Проблемы долговременного хранения электронных документов, не решенные в новых Требованиях к СЭД

Что мешает долго хранить электронные документы, подписанные квалифицированными электронными подписями (КЭП)? Какими нормативными правовыми актами (НПА) руководствоваться при организации хранения таких документов? К сожалению, найденные нами НПА ответа на данный вопрос не дают. Но такие документы с КЭП у нас уже есть, и хранить их как-то надо. Пока «спасение утопающих остается делом рук самих утопающих», поэтому мы перечислили подходы к подтверждению верности исторических электронных подписей, встречающиеся в отечественной и мировой практике. Однако без законодательного решения этого вопроса нам не обойтись.

«За чей счет банкет?»

Типовые функциональные требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов утверждены приказом Росархива от 15.06.2020 № 69 и вступили в силу 01.11.20201.

Их начали разрабатывать еще в 2017 году2. Требования предназначены для использования при создании систем электронного документооборота (СЭД) и систем хранения электронных документов (СХЭД) государственных органов, а также для оценки функциональных возможностей уже применяемых систем в целях их развития (п. 1.2 Требований).

Возникает вопрос о том, должны ли органы государственной власти:

  • привести в соответствие этим Требованиям свои существующие СЭД и СХЭД;
  • а при подготовке ТЗ на следующий год – должны ли они включить в эти ТЗ доработку недостающего функционала?

Что-то я сомневаюсь, что органы государственной власти озаботятся этими вопросами. В любом случае дополнительных денег на это никто выделять не собирается! Хотя в Правилах делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления явным образом установлено, что СЭД должны соответствовать Требованиям (п. 2.3). Но про СХЭД там ничего не говорится – значит, в отношении них Требования можно не соблюдать? Соблюдать нужно в силу п. 1.2 самих Требований. Но остается вопрос, насколько это реализуемо в текущей ситуации.

Чтобы Требования такого рода принесли пользу, недостаточно, чтобы они сами по себе были осмысленными. Необходимо, чтобы они были реализуемыми в разумные сроки. На разработку нового серьезного функционала обычно требуется порядка 2 лет, и ранее этого срока на рынке просто не будет соответствующих Требованиям решений, даже если компании-разработчики решат сами инвестировать в их разработку. И самое главное – для успешной реализации этой затеи важно, чтобы на закупки новых решений государственным и муниципальным органам были выделены соответствующие средства. А в масштабах России это миллиарды рублей, которые в бюджетах не предусмотрены. Требования же, которые не подкреплены финансированием, пока выглядят как интеллектуальная гимнастика.

Связанный материал
Вступили в силу новые Типовые функциональные требования к СЭД
№ 12 / 2020

См. статью «Вступили в силу новые Типовые функциональные требования к СЭД» в № 12’ 2020, где мы ответили на главные вопросы: для кого обязательны новые Требования? что будет, если эксплуатируемая в организации СЭД им не соответствует? как они помогут внедрить полноценный электронный архив? Еще мы перечислили основные функции, которые Требования предписывают реализовать в СЭД и СХЭД

Связанный материал
Каких нормативных документов нам ждать от Росархива
01 октября 2020

См. новость «Каких нормативных документов нам ждать от Росархива» в № 10’ 2020

Связанный материал
Новые Типовые функциональные требования к СЭД и СХЭД – мнение эксперта
№ 01 / 2021

См. статью «Новые Типовые функциональные требования к СЭД и СХЭД – мнение эксперта» в № 1’ 2021

Связанный материал
Новые Типовые функциональные требования к СЭД и СХЭД – мнение эксперта
№ 02 / 2021
Связанный материал
Анализ нормативной базы по делопроизводству в организации – работа над ошибками
№ 03 / 2021
Связанный материал
Выбор и подготовка к внедрению системы электронного документооборота
№ 07 / 2021

Нерешенный вопрос о долговременном хранении электронных документов, подписанных электронной подписью

