Зарегистрированы Минюстом (20.10.2020, рег. № 60484) и вступили в силу с 1 ноября 2020 года Типовые функциональные требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов, утв. приказом Росархива от 15.06.2020 № 69 (далее – ТФТ, СЭД, СХЭД).
Разработка ТФТ началась еще в 2017 году, их первая версия рассматривалась в 2018 году рабочей группой Росархива и Минкомсвязи России по разработке требований к СЭД органов государственной власти и потом в течение более чем 2 лет дорабатывалась.
ТФТ изданы в качестве нового нормативного правового акта и закрепляют общие функциональные требования фактически к 2 типам информационных систем (ИС): СЭД и СХЭД. Причем разработка требований к СХЭД является более актуальной, т.к. в большинстве государственных органов отсутствуют специальные ИС, обеспечивающие архивное хранение документов.
В составе рабочей группы Росархива и Минкомсвязи России в 2018 году нам пришлось проводить предметную экспертизу первой версии ТФТ и формулировать новые предложения, соответствующие концепции управления документами и способствующие внедрению опыта лучших практик.
Дальнейшая разработка ТФТ была продолжена в рамках национального проекта «Цифровая экономика», поэтому сейчас мы с большим интересом анализируем новый нормативный правовой акт Росархива и пытаемся определить перспективы его внедрения.
См. статью «Вступили в силу новые Типовые функциональные требования к СЭД» в № 12’ 2020
См. статью «Проблемы долговременного хранения электронных документов, не решенные в новых Требованиях к СЭД» в № 1’ 2021
Но одновременно продолжают действовать Требования к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, учитывающих в том числе необходимость обработки посредством данных систем служебной информации ограниченного распространения, утв. приказом Минкомсвязи России от 02.09.2011 № 221 (зарегистрированы Минюстом России 15.11.2011, рег. № 22304; далее –...
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для
этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
Какие кадровые документы нельзя оформлять в электронном виде? Их перечень в ТК РФ конкретный и краткий. Какие условия важно соблюсти работодателю, чтобы перевести в электронный вид ознакомление с приказом о работе в выходной день, получение на это согласия у работника, полный цикл работы с графиком отпусков? Вопросы читателей стали поводом для этой статьи:
Какие требования предъявляются к системам хранения электронных документов. В каком виде хранить электронные архивные документы. Как этот вопрос реализован в «Цитрос Архив». Как обеспечить юридическую силу электронных документов в течение длительного времени.
Рассказываем о 3 отечественных стандартах (созданных на базе международных), которые помогут вам обеспечить достоверность и долговременную сохранность электронных документов, конвертировать их из одного формата в другой, мигрировать из одной системы в другую. Эти стандарты обобщают лучший практический опыт. Мы объясняем, что из них можно взять. Они помогут вам наладить работу с электронными документами, достигнуть большего взаимопонимания со своим руководством и ИТ-специалистами.
В новых архивных Правилах, утв. приказом Росархива от 31.07.2023 № 77, сказано, что основной файл архивного электронного документа должен быть в PDF/A. При этом многие разработчики электронного архива предлагают хранить файл основного документа в том формате, в котором он был создан, и визуализированную копию в PDF/A. Не является ли это нарушением требований новых Правил?
Режим «Рецензирование» существенно облегчает разработку, согласование вордовского документа группой людей – он автоматически фиксирует каждую вставку, удаление, перемещение текста, форматирование и все это пользователи еще могут комментировать! Показываем, как управлять отображением правок (каким способом, какие типы и от каких пользователей показывать, как определить автора изменений, как распечатать исходный или окончательный вариант текста). Как выявить правки, которые коллега пытался вставить незаметно! Можно объединить в одном документе правки от разных людей, присланные ими в разных версиях файла. А еще можно защитить документ от редактирования либо установить пользователям пределы дозволенного. Даже если режимом «Рецензирование» уже пользуетесь, из этой статьи сможете узнать новые «ювелирные» настройки, которые сделают вашу работу еще удобнее.
В каком порядке в структурных подразделениях выявляются документы для уничтожения? Как описать в акте черновики, проекты и лишние экземпляры? Как составить сводный акт по организации о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению? Какие графы таблицы и реквизиты в утвержденной форме акта не нужно заполнять, если ваша организация не является источником комплектования государственного или муниципального архива, а также если к уничтожению выделяются документы подразделений, еще не сданные в архив организации? Факт уничтожения нужно документировать отдельно. Какие варианты оформления при этом возможны?
Росархив утвердил новые «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов...», которые вступили в силу 17 сентября 2023 г. Разработчики новых Правил объясняют, чем они отличаются от аналогичных Правил 2015 года – что изменилось в регламентировании порядка работы с аудиовизуальными документами, документами ограниченного распространения (в т.ч. по оформлению итогов рассекречивания архивных документов с гостайной), с электронными документами, в учете архивных документов (какие новые формы утверждены и др.), раскрываются особенности работы с гибридными делами.
Даем практические советы с примерами формулировок, которые помогут вам правильно обратиться и приветствовать получателя вашего электронного письма, составить текст и оформить свою подпись. Грамотно обращаться с полями «Тема», «Кому», «Копия» и «Скрытая копия», не переусердствовать с назначением важности письмам. Правильно пересылать вложенные файлы, а для особо тяжелых покажем способ их передачи путем закачивания на Яндекс-диск и вставки в электронное письмо ссылки для скачивания. Вовремя отвечать на электронную корреспонденцию и настроить вежливый автоответ на период своего временного отсутствия. В результате вы узнаете, что уместно в деловой электронной переписке и как это реализовать.
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
