Новые Типовые функциональные требования к СЭД и СХЭД – мнение эксперта

Предлагаем вам анализ проблемных положений нового нормативного акта, которые касаются управления документами в СЭД и СХЭД. Здесь есть и отдельные идеи по более оптимальному выполнению установленных требований в отношении: создания электронных оригиналов, включения в систему электронных копий и оригиналов из других систем, работы с номенклатурой дел, метаданными, вывода на печать архивных справок, копий, выписок, и др. рекомендации. Все это пригодится при разработке техзадания для СЭД и СХЭД.
Окончание статьи. Начало в № 01 / 2021
Окончание статьи. Начало в № 01 / 2021

Продолжаем анализировать Типовые функциональные требования к системам электронного документооборота 1 и системам хранения электронных документов 2 в архивах государственных органов, утв. приказом Росархива от 15.06.2020 № 69 3.

Понятие СХЭД впервые вводится нормативным правовым актом. Данные системы, очевидно, могут проектироваться и существовать как самостоятельные информационные системы, в т.ч. с целью обеспечения текущего оперативного хранения электронных документов, формирования фондов пользования и хранения электронных документов (электронных копий документов, изданных в бумажной форме) со сроком хранения до 10 лет включительно, которые не подлежат передаче на собственно архивное хранение. СХЭД в качестве «электронного архива» организации может быть разработана и как своеобразное функциональное дополнение к СЭД. В СХЭД могут храниться электронные документы временных сроков хранения и из других информационных систем, т.к. ТФТ предполагают взаимодействие СЭД и СХЭД с другими информационными системами, обмен документами и метаданными, поддержание стандартизированных протоколов обмена данными (п. 2.6).

ТФТ установлены в общем виде, изложены в форме тезисов и отражают применимый и достаточный для реализации документооборота средний уровень развития функциональности СЭД, который сложился к концу 1990-х годов и который некоторые ИТ-компании представляют на рынке до сих пор. Стиль изложения ТФТ, к сожалению, не поможет в составлении технического задания на возможную модернизацию СЭД и разработку СХЭД. В данной ситуации специалисты служб делопроизводства могут опять оказаться в методической и технологической зависимости от компаний-подрядчиков, предлагающих в рамках проектов СЭД некие типовые технические задания («как в других компаниях»).

ТФТ утверждены в статусе нормативного правового акта. Рекомендуем обратить внимание на то, что Росархив как уполномоченный орган в сфере архивного дела и делопроизводства с 2021 года будет проводить ежегодные исследования СЭД и СХЭД, которые применяются в федеральных органах исполнительной власти, в т.ч. и на соответствие ТФТ. На сайте ВНИИДАДа опубликованы (см. Рисунок 1):

  • форма анкеты (отчетная форма, которая подлежит направлению во ВНИИДАД) и
  • инструкция по ее заполнению.

Рисунок 1. Анкета на обследование СЭД и СХЭД и инструкция по ее заполнению находятся на главной странице сайта ВНИИДАД (https://vniidad.ru) в левом боковике, только надо прокрутить страницу вниз

В вопросах анкеты требуемая функциональность СЭД и СХЭД отражается гораздо конкретнее, чем в ТФТ, и такую анкету можно использовать как некий условный план доработок в процессе подготовки технического задания. Надеемся, что полученные данные помогут ВНИИДАД в будущем доработать ТФТ в практическом ключе и с учетом внедрения цифровизации в государственное управление.

А сейчас обратим внимание на проблемные положения ТФТ.

Управление документами в СЭД

Функциональные требования к управлению документами в СЭД изложены в разделе 3 ТФТ, в котором в общем виде все-таки закрепляются главные функции СЭД как инструмента реализации документооборота и технологии делопроизводства. И прежде всего – создание документов в СЭД в статусе электронного оригинала, что является самой актуальной задачей в связи с цифровизацией управления.

К сожалению, функция создания электронных документов на основе электронных шаблонов в ТФТ сформулирована тезисно (п. 3.1, 3.6–3.8, 3.12) без пояснения, что шаблон – это «входная» форма, схема разметки (реквизиты, атрибуты, метаданные документа и метаданные о процессе управления документом) для последующего кодирования информации с помощью соответствующего программного обеспечения.

Вопросы вызывает и п. 3.12 об обеспечении создания официального документа путем его регистрации после завершения процесса согласования (визирования) и подписания документа. Конечно, регистрация документов – это обязательная процедура их идентификации в системе. Но реально в полнофункциональной СЭД должно происходить так:

  • создание проекта документов по электронному шаблону;
  • удостоверение его электронными подписями (простыми) в статусе визы исполнителя и согласовывающих лиц;
  • перевод в статус официального документа за счет подписания электронной подписью уполномоченного должностного лица (а если документ подписывается на бумаге, то подготовленный проект удостоверяется электронной подписью службы делопроизводства, как правило, в статусе электронной копии);
  • регистрация (идентификация) документа за счет присвоения даты и номера;
  • электронный документ (или электронная копия документа) направляется исполнителям, контролируется, хранится в системе, включается в фонд пользования и используется, уничтожается в связи с истечением срока хранения.

