Top.Mail.Ru

Классификация ОРД и формирование документов в дела

Поводом для статьи стал вопрос подписчика. Сначала мы помогли разобраться в терминологии, чтобы различать локальный нормативный акт (ЛНА), организационно-распорядительные документы (ОРД), регламентирующий и нормативный документ, официальный документ. Рассмотрели общую классификацию управленческих документов. Показали на примере, как можно группировать в дела ЛНА и утвердившие их распорядительные документы. Таким образом мы показали связь между терминологией, классификацией и группировкой документов в дела.
Вопрос в тему
Куда: delo@delo-press.ru
Тема: Бесплатные консультации для подписчиков

Прошу помочь разобраться в терминологии и классификации документов.

Закреплен ли в каком-то документе термин «внутренние нормативные документы» (ВНД)?

Есть мнение коллеги, что нормативный документ – это документ, содержащий нормы права. В моем понимании, нормативный документ – это документ, содержащий любые правила. Нормы права содержит локальный нормативный акт (согласно ТК РФ). Чье утверждение является верным: моё или коллеги?

Верно ли будет установить, что внутренние нормативные документы – это группа документов компании, в состав которой входят ЛНА (документы, содержащие нормы трудового права), ОРД (организационно-распорядительные документы по общей или административно-хозяйственной деятельности) и документы различных видов, регламентирующие деятельность и порядок работы в компании (регламенты, стандарты, правила, инструкции, методики, положения и пр.)?

Или есть какая-то классификация документации? Как правильно сгруппировать документы: отдельно ЛНА, ОРД и регламентирующие документы или можно объединить их в ВНД?

Для справки:

ВНУТРЕННИЙ ДОКУМЕНТ – официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации (согласно ГОСТ Р 51141–98; термин исключен из действующего ГОСТ Р 7.0.8-2013).

НОРМАТИВНЫЙ ДОКУМЕНТ – документ, устанавливающий правила, руководящие принципы или характеристики различных видов деятельности или их результатов. Термин «нормативный документ» является общим термином для таких документов, как стандарты, технические условия, положения, своды правил и регламенты. Под документом следует понимать любой носитель информации, записанной в нем или на его поверхности. Термины, обозначающие различные виды нормативных документов, определяются исходя из того, что документ и его содержание рассматриваются как единое целое (источник: Словарь науки. Общенаучные термины и определения, 2008).

Терминология

Для точного понимания значений терминов и их определений вы совершенно правильно начинаете анализ с привлечения терминологических стандартов и словарей. Термины – это слова, которые называют и отражают самые главные и характерные признаки и свойства предметов и явлений, т.е. их предметную сущность. Они представляют собой специализированный и профессионально одобренный язык, который применяется в той или иной конкретной предметной области. Например, даже в одной и той же области стандартизации, в которой разрабатываются стандарты по информации, библиотечному и издательскому делу, один и тот же термин «официальный документ» в разных предметных областях имеет разное значение, что подтверждают и соответствующие стандарты:

Таблица 1. Варианты значения термина «официальный документ» в разных предметных областях

Действительно, термины «внутренние», а также «поступающие / входящие» и «отправляемые / исходящие» документы не включены в действующий в настоящее время терминологический ГОСТ Р 7.0.8-2013. Но они не вышли из активного употребления и входят в состав базовых понятий (т.е. в терминосистему), которые применяются в процессах документирования, в технологии...

Вы видите начало этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Копии распорядительных документов включать в акт об уничтожении?

Нужно ли включать в Акт об уничтожении такие документы, как, например, «Приказы по основной деятельности. Копии». Очень сильно спорим с коллегами по данному вопросу. Считаю, что все документы по номенклатуре имеют 2 варианта «списания» из делопроизводства: или в описи (постоянного и свыше 10 лет хранения), или в акт на уничтожение (до 10 лет). Коллеги считают ненужным включать в акт копии распорядительных документов, которые направляются в подразделения и формируются подразделениями в соответствующие дела по их номенклатуре дел.

