Примерная номенклатура дел и Инструкция по ее применению: опыт разработки на предприятии

Описан опыт крупного производственного предприятия по разработке примерной номенклатуры дел и сопутствующего ей методического документа, чтобы помочь своим структурным подразделениям более самостоятельно составлять свои номенклатуры дел на каждый следующий год. Вы узнаете, на какие вопросы при этом пришлось искать ответы и какие были найдены решения: в систематизации дел, подсчете их заведенного количества, определении сроков хранения, правил формирования дел и др. Опубликован образец приказа, который теперь запускает процесс разработки номенклатур дел подразделениями.

Считается, что примерную номенклатуру дел разрабатывают ведомства либо холдинги для своих «подведомственных» организаций. У нас несколько иная ситуация – нам надо было научить свои структурные подразделения, в т.ч. территориально удаленные и весьма крупные, составлять их номенклатуры дел. Было решено проделать большую часть работы за них – разработать примерную номенклатуру. А чтобы не объяснять одно и то же каждому из подразделений, решили создать и методический документ, назвав его «Инструкция по применению примерной номенклатуры дел».

Таким образом, методику работы с номенклатурой дел мы не стали включать в Инструкцию по делопроизводству организации, а сделали на этот счет отдельный ЛНА 1 и Примерную номенклатуру дел. Мы решили поступить по аналогии с федеральными органами государственной власти, воспользовавшись подходом, описанным в недавно вышедших методических рекомендациях Росархива 2.

Методика работы, которую мы заложили в Инструкцию по применению примерной номенклатуры дел, в принципе, повторяет правила составления номенклатуры дел, приведенные в Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях, утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44 (далее – Примерная инструкция), но тем не менее наш ЛНА отражает специфику документального фонда нашей организации.

Названия разделов номенклатуры

Мы решили выстраивать номенклатуру дел по структурной схеме, т.е. названиями ее разделов и подразделов сделали названия структурных подразделений, расположив их в соответствии с утвержденной структурой организации:

Пример 1. Фрагмент содержания к примерной номенклатуре дел

Индексы и заголовки дел

У нас возникли вопросы, касающиеся присвоения единых индексов для дел, формируемых в бумажном и электронном виде, а также для однотипных дел в разных подразделениях:

1) Как сохранить в номенклатуре дел одинаковые индексы для однородных дел, включенных в разные разделы, например, для дел с заголовком «Переписка», если количество таких дел, во-первых, может значительно различаться в подразделениях, и, во-вторых, в системе электронного документооборота (далее – СЭД) все-таки удобнее формировать дела по документопотокам, т.е. делить на «входящие» и «исходящие», а не группировать их в одно дело, содержащее вопрос-ответ, с заголовком «Переписка» и указанием адресата и / или тематики?

2) Как сохранить индекс для переходящих дел, не нарушив порядок присвоения индексов дел в СЭД?

Мы для себя приняли решение, что для большинства подразделений:

  • будем начинать заголовок дела словом «Переписка» (как это часто делается в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558; далее – Перечень 2010 г.);
  • но выделять тематику и / или адресатов переписки в примерной номенклатуре у всех подразделений не стали. Как показала практика, во-первых, исполнителям сложно сразу определиться, по каким вопросам они будут вести переписку в будущем году, во-вторых, эти заголовки часто меняются. Поэтому в примерной номенклатуре дел мы показываем общий для всех заголовок «Переписка », а далее либо исполнители делят переписку на отдельные тома и уточняют заголовок, либо используют возможности СЭД и раскладывают документы по электронным папкам, которые также можно называть по усмотрению самого исполнителя;
  • в обязательном порядке мы отделяем только переписку, имеющую гриф ограничения доступа (у нас – «Конфиденциально»), от открытой переписки (Пример 2).

Свои наболевшие вопросы мы знаем, например, к какой переписке часто проявляют интерес правоохранительные органы, ее вообще храним постоянно.

Конечно, у нас есть дела и с классическими заголовками, где после слова «Переписка» идет уточнение, по какому вопросу она велась, с указанием ее срока хранения и ссылкой на статью Перечня 2010 г. Такие дела мы описали в примерной номенклатуре дел на основе опыта предыдущих лет.

