Сложности передачи документов организации при уходе гендиректора без его замены новым

На практике встречается проблема, когда увольняющийся директор и рад бы отдать документы организации, да вот только их брать не хотят или передавать элементарно некому. Как справиться с этой проблемой? Рассмотрим несколько простых рецептов. Будем исходить из того, что на дату прекращения трудового договора новый директор не назначен. Ведь если он есть, то и передача документов становится технической задачей. Узнаете, кому в его отсутствие можно передать документы – предложим несколько вариантов, взвесив плюсы и минусы каждого. Покажем, как уведомить об этом владельцев компании.

Проблема удержания документов бывшим руководителем практически в 100% случаев связана с конфликтом между бенефициарами бизнеса. Если руководитель является наемным работником и не имеет интересов в бизнесе, то и удерживать документы ему смысла нет. А вот когда имеет место «корпоративная война», при которой интересы одного из собственников защищает «ушедший» директор, а интересы другого – вновь назначенный, тогда да… нормальной передачи компании из рук в руки не жди. И начинаются судебные тяжбы по истребованию документов от одного – другому. Личные угрозы, судебные иски о компенсации вреда и иные меры воздействия из боевого арсенала рейдеров.

Ситуация, когда бывший руководитель не знает, что делать с документами, совершенно противоположна. Здесь нет конфликта собственников между собой, но может быть конфликт между директором и бенефициарами (нельзя отпускать: кто работать будет? нам заменить некем!) или же банальная утрата интереса собственников к бизнесу. Контора «брошена», бизнес убыточен и никому не нужен, а гендир «висит» в ЕГРЮЛ как руководитель компании и несет ответственность за несвоевременное предоставление отчетности в налоговую инспекцию. Работа есть, ответственность есть. Заработной платы нет. Мало кого такая ситуация устраивает.

Тем более что в результате подобного «провисания» можно серьезно пострадать. Если юридическое лицо будет исключено из ЕГРЮЛ, например вследствие неактуальной информации о его месте нахождения 1, генеральный директор окажется на 3 года «под запретом» 2 – не сможет стать учредителем либо возглавить другую организацию. Ситуация малоприятная, особенно для профессиональных управленцев. Вот и встает частенько вопрос: «Как избавиться от кабалы?» Основная сложность здесь в том, что хотя трудовое законодательство и запрещает принудительный труд 3, оставляя право любому человеку расторгнуть трудовой договор (см. цитату ст. 280 ТК РФ далее), но корпоративное законодательство не содержит четко прописанной процедуры по сложению с себя полномочий для руководителя организации.

Фрагмент документа
Статья 280 «Досрочное расторжение трудового договора по инициативе руководителя организации» Трудового кодекса РФ

Руководитель организации имеет право досрочно расторгнуть трудовой договор, предупредив об этом работодателя (собственника имущества организации, его представителя) в письменной форме не позднее чем за один месяц.

Закон четко определяет 4, в рамках какой процедуры могут прекратить полномочия руководителя участники / акционеры общества, но не предоставляет такой возможности для самого директора. Результат известен – хотя трудовые отношения прекратились, сотрудник остается в ЕГРЮЛ в качестве гендира, к нему первому приходят налоговые и правоохранительные органы с вопросами о деятельности компании. Кроме того, часто он является и «счастливым обладателем» печати, учредительных документов и бухгалтерского архива организации. Как избавиться от этого «токсичного груза»? Вариантов на практике не так уж и много. Рассмотрим действия бывшего директора поэтапно.

Гендиректор увольняется

Для начала надо прекратить трудовые отношения. Что для этого необходимо сделать? Согласно ст. 280 ТК РФ, человек, занимающий в организации позицию единоличного исполнительного органа, вправе расторгнуть трудовой договор, уведомив об этом своего работодателя (собственника имущества организации, его представителя) не менее чем за 1 месяц.

Сложность, с которой обычно сталкиваются руководители, – определение того, в чей адрес необходимо направлять заявление об уходе. К сожалению, норма ТК РФ сформулирована далеко не идеально. Дело в том, что работодателем является юридическое лицо, которое возглавляет директор, желающий покинуть свой пост. За редким исключением 5 собственником имущества выступает оно же. В результате, при буквальном прочтении нормы ТК РФ, возникает парадокс: генеральный директор должен о своем предстоящем увольнении уведомить организацию в своем лице. На практике эта проблема решается следующим образом:

  • генеральный директор рассылает свое заявление об увольнении (Пример 1) по всем известным ему адресам (в адрес самого общества, на адреса только мажоритарных участников / акционеров или сразу всем участникам / акционерам);
  • генеральный директор собирает общее собрание высшего органа управления организации (общее собрание акционеров, общее собрание участников, собрание членов кооператива и т.п. 6), одним из основных вопросов повестки дня которого и будет прекращение полномочий генерального директора 7. Правда, созвать их обычно получается только тогда, когда компания еще осуществляет хоть какую-то деятельность и ее бенефициары не утратили интереса к бизнесу. Однако в любом случае директору лучше предпринять меры к такому созыву (именно он является уполномоченным на это лицом). К уведомлению прикладывается копия указанного выше заявления (с подтверждением вручения обществу – регистрацией как входящего документа).

