Примерная номенклатура дел и Инструкция по ее применению: опыт разработки на предприятии

Описан опыт крупного производственного предприятия по разработке примерной номенклатуры дел и сопутствующего ей методического документа, чтобы помочь своим структурным подразделениям более самостоятельно составлять свои номенклатуры дел на каждый следующий год. Вы узнаете, на какие вопросы при этом пришлось искать ответы и какие были найдены решения: в систематизации дел, подсчете их заведенного количества, определении сроков хранения, правил формирования дел и др. Опубликован образец приказа, который теперь запускает процесс разработки номенклатур дел подразделениями.

Считается, что примерную номенклатуру дел разрабатывают ведомства либо холдинги для своих «подведомственных» организаций. У нас несколько иная ситуация – нам надо было научить свои структурные подразделения, в т.ч. территориально удаленные и весьма крупные, составлять их номенклатуры дел. Было решено проделать большую часть работы за них – разработать примерную номенклатуру. А чтобы не объяснять одно и то же каждому из подразделений, решили создать и методический документ, назвав его «Инструкция по применению примерной номенклатуры дел».

Таким образом, методику работы с номенклатурой дел мы не стали включать в Инструкцию по делопроизводству организации, а сделали на этот счет отдельный ЛНА 1 и Примерную номенклатуру дел. Мы решили поступить по аналогии с федеральными органами государственной власти, воспользовавшись подходом, описанным в недавно вышедших методических рекомендациях Росархива 2.

Методика работы, которую мы заложили в Инструкцию по применению примерной номенклатуры дел, в принципе, повторяет правила составления номенклатуры дел, приведенные в Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях, утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44 (далее – Примерная инструкция), но тем не менее наш ЛНА отражает специфику документального фонда нашей организации.

Названия разделов номенклатуры

Мы решили выстраивать номенклатуру дел по структурной схеме, т.е. названиями ее разделов и подразделов сделали названия структурных подразделений, расположив их в соответствии с утвержденной структурой организации:

Пример 1. Фрагмент содержания к примерной номенклатуре дел

Индексы и заголовки дел

У нас возникли вопросы, касающиеся присвоения единых индексов для дел, формируемых в бумажном и электронном виде, а также для однотипных дел в разных подразделениях:

1) Как сохранить в номенклатуре дел одинаковые индексы для однородных дел, включенных в разные разделы, например, для дел с заголовком «Переписка», если количество таких дел, во-первых, может значительно различаться в подразделениях, и, во-вторых, в системе электронного документооборота (далее – СЭД) все-таки удобнее формировать дела по документопотокам, т.е. делить на «входящие» и «исходящие», а не группировать их в одно дело, содержащее вопрос-ответ, с заголовком «Переписка» и указанием адресата и / или тематики?

2) Как сохранить индекс для переходящих дел, не нарушив порядок присвоения индексов дел в СЭД?

Мы для себя приняли решение, что для большинства подразделений:

  • будем начинать заголовок дела словом «Переписка» (как это часто делается в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558; далее – Перечень 2010 г.);
  • но выделять тематику и / или адресатов переписки в примерной номенклатуре у всех подразделений не стали. Как показала практика, во-первых, исполнителям сложно сразу определиться, по каким вопросам они будут вести переписку в будущем году, во-вторых, эти заголовки часто меняются. Поэтому в примерной номенклатуре дел мы показываем общий для всех заголовок «Переписка », а далее либо исполнители делят переписку на отдельные тома и уточняют заголовок, либо используют возможности СЭД и раскладывают документы по электронным папкам, которые также можно называть по усмотрению самого исполнителя;
  • в обязательном порядке мы отделяем только переписку, имеющую гриф ограничения доступа (у нас – «Конфиденциально»), от открытой переписки (Пример 2).

