Top.Mail.Ru

Об итоговой записи к номенклатурам дел подразделений

Вопрос
К форме номенклатуры дел структурного подразделения, которая утверждена Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526), есть сноска: «К номенклатуре дел структурного подразделения по окончании календарного года составляется итоговая запись по форме, указанной в Приложении 25, и делается отметка о передаче итоговых сведений в службу ДОУ организации». При этом в самой форме номенклатуры дел подразделения (из Приложения 26) итоговая запись не отображена. Значит ли это, что мы должны передавать в структурные подразделения формы номенклатуры дел со вставленной пустой формой итоговой записи для дальнейшего ее заполнения?
Отвечает

Вопрос связан с вопросом « Как вносить учетные записи в номенклатуру?» в этом же номере журнала. Да, форма итоговой записи является одинаковой для номенклатуры дел организации и номенклатуры дел структурного подразделения. Форму итоговой записи, конечно же, необходимо доводить до сведения подразделений, чтобы получить единообразные сведения, которые возможно будет потом консолидировать в итоговую запись к номенклатуре дел всей организации.

Как это сделать проще? Вспомните организационный алгоритм разработки номенклатуры дел и преимущество ее утверждения приказом руководителя (а не грифом утверждения). В одном из последних пунктов приказа об утверждении номенклатуры дел организации формулируется задание руководителям структурных подразделений, которое ставится на контроль (т.е. каждый руководитель подразделения получит соответствующее напоминание):

Пример 1. Фрагмент текста приказа об утверждении номенклатуры дел на 2018 год с формой итоговой записи к номенклатурам дел подразделений

Но форму итоговой записи к номенклатуре дел подразделения можно не вставлять в текст самого приказа, а оформить ее как приложение к нему.

Еще обратите внимание - в данной форме при ее заимствовании из сводной номенклатуры организации можно изменить фразу о том, куда передаются итоговые сведения: если из номенклатуры организации они передавались в архив, то из номенклатуры подразделения - в отдел ДОУ (см. «!» в Примерах 1 и 2).

Пример 2. Итоговая запись в номенклатуре дел организации о количестве заведенных дел за год

Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

К какой категории относить документы со сроком хранения «до ликвидации организации»: постоянно или временно?

К какой категории относить документы со сроком хранения «до ликвидации организации» – к документам постоянного или временного хранения? В какой строке итоговой записи к номенклатуре дел их учитывать? Когда и в какую опись включать при подготовке к передаче в архив? Разбираемся, что сказано об этом в законе об архивном деле, действующем Перечне документов со сроками хранения 2019 года и в только что вступивших в силу архивных Правилах 2023 года. В результате делаем выводы, как действовать организациям и архивным учреждениям.

Как отражать переходящие дела в номенклатуре дел

Мы показываем, как в номенклатуре дел надо описывать переходящие дела (в т.ч. личные дела, а также дела, формируемые на протяжении учебного года, который захватывает 2 календарных года): в графе «примечание», как в заголовке дела можно отражать годы. По какой логике включать переходящие дела в соответствующие графы итоговой записи к номенклатуре дел после завершения года (кстати, они не всегда оказываются в графе «переходящие»). Как заносить переходящие дела в описи дел при сдаче в архив. Поводом для этой статьи стал вопрос читателя.

Фонд пользования с электронными копиями писем

Возник вопрос о заголовке дела с электронными документами. Секретариат централизованно обрабатывает и регистрирует всю-всю исходящую и входящую переписку организации. Понимаем, что это не совсем правильно, что входящее письмо и ответ на него должны остаться в деле у исполнителя с тематическим заголовком по номенклатуре дел – такие электронные дела действительно формируются в структурных подразделениях. Однако ведь секретариат регистрирует каждое исходящее письмо и переводит его в электронный вид после присвоения регистрационного номера.

Электронные документы: как учитывать в номенклатуре дел, при передаче в архив и в актах на уничтожение

Какими бывают электронные документы. Как их отразить в номенклатуре дел и потом в ее итоговой записи по завершении года (показываем разные варианты). Как оформить опись электронных дел на их передачу из подразделений в архив организации. Как составить к ней реестры с описанием содержимого каждого передаваемого электронного дела. Почему в архив поступает мало электронных документов и копий. Как оформить передачу электронных копий в качестве фонда пользования в дополнение к бумажным оригиналам. Как составить акт о выделении к уничтожению электронных дел. На какую нормативную базу можно опереться. В чем заключаются «шероховатости» зафиксированной в ней теории. И как их преодолевать на практике.

Порядок разработки номенклатуры дел

В конце года необходимо составить (или актуализировать имеющуюся) номенклатуру дел на следующий год. Если в вашей организации ее еще нет, то эта статья поможет исправить данную ошибку. Ведь без номенклатуры дел невозможно систематизировать имеющиеся документы и наладить соблюдение сроков их хранения. Мы объяснили, какие документы необходимо включить в номенклатуру дел, как сформировать заголовки дел (которые потом будут переноситься на их обложки), как их проиндексировать, как установить сроки хранения, какую структуру номенклатуры выбрать, чем отличается номенклатура дел организации от номенклатуры структурного подразделения, как оформить, подписать, согласовать и утвердить документ, что заполняется перед началом делопроизводственного года и что — по его окончании.

К документам какого года применять новый Перечень со сроками хранения

18.02.2020 вступил в силу новый Перечень документов со сроками хранения. Что нужно сделать с номенклатурой дел на 2020 год до конца текущего года? По какому Перечню (новому или старому) определять сроки хранения документов, созданных до вступления в силу нового Перечня, но включаемых в опись на передачу в архив либо в акт о выделении к уничтожению сейчас – после 18.02.2020? Ответы на эти вопросы даны со ссылками на нормативные документы

Как лучше актуализировать номенклатуру дел на 2020 год в связи с вступлением в силу нового Перечня

Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили. Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили.

Анализ нового Перечня документов со сроками хранения и сравнение с Перечнем 2010 г.

Состав статей в новом Перечне существенно сократился. Объясняем, как действовать, если в Перечне 2010 г. была статья, по которой вы определяли срок хранения дела в своей номенклатуре дел, а в новом Перечне аналогичной статьи не оказалось. Отмечаем, что еще изменилось в новом Перечне 2019 г. по сравнению с предыдущим Перечнем 2010 г. Анализируем изменения состава категорий документов и сроков хранения. Рассказываем вам о наиболее значимых документах, которые актуальны для любой организации: по кадровому обеспечению (в т.ч. в связи с вводом «электронной трудовой книжки»), по документационному обеспечению управления и по договорной работе. В ряде случаев даем рекомендации по формулированию статей в номенклатуре дел.