Статья содержит 14 примеров оформления всех реквизитов протокола заседания, показывая возможные варианты их «изготовления» для различных ситуаций, а также образцы целых протоколов. Больше всего деталей оформления описано для текста протокола (увидите, как его можно составить в краткой и полной форме).
Отмечается, что изменилось в оформлении протоколов и для каких организаций. Статья основывается на современной практике работы, положениях ГОСТ Р 7.0.97-2016 и Примерной инструкции по делопроизводству для государственных организаций, которые вступили в силу в 2018 году. Этой статьей удобно пользоваться как справочником самому и вооружить им коллег.
Существуют разные виды протоколов, например: протокол разногласий к договору, протокол согласования цены, протокол испытаний, протокол об административном правонарушении и пр. Эти протоколы совпадают с протоколами заседаний только по названию вида документа, в остальном – это совершенно разные документы, имеющие каждый свою форму (набор и расположение реквизитов), особенности составления текста.
В данной статье мы будем говорить именно о протоколе заседания. Он применяется для документирования деятельности коллегиальных координационных, совещательных, методических органов (коллегий, советов, комиссий, собраний и др.), рабочих групп, как постоянных, так и временных, а также оперативных совещаний у руководства (далее по тексту будем всех их именовать общим понятием «органы»). Протоколы ведутся и на деловых встречах, переговорах для фиксации достигнутых сторонами договоренностей или иных выработанных совместно решений.
В деятельности любой организации имеются органы, решения которых вырабатываются совместно их членами на проводимых заседаниях, совещаниях. Например, в акционерных обществах это общее собрание акционеров, совет директоров (наблюдательный совет), правление, ревизионная комиссия, счетная комиссия и др. В обществе с ограниченной ответственностью есть как минимум общее собрание участников (за исключением случая, когда у компании только один участник). К оформлению протоколов некоторых органов есть специфические законодательные требования, которых в данной статье мы касаться не будем, а будем говорить о классическом протоколе заседания.
В системе организационно-распорядительной документации протоколы заседаний имеют особый статус. По мнению одних специалистов, это информационно-справочный документ 1, а по мнению других – распорядительный. Такое расхождение точек зрения вызвано тем, что протокол, с одной стороны, является способом записи всего того, что происходило во время заседания (а если реализация принятого решения требует конкретизации, выделения дополнительных ресурсов, уточнения сроков исполнения, то на основании протокола издают постановления, приказы или распоряжения), с другой стороны, протокол фиксирует принятые решения, и в случае достаточной компетенции органа их наличия в протоколе достаточно – не требуется дополнительно издавать другой распорядительный документ.
В русском делопроизводстве протокол появляется в начале XVIII века в период реформ государственного управления, проведенных Петром I.
Впервые этот вид документа упоминается в указе Петра I Ближней канцелярии от 7 октября 1707 года, который предписывал ведение протоколов всех рассматриваемых канцелярией дел и обязательность подписи под ними каждого члена присутствия.
Указом от 4 апреля 1714 года Петр I ввел практику ведения протоколов в Сенате, войсковых и губернских учреждениях. В этом указе особо подчеркивалось, что дела следует решать коллегиально, записывать в протоколе мнение каждого члена присутствия, «которое каждый должен закрепить {подписать} своею рукою», а уже после этого «диспут иметь», а решив дело, всем же подписать «сентенцию», то есть решение.
В то время применение протоколов в делопроизводстве объяснялось тем, что они позволяли зафиксировать в документе «разномыслие» при обсуждении вопроса и выработке решения. Чтобы мнение старших по должности членов присутствия не довлело над мнением младших, был установлен порядок выслушивания мнений «снизу вверх», начиная с младших по должности и заканчивая старшими. Кроме того, подписание протокола всеми участниками заседания повышало ответственность чиновников за принимаемые решения.
И в наше время протокол заседания отражает деятельность по совместной выработке и принятию управленческих решений. Как правило, заседанию предшествует работа по подготовке:
- повестки дня заседания и информирование о ней членов соответствующего органа и других заинтересованных лиц;
- в соответствии с повесткой дня – материалов для рассмотрения на заседании (как правило, это аналитическая справка по вопросу или тезисы выступления и проект решения), их рассылка всем участникам заседания для предварительного ознакомления;
- помещения для проведения заседания и др.
Заседанию коллегиального органа предшествует регистрация участников, которая может проводиться в различной форме: от записи фамилий присутствующих непосредственно в черновик протокола (если число участников заседания не превышает 15 человек), составления списка присутствующих на заседании членов коллегиального органа и приглашенных с указанием всех необходимых сведений о них (должность, место работы) до регистрации участников с помощью технических средств. Доверенные лица могут быть включены в список присутствующих только при предъявлении доверенности (если делегирование само по себе допустимо в конкретной ситуации). Регистрация присутствующих на заседании чрезвычайно важный момент, поскольку решения органов управления, зафиксированные в протоколе, обладают юридической силой лишь при наличии кворума.
Составление протокола
Составляется протокол на основании звукозаписи заседания, стенограммы или иных черновых записей, которые ведутся во время заседания, а также материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов решений, повестки дня, списков участников и др.).
Если во время заседания велась звукозапись, то после ее расшифровки и подписания протокола она установленное время (как правило, в течение 2 недель) хранится в подразделении, обеспечивающем звукозапись заседания, а затем уничтожается. Это время необходимо для снятия возможных вопросов и уточнения текста протокола. По решению руководителя органа звукозапись заседания может быть оформлена для более длительного хранения 2.
С точки зрения полноты отражения хода заседания различаются:
-
краткий протокол – содержит только фамилии выступивших, тему выступления и принятые решения;
-
полный протокол – в него добавляется еще запись всех обсуждений (вопросов и ответов) на заседании, результаты голосования.
Насколько полный протокол надо вести, а также сроки подготовки протокола устанавливает регламент работы или положение об органе. Если нормативными документами это не установлено, то решение принимает руководитель (председатель) органа. Кстати, в п. 3.34 Примерной инструкции по делопроизводству в госорганизациях 3 на составление протокола отводится 1-3 дня после проведения заседания, если сроки его подготовки не оговорены особо.
Протокол заседания оформляется на стандартных листах бумаги формата А4. Могут использоваться бланки, на которых оформляется первый лист протокола. Обязательными реквизитами протокола являются (их нумерация далее в списке используется для их обозначения и в Примере 1 с образцом полного протокола):
1) наименование организации,
2) наименование вида документа (ПРОТОКОЛ),
3) дата документа,
4) регистрационный номер,
5) место составления документа,
6) заголовок к тексту,
7) текст,
8) подписи.
Оформление реквизитов протокола должно соответствовать ГОСТ Р 7.0.97-2016 4, а в государственных организациях – Примерной инструкции по делопроизводству в госорганизациях.
Обратите внимание: почти 15 лет действовал ГОСТ Р 6.30-2003 об оформлении организационно-распорядительных документов, и только летом 2018 г. его сменил новый – ГОСТ Р 7.0.97-2016. К предыдущему ГОСТ Р Р 6.30-2003 были выпущены методические рекомендации, включающие пояснения по составлению текстов протоколов (согласно им составлен Пример 2), за 15 лет их освоили и к ним привыкли. К новому ГОСТ Р 7.0.97-2016 методические рекомендации появились совсем недавно (и возможно, мы первыми вам о них...
