Top.Mail.Ru

Регистрация и формирование дел с ЛНА: развитие технологии

Покажем вам давно сформировавшийся подход к утверждению, регистрации и формированию в дела локальных нормативных актов организации. А потом объясним, как он постепенно оптимизируется в рамках концепции управления документами (снабдив примерами оформления заголовочной части ЛНА по общим правилам, а также с учетом требования идентифицировать каждый документ).

Казалось бы простые вопросы регистрации и идентификации локальных нормативных актов (ЛНА) организации в последнее время становятся все актуальнее. Считается, что регистрация - это прежде всего учет документов в пределах документопотоков для обеспечения последующего поиска и контроля. Если локальный нормативный акт утверждается и вводится в действие приказом, то он оформляется как приложение к нему. Но фактически он применяется, исполняется и контролируется как самостоятельный документ: при необходимости на него оформляются ссылки, он служит основанием для издания других документов.

Развитие функциональности информационных систем до уровня систем управления документами, создаваемыми в статусе электронных оригиналов требует не только учета, но и идентификации (т.е. распознавания и установления соответствия между двумя самостоятельными (хоть и связанными) информационными объектами):

  • приказом и
  • локальным нормативным актом (ЛНА).

Поэтому каждый из них должен обладать признаками и параметрами, которые поддерживаются справочниками и классификаторами информационной системы, обеспечивают создание или включение документа и информации о нем в систему.

Рассмотрим опыт лучших практик, при котором ЛНА регистрируются самостоятельно и идентифицируются по классификатору видов и разновидностей документов организации, а если ЛНА составляются и оформляются по типовым формам или с использованием электронных бланков, то и с учетом идентификаторов / кодов по классификатору типовых унифицированных форм документов.

Общий подход

В систему ЛНА организации включаются прежде всего документы, которые являются правовыми актами и относятся к подсистеме организационных документов системы организационно-распорядительной документации. Это следующие виды документов:

  • положения,
  • правила,
  • инструкции,
  • структура и штатная численность,
  • штатное расписание,
  • а также относительно недавно возникшие документы новых видов - стратегия, политика, регламент, концепция.

Эти виды документов имеют разновидности, в которых отражается конкретная цель их издания, например:

  • служба делопроизводства методически руководит применением инструкции по делопроизводству, и её сотрудники работают на основании должностных инструкций;
  • организациям рекомендуется иметь правила формирования личных дел, а в обязательном порядке они должны иметь правила внутреннего трудового распорядка;
  • регламент издания распорядительных документов необходим как часть системы принятия решений организации, а государственные гражданские служащие работают на основании своих служебных должностных регламентов;
  • штатное расписание организации составляется на базе штатных расписаний структурных подразделений;
  • учетная политика и политика в области обработки и защиты персональных данных являются обязательными для любой организации.

В систему ЛНА организации включаются документы, относящиеся и к другим системам документации, - стандарты предприятия (СтП), нормы и нормативы, технические условия, технологические и рабочие инструкции и т.п. ЛНА утверждаются и вводятся в действие распорядительными документами (приказами единоличного исполнительного органа или решениями / постановлениями коллегиальных органов управления организацией) и, как правило, оформляются в качестве приложений к этим распорядительным документам.

Правила оформления реквизитов документов, которые установлены действующим ГОСТ Р 6.30-2003 и сменящим его 1 июля 2018 г. ГОСТ Р 7.0.97-2016, предусматривают оформление основного распорядительного документа и ЛНА-приложения к нему как отдельных информационных объектов.

Если...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Внимание!
МАХ скидка - только в августе. Ловите ее!

Рекомендовано для вас

Сроки хранения госконтрактов и договоров, связанных с закупками

Давайте разберемся со сроками хранения государственных и муниципальных контрактов, а также договоров, заключенных по результатам закупок организациями с госучастием и их дочерними компаниями (это касается тех, кто работает по правилам, установленным федеральными законами № 44-ФЗ и № 223-ФЗ). На кого распространяются эти правила? Почему нельзя руководствоваться только статьями 224 и 225 действующего Перечня управленческих документов, где предусмотрен срок хранения 5 лет ЭПК? Какие более длительные сроки хранения установлены в профильном законе и постановлении Правительства РФ? Как срок хранения зависит от носителя договора (бумажного или электронного)? Как в номенклатуре дел отразить дела с договорами и допсоглашениями, заключенными на бумаге и осевшими в вашей организации, а также заключенными в электронном виде и хранящимися на электронной торговой площадке?

