Регистрация и формирование дел с ЛНА: развитие технологии

Покажем вам давно сформировавшийся подход к утверждению, регистрации и формированию в дела локальных нормативных актов организации. А потом объясним, как он постепенно оптимизируется в рамках концепции управления документами (снабдив примерами оформления заголовочной части ЛНА по общим правилам, а также с учетом требования идентифицировать каждый документ).

Казалось бы простые вопросы регистрации и идентификации локальных нормативных актов (ЛНА) организации в последнее время становятся все актуальнее. Считается, что регистрация - это прежде всего учет документов в пределах документопотоков для обеспечения последующего поиска и контроля. Если локальный нормативный акт утверждается и вводится в действие приказом, то он оформляется как приложение к нему. Но фактически он применяется, исполняется и контролируется как самостоятельный документ: при необходимости на него оформляются ссылки, он служит основанием для издания других документов.

Развитие функциональности информационных систем до уровня систем управления документами, создаваемыми в статусе электронных оригиналов требует не только учета, но и идентификации (т.е. распознавания и установления соответствия между двумя самостоятельными (хоть и связанными) информационными объектами):

  • приказом и
  • локальным нормативным актом (ЛНА).

Поэтому каждый из них должен обладать признаками и параметрами, которые поддерживаются справочниками и классификаторами информационной системы, обеспечивают создание или включение документа и информации о нем в систему.

Рассмотрим опыт лучших практик, при котором ЛНА регистрируются самостоятельно и идентифицируются по классификатору видов и разновидностей документов организации, а если ЛНА составляются и оформляются по типовым формам или с использованием электронных бланков, то и с учетом идентификаторов / кодов по классификатору типовых унифицированных форм документов.

Общий подход

В систему ЛНА организации включаются прежде всего документы, которые являются правовыми актами и относятся к подсистеме организационных документов системы организационно-распорядительной документации. Это следующие виды документов:

  • положения,
  • правила,
  • инструкции,
  • структура и штатная численность,
  • штатное расписание,
  • а также относительно недавно возникшие документы новых видов - стратегия, политика, регламент, концепция.

Эти виды документов имеют разновидности, в которых отражается конкретная цель их издания, например:

  • служба делопроизводства методически руководит применением инструкции по делопроизводству, и её сотрудники работают на основании должностных инструкций;
  • организациям рекомендуется иметь правила формирования личных дел, а в обязательном порядке они должны иметь правила внутреннего трудового распорядка;
  • регламент издания распорядительных документов необходим как часть системы принятия решений организации, а государственные гражданские служащие работают на основании своих служебных должностных регламентов;
  • штатное расписание организации составляется на базе штатных расписаний структурных подразделений;
  • учетная политика и политика в области обработки и защиты персональных данных являются обязательными для любой организации.

В систему ЛНА организации включаются документы, относящиеся и к другим системам документации, - стандарты предприятия (СтП), нормы и нормативы, технические условия, технологические и рабочие инструкции и т.п. ЛНА утверждаются и вводятся в действие распорядительными документами (приказами единоличного исполнительного органа или решениями / постановлениями коллегиальных органов управления организацией) и, как правило, оформляются в качестве приложений к этим распорядительным документам.

Правила оформления реквизитов документов, которые установлены действующим ГОСТ Р 6.30-2003 и сменящим его 1 июля 2018 г. ГОСТ Р 7.0.97-2016, предусматривают оформление основного распорядительного документа и ЛНА-приложения к нему как отдельных информационных объектов.

Если документ изготавливается на 2-х и более страницах, то:

  • его страницы нумеруются, начиная со 2-й;
  • номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа;
  • листы каждого приложения к документу нумеруются самостоятельно.

Связь между «основным» распорядительным документом и ЛНА-приложением оформляется с помощью отметки о приложении. При этом регистрация (оформление самостоятельного индекса ЛНА) не предусматривается.

На первом листе...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 300 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Трансформация согласования распорядительных документов в макрорегиональном филиале телекоммуникационной компании

Показана трансформация алгоритма согласования проектов распорядительных документов в крупной компании на протяжении 15 лет: что вводили, от чего и почему отказывались, к чему пришли. Предлагаем вам этот богатый ассортимент решений с оценкой их последствий: что может делать нормоконтроль и его место в процедуре согласования и подписания проектов документов; что можно запараллелить; как оформить матрицу согласования проектов документов (кого в нее включить и кого вывести в особую логику внутреннего согласования); какие сроки согласования установить в зависимости от объема документа; какие варианты положительной визы можно заложить в СЭД; как уменьшить число кругов согласования и создать схему разрешения разногласий, заставив согласующих лиц быстрее приходить к консенсусу, чтобы избавить от лишних хлопот службу ДОУ и руководителя, подписывающего проект документа.

