Top.Mail.Ru

Классификация ОРД и формирование документов в дела

Поводом для статьи стал вопрос подписчика. Сначала мы помогли разобраться в терминологии, чтобы различать локальный нормативный акт (ЛНА), организационно-распорядительные документы (ОРД), регламентирующий и нормативный документ, официальный документ. Рассмотрели общую классификацию управленческих документов. Показали на примере, как можно группировать в дела ЛНА и утвердившие их распорядительные документы. Таким образом мы показали связь между терминологией, классификацией и группировкой документов в дела.
Вопрос в тему
Куда: delo@delo-press.ru
Тема: Бесплатные консультации для подписчиков

Прошу помочь разобраться в терминологии и классификации документов.

Закреплен ли в каком-то документе термин «внутренние нормативные документы» (ВНД)?

Есть мнение коллеги, что нормативный документ – это документ, содержащий нормы права. В моем понимании, нормативный документ – это документ, содержащий любые правила. Нормы права содержит локальный нормативный акт (согласно ТК РФ). Чье утверждение является верным: моё или коллеги?

Верно ли будет установить, что внутренние нормативные документы – это группа документов компании, в состав которой входят ЛНА (документы, содержащие нормы трудового права), ОРД (организационно-распорядительные документы по общей или административно-хозяйственной деятельности) и документы различных видов, регламентирующие деятельность и порядок работы в компании (регламенты, стандарты, правила, инструкции, методики, положения и пр.)?

Или есть какая-то классификация документации? Как правильно сгруппировать документы: отдельно ЛНА, ОРД и регламентирующие документы или можно объединить их в ВНД?

Для справки:

ВНУТРЕННИЙ ДОКУМЕНТ – официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации (согласно ГОСТ Р 51141–98; термин исключен из действующего ГОСТ Р 7.0.8-2013).

НОРМАТИВНЫЙ ДОКУМЕНТ – документ, устанавливающий правила, руководящие принципы или характеристики различных видов деятельности или их результатов. Термин «нормативный документ» является общим термином для таких документов, как стандарты, технические условия, положения, своды правил и регламенты. Под документом следует понимать любой носитель информации, записанной в нем или на его поверхности. Термины, обозначающие различные виды нормативных документов, определяются исходя из того, что документ и его содержание рассматриваются как единое целое (источник: Словарь науки. Общенаучные термины и определения, 2008).

Терминология

Для точного понимания значений терминов и их определений вы совершенно правильно начинаете анализ с привлечения терминологических стандартов и словарей. Термины – это слова, которые называют и отражают самые главные и характерные признаки и свойства предметов и явлений, т.е. их предметную сущность. Они представляют собой специализированный и профессионально одобренный язык, который применяется в той или иной конкретной предметной области. Например, даже в одной и той же области стандартизации, в которой разрабатываются стандарты по информации, библиотечному и издательскому делу, один и тот же термин «официальный документ» в разных предметных областях имеет разное значение, что подтверждают и соответствующие стандарты:

Таблица 1. Варианты значения термина «официальный документ» в разных предметных областях

Действительно, термины «внутренние», а также «поступающие / входящие» и «отправляемые / исходящие» документы не включены в действующий в настоящее время терминологический ГОСТ Р 7.0.8-2013. Но они не вышли из активного употребления и входят в состав базовых понятий (т.е. в терминосистему), которые применяются в процессах документирования, в технологии...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Оформление текста приказа в вопросах и ответах

Какие организации должны оформлять слово «приказываю» строчными буквами в конце абзаца преамбулы, а каким лучше писать его заглавными буквами на отдельной строке? Когда Ф.И.О. исполнителя надо писать в скобках? В пункте о возложении контроля за исполнением приказа правильно писать слово «возложить» или «возлагается»? Надо ли подписывать приложение к приказу? В каких моментах есть расхождения между сформулированными правилами и приведенными рядом примерами в Примерной инструкции по делопроизводству для госорганизаций? И чему тогда следовать?

Как оформить согласование ЛНА

В соответствии с п. 4.7 Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44): «Оформление результатов согласования ЛНА и распорядительных документов осуществляется в виде виз, проставляемых заинтересованными лицами на последнем листе проекта документа (на его лицевой или оборотной стороне) или на отдельном листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа». У меня вопрос – что значит «неотъемлемой частью документа»: – лист согласования может быть оформлен на отдельном листе (распечатан из системы электронного документооборота) и храниться вместе с ЛНА? – или лист согласования должен быть включен в состав ЛНА (например, как последний лист ЛНА), т.е. пронумерован, как и все листы ЛНА и приложения к нему?

