Обсудим один из самых сложных по восстановлению массивов документов. Сложный он не только в силу своего значительного объема, но и совершенно разнообразной природы документов, «сопровождающих» основную деятельность компании.
Большую часть утраченных внутренних организационно-распорядительных документов можно восстановить только при наличии их копий (например, электронных на удаленных серверах или осевших у исполнителей).
Например, приказы по основной деятельности могут касаться самой разнообразной тематики, начиная от утверждения локальных нормативных актов и заканчивая распоряжениями о проведении ремонта оборудования. Восстановить их, даже имея на руках только журнал регистрации, практически невозможно.
Получается, что основные действия при восстановлении служебной документации – это активный поиск копий документов. Основная же дилемма, которая возникает, касается выбора способа восстановления:
Практически идентичные операции проводятся и при восстановлении производственной документации. Правда, здесь в качестве дополнительных источников документов могут выступать изготовители оборудования, установленного в компании, партнеры и поставщики комплектующих деталей.
См. статью «Оформление приема-передачи документов и дел по должности генерального директора» журнала № 10′ 2018
См. статью «Зачем и как истребовать документы у бывшего директора» журнала № 10′ 2018
См. статью «Сложности передачи документов организации при уходе гендиректора без его замены новым» журнала № 11′ 2018
См. новость «За непередачу документов и активов к оплате долгов компании на 4 млн руб. был привлечен ее предпоследний руководитель» журнала № 10′ 2018
Если объект недвижимого имущества был приобретен достаточно давно, значит, у организации на руках были выполненные на защищенных бланках свидетельства о праве собственности. Восстановить такие документы в их первоначальном виде (так же, как и старые свидетельства о внесении записей в ЕГРЮЛ) теперь невозможно. С 15 июля 2016 года государственная регистрация возникновения и перехода прав на недвижимость удостоверяется выпиской из ЕГРП (в связи с чем и была прекращена выдача свидетельств о государственной регистрации прав, в т.ч. повторных).
Обратите внимание: такая выписка удостоверяет регистрацию права собственности на объект и является правоподтверждающим документом. Основанием же для возникновения права собственности являются правоустанавливающие документы: договор купли-продажи, акт госоргана о выделении земельного участка и пр.
Собственник может получить копии содержащихся в реестровых делах 2 договоров (купля-продажа, аренда с выкупом и т.п.) и иных документов, которые отражают содержание односторонних сделок (документы о передаче имущества участнику, выходящему из ООО, решения суда о признании права собственности 3 и т.п.). Форма запроса о предоставлении сведений, содержащихся в едином государственном реестре недвижимости, в виде копии документа утверждена приказом Минэкономразвития России от 23.12.2015 № 968 (приложение 1). Сам запрос можно подать несколькими способами:
При предоставлении запроса лично необходимо подтвердить полномочия обратившегося лица:
В Москве при подаче заявления у вас не попросят больше никаких документов. Платежное поручение, подтверждающее оплату государственной услуги, понадобится уже при получении запрошенных копий (но если запрос вы направляете по почте, платежку лучше приложить к нему сразу).
Если запрос представляется в электронном виде, доверенность должна быть представлена в форме электронного документа, подписанного:
Естественно, представитель должен иметь с собой паспорт.
Таблица 1. Размер платы за предоставление копии договора 6
Но как быть в ситуации, если документ, подтверждающий право собственности на недвижимость, утерян, а при регистрации его оригинал по какой-то причине в госреестр не попал? Придется искать иные пути.
Самый очевидный – обращаться к компании, у которой была приобретена недвижимость. Если же она отказывается помочь в восстановлении договора, то остается идти в суд.
Когда мы говорим о восстановлении договорной базы, надо иметь в виду не только сами договоры, но и досье контрагентов (те документы, что приходится собирать службам комплаенса 7 в ожидании внимания налоговых органов).
Порядок получения договоров на приобретение недвижимого имущества мы рассмотрели чуть выше. Поговорим о восстановлении договоров повседневной хозяйственной деятельности компании.
Второй экземпляр договора хранится у вашего контрагента. Хорошо, если он порядочный и сговорчивый, а вдруг для вашего партнера более выгодно сделать вид, что такого договора не было никогда? Например, он вам должен заплатить договорную неустойку, которая значительно выше законной (и вы уже направили ему претензии с требованиями, готовы идти в суд). Если в этой ситуации так называемый партнер «потеряет» свой экземпляр договора,...