Но в дополнение к этому у нас есть и такой «общий» заголовок, как «Переписка » со сроком хранения 5 лет ЭПК, что позволяет нам по истечении...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 300 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Документы к протоколам: правильное оформление и формирование в дела

Показываем, как формировать дела с протоколами, их приложениями (утвержденными коллегиальным органом документами) и др. документами к протоколам, которые детализируют ход обсуждения и аргументируют принятые решения (списками присутствующих, докладами, презентациями, справками, отчетами и т.п., а также черновиком протокола в бумажном виде или в форме аудиозаписи). Показываем, как делать взаимные ссылки между этими документами, чтобы увязать их с протоколом, оформить все необходимые идентификационные реквизиты и подписи для придания юридической силы. Объясняем, что, где и сколько надо хранить. Показываем примеры отражения соответствующих дел в номенклатуре дел и в описи на передачу в архив.

Методика выявления электронных документов

При переработке номенклатуры дел можно не только обновить ссылки на статьи Перечня и скорректировать сроки хранения, но и попробовать собрать с подразделений детальную информацию о составе хранимых документов и их формате, месте расположения. Эту информацию можно будет использовать для оптимизации работы – перевода некоторых документов в электронный вид и подготовки техзадания на автоматизацию их передачи из разных систем в электронный архив. Расскажем о современных тенденциях формирования дел с электронными и бумажными документами.

Внесение изменений в нормативные акты организации

Объясняем, какими документами можно внести изменения в ранее изданные локальные нормативные акты организации. Показываем формулировки приказа для корректировки, добавления, изъятия отдельных слов, чисел, предложений либо целых пунктов, разделов, приложений. Как признать старый нормативный акт полностью утратившим силу при утверждении его нового варианта, как их потом различать (идентифицировать).

Когда передавать в архив договоры с постоянным сроком хранения

Как принять в архив договоры постоянного срока хранения? По какому принципу они должны быть сформированы в дела – по дате «закрытия» договора или по дате создания документа? Хочу отметить, что в подразделении договоры формируются в дела по дате создания документа и к основному договору подшиваются все дополнительные соглашения к нему. Номенклатурой дел за какой год надо руководствоваться при передаче таких дел в архив?

Как лучше актуализировать номенклатуру дел на 2020 год в связи с вступлением в силу нового Перечня

Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили. Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили.

К документам какого года применять новый Перечень со сроками хранения

18.02.2020 вступил в силу новый Перечень документов со сроками хранения. Что нужно сделать с номенклатурой дел на 2020 год до конца текущего года? По какому Перечню (новому или старому) определять сроки хранения документов, созданных до вступления в силу нового Перечня, но включаемых в опись на передачу в архив либо в акт о выделении к уничтожению сейчас – после 18.02.2020? Ответы на эти вопросы даны со ссылками на нормативные документы

Анализ нового Перечня документов со сроками хранения и сравнение с Перечнем 2010 г.

Состав статей в новом Перечне существенно сократился. Объясняем, как действовать, если в Перечне 2010 г. была статья, по которой вы определяли срок хранения дела в своей номенклатуре дел, а в новом Перечне аналогичной статьи не оказалось. Отмечаем, что еще изменилось в новом Перечне 2019 г. по сравнению с предыдущим Перечнем 2010 г. Анализируем изменения состава категорий документов и сроков хранения. Рассказываем вам о наиболее значимых документах, которые актуальны для любой организации: по кадровому обеспечению (в т.ч. в связи с вводом «электронной трудовой книжки»), по документационному обеспечению управления и по договорной работе. В ряде случаев даем рекомендации по формулированию статей в номенклатуре дел.

Документы к протоколам: правильное оформление и формирование в дела

Показываем, как формировать дела с протоколами, их приложениями (утвержденными коллегиальным органом документами) и др. документами к протоколам, которые детализируют ход обсуждения и аргументируют принятые решения (списками присутствующих, докладами, презентациями, справками, отчетами и т.п., а также черновиком протокола в бумажном виде или в форме аудиозаписи). Показываем, как делать взаимные ссылки между этими документами, чтобы увязать их с протоколом, оформить все необходимые идентификационные реквизиты и подписи для придания юридической силы. Объясняем, что, где и сколько надо хранить. Показываем примеры отражения соответствующих дел в номенклатуре дел и в описи на передачу в архив.