Top.Mail.Ru

Как в тексте протокола оформить ход обсуждения и принятые решения

Даем методику вычленения важного из сказанного на заседании и трансформации этой информации в структурированный текст протокола. Приводим образцы оформления текста протокола, отличающиеся по расположению его элементов и составу отражаемой информации. Объясняем, как секретарь может согласовать подготовленный им проект протокола с участниками совещания до его подписания, кто и когда его должен подписывать (тут тоже возможны разные варианты).

Совещания, заседания, деловые переговоры, проводимые в организациях, как правило, сопровождаются составлением протокола, в котором фиксируется ход мероприятия и принятые решения. Составлением и оформлением протоколов обычно занимаются секретари, но эта работа может быть поручена и любому другому работнику.

Варианты оформления текста протокола

Различают полные и краткие протоколы. Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседании, вопросы, заданные докладчику, выступления лиц, принявших участие в дискуссии, и принятые решения. Краткий протокол включает только фамилии тех, кто выступал, тему выступления, его содержание в краткой форме и принятые решения.

Сейчас существуют разные варианты оформления текста полного протокола. Удивительно, но это факт:

  • большинство организаций могут ориентироваться на образец, приведенный в Методических рекомендациях к ГОСТ Р 7.0.97-2016 (см. его далее, а также Примеры 2.3 и 2.4), или на образцы, фигурирующие в других документах, о которых речь ниже;
  • для госорганизаций, включая госорганы, форма протокола предписана жестко нормативными документами, только утвержденные для них образцы тоже немного отличаются:
    • в Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях, утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44 (см. образец полного протокола во фрагменте этого документа и в Примере 1.3);
    • в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления, утв. приказом Росархива от 25.12.2020 № 199 (см. образец полного протокола во фрагменте этого документа и в Примере 1.4).

Сравните фрагменты этих документов далее и, что называется, найдите отличия в местоположении элементов текста. Кроме того, там не отражены вопросы к докладчику, которые тоже могут быть, – как их можно оформить, мы показали в Примере 2.3, опираясь на ранее действовавшие правила.

Хотя логическая основа у всех представленных вариантов едина. Обсуждение каждого вопроса повестки дня идет отдельно. Основной докладчик с его речью пишется после слова «СЛУШАЛИ:». Выступавшие в дискуссии по вопросу указываются после слова «ВЫСТУПИЛИ:», которое пишется во множественном числе, даже если после докладчика выступил только 1 человек. После слова «РЕШИЛИ:» либо «ПОСТАНОВИЛИ:» перечисляются принятые решения. Если они принимались путем голосования, то его результаты фиксируются в протоколе.

Фрагмент документа

Методические рекомендации по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (разработаны ВНИИДАД)

Фрагмент документа

Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях, утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44

Организации важно определиться, какой вариант оформления протокола она будет использовать, и закрепить его в своей Инструкции по делопроизводству. Это также может быть установлено в Положении о коллегиальном (совещательном) органе. Только так можно привести свои протоколы к единообразию и помочь секретарям, другим работникам корректно оформлять протоколы, вооружив их правильным образцом или даже создав шаблон в текстовом редакторе (Word).

Трудности на пути разбора информации

Следующей трудностью для секретаря будет запись того, что происходило на мероприятии.

Тут может выручить аудиозапись на диктофоне, смартфоне и т.п. устройствах – данный вариант доступен для всех. Потом из этой полной аудиоверсии надо вычленить ключевую информацию и включить в протокол только ее. Стенография обсуждений проводится сейчас гораздо реже. При онлайн-совещаниях во многих программах есть функция записи такой конференции. Важно...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 300 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

20% скидки на 2 полугодие 2021 г. на электронную версию журнала только в апреле + 10% по промокоду на любой тип подписки (бумажная, электронная, комплект с доступом к базе знаний) = 30%

Рекомендовано для вас

Кавычки в названии организации – цена ошибки

Сначала объясняем правила употребления кавычек в наименовании организации и в текстах документов. А потом приводим примеры из судебной практики, которые наглядно демонстрируют, чем оборачиваются ошибки в кавычках (прежде всего, в названии организации) в договорах, печатях, платежках, вывесках и рекламных текстах, при госзакупках.

