Номенклатура дел при передаче на аутсорсинг кадров и бухгалтерии

Вопрос
Как при передаче на аутсорсинг кадров и бухгалтерии должна формироваться номенклатура дел? Должны ли в нее включаться те документы, которые ведутся и хранятся в другой организации, с которой заключен договор?
Отвечает

Вы заключили договор с компанией-аутсорсером, которая для вас и за вас выполняет функции налогового, бухгалтерского и кадрового учета. По этим функциям компания составляет и оформляет необходимые документы. Но функции остаются вашими, и документы остаются вашими, они по-прежнему являются частью документального фонда, за который отвечает первый руководитель вашей организации.

Поэтому ваша служба делопроизводства ежегодно утверждает номенклатуру дел и 1 ее экземпляр направляет компании-аутсорсеру. Можно также передавать выписку из утвержденной номенклатуры дел или копии номенклатур дел отдела кадров и бухгалтерии, чтобы не раскрывать весь состав документального фонда организации.

В договорах заказчик услуг и компания-аутсорсер всегда оговаривают условия передачи информации по исполнению договора (включая номенклатуру дел) и условия реализации передаваемых функций. Например, аутсорсер может на основании договора ежегодно разрабатывать для вас, согласовывать и представлять к утверждению проект номенклатуры дел по переданным функциям для включения в номенклатуру дел вашей организации (правда, в этом случае она будет номенклатурой дел функционального типа, что немного затруднит объединение разделов), а также проводить экспертизу ценности документов, составлять описи дел и акты, проводить архивно-техническую обработку дел и выполнять другие делопроизводственные и архивные работы.

В номенклатуре дел организации необходимо будет сделать обязательные отметки в строке с заголовками дел, ведение которых осуществляет компания-аутсорсер. В отметке возможно даже указание наименования должности и фамилии стороннего сотрудника, который ведет документацию вашей организации и формирует соответствующие дела.

Пример 1. Отражение в номенклатуре дел организации нахождения ее дел «на чужой территории»

Порядок взаимодействия с компанией-аутсорсером необходимо всегда оговаривать заранее. Представление в организацию правильно сформированных дел в соответствии с номенклатурой дел и после сдачи отчетности за очередной календарный год может стать одним из условий договора. Самое главное, чтобы все процессы систематизации вашего документального фонда и формирования дел продолжали исполняться.

Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Как писать должность и Ф.И.О. в тексте распорядительного документа?

Как правильно оформлять должность в тексте распорядительного документа в отношении Ф.И.О.: – ставить ее перед Ф.И.О. или после (например, в приказе: «объявить благодарность Иванову Ивану Ивановичу, мастеру участка» или «объявить благодарность мастеру участка Иванову Ивану Ивановичу»)? – надо ли склонять должность? – видела, что поручение в приказе могут выдать подразделению, а в скобках указывают его руководителя в именительном падеже. Можно ли в скобках указывать другого специалиста подразделения – не руководителя? Все ли эти варианты допустимы или какой-то из них более правильный?

Где взять форму журнала учета актов о выделении к уничтожению дел и документов

Подскажите, пожалуйста, где взять образец журнала учета актов о выделении к уничтожению дел и документов?

Обязательно ли указывать ОГРН, ИНН на бланках госорганов?

Обязательно ли указывать данные ОГРН, ИНН на бланках? Интересуют бланки госорганов. Где найти подтверждение обязательности либо не обязательности?

Как сослаться на измененный пункт приказа?

В основной приказ внесли изменения. Потом в другом документе надо сослаться на измененный пункт этого приказа. В такой ссылке достаточно указать только номер пункта и реквизиты измененного приказа? Или надо еще оговаривать, что он изменен и чем изменен? Как сформулировать ссылку правильно?

Когда названия документов писать с большой буквы и брать ли в кавычки?

Когда в преамбуле и по тексту договора стоит писать названия видов документов («Договор», «Устав», «Доверенность») с большой буквы? Так многие делают, почему? Когда наименования видов документов стоит оформлять с большой буквы и когда с маленькой, например, «Инструкция по делопроизводству» или «инструкция по делопроизводству», «Положение о…» или «положение о…»? Когда их брать в кавычки, а когда нет? Есть какая-то логика или можно писать как угодно?

Можно ли печатать документ на обеих сторонах листа? С договорами так часто поступают. А как быть с письмами, актами и др.? Как при этом правильно нумеровать страницы? Чем все это регулируется сейчас? Или только правилами делового оборота?

Можно ли печатать документ на обеих сторонах листа? С договорами так часто поступают. А как быть с письмами, актами и др.? Как при этом правильно нумеровать страницы? Чем все это регулируется сейчас? Или только правилами делового оборота?

Подскажите, пожалуйста, как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис, например, Хож-Ахмед Султанович, Халимат Абрек-Зауровна?

В чем разница между регламентом, положением, инструкцией и правилами в части цели и содержания каждого из документов?

На одном из этапов разработки инструкции по делопроизводству у нас в компании возник вопрос: «А в чем разница между регламентом, положением, инструкцией и правилами в части цели и содержания каждого из документов?» Мы перестроили порядок по информационно-справочной документации (раньше все делалось только через служебные записки), но встал вопрос по организационно-правовым документам. Будем признательны за помощь!