Сроки хранения различных приказов
Отличаются ли приказы по основной деятельности и приказы по охране труда? Можно ли их хранить в одной папке с приказами по основной деятельности?
Типовые функциональные требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов утверждены приказом Росархива от 15.06.2020 № 69 и вступили в силу 01.11.20201.
Их начали разрабатывать еще в 2017 году2. Требования предназначены для использования при создании систем электронного документооборота (СЭД) и систем хранения электронных документов (СХЭД) государственных органов, а также для оценки функциональных возможностей уже применяемых систем в целях их развития (п. 1.2 Требований).
Возникает вопрос о том, должны ли органы государственной власти:
Что-то я сомневаюсь, что органы государственной власти озаботятся этими вопросами. В любом случае дополнительных денег на это никто выделять не собирается! Хотя в Правилах делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления явным образом установлено, что СЭД должны соответствовать Требованиям (п. 2.3). Но про СХЭД там ничего не говорится – значит, в отношении них Требования можно не соблюдать? Соблюдать нужно в силу п. 1.2 самих Требований. Но остается вопрос, насколько это реализуемо в текущей ситуации.
Чтобы Требования такого рода принесли пользу, недостаточно, чтобы они сами по себе были осмысленными. Необходимо, чтобы они были реализуемыми в разумные сроки. На разработку нового серьезного функционала обычно требуется порядка 2 лет, и ранее этого срока на рынке просто не будет соответствующих Требованиям решений, даже если компании-разработчики решат сами инвестировать в их разработку. И самое главное – для успешной реализации этой затеи важно, чтобы на закупки новых решений государственным и муниципальным органам были выделены соответствующие средства. А в масштабах России это миллиарды рублей, которые в бюджетах не предусмотрены. Требования же, которые не подкреплены финансированием, пока выглядят как интеллектуальная гимнастика.
См. статью «Вступили в силу новые Типовые функциональные требования к СЭД» в № 12’ 2020, где мы ответили на главные вопросы: для кого обязательны новые Требования? что будет, если эксплуатируемая в организации СЭД им не соответствует? как они помогут внедрить полноценный электронный архив? Еще мы перечислили основные функции, которые Требования предписывают реализовать в СЭД и СХЭД
См. новость «Каких нормативных документов нам ждать от Росархива» в № 10’ 2020
См. статью «Новые Типовые функциональные требования к СЭД и СХЭД – мнение эксперта» в № 1’ 2021
Пока в нормативной базе вообще и в новых Требованиях в частности не решен принципиальный вопрос – как обеспечить юридическую силу электронному документу, подписанному электронной подписью (ЭП), в случае его длительного хранения. Эта проблема имеет несколько аспектов:
На данный момент отсутствуют сколько-нибудь внятные официальные правила и рекомендации по обеспечению долговременной (более 5–7 лет) сохранности электронных документов без ущерба одновременно для их юридической и доказательной силы, а также для пригодности к использованию.
На практике проблема решается по принципу «делаем то, что в наших силах», с использованием комплекса доступных на данный момент технических, правовых, организационных и образовательных мер. Поскольку официальные органы предпочитают проблему не замечать, то, согласно завету О. Бендера, «спасение утопающих – дело рук самих утопающих».
Подскажите, пожалуйста, какими нормативными правовыми актами сейчас следует руководствоваться при решении вопросов хранения электронных документов с имеющимися в них квалифицированными электронными подписями (КЭП)?
За нормативное регулирование вопросов хранения документов у нас отвечает Федеральное архивное агентство (Росархив), и оно разрабатывает и утверждает Правила организации хранения документов. На сегодняшний день действуют:
К сожалению, там и про «просто» электронные документы сказано немногое, а уж про то, как хранить электронные документы, подписанные квалифицированными электронными подписями, вообще не сказано ничего.
Вместе с Правилами 2015 года был подготовлен ряд аналитических и нормативно-методических материалов:
Во всех этих документах вопрос о том, как решать проблему с обеспечением сохранности подписанных квалифицированными подписями электронных документов, вообще не поднимается.
20.10.2020 Минюстом России был зарегистрирован приказ Росархива от 15.06.2020 № 69 «Об утверждении Типовых функциональных требований к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов». В новых Требованиях, которые мы сейчас обсуждаем, сказано, что системы хранения электронных документов в архивах государственных органов должны обеспечить:
С моей точки зрения, в настоящее время требовать от информационных систем только 1 вариант решения проблемы КЭП – ошибка.
Данная проблема требует скорейшего решения, поскольку Россия – мировой лидер по использованию усиленных электронных подписей, в т.ч. и для документов постоянного срока хранения. Как я полагаю, начинать нужно с разработки методических рекомендаций, в которых следует дать организациям хотя бы обзор подходов, позволяющих обеспечить сохранение юридической значимости и доказательной силы электронных документов после того, как истечет срок действия сертификата ключа проверки подписи.
У нас по различным аспектам использования усиленных электронных подписей сложилась достаточно богатая судебная практика – в частности и по вопросам подтверждения верности подписи по истечении срока действия сертификата. С этой целью как суды, так и стороны спора обычно привлекают соответствующие удостоверяющие центры, располагающие необходимой вспомогательной документацией и специализированным программным обеспечением, позволяющим им проверять «исторические» подписи.
