Зарегистрированы Минюстом (20.10.2020, рег. № 60484) и вступили в силу с 1 ноября 2020 года Типовые функциональные требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов, утв. приказом Росархива от 15.06.2020 № 69 (далее – ТФТ, СЭД, СХЭД).
Разработка ТФТ началась еще в 2017 году, их первая версия рассматривалась в 2018 году рабочей группой Росархива и Минкомсвязи России по разработке требований к СЭД органов государственной власти и потом в течение более чем 2 лет дорабатывалась.
ТФТ изданы в качестве нового нормативного правового акта и закрепляют общие функциональные требования фактически к 2 типам информационных систем (ИС): СЭД и СХЭД. Причем разработка требований к СХЭД является более актуальной, т.к. в большинстве государственных органов отсутствуют специальные ИС, обеспечивающие архивное хранение документов.
В составе рабочей группы Росархива и Минкомсвязи России в 2018 году нам пришлось проводить предметную экспертизу первой версии ТФТ и формулировать новые предложения, соответствующие концепции управления документами и способствующие внедрению опыта лучших практик.
Дальнейшая разработка ТФТ была продолжена в рамках национального проекта «Цифровая экономика», поэтому сейчас мы с большим интересом анализируем новый нормативный правовой акт Росархива и пытаемся определить перспективы его внедрения.
См. статью «Вступили в силу новые Типовые функциональные требования к СЭД» в № 12’ 2020
См. статью «Проблемы долговременного хранения электронных документов, не решенные в новых Требованиях к СЭД» в № 1’ 2021
Но одновременно продолжают действовать Требования к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, учитывающих в том числе необходимость обработки посредством данных систем служебной информации ограниченного распространения, утв. приказом Минкомсвязи России от 02.09.2011 № 221 (зарегистрированы Минюстом России 15.11.2011, рег. № 22304; далее –...
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для
этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
Рекомендации дает компания , которая участвовала в государственном эксперименте по переводу кадровых документов в электронный вид, завершившемся 15.11.2021, после чего новую технологию сразу «включили» в ТК РФ для всех организаций. Исходя из этого ценного опыта, автор объясняет, на что работодателю стоит обратить внимание при выборе информационной системы для кадрового электронного документооборота. Названы основные риски.
Описаны варианты того, как можно организовать согласование документов в СЭД, из которых вы можете выбрать понравившиеся и внедрить у себя. Объяснили, как работает последовательный, параллельный и комбинированный порядок согласования; как распределить зоны ответственности между разными подразделениями; как определять конкретное согласующее лицо, когда проект направляется на рассмотрение подразделению; как можно править документ и какие результаты (статусы) согласования можно назначать предлагаемым правкам; показаны максимально сокращенный и наиболее полный варианты листа согласования; как его правильно распечатать, чтобы передать руководителю вместе с согласованным проектом на подписание. Как регламентировать процесс согласования в Инструкции по делопроизводству. Какие варианты электронных подписей можно использовать для согласования в СЭД, и почему неквалифицированную ЭП сочли оптимальной. Как организовать работу с ней.
Электронные подписи (ЭП) уже есть у большинства организаций. Что надо успеть сделать с ними до нового 2022 года. Как меняются планы на 2022 год в отношении электронных доверенностей, необходимых для применения электронных подписей физлиц в служебных целях.
В России полным ходом идет реформа использования электронных подписей. Кто и где может получить квалифицированный сертификат электронной подписи (что было раньше и как будет дальше). Что происходит с основной массой удостоверяющих центров и выданными ими ключами ЭП (процесс идет в 3 этапа). Кто может подписывать документы организации квалифицированной ЭП без доверенности, и кому она нужна в силу закона. Какую технологию работы с этими доверенностями сейчас закладывают в разрабатываемые подзаконные акты. Как оформить доверенность уже сейчас, самостоятельно закрасив «белые пятна» регулирования. Как минимизировать использование квалифицированной ЭП, перейдя на простую или неквалифицированную подпись в доверенной среде. Как придать документу юридическую силу, если его потребуется выпустить во внешнюю среду.
Состав статей в новом Перечне существенно сократился. Объясняем, как действовать, если в Перечне 2010 г. была статья, по которой вы определяли срок хранения дела в своей номенклатуре дел, а в новом Перечне аналогичной статьи не оказалось. Отмечаем, что еще изменилось в новом Перечне 2019 г. по сравнению с предыдущим Перечнем 2010 г. Анализируем изменения состава категорий документов и сроков хранения. Рассказываем вам о наиболее значимых документах, которые актуальны для любой организации: по кадровому обеспечению (в т.ч. в связи с вводом «электронной трудовой книжки»), по документационному обеспечению управления и по договорной работе. В ряде случаев даем рекомендации по формулированию статей в номенклатуре дел.
18.02.2020 вступил в силу новый Перечень документов со сроками хранения. Что нужно сделать с номенклатурой дел на 2020 год до конца текущего года? По какому Перечню (новому или старому) определять сроки хранения документов, созданных до вступления в силу нового Перечня, но включаемых в опись на передачу в архив либо в акт о выделении к уничтожению сейчас – после 18.02.2020? Ответы на эти вопросы даны со ссылками на нормативные документы
В каком порядке в структурных подразделениях выявляются документы для уничтожения? Как описать в акте черновики, проекты и лишние экземпляры? Как составить сводный акт по организации о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению? Какие графы таблицы и реквизиты в утвержденной форме акта не нужно заполнять, если ваша организация не является источником комплектования государственного или муниципального архива, а также если к уничтожению выделяются документы подразделений, еще не сданные в архив организации? Факт уничтожения нужно документировать отдельно. Какие варианты оформления при этом возможны?
Режим «Рецензирование» существенно облегчает разработку, согласование вордовского документа группой людей – он автоматически фиксирует каждую вставку, удаление, перемещение текста, форматирование и все это пользователи еще могут комментировать! Показываем, как управлять отображением правок (каким способом, какие типы и от каких пользователей показывать, как определить автора изменений, как распечатать исходный или окончательный вариант текста). Как выявить правки, которые коллега пытался вставить незаметно! Можно объединить в одном документе правки от разных людей, присланные ими в разных версиях файла. А еще можно защитить документ от редактирования либо установить пользователям пределы дозволенного. Даже если режимом «Рецензирование» уже пользуетесь, из этой статьи сможете узнать новые «ювелирные» настройки, которые сделают вашу работу еще удобнее.
