Top.Mail.Ru

Номенклатура дел при передаче на аутсорсинг кадров и бухгалтерии

Вопрос
Как при передаче на аутсорсинг кадров и бухгалтерии должна формироваться номенклатура дел? Должны ли в нее включаться те документы, которые ведутся и хранятся в другой организации, с которой заключен договор?
Отвечает

Вы заключили договор с компанией-аутсорсером, которая для вас и за вас выполняет функции налогового, бухгалтерского и кадрового учета. По этим функциям компания составляет и оформляет необходимые документы. Но функции остаются вашими, и документы остаются вашими, они по-прежнему являются частью документального фонда, за который отвечает первый руководитель вашей организации.

Поэтому ваша служба делопроизводства ежегодно утверждает номенклатуру дел и 1 ее экземпляр направляет компании-аутсорсеру. Можно также передавать выписку из утвержденной номенклатуры дел или копии номенклатур дел отдела кадров и бухгалтерии, чтобы не раскрывать весь состав документального фонда организации.

В договорах заказчик услуг и компания-аутсорсер всегда оговаривают условия передачи информации по исполнению договора (включая номенклатуру дел) и условия реализации передаваемых функций. Например, аутсорсер может на основании договора ежегодно разрабатывать для вас, согласовывать и представлять к утверждению проект номенклатуры дел по переданным функциям для включения в номенклатуру дел вашей организации (правда, в этом случае она будет номенклатурой дел функционального типа, что немного затруднит объединение разделов), а также проводить экспертизу ценности документов, составлять описи дел и акты, проводить архивно-техническую обработку дел и выполнять другие делопроизводственные и архивные работы.

В номенклатуре дел организации необходимо будет сделать обязательные отметки в строке с заголовками дел, ведение которых осуществляет компания-аутсорсер. В отметке возможно даже указание наименования должности и фамилии стороннего сотрудника, который ведет документацию вашей организации и формирует соответствующие дела.

Пример 1. Отражение в номенклатуре дел организации нахождения ее дел «на чужой территории»

Порядок взаимодействия с компанией-аутсорсером необходимо всегда оговаривать заранее. Представление в организацию правильно сформированных дел в соответствии с номенклатурой дел и после сдачи отчетности за очередной календарный год может стать одним из условий договора. Самое главное, чтобы все процессы систематизации вашего документального фонда и формирования дел продолжали исполняться.

Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Электронные документы: как учитывать в номенклатуре дел, при передаче в архив и в актах на уничтожение

Какими бывают электронные документы. Как их отразить в номенклатуре дел и потом в ее итоговой записи по завершении года (показываем разные варианты). Как оформить опись электронных дел на их передачу из подразделений в архив организации. Как составить к ней реестры с описанием содержимого каждого передаваемого электронного дела. Почему в архив поступает мало электронных документов и копий. Как оформить передачу электронных копий в качестве фонда пользования в дополнение к бумажным оригиналам. Как составить акт о выделении к уничтожению электронных дел. На какую нормативную базу можно опереться. В чем заключаются «шероховатости» зафиксированной в ней теории. И как их преодолевать на практике.

Номенклатура дел и СЭД в руках службы делопроизводства

Это теоретическая статья. С точки зрения методологии управления документами и на основе нормативной базы автор рассуждает о роли службы делопроизводства в процессах разработки номенклатуры дел и СЭД ,о взаимных настройках классификаторов, о номенклатуре дел как системном классификаторе.

Если пропали дела / тома, указанные в номенклатуре дел

Что делать, когда в номенклатуре дела / тома значатся, а при фактической попытке их передачи в архив обнаружено было не все? Ситуация еще усугубляется тем, что в организации обязанность по составлению описей дел лежит на сотрудниках архива, а не структурного подразделения, передающего свои дела. Благодаря вопросу нашего подписчика, разберем эту достаточно типичную «задачку» на живом примере: в каком порядке действовать, как документировать.

Проблемы формирования номенклатуры дел в СЭД: замечания практика

Бумажные технологии делопроизводства не всегда гладко ложатся в прокрустово ложе информационных систем. Многие СЭД содержат в качестве справочника номенклатуру дел, но в ущербном виде. Автор делится своими наблюдениями – где в СЭД обычно допускаются упрощения и как это можно выправить.

Порядок разработки номенклатуры дел

В конце года необходимо составить (или актуализировать имеющуюся) номенклатуру дел на следующий год. Если в вашей организации ее еще нет, то эта статья поможет исправить данную ошибку. Ведь без номенклатуры дел невозможно систематизировать имеющиеся документы и наладить соблюдение сроков их хранения. Мы объяснили, какие документы необходимо включить в номенклатуру дел, как сформировать заголовки дел (которые потом будут переноситься на их обложки), как их проиндексировать, как установить сроки хранения, какую структуру номенклатуры выбрать, чем отличается номенклатура дел организации от номенклатуры структурного подразделения, как оформить, подписать, согласовать и утвердить документ, что заполняется перед началом делопроизводственного года и что — по его окончании.

К документам какого года применять новый Перечень со сроками хранения

18.02.2020 вступил в силу новый Перечень документов со сроками хранения. Что нужно сделать с номенклатурой дел на 2020 год до конца текущего года? По какому Перечню (новому или старому) определять сроки хранения документов, созданных до вступления в силу нового Перечня, но включаемых в опись на передачу в архив либо в акт о выделении к уничтожению сейчас – после 18.02.2020? Ответы на эти вопросы даны со ссылками на нормативные документы

Как лучше актуализировать номенклатуру дел на 2020 год в связи с вступлением в силу нового Перечня

Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили. Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили.

Анализ нового Перечня документов со сроками хранения и сравнение с Перечнем 2010 г.

Состав статей в новом Перечне существенно сократился. Объясняем, как действовать, если в Перечне 2010 г. была статья, по которой вы определяли срок хранения дела в своей номенклатуре дел, а в новом Перечне аналогичной статьи не оказалось. Отмечаем, что еще изменилось в новом Перечне 2019 г. по сравнению с предыдущим Перечнем 2010 г. Анализируем изменения состава категорий документов и сроков хранения. Рассказываем вам о наиболее значимых документах, которые актуальны для любой организации: по кадровому обеспечению (в т.ч. в связи с вводом «электронной трудовой книжки»), по документационному обеспечению управления и по договорной работе. В ряде случаев даем рекомендации по формулированию статей в номенклатуре дел.