления протокола записи деловой беседы, протокола о намерениях, соглашения о сотрудничестве и организации взаимоотношений.

Исполнитель: кто им может быть и как отразить в документе

Исполнителем называется и тот, кто готовил проект документа, и тот, кто его будет исполнять. Как тогда называть этих лиц с разными ролями, чтобы их можно было различать в Инструкции по делопроизводству? Показаны примеры формулировок поручений для различных ситуаций: поручение дано группе лиц и один из них – ответственный исполнитель; одному руководителю (потом он сам его дробит на подпоручения и «раздает» своим подчиненным); организации или отделу; как поручение может «спускаться сверху вниз»; рядом с исполнителем можно сразу написать, кто это будет делать в случае его отсутствия. Показано, как отражать исполнителя, который готовил проект документа. Все это сделано на примерах, со схемами, с учетом особенностей входящего, исходящего и внутреннего документов. В конце статьи ответили на вопрос читателя, распутав путаницу с реквизитами и полномочиями службы делопроизводства.