Продолжаем анализировать Типовые функциональные требования к системам электронного документооборота 1 и системам хранения электронных документов 2 в архивах государственных органов, утв. приказом Росархива от 15.06.2020 № 69 3.
Понятие СХЭД впервые вводится нормативным правовым актом. Данные системы, очевидно, могут проектироваться и существовать как самостоятельные информационные системы, в т.ч. с целью обеспечения текущего оперативного хранения электронных документов, формирования фондов пользования и хранения электронных документов (электронных копий документов, изданных в бумажной форме) со сроком хранения до 10 лет включительно, которые не подлежат передаче на собственно архивное хранение. СХЭД в качестве «электронного архива» организации может быть разработана и как своеобразное функциональное дополнение к СЭД. В СХЭД могут храниться электронные документы временных сроков хранения и из других информационных систем, т.к. ТФТ предполагают взаимодействие СЭД и СХЭД с другими информационными системами, обмен документами и метаданными, поддержание стандартизированных протоколов обмена данными (п. 2.6).
ТФТ установлены в общем виде, изложены в форме тезисов и отражают применимый и достаточный для реализации документооборота средний уровень развития функциональности СЭД, который сложился к концу 1990-х годов и который некоторые ИТ-компании представляют на рынке до сих пор. Стиль изложения ТФТ, к сожалению, не поможет в составлении технического задания на возможную модернизацию СЭД и разработку СХЭД. В данной ситуации специалисты служб делопроизводства могут опять оказаться в методической и технологической зависимости от компаний-подрядчиков, предлагающих в рамках проектов СЭД некие типовые технические задания («как в других компаниях»).
ТФТ утверждены в статусе нормативного правового акта. Рекомендуем обратить внимание на то, что Росархив как уполномоченный орган в сфере архивного дела и делопроизводства с 2021 года будет проводить ежегодные исследования СЭД и СХЭД, которые применяются в федеральных органах исполнительной власти, в т.ч. и на соответствие ТФТ. На сайте ВНИИДАДа опубликованы (см. Рисунок 1):
Рисунок 1. Анкета на обследование СЭД и СХЭД и инструкция по ее заполнению находятся на главной странице сайта ВНИИДАД (https://vniidad.ru) в левом боковике, только надо прокрутить страницу вниз
В вопросах анкеты требуемая функциональность СЭД и СХЭД отражается гораздо конкретнее, чем в ТФТ, и такую анкету можно использовать как некий условный план доработок в процессе подготовки технического задания. Надеемся, что полученные данные помогут ВНИИДАД в будущем доработать ТФТ в практическом ключе и с учетом внедрения цифровизации в государственное управление.
А сейчас обратим внимание на проблемные положения ТФТ.
Функциональные требования к управлению документами в СЭД изложены в разделе 3 ТФТ, в котором в общем виде все-таки закрепляются главные функции СЭД как инструмента реализации документооборота и технологии делопроизводства. И прежде всего – создание документов в СЭД в статусе электронного оригинала, что является самой актуальной задачей в связи с цифровизацией управления.
К сожалению, функция создания электронных документов на основе электронных шаблонов в ТФТ сформулирована тезисно (п. 3.1, 3.6–3.8, 3.12) без пояснения, что шаблон – это «входная» форма, схема разметки (реквизиты, атрибуты, метаданные документа и метаданные о процессе управления документом) для последующего кодирования информации с помощью соответствующего программного обеспечения.
Вопросы вызывает и п. 3.12 об обеспечении создания официального документа путем его регистрации после завершения процесса согласования (визирования) и подписания документа. Конечно, регистрация документов – это обязательная процедура их идентификации в системе. Но реально в полнофункциональной СЭД должно происходить так:
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для
этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
Какие кадровые документы нельзя оформлять в электронном виде? Их перечень в ТК РФ конкретный и краткий. Какие условия важно соблюсти работодателю, чтобы перевести в электронный вид ознакомление с приказом о работе в выходной день, получение на это согласия у работника, полный цикл работы с графиком отпусков? Вопросы читателей стали поводом для этой статьи:
Какие требования предъявляются к системам хранения электронных документов. В каком виде хранить электронные архивные документы. Как этот вопрос реализован в «Цитрос Архив». Как обеспечить юридическую силу электронных документов в течение длительного времени.
Рассказываем о 3 отечественных стандартах (созданных на базе международных), которые помогут вам обеспечить достоверность и долговременную сохранность электронных документов, конвертировать их из одного формата в другой, мигрировать из одной системы в другую. Эти стандарты обобщают лучший практический опыт. Мы объясняем, что из них можно взять. Они помогут вам наладить работу с электронными документами, достигнуть большего взаимопонимания со своим руководством и ИТ-специалистами.
В новых архивных Правилах, утв. приказом Росархива от 31.07.2023 № 77, сказано, что основной файл архивного электронного документа должен быть в PDF/A. При этом многие разработчики электронного архива предлагают хранить файл основного документа в том формате, в котором он был создан, и визуализированную копию в PDF/A. Не является ли это нарушением требований новых Правил?
Режим «Рецензирование» существенно облегчает разработку, согласование вордовского документа группой людей – он автоматически фиксирует каждую вставку, удаление, перемещение текста, форматирование и все это пользователи еще могут комментировать! Показываем, как управлять отображением правок (каким способом, какие типы и от каких пользователей показывать, как определить автора изменений, как распечатать исходный или окончательный вариант текста). Как выявить правки, которые коллега пытался вставить незаметно! Можно объединить в одном документе правки от разных людей, присланные ими в разных версиях файла. А еще можно защитить документ от редактирования либо установить пользователям пределы дозволенного. Даже если режимом «Рецензирование» уже пользуетесь, из этой статьи сможете узнать новые «ювелирные» настройки, которые сделают вашу работу еще удобнее.
В каком порядке в структурных подразделениях выявляются документы для уничтожения? Как описать в акте черновики, проекты и лишние экземпляры? Как составить сводный акт по организации о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению? Какие графы таблицы и реквизиты в утвержденной форме акта не нужно заполнять, если ваша организация не является источником комплектования государственного или муниципального архива, а также если к уничтожению выделяются документы подразделений, еще не сданные в архив организации? Факт уничтожения нужно документировать отдельно. Какие варианты оформления при этом возможны?
Росархив утвердил новые «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов...», которые вступили в силу 17 сентября 2023 г. Разработчики новых Правил объясняют, чем они отличаются от аналогичных Правил 2015 года – что изменилось в регламентировании порядка работы с аудиовизуальными документами, документами ограниченного распространения (в т.ч. по оформлению итогов рассекречивания архивных документов с гостайной), с электронными документами, в учете архивных документов (какие новые формы утверждены и др.), раскрываются особенности работы с гибридными делами.
Даем практические советы с примерами формулировок, которые помогут вам правильно обратиться и приветствовать получателя вашего электронного письма, составить текст и оформить свою подпись. Грамотно обращаться с полями «Тема», «Кому», «Копия» и «Скрытая копия», не переусердствовать с назначением важности письмам. Правильно пересылать вложенные файлы, а для особо тяжелых покажем способ их передачи путем закачивания на Яндекс-диск и вставки в электронное письмо ссылки для скачивания. Вовремя отвечать на электронную корреспонденцию и настроить вежливый автоответ на период своего временного отсутствия. В результате вы узнаете, что уместно в деловой электронной переписке и как это реализовать.
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
