Объясняем, как формировать дела с локальными нормативными актами в службе делопроизводства и других подразделениях в зависимости от того, кто утвердил ЛНА (первый руководитель или иные лица), каким способом это было оформлено, оригинал это или копия (бумажная или электронная) и где документ хранится. Эти возможные варианты мы отразили в примерах номенклатур дел.
Еще показали возможные сроки хранения оригиналов и копий ЛНА, по каким перечням их надо искать. Объяснили общую технологию выделения к уничтожению применительно к ЛНА. Поводом для написания данной статьи стали вопросы подписчика.
Вопрос в тему
Как формировать дела с локальными нормативными актами 1 в службе ДОУ 2 и других подразделениях? Какие возможны подходы: где хранить оригиналы и копии? Покажите, пожалуйста, на примере фрагмента номенклатуры дел.
Каковы сроки хранения у таких дел? Как выделять такие документы к уничтожению?
Управление документами в настоящее время рассматривается как новая, актуальная и специальная управленческая функция, направленная на регулирование процессов создания, получения, сохранения, использования, передачи на хранение и уничтожения документов. Это функция по единому процессу и по единой технологии, которую до сих пор называют делопроизводством. Поэтому, решая вопросы формирования дел в соответствии с номенклатурой дел и сроками хранения, необходимо начинать с управленческих аспектов.
Конкретное решение будет зависеть от масштаба деятельности организации, от делегирования полномочий на издание ЛНА, от метода их утверждения, который предпочитают руководители (приказом или грифом утверждения), от видов и разновидностей ЛНА, от решения службы ДОУ, какую номенклатуру дел она разрабатывает (структурного типа или функционального), от того, где и в какой форме (бумажной или электронной) ЛНА будут храниться и т.п.
В издании ЛНА возникает много «но» и «если», поэтому рассмотрим распространенные ситуации.
Виды ЛНА
Начинаем с видов документов. В соответствии с действующим законодательством и в рамках оперативного самоуправления организация издает локальные нормативные акты (ЛНА), т.е. «внутренние» акты, в которых устанавливаются нормы и правила, обязательные для исполнения в данной организации.
Традиционно в качестве ЛНА рассматриваются организационные документы, входящие в систему организационно-распорядительной документации, – это положения, инструкции, регламенты, правила, перечни, классификаторы и другие виды документов (о чем говорит, например, п. 3.1 Примерной инструкции по делопроизводству в госорганизациях 3). Они актуальны примерно в течение 5 лет (это обычный управленческий цикл изменений в деятельности организации) и подлежат в основном постоянному хранению (по крайней мере, до ликвидации организации).
Но к ЛНА относятся и научно-технические документы, которые регламентируют производственные и технологические процессы в деятельности организации. Это могут быть, например, стандарты (СтП), технологические инструкции, регламенты, карты, требования и нормативы, ведомости...
