Как в тексте протокола оформить ход обсуждения и принятые решения

Даем методику вычленения важного из сказанного на заседании и трансформации этой информации в структурированный текст протокола. Приводим образцы оформления текста протокола, отличающиеся по расположению его элементов и составу отражаемой информации. Объясняем, как секретарь может согласовать подготовленный им проект протокола с участниками совещания до его подписания, кто и когда его должен подписывать (тут тоже возможны разные варианты).

Совещания, заседания, деловые переговоры, проводимые в организациях, как правило, сопровождаются составлением протокола, в котором фиксируется ход мероприятия и принятые решения. Составлением и оформлением протоколов обычно занимаются секретари, но эта работа может быть поручена и любому другому работнику.

Варианты оформления текста протокола

Различают полные и краткие протоколы. Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседании, вопросы, заданные докладчику, выступления лиц, принявших участие в дискуссии, и принятые решения. Краткий протокол включает только фамилии тех, кто выступал, тему выступления, его содержание в краткой форме и принятые решения.

Сейчас существуют разные варианты оформления текста полного протокола. Удивительно, но это факт:

  • большинство организаций могут ориентироваться на образец, приведенный в Методических рекомендациях к ГОСТ Р 7.0.97-2016 (см. его далее, а также Примеры 2.3 и 2.4), или на образцы, фигурирующие в других документах, о которых речь ниже;
  • для госорганизаций, включая госорганы, форма протокола предписана жестко нормативными документами, только утвержденные для них образцы тоже немного отличаются:
    • в Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях, утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44 (см. образец полного протокола во фрагменте этого документа и в Примере 1.3);
    • в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления, утв. приказом Росархива от 25.12.2020 № 199 (см. образец полного протокола во фрагменте этого документа и в Примере 1.4).

Сравните фрагменты этих документов далее и, что называется, найдите отличия в местоположении элементов текста. Кроме того, там не отражены вопросы к докладчику, которые тоже могут быть, – как их можно оформить, мы показали в Примере 2.3, опираясь на ранее действовавшие правила.

Хотя логическая основа у всех представленных вариантов едина. Обсуждение каждого вопроса повестки дня идет отдельно. Основной докладчик с его речью пишется после слова «СЛУШАЛИ:». Выступавшие в дискуссии по вопросу указываются после слова «ВЫСТУПИЛИ:», которое пишется во множественном числе, даже если после докладчика выступил только 1 человек. После слова «РЕШИЛИ:» либо «ПОСТАНОВИЛИ:» перечисляются принятые решения. Если они принимались путем голосования, то его результаты фиксируются в протоколе.

Фрагмент документа

Методические рекомендации по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (разработаны ВНИИДАД)

Фрагмент документа

Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях, утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44

Организации важно определиться, какой вариант оформления протокола она будет использовать, и закрепить его в своей Инструкции по делопроизводству. Это также может быть установлено в Положении о коллегиальном (совещательном) органе. Только так можно привести свои протоколы к единообразию и помочь секретарям, другим работникам корректно оформлять протоколы, вооружив их правильным образцом или даже создав шаблон в текстовом редакторе (Word).

Трудности на пути разбора информации

Следующей трудностью для секретаря будет запись того, что происходило на мероприятии.

Тут может выручить аудиозапись на диктофоне, смартфоне и т.п. устройствах – данный вариант доступен для всех. Потом из этой полной аудиоверсии надо вычленить ключевую информацию и включить в протокол только ее. Стенография обсуждений проводится сейчас гораздо реже. При онлайн-совещаниях во многих программах есть функция записи такой конференции. Важно при начале...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 300 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Внимание!
Ловите МАКСИМАЛЬНУЮ скидку именно сейчас!
Годовая подписка 2022 на любую версию журнала (бумажную, электронную, Комплект с доступом к базе знаний) по самой низкой цене.

Рекомендовано для вас

Можно ли в тексте протокола сделать раздел «ОТМЕТИЛИ»?

Можно ли в тексте протокола заседания помимо разделов: «СЛУШАЛИ – ​РЕШИЛИ» выделить раздел «ОТМЕТИЛИ»? И таким образом структура текста протокола получится такой: – Председатель; – Секретарь; – Присутствовали; – Приглашённые; – Повестка дня; – Выступили (просто без текста выступления) указание Ф.И.О. и должности докладчика; – Отметили; – Решили; – Подписи председателя и секретаря.

