Top.Mail.Ru

Примерная номенклатура дел и Инструкция по ее применению: опыт разработки на предприятии

Описан опыт крупного производственного предприятия по разработке примерной номенклатуры дел и сопутствующего ей методического документа, чтобы помочь своим структурным подразделениям более самостоятельно составлять свои номенклатуры дел на каждый следующий год. Вы узнаете, на какие вопросы при этом пришлось искать ответы и какие были найдены решения: в систематизации дел, подсчете их заведенного количества, определении сроков хранения, правил формирования дел и др. Опубликован образец приказа, который теперь запускает процесс разработки номенклатур дел подразделениями.

Считается, что примерную номенклатуру дел разрабатывают ведомства либо холдинги для своих «подведомственных» организаций. У нас несколько иная ситуация – нам надо было научить свои структурные подразделения, в т.ч. территориально удаленные и весьма крупные, составлять их номенклатуры дел. Было решено проделать большую часть работы за них – разработать примерную номенклатуру. А чтобы не объяснять одно и то же каждому из подразделений, решили создать и методический документ, назвав его «Инструкция по применению примерной номенклатуры дел».

Таким образом, методику работы с номенклатурой дел мы не стали включать в Инструкцию по делопроизводству организации, а сделали на этот счет отдельный ЛНА 1 и Примерную номенклатуру дел. Мы решили поступить по аналогии с федеральными органами государственной власти, воспользовавшись подходом, описанным в недавно вышедших методических рекомендациях Росархива 2.

Методика работы, которую мы заложили в Инструкцию по применению примерной номенклатуры дел, в принципе, повторяет правила составления номенклатуры дел, приведенные в Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях, утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44 (далее – Примерная инструкция), но тем не менее наш ЛНА отражает специфику документального фонда нашей организации.

Названия разделов номенклатуры

Мы решили выстраивать номенклатуру дел по структурной схеме, т.е. названиями ее разделов и подразделов сделали названия структурных подразделений, расположив их в соответствии с утвержденной структурой организации:

Индексы и заголовки дел

У нас возникли вопросы, касающиеся присвоения единых индексов для дел, формируемых в бумажном и электронном виде, а также для однотипных дел в разных подразделениях:

1) Как сохранить в номенклатуре дел одинаковые индексы для однородных дел, включенных в разные разделы, например, для дел с заголовком «Переписка», если количество таких дел, во-первых, может значительно различаться в подразделениях, и, во-вторых, в системе электронного документооборота (далее – СЭД) все-таки удобнее формировать дела по документопотокам, т.е. делить на «входящие» и «исходящие», а не группировать их в одно дело, содержащее вопрос-ответ, с заголовком «Переписка» и указанием адресата и / или тематики?

2) Как сохранить индекс для переходящих дел, не нарушив порядок присвоения индексов дел в СЭД?

Мы для себя приняли решение, что для большинства подразделений:

  • будем начинать заголовок дела словом «Переписка» (как это часто делается в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558; далее – Перечень 2010 г.);
  • но выделять тематику и / или адресатов переписки в примерной номенклатуре у всех подразделений не стали. Как показала практика, во-первых, исполнителям сложно сразу определиться, по каким вопросам они будут вести переписку в будущем году, во-вторых, эти заголовки часто меняются. Поэтому в примерной номенклатуре дел мы показываем общий для всех заголовок «Переписка », а далее либо исполнители делят переписку на отдельные тома и уточняют заголовок, либо используют возможности СЭД и раскладывают документы по электронным папкам, которые также можно называть по усмотрению самого исполнителя;
  • в обязательном порядке мы отделяем только переписку, имеющую гриф ограничения доступа (у нас – «Конфиденциально»), от открытой переписки (Пример 2).

Свои наболевшие вопросы мы знаем, например, к какой переписке часто проявляют интерес...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Внимание! Стартовала скидка
на 1-е полугодие 2023 г.

Успейте воспользоваться!

Рекомендовано для вас

В какое дело подшивать письмо-оферту или акцепт?

Если договор заключен путем обмена письмами (оферта и акцепт), то в какое дело их подшивать: в дело с договорами или в дело с перепиской? Как подшивать эти документы, наверное вместе – копию своего исходящего письма и оригинал полученного?

Проблемы формирования номенклатуры дел в СЭД: замечания практика

Бумажные технологии делопроизводства не всегда гладко ложатся в прокрустово ложе информационных систем. Многие СЭД содержат в качестве справочника номенклатуру дел, но в ущербном виде. Автор делится своими наблюдениями – где в СЭД обычно допускаются упрощения и как это можно выправить.

Номенклатура дел и СЭД в руках службы делопроизводства

Это теоретическая статья. С точки зрения методологии управления документами и на основе нормативной базы автор рассуждает о роли службы делопроизводства в процессах разработки номенклатуры дел и СЭД ,о взаимных настройках классификаторов, о номенклатуре дел как системном классификаторе.

Архив входит в общий отдел. Как составить Положение о нем?

По структуре нашей организации (АО) архив входит в состав общего отдела. Необходимо ли издание отдельного Положения об архиве, если функции прописаны в Положении об общем отделе?

Порядок разработки номенклатуры дел

В конце года необходимо составить (или актуализировать имеющуюся) номенклатуру дел на следующий год. Если в вашей организации ее еще нет, то эта статья поможет исправить данную ошибку. Ведь без номенклатуры дел невозможно систематизировать имеющиеся документы и наладить соблюдение сроков их хранения. Мы объяснили, какие документы необходимо включить в номенклатуру дел, как сформировать заголовки дел (которые потом будут переноситься на их обложки), как их проиндексировать, как установить сроки хранения, какую структуру номенклатуры выбрать, чем отличается номенклатура дел организации от номенклатуры структурного подразделения, как оформить, подписать, согласовать и утвердить документ, что заполняется перед началом делопроизводственного года и что — по его окончании.

Сроки хранения договоров: теория и интересная практика (часть 1)

Где можно найти сроки хранения договоров. Какая специфика есть у акционерных обществ. Сроки хранения договоров, соглашений, контрактов, разбросанные по всему Перечню управленческих документов 2020 г., мы собрали в таблицу. Прокомментировали, как изменились сроки в действующем Перечне по сравнению с предыдущим 2010 г. Как определить срок хранения, если нужного вам договора в действующих Перечнях не нашлось. Примеры определения сроков хранения у договоров «двойного назначения». Когда договор считается законченным делопроизводством, чтобы со следующего года можно было начать исчислять его срок хранения. Эти аспекты мы рассмотрели в 1-й части очень подробной статьи, которую публикуем в этом номере журнала.

Как лучше актуализировать номенклатуру дел на 2020 год в связи с вступлением в силу нового Перечня

Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили. Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили.

К документам какого года применять новый Перечень со сроками хранения

18.02.2020 вступил в силу новый Перечень документов со сроками хранения. Что нужно сделать с номенклатурой дел на 2020 год до конца текущего года? По какому Перечню (новому или старому) определять сроки хранения документов, созданных до вступления в силу нового Перечня, но включаемых в опись на передачу в архив либо в акт о выделении к уничтожению сейчас – после 18.02.2020? Ответы на эти вопросы даны со ссылками на нормативные документы