Top.Mail.Ru

Номенклатура дел при передаче на аутсорсинг кадров и бухгалтерии

Вопрос
Как при передаче на аутсорсинг кадров и бухгалтерии должна формироваться номенклатура дел? Должны ли в нее включаться те документы, которые ведутся и хранятся в другой организации, с которой заключен договор?
Отвечает

Вы заключили договор с компанией-аутсорсером, которая для вас и за вас выполняет функции налогового, бухгалтерского и кадрового учета. По этим функциям компания составляет и оформляет необходимые документы. Но функции остаются вашими, и документы остаются вашими, они по-прежнему являются частью документального фонда, за который отвечает первый руководитель вашей организации.

Поэтому ваша служба делопроизводства ежегодно утверждает номенклатуру дел и 1 ее экземпляр направляет компании-аутсорсеру. Можно также передавать выписку из утвержденной номенклатуры дел или копии номенклатур дел отдела кадров и бухгалтерии, чтобы не раскрывать весь состав документального фонда организации.

В договорах заказчик услуг и компания-аутсорсер всегда оговаривают условия передачи информации по исполнению договора (включая номенклатуру дел) и условия реализации передаваемых функций. Например, аутсорсер может на основании договора ежегодно разрабатывать для вас, согласовывать и представлять к утверждению проект номенклатуры дел по переданным функциям для включения в номенклатуру дел вашей организации (правда, в этом случае она будет номенклатурой дел функционального типа, что немного затруднит объединение разделов), а также проводить экспертизу ценности документов, составлять описи дел и акты, проводить архивно-техническую обработку дел и выполнять другие делопроизводственные и архивные работы.

В номенклатуре дел организации необходимо будет сделать обязательные отметки в строке с заголовками дел, ведение которых осуществляет компания-аутсорсер. В отметке возможно даже указание наименования должности и фамилии стороннего сотрудника, который ведет документацию вашей организации и формирует соответствующие дела.

Пример 1. Отражение в номенклатуре дел организации нахождения ее дел «на чужой территории»

Порядок взаимодействия с компанией-аутсорсером необходимо всегда оговаривать заранее. Представление в организацию правильно сформированных дел в соответствии с номенклатурой дел и после сдачи отчетности за очередной календарный год может стать одним из условий договора. Самое главное, чтобы все процессы систематизации вашего документального фонда и формирования дел продолжали исполняться.

Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Составляем номенклатуру дел кадровой службы

Зачем нужны номенклатуры дел организации и ее структурных подразделений. Кто разрабатывает и подписывает номенклатуру подразделения. По какой форме ее составлять и как можно оптимизировать. Какие дела стоит завести для формирования в них приказов по личному составу (т.е. нельзя их все собирать в 1 дело). Сколько и где хранить документы-основания к ним (возможны варианты). Как срок «50/75 лет ЭПК» из Перечня 2019 года трансформировать в более конкретный в номенклатуре дел кадровой службы. Сколько хранить копии документов, журналы регистрации приказов, книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Как разбить номенклатуру дел на разделы. Какова последовательность расположения документов кадровой службы. Зачем в конце каждого раздела предусматривать хотя бы одну пустую строку. Приводим пример номенклатуры дел кадровой службы.

Принципиальное увеличение сроков хранения документов

Может ли организация увеличить срок хранения документов с «короткого» (до 10 лет), предписанного Перечнем 2019 г., до постоянного? Как это оформить в номенклатуре дел? Какова специфика у организаций, которые являются источниками комплектования государственных / муниципальных архивов и которые таковыми не являются?

Аудиовизуальные документы в номенклатуре дел

Показываем, как отразить в номенклатуре дел бумажные, электронные приложения к протоколам и аудиовидеозаписи заседаний коллегиальных органов. Сколько и где хранить эти записи. Организации важно определиться, в каком статусе она будет хранить фото-, аудио-, видеозаписи – что она будет переводить в статус аудиовизуальных документов со всеми вытекающими последствиями. Поводом для статьи стал вопрос читателя.

Как внести изменения в номенклатуру дел

В какой экземпляр утвержденной номенклатуры дел в течение года вносятся рабочие корректировки. Какие организации и когда оформляют дополнение к утвержденной номенклатуре дел. Как отразить появление новых дел (не предусмотренных изначально), как уточнить заголовки дел, исправить срок хранения, что вносится в графу «Примечание», как действовать при изменении структуры организации, как отразить количество заведенных томов дел.

Порядок разработки номенклатуры дел

В конце года необходимо составить (или актуализировать имеющуюся) номенклатуру дел на следующий год. Если в вашей организации ее еще нет, то эта статья поможет исправить данную ошибку. Ведь без номенклатуры дел невозможно систематизировать имеющиеся документы и наладить соблюдение сроков их хранения. Мы объяснили, какие документы необходимо включить в номенклатуру дел, как сформировать заголовки дел (которые потом будут переноситься на их обложки), как их проиндексировать, как установить сроки хранения, какую структуру номенклатуры выбрать, чем отличается номенклатура дел организации от номенклатуры структурного подразделения, как оформить, подписать, согласовать и утвердить документ, что заполняется перед началом делопроизводственного года и что — по его окончании.

Как лучше актуализировать номенклатуру дел на 2020 год в связи с вступлением в силу нового Перечня

Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили. Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили.

Конфиденциальные документы в номенклатуре дел

Как отразить документы с ограниченным доступом в номенклатуре дел? Если их очень мало или среднее количество, то их можно по-разному включить в обычную номенклатуру дел. Но когда их становится много, то пора разрабатывать ­отдельную номенклатуру. В статье мы показали все три варианта.

К документам какого года применять новый Перечень со сроками хранения

18.02.2020 вступил в силу новый Перечень документов со сроками хранения. Что нужно сделать с номенклатурой дел на 2020 год до конца текущего года? По какому Перечню (новому или старому) определять сроки хранения документов, созданных до вступления в силу нового Перечня, но включаемых в опись на передачу в архив либо в акт о выделении к уничтожению сейчас – после 18.02.2020? Ответы на эти вопросы даны со ссылками на нормативные документы