Пока в нормативной базе вообще и в новых Требованиях в частности не решен принципиальный вопрос – как обеспечить юридическую силу электронному документу, подписанному электронной подписью (ЭП), в случае его длительного хранения. Эта проблема имеет несколько аспектов:

  • во-первых, нужно уметь сохранять электронные объекты в неизменном виде в течение многих лет, несмотря на постоянно идущую смену технологий, и защищать их от внесения несанкционированных изменений и от уничтожения. Эту саму по себе достаточно сложную, но все-таки понятную задачу обычно неплохо решают специалисты ИТ и создаваемые ими информационные системы;
  • во-вторых, нужно в случае устаревания технологий обеспечить возможность использования электронных документов, сохраняя при этом их юридическую и доказательную силу. На практике это означает проведение конверсии/миграции, использование эмуляции и иных технологий, обеспечивая при этом возможность подтвердить целостность и аутентичность электронных документов;
  • в-третьих, в юрисдикциях, «любящих» усиленные (в т.ч. квалифицированные) электронные подписи и нередко делающих неоправданно сильный акцент на перепроверку их подлинности, необходимо позаботиться о том, чтобы с течением времени документы не могли быть поставлены под сомнение ввиду истечения срока действия сертификатов (что потенциально может произойти на следующий день после подписания), устаревания криптографических технологий и алгоритмов, прекращения деятельности удостоверяющих центров и т.п., а также вследствие проведения конверсии, в результате которой создаются копии оригиналов, не имеющие первичных усиленных электронных подписей.

На данный момент отсутствуют сколько-нибудь внятные официальные правила и рекомендации по обеспечению долговременной (более 5–7 лет) сохранности электронных документов без ущерба одновременно для их юридической и доказательной силы, а также для пригодности к использованию.

На практике проблема решается по принципу «делаем то, что в наших силах», с использованием комплекса доступных на данный момент технических, правовых, организационных и образовательных мер. Поскольку официальные органы предпочитают проблему не замечать, то, согласно завету О. Бендера, «спасение утопающих – дело рук самих утопающих».

Вопрос в тему
Куда: delo@delo-press.ru
Тема: Бесплатные консультации для подписчиков

Подскажите, пожалуйста, какими нормативными правовыми актами сейчас следует руководствоваться при решении вопросов хранения электронных документов с имеющимися в них квалифицированными электронными подписями (КЭП)?

За нормативное регулирование вопросов хранения документов у нас отвечает Федеральное архивное агентство (Росархив), и оно разрабатывает и утверждает Правила организации хранения документов. На сегодняшний день действуют:

  • Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления, организациях, утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 5263;
  • Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях, утв. приказом Росархива от 12.03.2020 № 24.

К сожалению, там и про «просто» электронные документы сказано немногое, а уж про то, как хранить электронные документы, подписанные квалифицированными электронными подписями, вообще не сказано ничего.

Вместе с Правилами 2015 года был подготовлен ряд аналитических и нормативно-методических материалов:

  • Сравнительный анализ форматов файлов электронных документов постоянного (долговременного) хранения – выполнен в качестве НИР Российским государственным гуманитарным университетом (РГГУ) по заказу Росархива в 2013 году;
  • Архивоведческие и документоведческие функциональные требования к информационным системам, обеспечивающим электронный документооборот в процессе внутренней деятельности федеральных органов исполнительной власти – отчет о НИР Всероссийского НИИ документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) объемом 206 страниц;
  • Рекомендации по организации хранения, комплектования, учета электронных документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях – приложение к отчету о НИР ВНИИДАД объемом 52 страницы.

Во всех этих документах вопрос о том, как решать проблему с обеспечением сохранности подписанных квалифицированными подписями электронных документов, вообще не поднимается.