Простой: как оплачивать и документировать

Из-за санкций многие компании столкнулись с проблемами и вынуждены были полностью или частично приостановить деятельность. На какой срок можно ввести простой и для каких работников? Как оплачивать период простоя? Можно ли уйти в оплачиваемый отпуск во время простоя? Может ли работодатель вместо простоя настоять на оформлении отпуска за свой счет? Как оформить документы о введении простоя, мы тоже показали: это приказ об объявлении простоя по причинам, не зависящим от работодателя, и документы-основания (служебная записка, акт о простое).

Использование предлога «до» в сроке исполнения поручения

На работе столкнулась с неверным толкованием предлога «ДО» в исчислении конечного срока исполнения документа / поручения. Как я понимаю, на сегодняшний день мы имеем несколько подходов: 1. Словарь С.И. Ожегова, где предлог «ДО» соответствует по значению словам: прежде, раньше чего-либо, перед чем-либо. 2. Пункт. 1 ч. 5 ст. 16 Федерального закона от 02.10.2007 № 229-ФЗ «Об исполнительном производстве»: «Срок, определенный в исполнительном документе календарной датой, оканчивается: 1) в день, непосредственно предшествующий указанной в исполнительном документе дате, если исполнительным документом предписано совершить определенные действия до этой даты…»; 3. В п. 8 ст. 6.1 Налогового кодекса РФ устанавливается срок для проведения финансовых операций: «Действие, для совершения которого установлен срок, может быть выполнено до 24 часов последнего дня срока». Вопрос: есть ли какой-то железобетонный аргумент, что в делопроизводстве применение предлога «до» подразумевает наступление определенного обязательства ранее установленного числа (т.е. накануне)?

Оформляем приказ по обновленным правилам

Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 немного скорректировал правила оформления приказов – в этой статье мы предлагаем их полное актуальное изложение. Даны примеры оформления каждого реквизита (с тонкостями для различных ситуаций). Особо детально рассмотрели документирование согласования в бумажном и электронном виде. Объяснили, как визуализировать электронную подпись, если невозможно воспользоваться единственным вариантом, предусмотренным в ГОСТ. Показали, где ГОСТ расходится с методическими рекомендациями для федеральных органов исполнительной власти.

Вносим изменения в приказы организации и приложения к ним

Чтобы внести изменения в ранее изданный приказ либо утвержденный им документ, нужно правильно указать не только суть корректировки, но и ее место дислокации. Предлагаем вам разобраться на примерах с исключением, дополнением, изложением в новой редакции абзацев, пунктов, подпунктов, приложений, фрагментов таблиц. Мы объясняем, когда документ лучше корректировать, а когда издавать новый с отменой старого; как заменить старое приложение новым; как указывать приложения приложений. Вас ждут оптимальные формулировки для различных ситуаций, систематизированные в таблицах, а также образцы целых приказов: о внесении изменений (т.е. актуализации старого документа) либо введении в действие новой версии организационного документа.

Приказы в организации: виды и особенности оформления

Мы приводим обзор нормативной базы, которой следует руководствоваться при издании приказа, а также пример раздела Инструкции по делопроизводству (его формулировками вы можете воспользоваться при подготовке своего локального нормативного документа). Далее мы разбираем нюансы оформления каждого реквизита внутреннего и совместного приказа. Примеры оформления отдельных реквизитов и целых документов (всего их в статье 17) делают материал понятным и наглядным. Если в области оформления приказов у вас еще остались вопросы, то сейчас вы можете их прояснить. А если вы ас, то можете использовать статью для подготовки методических материалов для сотрудников своей организации либо просто адресуйте их к ней.

Приказ об увольнении: все тонкости оформления

В этом номере журнала читайте 1 часть статьи, чтобы узнать: какие формы приказа о прекращении трудового договора можно использовать? как разработать свою? какие статистические коды можно задействовать? когда рядом с полным наименованием работодателя надо указывать сокращенное? как можно сократить длинное наименование документа из унифицированной формы № Т-8 Госкомстата РФ «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнение)»? как правильно заполнять даты издания приказа, увольнения работника и его ознакомления с этим документом? как в форму № Т-8 Госкомстата РФ вписывать сведения о факте прекращения трудового договора и увольнении, как при этом понимать фразу «ненужное зачеркнуть»?