Как сохранить юридическую значимость электронных документов при долгосрочном хранении в соответствии с требованиями законодательства?
У данного вопроса могут быть 2 аспекта:
Основная проблема с долговременным хранением документов, подписанных усиленными электронными подписями, заключается в том, что в длительной перспективе мы не сможем одновременно обеспечить сохранность в неизменном виде подлинников и их пригодность для использования. Технологии меняются каждые 5–7 лет, и примерно через 10 лет придется проводить конверсию документов в новые форматы. В результате проведения такой процедуры мы получаем незаверенную (или, в лучшем случае, заверенную проводившей конверсию организацией) копию электронного документа.
Это означает, что на уровне законодательства нужно закрепить:
Соответственно, нужны не только законодательные нормы, но и подзаконная нормативная база, опираясь на которую хранитель сможет на протяжении всего жизненного цикла документа сохранять его пригодность к использованию без ущерба для юридической и доказательной силы.
Проект закона о возможности создания электронных «дубликатов» (которые следовало бы называть копиями) «болтается» в Государственной Думе уже 1,5 года, идет его доработка на уровне ведомств и Правительства. Однако этот законопроект проблему с обеспечением длительной сохранности электронных документов до конца не устраняет. А Росархив самостоятельно предложить решение пока не может. Это означает, что собственники документов должны позаботиться о решении данной проблемы самостоятельно.
Что касается возможности подтверждения верности исторических подписей, то в отечественной и мировой практике пробуется ряд подходов (список не является исчерпывающим):
Иными словами, универсального решения на все случаи жизни еще нет.
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для
этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться
Отличаются ли приказы по основной деятельности и приказы по охране труда? Можно ли их хранить в одной папке с приказами по основной деятельности?
Какие кадровые документы нельзя оформлять в электронном виде? Их перечень в ТК РФ конкретный и краткий. Какие условия важно соблюсти работодателю, чтобы перевести в электронный вид ознакомление с приказом о работе в выходной день, получение на это согласия у работника, полный цикл работы с графиком отпусков? Вопросы читателей стали поводом для этой статьи:
Нужно ли хранить заявления – основания к приказам в деле вместе с приказами? Каким нормативным документом регулируется этот вопрос?
Какие документы в сфере дополнительного профессионального образования нельзя подписывать электронной цифровой подписью? Также прошу подсказать, есть ли ограничения в подписании усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) приказов по основной деятельности и по учебной деятельности (срок хранения – постоянный), служебных записок, учебно-тематических планов, справок об обучении?
В конце года необходимо составить (или актуализировать имеющуюся) номенклатуру дел на следующий год. Если в вашей организации ее еще нет, то эта статья поможет исправить данную ошибку. Ведь без номенклатуры дел невозможно систематизировать имеющиеся документы и наладить соблюдение сроков их хранения. Мы объяснили, какие документы необходимо включить в номенклатуру дел, как сформировать заголовки дел (которые потом будут переноситься на их обложки), как их проиндексировать, как установить сроки хранения, какую структуру номенклатуры выбрать, чем отличается номенклатура дел организации от номенклатуры структурного подразделения, как оформить, подписать, согласовать и утвердить документ, что заполняется перед началом делопроизводственного года и что — по его окончании.
Режим «Рецензирование» существенно облегчает разработку, согласование вордовского документа группой людей – он автоматически фиксирует каждую вставку, удаление, перемещение текста, форматирование и все это пользователи еще могут комментировать! Показываем, как управлять отображением правок (каким способом, какие типы и от каких пользователей показывать, как определить автора изменений, как распечатать исходный или окончательный вариант текста). Как выявить правки, которые коллега пытался вставить незаметно! Можно объединить в одном документе правки от разных людей, присланные ими в разных версиях файла. А еще можно защитить документ от редактирования либо установить пользователям пределы дозволенного. Даже если режимом «Рецензирование» уже пользуетесь, из этой статьи сможете узнать новые «ювелирные» настройки, которые сделают вашу работу еще удобнее.
Где можно найти сроки хранения договоров. Какая специфика есть у акционерных обществ. Сроки хранения договоров, соглашений, контрактов, разбросанные по всему Перечню управленческих документов 2020 г., мы собрали в таблицу. Прокомментировали, как изменились сроки в действующем Перечне по сравнению с предыдущим 2010 г. Как определить срок хранения, если нужного вам договора в действующих Перечнях не нашлось. Примеры определения сроков хранения у договоров «двойного назначения». Когда договор считается законченным делопроизводством, чтобы со следующего года можно было начать исчислять его срок хранения. Эти аспекты мы рассмотрели в 1-й части очень подробной статьи, которую публикуем в этом номере журнала.
Росархив утвердил новые «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов...», которые вступили в силу 17 сентября 2023 г. Разработчики новых Правил объясняют, чем они отличаются от аналогичных Правил 2015 года – что изменилось в регламентировании порядка работы с аудиовизуальными документами, документами ограниченного распространения (в т.ч. по оформлению итогов рассекречивания архивных документов с гостайной), с электронными документами, в учете архивных документов (какие новые формы утверждены и др.), раскрываются особенности работы с гибридными делами.