20.10.2020 Минюстом России был зарегистрирован приказ Росархива от 15.06.2020 № 69 «Об утверждении Типовых функциональных требований к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов». В новых Требованиях, которые мы сейчас обсуждаем, сказано, что системы хранения электронных документов в архивах государственных органов должны обеспечить:

  • проверку электронных подписей электронных дел, документов, переданных на хранение в СХЭД;
  • проверку комплектности состава контейнеров электронных документов;
  • проверку наличия в метаданных документа сведений о проверке подлинности усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП) передаваемого электронного документа на момент его подписания и/или получения.

С моей точки зрения, в настоящее время требовать от информационных систем только 1 вариант решения проблемы КЭП – ошибка.

Данная проблема требует скорейшего решения, поскольку Россия – мировой лидер по использованию усиленных электронных подписей, в т.ч. и для документов постоянного срока хранения. Как я полагаю, начинать нужно с разработки методических рекомендаций, в которых следует дать организациям хотя бы обзор подходов, позволяющих обеспечить сохранение юридической значимости и доказательной силы электронных документов после того, как истечет срок действия сертификата ключа проверки подписи.

У нас по различным аспектам использования усиленных электронных подписей сложилась достаточно богатая судебная практика – в частности и по вопросам подтверждения верности подписи по истечении срока действия сертификата. С этой целью как суды, так и стороны спора обычно привлекают соответствующие удостоверяющие центры, располагающие необходимой вспомогательной документацией и специализированным программным обеспечением, позволяющим им проверять «исторические» подписи.

Вопрос в тему
Куда: delo@delo-press.ru
Тема: Бесплатные консультации для подписчиков

Как сохранить юридическую значимость электронных документов при долгосрочном хранении в соответствии с требованиями законодательства?

У данного вопроса могут быть 2 аспекта:

  • если подписанный электронный объект сохраняется в неизменном виде, то как доказать верность подписи уже после истечения срока действия сертификата ключа подписания (а в более длительной перспективе – и сертификата ключа подписи УЦ, которым был подписан пользовательский сертификат)?
  • что делать, когда вследствие устаревания технологий документ в его первоначальном виде становится непригодным для использования, и его приходится преобразовывать в новый формат (Росархив, например, рекомендует преобразовывать электронные документы в формат PDF/A при передаче на архивное хранение) – и вследствие этого усиленная электронная подпись, жестко «привязанная» к первоначальному объекту, уже не будет проверяться?

Основная проблема с долговременным хранением документов, подписанных усиленными электронными подписями, заключается в том, что в длительной перспективе мы не сможем одновременно обеспечить сохранность в неизменном виде подлинников и их пригодность для использования. Технологии меняются каждые 5–7 лет, и примерно через 10 лет придется проводить конверсию документов в новые форматы. В результате проведения такой процедуры мы получаем незаверенную (или, в лучшем случае, заверенную проводившей конверсию организацией) копию электронного документа.

Это означает, что на уровне законодательства нужно закрепить:

  • не только право доверенного хранителя на проведение процесса конверсии,
  • но и сформулировать требования и условия, при соблюдении которых копия может быть признана равноправной подлиннику (хотя бы в рамках конкретных правоотношений).

Соответственно, нужны не только законодательные нормы, но и подзаконная нормативная база, опираясь на которую хранитель сможет на протяжении всего жизненного цикла документа сохранять его пригодность к использованию без ущерба для юридической и доказательной силы.

Проект закона о возможности создания электронных «дубликатов» (которые следовало бы называть копиями) «болтается» в Государственной Думе уже 1,5 года, идет его доработка на уровне ведомств и Правительства. Однако этот законопроект проблему с обеспечением длительной сохранности электронных документов до конца не устраняет. А Росархив самостоятельно предложить решение пока не может. Это означает, что собственники документов должны позаботиться о решении данной проблемы самостоятельно.