Свои наболевшие вопросы мы знаем, например, к какой переписке часто проявляют интерес...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Гибридные дела у госорганов

В новых Правилах делопроизводства для госорганов говорится о формировании гибридных дел, когда создаются и бумажные, и электронные документы. В номенклатуру дел должны включаться соответствующих 2 тома, но заголовок у них должен быть один, и индекс тоже один. Но раньше в номенклатуре дел на грядущий год указывались только дела (без разбивки на тома). Тома одного дела появлялись уже в описях дел по итогам года, ведь в них дела/тома учитываются по порядковым номерам, поэтому один и тот же индекс никого не вводит в заблуждение. Как теперь правильно делать?

Электронный кадровый документооборот: как отразить в номенклатуре дел

Теперь любая организация может перейти на кадровый электронный документооборот (КЭДО) со всеми своими работниками. В связи с этим изменится часть документов по личному составу в документальном фонде. Показываем, как в номенклатуре дел теперь стоит отражать: трудовые договоры, приказы и документы к ним, уведомления работодателя о переходе на КЭДО и согласия работников, документы о технологии работы в КЭДО.

Структура индексов дел в номенклатуре

Наша организация – АО, мы всегда для разработки номенклатуры дел используем штатное расписание, которое после акционирования почти не менялось. Но в 2021 году в штатное расписание внесли уточнения, и теперь к номеру подразделения добавляется через косую черту номер «подподразделения», которое подчиняется «вышестоящему» подразделению. Например, Генеральный директор – 01, корпоративный секретарь – 01/01, протокольный отдел – 01/02, секретариат – 01/03. Можно ли в номенклатуре дел индекс дела оформлять с дополнительными знаками (косая черта) и номерами? Индексы будут неравнозначными.

Как оформить и заменить ссылку на нормативный документ в приказе и ЛНА

Показаны примеры оформления ссылок на нормативные документы в приказах и локальных нормативных актах (ЛНА): что писать и где. Узнаете, чем отличаются внутритекстовые ссылки, подстрочные (сноски) и выносные. И что самое сложное – что делать с приказами и ЛНА, когда документы, на которые мы в них ссылались, устаревают. Поводом для статьи стал вопрос читателя.

Как лучше актуализировать номенклатуру дел на 2020 год в связи с вступлением в силу нового Перечня

Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили. Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили.

Анализ нового Перечня документов со сроками хранения и сравнение с Перечнем 2010 г.

Состав статей в новом Перечне существенно сократился. Объясняем, как действовать, если в Перечне 2010 г. была статья, по которой вы определяли срок хранения дела в своей номенклатуре дел, а в новом Перечне аналогичной статьи не оказалось. Отмечаем, что еще изменилось в новом Перечне 2019 г. по сравнению с предыдущим Перечнем 2010 г. Анализируем изменения состава категорий документов и сроков хранения. Рассказываем вам о наиболее значимых документах, которые актуальны для любой организации: по кадровому обеспечению (в т.ч. в связи с вводом «электронной трудовой книжки»), по документационному обеспечению управления и по договорной работе. В ряде случаев даем рекомендации по формулированию статей в номенклатуре дел.

Порядок разработки номенклатуры дел

В конце года необходимо составить (или актуализировать имеющуюся) номенклатуру дел на следующий год. Если в вашей организации ее еще нет, то эта статья поможет исправить данную ошибку. Ведь без номенклатуры дел невозможно систематизировать имеющиеся документы и наладить соблюдение сроков их хранения. Мы объяснили, какие документы необходимо включить в номенклатуру дел, как сформировать заголовки дел (которые потом будут переноситься на их обложки), как их проиндексировать, как установить сроки хранения, какую структуру номенклатуры выбрать, чем отличается номенклатура дел организации от номенклатуры структурного подразделения, как оформить, подписать, согласовать и утвердить документ, что заполняется перед началом делопроизводственного года и что — по его окончании.

К документам какого года применять новый Перечень со сроками хранения

18.02.2020 вступил в силу новый Перечень документов со сроками хранения. Что нужно сделать с номенклатурой дел на 2020 год до конца текущего года? По какому Перечню (новому или старому) определять сроки хранения документов, созданных до вступления в силу нового Перечня, но включаемых в опись на передачу в архив либо в акт о выделении к уничтожению сейчас – после 18.02.2020? Ответы на эти вопросы даны со ссылками на нормативные документы