Составляем текст приказа – советы практика

Специалист по нормоконтролю делится накопленным опытом, показывая, как составлять преамбулу, за счет чего можно оптимизировать объем распорядительной части приказа, как формулировать поручения и устанавливать сроки, упоминать приложения, облегчать конструкции сложных предложений, избавляться от «висячих» предлогов и лишних слов, правильно использовать сокращения, склонять фамилии и не склонять наименования населенных пунктов, как лучше нумеровать пункты и подпункты приказа, какие знаки препинания использовать.

Проверка орфографии и грамматики в MS Word 2016

Показываем, как выполняется автоматическая проверка текста документа (как подчеркиваются ошибки и как можно управлять этим процессом). Если вы станете обращать внимание на выделение ошибок в Word, то сможете их исправлять, и тогда ваши документы станут грамотнее. Можно выполнить проверку текста на правила и русского, и иностранных языков: доступны не только английский и немецкий, но и более редкие языки – азербайджанский, арабские и многие другие.

Алгоритм проведения офлайн- и онлайн-совещаний

Приводим пример организации системы плановых совещаний разного уровня, которые обеспечивают продвижение информации в организации снизу вверх во все более структурированном виде. Даем общий алгоритм подготовки и проведения совещаний: как разработать повестку дня, составить список участников, проинформировать их, подготовить помещение и оборудование, фиксировать ход обсуждения (соблюдая конфиденциальность там, где это важно), оформить протокол. К этому добавляем особенности, продиктованные уровнем совещания, эпидемиологической обстановкой, возможностями конференц-связи.

Общие правила составления и оформления протокола

Только правильно составленный и оформленный протокол в полной мере может обеспечить юридическую силу решений, которые принимаются на основе принципа коллегиальности. Мы подробно объясняем, как следует оформлять каждый реквизит этого документа. Отмечаем, что в оформлении протокола является обязательным, а что факультативным. Демонстрируем множество примеров. Общий алгоритм составления и оформления протоколов заслуживает самого внимательного и подробного изучения не только секретарями, ведущими делопроизводство, но и руководителями, специалистами, организующими процедуры корпоративного управления.

Кто подписывает акт и протокол первым: руководитель или члены комиссии?

Подскажите, пожалуйста, порядок подписания протокола и акта. Кто подписывает эти документы первым: руководитель или члены комиссии?

Составляем текст приказа – советы практика

Специалист по нормоконтролю делится накопленным опытом, показывая, как составлять преамбулу, за счет чего можно оптимизировать объем распорядительной части приказа, как формулировать поручения и устанавливать сроки, упоминать приложения, облегчать конструкции сложных предложений, избавляться от «висячих» предлогов и лишних слов, правильно использовать сокращения, склонять фамилии и не склонять наименования населенных пунктов, как лучше нумеровать пункты и подпункты приказа, какие знаки препинания использовать.

Исполнитель: кто им может быть и как отразить в документе

Исполнителем называется и тот, кто готовил проект документа, и тот, кто его будет исполнять. Как тогда называть этих лиц с разными ролями, чтобы их можно было различать в Инструкции по делопроизводству? Показаны примеры формулировок поручений для различных ситуаций: поручение дано группе лиц и один из них – ответственный исполнитель; одному руководителю (потом он сам его дробит на подпоручения и «раздает» своим подчиненным); организации или отделу; как поручение может «спускаться сверху вниз»; рядом с исполнителем можно сразу написать, кто это будет делать в случае его отсутствия. Показано, как отражать исполнителя, который готовил проект документа. Все это сделано на примерах, со схемами, с учетом особенностей входящего, исходящего и внутреннего документов. В конце статьи ответили на вопрос читателя, распутав путаницу с реквизитами и полномочиями службы делопроизводства.