Что касается возможности подтверждения верности исторических подписей, то в отечественной и мировой практике пробуется ряд подходов (список не является исчерпывающим):

  • сохранение доверенной третьей стороной (УЦ) необходимой вспомогательной документации (сами сертификаты, списки отозванных сертификатов за соответствующий период) и использование специального программного обеспечения для проверки «исторических» подписей. Такая доверенная третья сторона рассматривается судами в качестве независимого эксперта;
  • сохранение документов владельцем вместе с необходимой вспомогательной документацией (сертификатами, списками отозванных сертификатов, квитанциями об онлайн-проверке подписей, отметками времени, иными электронными и бумажными документами, подтверждающими верность подписей в определенный момент времени). В этом случае владелец может привлечь для экспертизы не только тот УЦ, что выдавал сертификат ключа подписания, но и другие УЦ или экспертов. Но презумпции доверия к вспомогательной документации, естественно, уже не будет, и она будет тщательно проверяться;
  • переподписание документов до истечения срока действия сертификата новыми усиленными подписями, печатями или отметками времени. Об этом подходе много говорят, но серьезной правовой базы под ним нет, и он может использоваться весьма ограниченно – в рамках договорных взаимоотношений между организациями;
  • использование реестров документов, которые ведет государственный орган или доверенная третья сторона;
  • передача документов на хранение доверенному хранителю (государственному архиву), который проверяет верность подписей при приеме документов, а в дальнейшем обеспечивает их долговременную сохранность своими силами и средствами, уже не прибегая к перепроверке первоначальных подписей. Это наиболее перспективный путь, но для него опять же нужна соответствующая нормативная правовая база. А пока он также может использоваться ограниченно – в рамках договорных взаимоотношений между организациями.

Иными словами, универсального решения на все случаи жизни еще нет.

Сноски 3

  1. Далее – Требования. Вернуться назад
  2. В соответствии с Планом научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ, выполняемых на основе государственного задания Федерального архивного агентства на 2017 год, утвержденным приказом Росархива от 30.12.2016 № 166. Вернуться назад
  3. Далее – Правила 2015 г. Вернуться назад
Оценить статью
s
В избранное

Выбери свой вариант доступа

Получать бесплатные
статьи на e-mail
Подписаться на
журнал на почте
Подписаться на
журнал сейчас

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Внимание!
20% скидки на 2 полугодие 2021 г. на электронную версию журнала + специальный промокод от 10% на любой тип подписки (бумажная, электронная, комплект с доступом к базе знаний) = скидка от 30%

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Как закрепить использование простой электронной подписи в СЭД

Наша компания состоит из нескольких юридических лиц, входящих в группу компаний, использующую единую внутреннюю СЭД. Руководство решило часть процессов (ознакомление с приказами, согласование документов) и документов (служебные записки, заявки, накладные на перемещение ТМЦ и др.) перевести в электронный вид с использованием простой электронной подписи (ПЭП). Какие наши действия, чтобы оформить все верно? 1. В группе компаний есть документ, который говорит, что документооборот в ней ведется в СЭД 1С. 2. Будет приказ об утверждении Положения об использовании ПЭП с указанием перечня документов, которые переходят в электронный вид, т.е. подписанные ПЭП. 3. Будет соглашение с каждым сотрудником, подписанное собственноручной подписью работника, о его согласии на использование ПЭП. Необходимо ли заключать соглашение об использовании ЭДО между нашими обществами, входящими в группу компаний, во внутреннем документообороте или достаточно вышеуказанных документов № 1–3?

Меняются правила работы с бумажными трудовыми книжками (часть 1)

С 1 сентября 2021 года вступит в силу новый порядок работы с бумажными трудовыми книжками. Формы трудовой книжки, вкладыша в нее и правила их заполнения изменятся незначительно. Скорее, Минтруд постарался урегулировать те пробелы, что были раньше и вызывали вопросы на практике, ощутимым для всех изменением, пожалуй, станет только отказ от ознакомления перед увольнением работника с записями, внесенными в его трудовую книжку, – об этом мы рассказываем сейчас. Про выдачу, учет и хранение бумажных трудовых книжек мы подробно поговорим в следующем номере журнала – тут изменения будут более существенные.

