Какие данные можно ввести в карточку создания документа в СЭД, какими справочниками при этом пользоваться, чтобы на выходе получить и готовый распорядительный документ, и методику работы с ним в СЭД (согласующих лиц; подписание; рассылку на ознакомление; заполнение сведений, необходимых для контроля исполнения выданных поручений).
Идея хорошая, но трудности при ее реализации все-таки возникли. Объясняем, как их можно обойти.
Наградой для вас станет: а) уменьшение числа ошибок в оформлении документов и в сведениях о них в СЭД; б) сокращение трудозатрат у исполнителей на создание документов, а у службы делопроизводства – на их нормоконтроль.
Одной из наиболее трудоемких задач в работе служб делопроизводства остается нормоконтроль и техническое оформление распорядительных документов. Традиционный подход, при котором исполнитель создает документ в текстовом редакторе, а специалист по делопроизводству вручную корректирует отступы, шрифты, нумерацию пунктов и проверяет пунктуацию, последовательность изложения, актуальность должностей, приводит к значительным временным затратам и высокому риску технических ошибок.
Для решения этих проблем нами был реализован переход к «структурированному виду» приказов и распоряжений в системе электронного документооборота 1. Основная идея заключается в том, чтобы разделить содержание документа и его форму отображения. Исполнитель больше не занимается форматированием текста – он заполняет определенные атрибуты в карточке документа, а СЭД автоматически генерирует итоговый файл по заданному шаблону.
Создание документа
В новой модели распорядительный документ перестает быть единым текстовым полем. Он разбивается на логические блоки, которые заполняются в специализированной форме СЭД.
Обоснование издания распорядительного документа (преамбула): исполнитель вносит текст преамбулы в отдельное поле (см. «!» на Рисунке 1).
Слово «приказываю:» для приказов или знак «:» для распоряжений добавляются в текст документа автоматически.
Распорядительная часть традиционно может содержать:
- решения организационного характера (утвердить, создать, преобразовать, ликвидировать, признать утратившим силу);
- конкретные поручения.
Для решений организационного характера исполнитель не выбирается (см. пункт 1 в карточке приказа на Рисунке 1).
Если создаются конкретные поручения, текст строится по строгому алгоритму: кому? что сделать? в какой срок? (см. пункт 2 приказа там же).
Выбор исполнителя: вместо ручного ввода фамилии и должности используется справочник работников. При выборе работника его актуальная должность подтягивается в документ автоматически. Это исключает ошибки в наименовании подразделений или должностей. Система...
