Современные правила оформления организационно-распоря-дительной документации не предполагают процедуры поддержки версионности по отношению к распорядительным документам, а заодно и обозначения версий на самих документах. При внесении изменений в действующий приказ в его текст вносятся новые пункты в новых речевых формулах, а прежние (замененные) пункты признаются утратившими силу. Приказ, в текст которого внесены изменения, не отменяется, он продолжает действовать и сохраняет свои дату и индекс (номер) в качестве основных идентификационных реквизитов.
Поскольку выписка представляет собой копию части текста документа, смело:
- оформляйте заголовочную часть действующего приказа со словом «выписка»;
- копируйте нужный вам фрагмент его текста в самой последней редакции;
- воспроизводите оформляющую часть с указанием наименования должности и расшифровки подписи (но без личного росчерка);
- а далее правильно оформляйте отметку о заверении выписки по образцу отметки о заверении копии (кстати, в п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016 сделано специальное новое уточнение, что для удостоверения выписки из документа применяется данная отметка; обозначена «!» в Примере 1).
Выписки из документов всегда удостоверяются печатью и подписываются уполномоченным лицом. То есть в выписке из Примера 1 полномочия начальника отдела ДОУ заверять своей подписью копии и выписки из документов с удостоверением печатью организации должны быть подтверждены приказом о предоставлении таких прав и соответствующей формулировкой в должностной инструкции.
При направлении выписки в филиалы, представительства и иные подразделения самой организации она может быть удостоверена печатью специального назначения («Для копий документов») или печатью, которую имеет служба делопроизводства («Управление ДОУ», «Канцелярия»). При этом указание места хранения документа, из которого сделана выписка, не является обязательным.
Пример 1. Выписка из приказа, используемая внутри организации
Если же выписка из документа оформляется для представления во внешнюю среду организации, то в соответствии с п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016 и во избежание возможных претензий со стороны контрагентов к действительности выписки в отметку о ее заверении следует включать надпись о месте хранения документа (образец заверительной надписи в этом случае см. в Примере 2; можно использовать как печать организации, так и печати специального назначения).
В некоторых редких случаях (выемка, пакеты документов для госконтрактов) действуют исключения: нормативные правовые акты предусматривают удостоверение выписок из документов исключительно подписью руководителя (его заместителя) и печатью организации (см. Пример 3).
Пример 2. Отметка о заверении выписки, предоставляемой во внешнюю среду организации
Пример 3. Отметка о заверении выписки, предоставляемой во внешнюю среду организации