Срок хранения заявлений на выплаты работникам на обустройство на новом месте

В нашей организации производят компенсационные выплаты на обустройство работников на новом месте жительства. Работник пишет заявление в жилищную комиссию, далее оформляется протокол жилищной комиссии и издается приказ о выплате компенсаций на обустройство на новом месте жительства. Срок хранения такого приказа – 50 лет по ст. 434 а) нового типового Перечня документов со сроками хранения 2019 года. Правильно ли срок хранения заявлений работников на ежемесячную жилищную надбавку определять по ст. 640 Перечня (заявления о предоставлении жилья, в т.ч. по договорам социального найма, и документы к ним – 10 лет)? Или они должны быть приложены к приказам по личному составу и храниться 50 лет, или приложены к протоколам жилищной комиссии и храниться постоянно?

Как загрузить документы в СЭД

Описан ассортимент решений, которые сейчас используются для создания или «заглатывания» готовых документов в СЭД: их можно создавать по шаблонам; загружать готовые файлы; работать с комплектом файлов, из которых состоит один документ; автоматически распознавать текст отсканированного документа, чтобы СЭД сама заполнила часть полей для его регистрационной карточки (РКК) и смогла потом осуществлять полнотекстовый поиск, а не только по тем полям, что есть в РКК; как штрихкоды помогают организовать потоковое сканирование входящих документов. Эти современные возможности показаны на примерах из СЭД «1С: Документооборот».

Как лучше актуализировать номенклатуру дел на 2020 год в связи с вступлением в силу нового Перечня

Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили. Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили.

Порядок разработки номенклатуры дел

В конце года необходимо составить (или актуализировать имеющуюся) номенклатуру дел на следующий год. Если в вашей организации ее еще нет, то эта статья поможет исправить данную ошибку. Ведь без номенклатуры дел невозможно систематизировать имеющиеся документы и наладить соблюдение сроков их хранения. Мы объяснили, какие документы необходимо включить в номенклатуру дел, как сформировать заголовки дел (которые потом будут переноситься на их обложки), как их проиндексировать, как установить сроки хранения, какую структуру номенклатуры выбрать, чем отличается номенклатура дел организации от номенклатуры структурного подразделения, как оформить, подписать, согласовать и утвердить документ, что заполняется перед началом делопроизводственного года и что — по его окончании.

Анализ нового Перечня документов со сроками хранения и сравнение с Перечнем 2010 г.

Состав статей в новом Перечне существенно сократился. Объясняем, как действовать, если в Перечне 2010 г. была статья, по которой вы определяли срок хранения дела в своей номенклатуре дел, а в новом Перечне аналогичной статьи не оказалось. Отмечаем, что еще изменилось в новом Перечне 2019 г. по сравнению с предыдущим Перечнем 2010 г. Анализируем изменения состава категорий документов и сроков хранения. Рассказываем вам о наиболее значимых документах, которые актуальны для любой организации: по кадровому обеспечению (в т.ч. в связи с вводом «электронной трудовой книжки»), по документационному обеспечению управления и по договорной работе. В ряде случаев даем рекомендации по формулированию статей в номенклатуре дел.

Оформляем акты на уничтожение документов

В каком порядке в структурных подразделениях выявляются документы для уничтожения? Как описать в акте черновики, проекты и лишние экземпляры? Как составить сводный акт по организации о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению? Какие графы таблицы и реквизиты в утвержденной форме акта не нужно заполнять, если ваша организация не является источником комплектования государственного или муниципального архива, а также если к уничтожению выделяются документы подразделений, еще не сданные в архив организации? Факт уничтожения нужно документировать отдельно. Какие варианты оформления при этом возможны?