Совещания, заседания, деловые переговоры, проводимые в организациях, как правило, сопровождаются составлением протокола, в котором фиксируется ход мероприятия и принятые решения. Составлением и оформлением протоколов обычно занимаются секретари, но эта работа может быть поручена и любому другому работнику.
Различают полные и краткие протоколы. Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседании, вопросы, заданные докладчику, выступления лиц, принявших участие в дискуссии, и принятые решения. Краткий протокол включает только фамилии тех, кто выступал, тему выступления, его содержание в краткой форме и принятые решения.
Сейчас существуют разные варианты оформления текста полного протокола. Удивительно, но это факт:
Сравните фрагменты этих документов далее и, что называется, найдите отличия в местоположении элементов текста. Кроме того, там не отражены вопросы к докладчику, которые тоже могут быть, – как их можно оформить, мы показали в Примере 2.3, опираясь на ранее действовавшие правила.
Хотя логическая основа у всех представленных вариантов едина. Обсуждение каждого вопроса повестки дня идет отдельно. Основной докладчик с его речью пишется после слова «СЛУШАЛИ:». Выступавшие в дискуссии по вопросу указываются после слова «ВЫСТУПИЛИ:», которое пишется во множественном числе, даже если после докладчика выступил только 1 человек. После слова «РЕШИЛИ:» либо «ПОСТАНОВИЛИ:» перечисляются принятые решения. Если они принимались путем голосования, то его результаты фиксируются в протоколе.
Методические рекомендации по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (разработаны ВНИИДАД)
Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях, утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44
Организации важно определиться, какой вариант оформления протокола она будет использовать, и закрепить его в своей Инструкции по делопроизводству. Это также может быть установлено в Положении о коллегиальном (совещательном) органе. Только так можно привести свои протоколы к единообразию и помочь секретарям, другим работникам корректно оформлять протоколы, вооружив их правильным образцом или даже создав шаблон в текстовом редакторе (Word).
Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 25.12.2020 № 199)
См. статью «Протокол: все тонкости оформления реквизитов» в № 5’ 2019
См. статью «Разработка шаблона протокола, удобного для заполнения и контроля исполнения» в № 6’ 2020
Следующей трудностью для секретаря будет запись того, что происходило на мероприятии.
Тут может выручить аудиозапись на диктофоне, смартфоне и т.п. устройствах – данный вариант доступен для всех. Потом из этой полной аудиоверсии надо вычленить ключевую информацию и включить в протокол только ее. Стенография обсуждений проводится сейчас гораздо реже. При онлайн-совещаниях во многих программах есть функция записи такой конференции. Важно при начале...
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для
этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
Просим разъяснить, склоняется ли фамилия РачЁк? Носитель утверждает, что не склоняется. Чем можно аргументировать?
Наш читатель столкнулся с ситуацией, когда часть протоколов комиссии отсутствует, а у некоторых протоколов дублируются номера. Объясняем, как отразить эти особенности на обложке дела, в описи дел при передаче в архив организации, во внутренней описи документов дела и в листе-заверителе. Что из этого достаточно сделать для дел со сроком хранения до 10 лет, а что «нужно добавить» для дел с более длительными сроками хранения. Даем алгоритм действий в этой ситуации и образцы отражения особенностей дела в учетных документах.
Какова специфика оформления протокола заседания, на котором все или часть участников присутствует дистанционно: как отразить место проведения, идентифицировать участников, как подписывать протокол, что делать, если в процессе заседания «упала» связь и количество участников изменилось. Показываем примеры возможных вариантов оформления, обращая ваше внимание на специфику требований к протоколам собраний / заседаний разных коллегиальных органов в разных организациях.
При составлении каких документов надо ставить точку после номера пункта (раздела) для его отделения от текста, а в каких документах этого делать не стоит. Почему для разных документов эти правила различаются (рассматриваем стандарты, организационно-распорядительные документы, конструкторскую документацию и общие правила русского языка). Поводом для написания этой статьи стал вопрос читателя.
Только правильно составленный и оформленный протокол в полной мере может обеспечить юридическую силу решений, которые принимаются на основе принципа коллегиальности. Мы подробно объясняем, как следует оформлять каждый реквизит этого документа. Отмечаем, что в оформлении протокола является обязательным, а что факультативным. Демонстрируем множество примеров. Общий алгоритм составления и оформления протоколов заслуживает самого внимательного и подробного изучения не только секретарями, ведущими делопроизводство, но и руководителями, специалистами, организующими процедуры корпоративного управления.
Как организовать деловые переговоры на высшем уровне: соблюсти протокол, что согласовать с приглашенной стороной, что надо организовать принимающей стороне. Как оформить программу пребывания иностранной делегации и программу переговоров. Кто и где должен встречать гостей, в каком порядке представляться, правила рассадки в автомобиле и за столом переговоров. Как при этом можно обезопасить участников от COVID-19. Как принято общаться, в т.ч. в нестандартных ситуациях (например, при опоздании одного из участников и др.). Как документально зафиксировать те договоренности, которые удалось достичь, если до заключения договора дело не дошло: см. образцы оформления протокола записи деловой беседы, протокола о намерениях, соглашения о сотрудничестве и организации взаимоотношений.
В какой последовательности необходимо указывать в организационно-правовых документах должность, ученую степень, ученое звание, фамилию и инициалы? Есть ли правила?
Во второй части статьи читайте ответы на следующие вопросы: как оформлять абзацы? надо ли писать в конце письма «С уважением,» и можно ли это делать от руки? в каких документах принято оформлять этикетную рамку? в каких случаях «Вы» и «Ваш» пишется с заглавной буквы, а в каких со строчной? что пишется с заглавной и что со строчной буквы в названиях организаций, праздников и массовых мероприятий? В этих вопросах часто ошибаются исполнители при оформлении текстов документов, поэтому наши наглядные разъяснения с примерами вы можете включить в программу обучения для сотрудников вашей организации, в методички и памятки для них... и для себя :)
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