Анализ нормативной базы по делопроизводству в организации – работа над ошибками

Какие локальные нормативные акты организации обычно регламентируют работу с бумажными и электронными оригиналами и копиями документов, в т.ч. в СЭД. Как их анализировать – даем перечень распространенных ошибок, который поможет и вам вычистить их в регламентирующих документах своей организации. Зачем и как конструировать матрицу ответственности и пользовательские инструкции (в дополнение к руководству пользователя СЭД).

Новые Методические рекомендации по разработке Инструкции по делопроизводству в государственных органах и местного самоуправления

О новом методическом документе вам рассказывает один из его разработчиков: для кого он обязателен, зачем разработан, когда вступил в силу и вместо какого документа. Обращаем ваше внимание на процедуру согласования Инструкции по делопроизводству; на необходимость отражения в ней распределения ответственности; на приложения, которые содержат конкретные формулировки, которые вы сможете включить непосредственно в текст своей инструкции, там есть и примеры заголовков дел для номенклатуры, перечни утверждаемых документов и заверяемых печатью, типовые сроки исполнения, образцы оформления документов и т.д.

Локальные нормативные акты: как формировать в дела, сколько хранить, как уничтожать

Объясняем, как формировать дела с локальными нормативными актами в службе делопроизводства и других подразделениях в зависимости от того, кто утвердил ЛНА (первый руководитель или иные лица), каким способом это было оформлено, оригинал это или копия (бумажная или электронная) и где документ хранится. Эти возможные варианты мы отразили в примерах номенклатур дел. Еще показали возможные сроки хранения оригиналов и копий ЛНА, по каким перечням их надо искать. Объяснили общую технологию выделения к уничтожению применительно к ЛНА. Поводом для написания данной статьи стали вопросы подписчика.

Классификатор приказов вам поможет

Классификатор приказов – это систематизированный перечень правильно сформулированных заголовков приказов, которые издаются в организации. Для каждого приказа здесь закрепляется индекс, кто его подписывает, регистрирует и сколько его следует хранить. Мы опубликовали пример такого классификатора. Он существенно сократит количество допускаемых ошибок; на его основе можно создать справочник в СЭД, из которого работники смогут просто выбирать нужный заголовок; кроме того, упорядочение работы позволит избежать ошибок при дальнейшей экспертизе ценности документов.

Анализ нового Перечня документов со сроками хранения и сравнение с Перечнем 2010 г.

Состав статей в новом Перечне существенно сократился. Объясняем, как действовать, если в Перечне 2010 г. была статья, по которой вы определяли срок хранения дела в своей номенклатуре дел, а в новом Перечне аналогичной статьи не оказалось. Отмечаем, что еще изменилось в новом Перечне 2019 г. по сравнению с предыдущим Перечнем 2010 г. Анализируем изменения состава категорий документов и сроков хранения. Рассказываем вам о наиболее значимых документах, которые актуальны для любой организации: по кадровому обеспечению (в т.ч. в связи с вводом «электронной трудовой книжки»), по документационному обеспечению управления и по договорной работе. В ряде случаев даем рекомендации по формулированию статей в номенклатуре дел.

Как лучше актуализировать номенклатуру дел на 2020 год в связи с вступлением в силу нового Перечня

Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили. Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили.

Личные карточки и личные дела: систематизация, оперативное хранение и передача в архив

По каким правилам хранить личные карточки и личные дела: где, как и сколько? Как вести Журнал регистрации личных дел, как заполнять их обложки? Что нужно сделать после увольнения сотрудника с его личной карточкой и личным делом? Когда их передавать в архив? Каковы плюсы и минусы сшива карточек и дел разных людей в общие наряды (дела) по году увольнения, как при этом систематизировать документы внутри? Как в описи дел по личному составу на передачу документов из отдела кадров в архив формулировать заголовки дел и томов (что в них включать в зависимости от выбранного способа систематизации)? Каковы особенности написания дат в описи дел? Что делать, если ранее уволенный человек вернулся работать в вашу организацию?