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для
этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
В этом номере журнала объясняем процесс восстановления кадровых документов компании: локальных нормативных актов и графика отпусков, документов по охране труда, приказов по личному составу, трудовых договоров и трудовых книжек, личных дел и личных карточек, учетных форм (журналов и книг). Объясняем сложности данной задачи, какая возможна ответственность за отсутствие кадровых документов.
Часто свергнутые руководители забирают с собой корпоративные и бухгалтерские документы общества. Это позволяет им скрыть информацию о совершенных сделках, а также продолжить борьбу за свой пост. Объясним, как этому противодействовать: в какой ситуации бывшему и новому руководителю выгодно оформление актом приема-передачи дел; что необходимо сделать и документировать до подачи иска в суд об истребовании документов у бывшего руководителя; кто и как может доказать отсутствие или наличие документов у ответчика; как добиться от него выполнения решения суда.
На практике встречается проблема, когда увольняющийся директор и рад бы отдать документы организации, да вот только их брать не хотят или передавать элементарно некому. Как справиться с этой проблемой? Рассмотрим несколько простых рецептов. Будем исходить из того, что на дату прекращения трудового договора новый директор не назначен. Ведь если он есть, то и передача документов становится технической задачей. Узнаете, кому в его отсутствие можно передать документы – предложим несколько вариантов, взвесив плюсы и минусы каждого. Покажем, как уведомить об этом владельцев компании.
Первое лицо организации (обычно гендиректор) отвечает за весь ее документальный фонд, а в случае отсутствия определенных документов даже финансово и после увольнения. Потому, уходя с этого поста, ему важно доказать их наличие в организации. Новому руководству тоже нужно разобраться с получаемым «наследством». Этому поможет составление акта приема-передачи дел и документов. Объясним, как происходит процедура приема-передачи, как оформить акт и что в нем фиксировать, в т.ч. как отразить громадный объем накопленных документов (в крупных организациях он обычно систематизирован) или наоборот – разрозненные «крохи» (что чаще происходит в небольших фирмах). Разберемся со сложным вопросом о том, насколько детально и индивидуально надо перечислять передаваемые документы, покажем, как можно охарактеризовать состояние документов.
В какой ситуации нужно оформить акт об утрате документов, а когда – акт о неисправимых повреждениях архивных документов? Образцы заполнения утвержденных форм этих актов мы показали для различных случаев: когда утрачены бумажные или электронные документы, когда научно-справочный аппарат архива цел или тоже пострадал (от этого зависит, сможем ли мы ссылаться в акте на номера описей, по которым документы поступали в архив, а также на их индивидуальные номера как единиц хранения в составе этих описей). Упомянутые формы актов «родом» из архивных правил и утверждены для применения в этой сфере. Как их правильнее использовать и заполнять, если надо зафиксировать утрату либо повреждение документов, хранившихся в подразделении до передачи в архив? В конце приведен пример протокола экспертной комиссии, которым происходит согласование акта.
Часто свергнутые руководители забирают с собой корпоративные и бухгалтерские документы общества. Это позволяет им скрыть информацию о совершенных сделках, а также продолжить борьбу за свой пост. Объясним, как этому противодействовать: в какой ситуации бывшему и новому руководителю выгодно оформление актом приема-передачи дел; что необходимо сделать и документировать до подачи иска в суд об истребовании документов у бывшего руководителя; кто и как может доказать отсутствие или наличие документов у ответчика; как добиться от него выполнения решения суда.
Первое лицо организации (обычно гендиректор) отвечает за весь ее документальный фонд, а в случае отсутствия определенных документов даже финансово и после увольнения. Потому, уходя с этого поста, ему важно доказать их наличие в организации. Новому руководству тоже нужно разобраться с получаемым «наследством». Этому поможет составление акта приема-передачи дел и документов. Объясним, как происходит процедура приема-передачи, как оформить акт и что в нем фиксировать, в т.ч. как отразить громадный объем накопленных документов (в крупных организациях он обычно систематизирован) или наоборот – разрозненные «крохи» (что чаще происходит в небольших фирмах). Разберемся со сложным вопросом о том, насколько детально и индивидуально надо перечислять передаваемые документы, покажем, как можно охарактеризовать состояние документов.
В этом номере журнала объясняем процесс восстановления кадровых документов компании: локальных нормативных актов и графика отпусков, документов по охране труда, приказов по личному составу, трудовых договоров и трудовых книжек, личных дел и личных карточек, учетных форм (журналов и книг). Объясняем сложности данной задачи, какая возможна ответственность за отсутствие кадровых документов.
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
