Совещания, заседания, деловые переговоры, проводимые в организациях, как правило, сопровождаются составлением протокола, в котором фиксируется ход мероприятия и принятые решения. Составлением и оформлением протоколов обычно занимаются секретари, но эта работа может быть поручена и любому другому работнику.
Различают полные и краткие протоколы. Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседании, вопросы, заданные докладчику, выступления лиц, принявших участие в дискуссии, и принятые решения. Краткий протокол включает только фамилии тех, кто выступал, тему выступления, его содержание в краткой форме и принятые решения.
Сейчас существуют разные варианты оформления текста полного протокола. Удивительно, но это факт:
Сравните фрагменты этих документов далее и, что называется, найдите отличия в местоположении элементов текста. Кроме того, там не отражены вопросы к докладчику, которые тоже могут быть, – как их можно оформить, мы показали в Примере 2.3, опираясь на ранее действовавшие правила.
Хотя логическая основа у всех представленных вариантов едина. Обсуждение каждого вопроса повестки дня идет отдельно. Основной докладчик с его речью пишется после слова «СЛУШАЛИ:». Выступавшие в дискуссии по вопросу указываются после слова «ВЫСТУПИЛИ:», которое пишется во множественном числе, даже если после докладчика выступил только 1 человек. После слова «РЕШИЛИ:» либо «ПОСТАНОВИЛИ:» перечисляются принятые решения. Если они принимались путем голосования, то его результаты фиксируются в протоколе.
Методические рекомендации по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (разработаны ВНИИДАД)
Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях, утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44
Организации важно определиться, какой вариант оформления протокола она будет использовать, и закрепить его в своей Инструкции по делопроизводству. Это также может быть установлено в Положении о коллегиальном (совещательном) органе. Только так можно привести свои протоколы к единообразию и помочь секретарям, другим работникам корректно оформлять протоколы, вооружив их правильным образцом или даже создав шаблон в текстовом редакторе (Word).
Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 25.12.2020 № 199)
См. статью «Протокол: все тонкости оформления реквизитов» в № 5’ 2019
См. статью «Разработка шаблона протокола, удобного для заполнения и контроля исполнения» в № 6’ 2020
Следующей трудностью для секретаря будет запись того, что происходило на мероприятии.
Тут может выручить аудиозапись на диктофоне, смартфоне и т.п. устройствах – данный вариант доступен для всех. Потом из этой полной аудиоверсии надо вычленить ключевую информацию и включить в протокол только ее. Стенография обсуждений проводится сейчас гораздо реже. При онлайн-совещаниях во многих программах есть функция записи такой конференции. Важно при начале...
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для
этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
Приводим типовой формуляр протокола, чтобы наглядно показать, как долгое время было принято указывать докладчика и последующих выступавших и задававших вопросы. Путаница появилась позже из-за расхождения между сформулированным правилом и образцом оформления протокола в методических документах, а также «недосказанности» нормативной базы. Предлагаем разобраться в этом (поводом стал вопрос наблюдательного читателя).
Какие коллегиальные органы создаются в банках. Какие требования к организации их работы предъявляет Кодекс корпоративного управления (одобрен Советом директоров Банка России 21.03.2014) – вам стоит их учитывать. Какой функционал необходим системе документирования деятельности коллегиальных органов. Каких «болезненных» нюансов стоит избегать (например, нельзя позволять оставлять комментарии к варианту голосования «за», чтобы в результате их прочтения не получилось «я согласен, но скорее против»; что учесть при заочном голосовании и др.). Что стоит предусмотреть при разработке мобильного приложения (для защиты информации и корректной работы пользователей, в т.ч. офлайн в самолете). Как систему для коллегиальных органов интегрировать с СЭД и календарем на личных устройствах членов коллегиальных органов – какую информацию транслировать при подготовке заседания, составлении протокола и выдаче поручений на исполнение. Что важно подписывать усиленной квалифицированной ЭП, а где оптимальнее применять простые ЭП. Как заверять бумажные копии электронных протоколов. Показываем пример оформления протокола заседания коллегиального органа.
Разбираем 3 волны изменений корпоративного законодательства о деятельности совета директоров в АО и ООО, которые вступили в силу в 2025–2026 годах (последние из них – 15.07.2026). Что с 01.03.2025 требуется дополнительно указывать в протоколе заседания совета директоров (в силу новых требований в законах об АО и ООО). Когда необходимо окончательно оформить протокол и кто его должен подписывать. Новые способы принятия решений и условия дистанционного участия, включая требования к идентификации и кворуму. Расширение компетенции совета директоров. Механизм выбытия членов совета по установленному законом перечню оснований и порядок избрания новых членов взамен выбывших без переизбрания всего состава. Предупреждаем и о следующей волне изменений, которая пока готовится.
Подскажите, пожалуйста, в каком месте в новом стандарте сказано, что теперь заголовок обязательно составлять для всех документов.
Только правильно составленный и оформленный протокол в полной мере может обеспечить юридическую силу решений, которые принимаются на основе принципа коллегиальности. Мы подробно объясняем, как следует оформлять каждый реквизит этого документа. Отмечаем, что в оформлении протокола является обязательным, а что факультативным. Демонстрируем множество примеров. Общий алгоритм составления и оформления протоколов заслуживает самого внимательного и подробного изучения не только секретарями, ведущими делопроизводство, но и руководителями, специалистами, организующими процедуры корпоративного управления.
Как правильно писать: «представляем информацию» или «предоставляем информацию» по запросу; «представляем документы» или «предоставляем» их?
В какой последовательности необходимо указывать в организационно-правовых документах должность, ученую степень, ученое звание, фамилию и инициалы? Есть ли правила?
Просим разъяснить, склоняется ли фамилия РачЁк? Носитель утверждает, что не склоняется. Чем можно аргументировать?
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