Нужен гриф утверждения на протоколе экспертной комиссии?

Необходимо ли проставлять гриф утверждения на протоколе заседания экспертной комиссии? Дело в том, что в компании председатель комиссии – ​это директор, если оформлять гриф утверждения, тогда он будет и подписывать протокол, и утверждать его. Правильно ли это?

Конструктор документов – новый бесплатный инструмент для Вас

На нашем сайте delo-press.ru появился новый полезный инструмент, сейчас им можно пользоваться бесплатно. Он уже содержит почти 200 образцов полностью оформленных документов под различные ситуации (далее его будем постоянно пополнять). Каждый документ сбоку содержит подборку статей и вопрос-ответов, разъясняющих особенности его составления. Каждый документ можно скачать себе на компьютер, открыть в Word и изменить его данные на свои. Документы, сделанные при помощи такого Конструктора, корректны с точки зрения делопроизводственных правил оформления и содержат юридически выверенные формулировки. И пусть грамотных документов в вашей организации станет больше! А ваших усилий для этого потребуется меньше!

Дата регистрации протокола и дата проведения заседания / совещания

При разработке шаблонов протоколов столкнулись с вопросом о регистрации документа. Руководство настаивает, что в протоколе должны быть: – дата регистрации и – дата проведения заседания / совещания. То есть такой порядок реквизитов: наименование организации, наименование вида документа (ПРОТОКОЛ), дата регистрации, регистрационный номер /индекс, заголовок, дата проведения заседания, текст… и т. п. Получается, что у протокола будут 2 даты. Бывают случаи, когда протокол трехсторонний и на его согласование и подписание уходит 2, а то и 3 месяца, поэтому руководство настаивает на проставлении даты проведения совещания и отдельно даты регистрации.

Общие правила составления и оформления протокола

Только правильно составленный и оформленный протокол в полной мере может обеспечить юридическую силу решений, которые принимаются на основе принципа коллегиальности. Мы подробно объясняем, как следует оформлять каждый реквизит этого документа. Отмечаем, что в оформлении протокола является обязательным, а что факультативным. Демонстрируем множество примеров. Общий алгоритм составления и оформления протоколов заслуживает самого внимательного и подробного изучения не только секретарями, ведущими делопроизводство, но и руководителями, специалистами, организующими процедуры корпоративного управления.

Деловые переговоры: как организовать и документировать договоренности до оформления договора

Как организовать деловые переговоры на высшем уровне: соблюсти протокол, что согласовать с приглашенной стороной, что надо организовать принимающей стороне. Как оформить программу пребывания иностранной делегации и программу переговоров. Кто и где должен встречать гостей, в каком порядке представляться, правила рассадки в автомобиле и за столом переговоров. Как при этом можно обезопасить участников от COVID-19. Как принято общаться, в т.ч. в нестандартных ситуациях (например, при опоздании одного из участников и др.). Как документально зафиксировать те договоренности, которые удалось достичь, если до заключения договора дело не дошло: см. образцы оформления протокола записи деловой беседы, протокола о намерениях, соглашения о сотрудничестве и организации взаимоотношений.

Конструктор документов – новый бесплатный инструмент для Вас

На нашем сайте delo-press.ru появился новый полезный инструмент, сейчас им можно пользоваться бесплатно. Он уже содержит почти 200 образцов полностью оформленных документов под различные ситуации (далее его будем постоянно пополнять). Каждый документ сбоку содержит подборку статей и вопрос-ответов, разъясняющих особенности его составления. Каждый документ можно скачать себе на компьютер, открыть в Word и изменить его данные на свои. Документы, сделанные при помощи такого Конструктора, корректны с точки зрения делопроизводственных правил оформления и содержат юридически выверенные формулировки. И пусть грамотных документов в вашей организации станет больше! А ваших усилий для этого потребуется меньше!

Можно ли в тексте протокола сделать раздел «ОТМЕТИЛИ»?

Можно ли в тексте протокола заседания помимо разделов: «СЛУШАЛИ – ​РЕШИЛИ» выделить раздел «ОТМЕТИЛИ»? И таким образом структура текста протокола получится такой: – Председатель; – Секретарь; – Присутствовали; – Приглашённые; – Повестка дня; – Выступили (просто без текста выступления) указание Ф.И.О. и должности докладчика; – Отметили; – Решили; – Подписи председателя и секретаря.