Предлагаем вам анализ проблемных положений нового нормативного акта, которые касаются управления документами в СЭД и СХЭД. Здесь есть и отдельные идеи по более оптимальному выполнению установленных требований в отношении: создания электронных оригиналов, включения в систему электронных копий и оригиналов из других систем, работы с номенклатурой дел, метаданными, вывода на печать архивных справок, копий, выписок, и др. рекомендации. Все это пригодится при разработке техзадания для СЭД и СХЭД.
Продолжаем анализировать Типовые функциональные требования к системам электронного документооборота 1 и системам хранения электронных документов 2 в архивах государственных органов, утв. приказом Росархива от 15.06.2020 № 69 3.
Понятие СХЭД впервые вводится нормативным правовым актом. Данные системы, очевидно, могут проектироваться и существовать как самостоятельные информационные системы, в т.ч. с целью обеспечения текущего оперативного хранения электронных документов, формирования фондов пользования и хранения электронных документов (электронных копий документов, изданных в бумажной форме) со сроком хранения до 10 лет включительно, которые не подлежат передаче на собственно архивное хранение. СХЭД в качестве «электронного архива» организации может быть разработана и как своеобразное функциональное дополнение к СЭД. В СХЭД могут храниться электронные документы временных сроков хранения и из других информационных систем, т.к. ТФТ предполагают взаимодействие СЭД и СХЭД с другими информационными системами, обмен документами и метаданными, поддержание стандартизированных протоколов обмена данными (п. 2.6).
ТФТ установлены в общем виде, изложены в форме тезисов и отражают применимый и достаточный для реализации документооборота средний уровень развития функциональности СЭД, который сложился к концу 1990-х годов и который некоторые ИТ-компании представляют на рынке до сих пор. Стиль изложения ТФТ, к сожалению, не поможет в составлении технического задания на возможную модернизацию СЭД и разработку СХЭД. В данной ситуации специалисты служб делопроизводства могут опять оказаться в методической и технологической зависимости от компаний-подрядчиков, предлагающих в рамках проектов СЭД некие типовые технические задания («как в других компаниях»).
ТФТ утверждены в статусе нормативного правового акта. Рекомендуем обратить внимание на то, что Росархив как уполномоченный орган в сфере архивного дела и делопроизводства с 2021 года будет проводить ежегодные исследования СЭД и СХЭД, которые применяются в федеральных органах исполнительной власти, в т.ч. и на соответствие ТФТ. На сайте ВНИИДАДа опубликованы (см. Рисунок 1):
- форма анкеты (отчетная форма, которая подлежит направлению во ВНИИДАД) и
- инструкция по ее заполнению.
Рисунок 1. Анкета на обследование СЭД и СХЭД и инструкция по ее заполнению находятся на главной странице сайта ВНИИДАД (https://vniidad.ru) в левом боковике, только надо прокрутить страницу вниз
В вопросах анкеты требуемая функциональность СЭД и СХЭД отражается гораздо конкретнее, чем в ТФТ, и такую анкету можно использовать как некий условный план доработок в процессе подготовки технического задания. Надеемся, что полученные данные помогут ВНИИДАД в будущем доработать ТФТ в практическом ключе и с учетом внедрения цифровизации в государственное управление.
А сейчас обратим внимание на проблемные положения ТФТ.
Управление документами в СЭД
Функциональные требования к управлению документами в СЭД изложены в разделе 3 ТФТ, в котором в общем виде все-таки закрепляются главные функции СЭД как инструмента реализации документооборота и технологии делопроизводства. И прежде всего – создание документов в СЭД в статусе электронного оригинала, что является самой актуальной задачей в связи с цифровизацией управления.
К сожалению, функция создания электронных документов на основе электронных шаблонов в ТФТ сформулирована тезисно (п. 3.1, 3.6–3.8, 3.12) без пояснения, что шаблон – это «входная» форма, схема разметки (реквизиты, атрибуты, метаданные документа и метаданные о процессе управления документом) для последующего кодирования информации с помощью соответствующего программного обеспечения.
Вопросы вызывает и п. 3.12 об обеспечении создания официального документа путем его регистрации после завершения процесса согласования (визирования) и подписания документа. Конечно, регистрация документов – это обязательная процедура их идентификации в системе. Но реально в полнофункциональной СЭД должно происходить так:
- создание проекта документов по электронному шаблону;
- удостоверение его электронными подписями (простыми) в статусе визы исполнителя и согласовывающих лиц;
- перевод в статус официального документа за счет подписания электронной подписью уполномоченного должностного лица (а если документ подписывается на бумаге, то подготовленный проект удостоверяется электронной подписью службы делопроизводства, как правило, в статусе электронной копии);
- регистрация (идентификация) документа за счет присвоения даты и номера;
- электронный документ (или электронная копия документа) направляется исполнителям, контролируется, хранится в системе, включается в фонд пользования и используется, уничтожается в связи с истечением срока...