Об «одиноких» подписях на последней странице документа

Если при составлении акта подписи не помещаются на одном листе, то правильно ли помещать весь текст на первом листе, а на втором оформлять только подписи? Или лучше 1–2 строки текста акта все-таки разместить на втором листе перед подписями? Но тогда на первом листе внизу будет большое пустое нижнее поле. Как правильнее? Аналогичный вопрос часто возникает и с другими документами, например с приказами и письмами.

Ознакомление с приказами

С какими разновидностями приказов работодатель обязан ознакомить работника в силу требований ТК РФ и других нормативных правовых актов. А с какими не обязан, но это лучше сделать в интересах самого работодателя. Как можно закрепить эту обязанность во внутренних нормативных документах организации. Показаны варианты оформления ознакомления как в рукописном виде на бумажном документе, так и в электронном виде.

Ознакомление работников с приказом, отменяющим предыдущий

Был издан приказ, и с ним были ознакомлены сотрудники под подпись (собственноручную). Потом потребовалось отменить первоначальный приказ. Надо ли на отменяющем приказе оформить подписи об ознакомлении тех же лиц, что были ознакомлены с первым (отмененным) приказом?

Оформляем приказ по обновленным правилам

Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 немного скорректировал правила оформления приказов – в этой статье мы предлагаем их полное актуальное изложение. Даны примеры оформления каждого реквизита (с тонкостями для различных ситуаций). Особо детально рассмотрели документирование согласования в бумажном и электронном виде. Объяснили, как визуализировать электронную подпись, если невозможно воспользоваться единственным вариантом, предусмотренным в ГОСТ. Показали, где ГОСТ расходится с методическими рекомендациями для федеральных органов исполнительной власти.

Вносим изменения в приказы организации и приложения к ним

Чтобы внести изменения в ранее изданный приказ либо утвержденный им документ, нужно правильно указать не только суть корректировки, но и ее место дислокации. Предлагаем вам разобраться на примерах с исключением, дополнением, изложением в новой редакции абзацев, пунктов, подпунктов, приложений, фрагментов таблиц. Мы объясняем, когда документ лучше корректировать, а когда издавать новый с отменой старого; как заменить старое приложение новым; как указывать приложения приложений. Вас ждут оптимальные формулировки для различных ситуаций, систематизированные в таблицах, а также образцы целых приказов: о внесении изменений (т.е. актуализации старого документа) либо введении в действие новой версии организационного документа.

Приказы в организации: виды и особенности оформления

Мы приводим обзор нормативной базы, которой следует руководствоваться при издании приказа, а также пример раздела Инструкции по делопроизводству (его формулировками вы можете воспользоваться при подготовке своего локального нормативного документа). Далее мы разбираем нюансы оформления каждого реквизита внутреннего и совместного приказа. Примеры оформления отдельных реквизитов и целых документов (всего их в статье 17) делают материал понятным и наглядным. Если в области оформления приказов у вас еще остались вопросы, то сейчас вы можете их прояснить. А если вы ас, то можете использовать статью для подготовки методических материалов для сотрудников своей организации либо просто адресуйте их к ней.

Приказ об увольнении: все тонкости оформления

В этом номере журнала читайте 1 часть статьи, чтобы узнать: какие формы приказа о прекращении трудового договора можно использовать? как разработать свою? какие статистические коды можно задействовать? когда рядом с полным наименованием работодателя надо указывать сокращенное? как можно сократить длинное наименование документа из унифицированной формы № Т-8 Госкомстата РФ «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнение)»? как правильно заполнять даты издания приказа, увольнения работника и его ознакомления с этим документом? как в форму № Т-8 Госкомстата РФ вписывать сведения о факте прекращения трудового договора и увольнении, как при этом понимать фразу «ненужное зачеркнуть»?