Об итоговой записи к номенклатурам дел подразделений

Вопрос
К форме номенклатуры дел структурного подразделения, которая утверждена Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526), есть сноска: «К номенклатуре дел структурного подразделения по окончании календарного года составляется итоговая запись по форме, указанной в Приложении 25, и делается отметка о передаче итоговых сведений в службу ДОУ организации». При этом в самой форме номенклатуры дел подразделения (из Приложения 26) итоговая запись не отображена. Значит ли это, что мы должны передавать в структурные подразделения формы номенклатуры дел со вставленной пустой формой итоговой записи для дальнейшего ее заполнения?
Отвечает

Вопрос связан с вопросом « Как вносить учетные записи в номенклатуру?» в этом же номере журнала. Да, форма итоговой записи является одинаковой для номенклатуры дел организации и номенклатуры дел структурного подразделения. Форму итоговой записи, конечно же, необходимо доводить до сведения подразделений, чтобы получить единообразные сведения, которые возможно будет потом консолидировать в итоговую запись к номенклатуре дел всей организации.

Как это сделать проще? Вспомните организационный алгоритм разработки номенклатуры дел и преимущество ее утверждения приказом руководителя (а не грифом утверждения). В одном из последних пунктов приказа об утверждении номенклатуры дел организации формулируется задание руководителям структурных подразделений, которое ставится на контроль (т.е. каждый руководитель подразделения получит соответствующее напоминание):

Пример 1. Фрагмент текста приказа об утверждении номенклатуры дел на 2018 год с формой итоговой записи к номенклатурам дел подразделений

Но форму итоговой записи к номенклатуре дел подразделения можно не вставлять в текст самого приказа, а оформить ее как приложение к нему.

Еще обратите внимание - в данной форме при ее заимствовании из сводной номенклатуры организации можно изменить фразу о том, куда передаются итоговые сведения: если из номенклатуры организации они передавались в архив, то из номенклатуры подразделения - в отдел ДОУ (см. «!» в Примерах 1 и 2).

Пример 2. Итоговая запись в номенклатуре дел организации о количестве заведенных дел за год

Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Локальные нормативные акты: как формировать в дела, сколько хранить, как уничтожать

Объясняем, как формировать дела с локальными нормативными актами в службе делопроизводства и других подразделениях в зависимости от того, кто утвердил ЛНА (первый руководитель или иные лица), каким способом это было оформлено, оригинал это или копия (бумажная или электронная) и где документ хранится. Эти возможные варианты мы отразили в примерах номенклатур дел. Еще показали возможные сроки хранения оригиналов и копий ЛНА, по каким перечням их надо искать. Объяснили общую технологию выделения к уничтожению применительно к ЛНА. Поводом для написания данной статьи стали вопросы подписчика.

Когда составлять итоговую запись к номенклатуре дел?

Когда составлять итоговую запись к номенклатуре дел о заведенных за прошедший год делах? Какие-то подразделения смогут предоставить в службу делопроизводства эти сведения в начале следующего 2021 года. Но из-за пандемии многих перевели на дистанционную работу, поэтому какие-то подразделения смогут все посчитать гораздо позже (даже не знаю когда, может в марте или апреле… или к лету). Тогда в итоговой записи ставить реальную дату ее заполнения (даже летнюю) или все-таки лучше ее оформить задним числом?

Из-за появления в номенклатуре дел электронных документов ее надо перерабатывать? А из-за нового Перечня 2019 г.?

Нужно ли согласовывать номенклатуру дел филиала на 2021 год с ЭПК головной организации в связи с изменением сроков хранения документов по Перечню 2019 г. и появлением в номенклатуре дел электронных документов на основании приказов головной организации и филиала «Об организации опытной эксплуатации использования электронной подписи в электронных документах»? Последней согласованной с ЭПК головной организации была номенклатура дел на 2019 год.

Итоговую запись к номенклатуре дел подразделения можно не подписывать?

Могут ли подразделения присылать свои данные о количестве заведенных дел просто по электронной почте (без рукописной и электронной подписи)? А уже итоговую запись к сводной номенклатуре дел мы подпишем на бумаге как полагается. Так ведь можно поступать?

Как лучше актуализировать номенклатуру дел на 2020 год в связи с вступлением в силу нового Перечня

Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили. Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили.

Порядок разработки номенклатуры дел

В конце года необходимо составить (или актуализировать имеющуюся) номенклатуру дел на следующий год. Если в вашей организации ее еще нет, то эта статья поможет исправить данную ошибку. Ведь без номенклатуры дел невозможно систематизировать имеющиеся документы и наладить соблюдение сроков их хранения. Мы объяснили, какие документы необходимо включить в номенклатуру дел, как сформировать заголовки дел (которые потом будут переноситься на их обложки), как их проиндексировать, как установить сроки хранения, какую структуру номенклатуры выбрать, чем отличается номенклатура дел организации от номенклатуры структурного подразделения, как оформить, подписать, согласовать и утвердить документ, что заполняется перед началом делопроизводственного года и что — по его окончании.

Анализ нового Перечня документов со сроками хранения и сравнение с Перечнем 2010 г.

Состав статей в новом Перечне существенно сократился. Объясняем, как действовать, если в Перечне 2010 г. была статья, по которой вы определяли срок хранения дела в своей номенклатуре дел, а в новом Перечне аналогичной статьи не оказалось. Отмечаем, что еще изменилось в новом Перечне 2019 г. по сравнению с предыдущим Перечнем 2010 г. Анализируем изменения состава категорий документов и сроков хранения. Рассказываем вам о наиболее значимых документах, которые актуальны для любой организации: по кадровому обеспечению (в т.ч. в связи с вводом «электронной трудовой книжки»), по документационному обеспечению управления и по договорной работе. В ряде случаев даем рекомендации по формулированию статей в номенклатуре дел.

Разработка номенклатуры дел: классика жанра

В конце года служба делопроизводства разрабатывает номенклатуру дел (или актуализирует существующую) на следующий год. Статья подскажет вам, как лучше провести эту работу: систематизировать все документы организации, сформулировать заголовки дел и определить им сроки хранения, подготовить проект номенклатуры дел, подписать, согласовать и утвердить его, что нужно будет сделать по окончании делопроизводственного года. Опубликован образец сводной номенклатуры дел коммерческой организации на 2011 год со ссылками на статьи уже нового Перечня типовых управленческих архивных документов со сроками хранения.