Формирование в дела документов по заработной плате

Как правильно сортировать по делам и формировать все образующиеся документы по заработной плате? Какие это документы, и где они должны оседать? Поводом для статьи стал вопрос подписчика.

Работа с номенклатурами дел прошлых лет

Можно ли вносить изменения в номенклатуры дел прошлых лет? Кому-то может показаться, что это необходимо сделать при изменении сроков хранения ранее заведенных дел или при корректировке индексов подразделений. Но в подобных случаях задача решается иначе. Как действовать, показываем на примерах из вопросов читателя (с образцами оформления документов).

Внутриорганизационная переписка

Методика выявления рабочих процессов и используемых в них документов представлена на основании ГОСТ Р 55681-2013/ISO/TR 26122:2008. Называем виды документов, используемых для внутренней переписки, и объясняем их различия. Приводим перечень разновидностей документов для разных процессов, которые есть практически в любой организации. Шаблоны 5 из них показываем целиком (служебной записки о командировании, заявки на курьерскую доставку корреспонденции, заявки и служебных записок для закупочной деятельности).

Сколько дней отводится для ответа на обращение?

Вы поймете, на какие обращения можно ответить в течение 30 дней, и обнаружите, что на большинство обращений физических и юридических лиц коммерческая организация должна отвечать в течение 7 календарных дней (приводим ссылки на законы и судебную практику). Еще объясняем, когда действуют другие варианты сроков: 3 дня, 5 дней, 10 дней, 45 дней и др. Даем примеры расчета даты ответа на календаре – ​для сроков по Закону об обращениях граждан и исчисляемых по Гражданскому кодексу РФ (их методики различаются).

Как определить сроки исполнения?

После того как определены документы, которые вы хотите контролировать в своей организации, необходимо понять, в какие сроки они должны быть исполнены. Казалось бы, что может быть проще? Посмотри на резолюцию руководителя и выполняй его указания, требуй исполнения документа в указанный срок. Но и здесь могут возникнуть проблемы, т.к. сроки исполнения документов могут трактоваться по-разному. Например, с какого момента начинать исчислять срок (со дня выдачи поручения или на следующий за ним день)? Его нужно считать в календарных или рабочих днях? Как быть с документами, срок исполнения которых приходится на выходные? А если срок вообще не указан? Чтобы разобраться с подводными камнями «сроков исполнения», постараемся проанализировать наиболее распространенные проблемы и дать практические рекомендации читателям, как же их избежать.

Личные карточки и личные дела: систематизация, оперативное хранение и передача в архив

По каким правилам хранить личные карточки и личные дела: где, как и сколько? Как вести Журнал регистрации личных дел, как заполнять их обложки? Что нужно сделать после увольнения сотрудника с его личной карточкой и личным делом? Когда их передавать в архив? Каковы плюсы и минусы сшива карточек и дел разных людей в общие наряды (дела) по году увольнения, как при этом систематизировать документы внутри? Как в описи дел по личному составу на передачу документов из отдела кадров в архив формулировать заголовки дел и томов (что в них включать в зависимости от выбранного способа систематизации)? Каковы особенности написания дат в описи дел? Что делать, если ранее уволенный человек вернулся работать в вашу организацию?

Порядок разработки номенклатуры дел

В конце года необходимо составить (или актуализировать имеющуюся) номенклатуру дел на следующий год. Если в вашей организации ее еще нет, то эта статья поможет исправить данную ошибку. Ведь без номенклатуры дел невозможно систематизировать имеющиеся документы и наладить соблюдение сроков их хранения. Мы объяснили, какие документы необходимо включить в номенклатуру дел, как сформировать заголовки дел (которые потом будут переноситься на их обложки), как их проиндексировать, как установить сроки хранения, какую структуру номенклатуры выбрать, чем отличается номенклатура дел организации от номенклатуры структурного подразделения, как оформить, подписать, согласовать и утвердить документ, что заполняется перед началом делопроизводственного года и что — по его окончании.