А с...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 300 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Трансформация согласования распорядительных документов в макрорегиональном филиале телекоммуникационной компании

Показана трансформация алгоритма согласования проектов распорядительных документов в крупной компании на протяжении 15 лет: что вводили, от чего и почему отказывались, к чему пришли. Предлагаем вам этот богатый ассортимент решений с оценкой их последствий: что может делать нормоконтроль и его место в процедуре согласования и подписания проектов документов; что можно запараллелить; как оформить матрицу согласования проектов документов (кого в нее включить и кого вывести в особую логику внутреннего согласования); какие сроки согласования установить в зависимости от объема документа; какие варианты положительной визы можно заложить в СЭД; как уменьшить число кругов согласования и создать схему разрешения разногласий, заставив согласующих лиц быстрее приходить к консенсусу, чтобы избавить от лишних хлопот службу ДОУ и руководителя, подписывающего проект документа.

Можно ли изымать пустые графы при заполнении форм документов, утвержденных нормативными правовыми актами?

Архивные Правила 2015 года являются нормативным правовым актом (НПА). Из форм, предусмотренных НПА, можно изымать графы из таблицы, как советует автор статьи? В сноске графы 4 (номер описи) акта о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, сказано следующее: «При выделении к уничтожению документов при подготовке дел к передаче в архив организации графы 4, 5 не заполняются», но не изымаются, как советует автор. Если делать сводный акт так, как советует автор статьи, он уже не будет соответствовать установленной Правилами форме. Тогда на чем основывает свои рекомендации автор статьи?

Новые Методические рекомендации по разработке Инструкции по делопроизводству в государственных органах и местного самоуправления

О новом методическом документе вам рассказывает один из его разработчиков: для кого он обязателен, зачем разработан, когда вступил в силу и вместо какого документа. Обращаем ваше внимание на процедуру согласования Инструкции по делопроизводству; на необходимость отражения в ней распределения ответственности; на приложения, которые содержат конкретные формулировки, которые вы сможете включить непосредственно в текст своей инструкции, там есть и примеры заголовков дел для номенклатуры, перечни утверждаемых документов и заверяемых печатью, типовые сроки исполнения, образцы оформления документов и т.д.

Из-за появления в номенклатуре дел электронных документов ее надо перерабатывать? А из-за нового Перечня 2019 г.?

Нужно ли согласовывать номенклатуру дел филиала на 2021 год с ЭПК головной организации в связи с изменением сроков хранения документов по Перечню 2019 г. и появлением в номенклатуре дел электронных документов на основании приказов головной организации и филиала «Об организации опытной эксплуатации использования электронной подписи в электронных документах»? Последней согласованной с ЭПК головной организации была номенклатура дел на 2019 год.

Анализ нового Перечня документов со сроками хранения и сравнение с Перечнем 2010 г.

Состав статей в новом Перечне существенно сократился. Объясняем, как действовать, если в Перечне 2010 г. была статья, по которой вы определяли срок хранения дела в своей номенклатуре дел, а в новом Перечне аналогичной статьи не оказалось. Отмечаем, что еще изменилось в новом Перечне 2019 г. по сравнению с предыдущим Перечнем 2010 г. Анализируем изменения состава категорий документов и сроков хранения. Рассказываем вам о наиболее значимых документах, которые актуальны для любой организации: по кадровому обеспечению (в т.ч. в связи с вводом «электронной трудовой книжки»), по документационному обеспечению управления и по договорной работе. В ряде случаев даем рекомендации по формулированию статей в номенклатуре дел.

Режим рецензирования в Word: автоматическое выявление правок

Режим «Рецензирование» существенно облегчает разработку, согласование вордовского документа группой людей – он автоматически фиксирует каждую вставку, удаление, перемещение текста, форматирование и все это пользователи еще могут комментировать! Показываем, как управлять отображением правок (каким способом, какие типы и от каких пользователей показывать, как определить автора изменений, как распечатать исходный или окончательный вариант текста). Как выявить правки, которые коллега пытался вставить незаметно! Можно объединить в одном документе правки от разных людей, присланные ими в разных версиях файла. А еще можно защитить документ от редактирования либо установить пользователям пределы дозволенного. Даже если режимом «Рецензирование» уже пользуетесь, из этой статьи сможете узнать новые «ювелирные» настройки, которые сделают вашу работу еще удобнее.

Оформляем акты на уничтожение документов

В каком порядке в структурных подразделениях выявляются документы для уничтожения? Как описать в акте черновики, проекты и лишние экземпляры? Как составить сводный акт по организации о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению? Какие графы таблицы и реквизиты в утвержденной форме акта не нужно заполнять, если ваша организация не является источником комплектования государственного или муниципального архива, а также если к уничтожению выделяются документы подразделений, еще не сданные в архив организации? Факт уничтожения нужно документировать отдельно. Какие варианты оформления при этом возможны?

К документам какого года применять новый Перечень со сроками хранения

18.02.2020 вступил в силу новый Перечень документов со сроками хранения. Что нужно сделать с номенклатурой дел на 2020 год до конца текущего года? По какому Перечню (новому или старому) определять сроки хранения документов, созданных до вступления в силу нового Перечня, но включаемых в опись на передачу в архив либо в акт о выделении к уничтожению сейчас – после 18.02.2020? Ответы на эти вопросы даны со ссылками на нормативные документы