По истечении 1 месяца со дня уведомления об увольнении гендиректор может осуществить все необходимые действия в связи с прекращением своего трудового договора (издать приказ, внести запись в трудовую книжку и т.п.). Как неоднократно указывали суды, он имеет достаточно полномочий для оформления собственного увольнения:

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 300 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Внимание!
20% скидки на 2 полугодие 2021 г. на электронную версию журнала + специальный промокод от 10% на любой тип подписки (бумажная, электронная, комплект с доступом к базе знаний) = скидка от 30%

Рекомендовано для вас

Зачем и как истребовать документы у бывшего директора

Часто свергнутые руководители забирают с собой корпоративные и бухгалтерские документы общества. Это позволяет им скрыть информацию о совершенных сделках, а также продолжить борьбу за свой пост. Объясним, как этому противодействовать: в какой ситуации бывшему и новому руководителю выгодно оформление актом приема-передачи дел; что необходимо сделать и документировать до подачи иска в суд об истребовании документов у бывшего руководителя; кто и как может доказать отсутствие или наличие документов у ответчика; как добиться от него выполнения решения суда.

Подтверждаем причину утраты документов

Зачем подтверждать причину утраты документов? Как это сделать в случае кражи, затопления, пожара или иной чрезвычайной ситуации? Причем это может быть как локальная проблема (вроде лопнувшей трубы в офисе или возгорания в архиве организации), так и глобальная катастрофа (вроде смытой паводком дамбы или лесного пожара). Подтверждать утрату документов в этих случаях необходимо по-разному. Мы подскажем, в какой ситуации куда за каким документом обращаться и как это лучше делать.

Оформление приема-передачи документов и дел по должности генерального директора

Первое лицо организации (обычно гендиректор) отвечает за весь ее документальный фонд, а в случае отсутствия определенных документов даже финансово и после увольнения. Потому, уходя с этого поста, ему важно доказать их наличие в организации. Новому руководству тоже нужно разобраться с получаемым «наследством». Этому поможет составление акта приема-передачи дел и документов. Объясним, как происходит процедура приема-передачи, как оформить акт и что в нем фиксировать, в т.ч. как отразить громадный объем накопленных документов (в крупных организациях он обычно систематизирован) или наоборот – разрозненные «крохи» (что чаще происходит в небольших фирмах). Разберемся со сложным вопросом о том, насколько детально и индивидуально надо перечислять передаваемые документы, покажем, как можно охарактеризовать состояние документов.

Как оформить утрату, порчу документов

Как в различных ситуациях заполнять акт об утрате документов и акт о неисправимых повреждениях документов? Как их согласовать протоколом экспертной комиссии? Какие документы собрать и куда подшить? Это мы объяснили в прошлом номере журнала. А сейчас покажем на примерах, как отразить утрату целого дела или отдельного документа в учетных документах организации. Если она произошла в подразделении, то актуализируем номенклатуру дел и журнал регистрации. А если в архиве – то книгу учета поступления и выбытия, а также опись, по которой документы передавались в архив, не забываем и про внутреннюю опись «похудевшего» дела и его лист-заверитель. Вносить сведения важно со ссылкой на акт. При этом взамен утраченного оригинала можно подшить копию.

Как оформить утрату, порчу документов

В какой ситуации нужно оформить акт об утрате документов, а когда – акт о неисправимых повреждениях архивных документов? Образцы заполнения утвержденных форм этих актов мы показали для различных случаев: когда утрачены бумажные или электронные документы, когда научно-справочный аппарат архива цел или тоже пострадал (от этого зависит, сможем ли мы ссылаться в акте на номера описей, по которым документы поступали в архив, а также на их индивидуальные номера как единиц хранения в составе этих описей). Упомянутые формы актов «родом» из архивных правил и утверждены для применения в этой сфере. Как их правильнее использовать и заполнять, если надо зафиксировать утрату либо повреждение документов, хранившихся в подразделении до передачи в архив? В конце приведен пример протокола экспертной комиссии, которым происходит согласование акта.

Зачем и как истребовать документы у бывшего директора

Часто свергнутые руководители забирают с собой корпоративные и бухгалтерские документы общества. Это позволяет им скрыть информацию о совершенных сделках, а также продолжить борьбу за свой пост. Объясним, как этому противодействовать: в какой ситуации бывшему и новому руководителю выгодно оформление актом приема-передачи дел; что необходимо сделать и документировать до подачи иска в суд об истребовании документов у бывшего руководителя; кто и как может доказать отсутствие или наличие документов у ответчика; как добиться от него выполнения решения суда.

Оформление приема-передачи документов и дел по должности генерального директора

Первое лицо организации (обычно гендиректор) отвечает за весь ее документальный фонд, а в случае отсутствия определенных документов даже финансово и после увольнения. Потому, уходя с этого поста, ему важно доказать их наличие в организации. Новому руководству тоже нужно разобраться с получаемым «наследством». Этому поможет составление акта приема-передачи дел и документов. Объясним, как происходит процедура приема-передачи, как оформить акт и что в нем фиксировать, в т.ч. как отразить громадный объем накопленных документов (в крупных организациях он обычно систематизирован) или наоборот – разрозненные «крохи» (что чаще происходит в небольших фирмах). Разберемся со сложным вопросом о том, насколько детально и индивидуально надо перечислять передаваемые документы, покажем, как можно охарактеризовать состояние документов.

Подтверждаем причину утраты документов

Зачем подтверждать причину утраты документов? Как это сделать в случае кражи, затопления, пожара или иной чрезвычайной ситуации? Причем это может быть как локальная проблема (вроде лопнувшей трубы в офисе или возгорания в архиве организации), так и глобальная катастрофа (вроде смытой паводком дамбы или лесного пожара). Подтверждать утрату документов в этих случаях необходимо по-разному. Мы подскажем, в какой ситуации куда за каким документом обращаться и как это лучше делать.