Примеры существенного сокращения времени обработки документов

Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» № 10 / 2021

Елена Орлова

руководитель делопроизводственных служб крупных предприятий с 20-летним опытом работы в этой должности

Делимся опытом, как на 2 крупных предприятиях смогли на 70% сократить время обработки входящей корреспонденции и на 30% трудозатраты на переписку между обществами внутри Группы компаний. Это стало возможным благодаря радикальному изменению привычных технологий и выходу на альтернативные методы работы.

В настоящее время с ростом потока информации и документов многие делопроизводственные бизнес-процессы усложняются. Задачи, которые «веками» выполнялись по отработанным схемам, казалось бы, не имеющим альтернативных вариантов, требуют иных подходов в их реализации. И порой единственный способ их найти – выйти за рамки привычного. Ломайте стереотипы или стереотипы сломают вас.

Ускорение обработки входящего документопотока

Первый пример относится к поиску нетривиального решения в целях существенного сокращения времени обработки входящего документопотока. На предприятии требовалось обеспечить бесперебойное и четкое функционирование следующего бизнес-процесса:

1. В центральный офис ежедневно к 10 часам поступает порядка 1 000 единиц почтовой корреспонденции.

2. Работник отдела делопроизводства должен:

2.1. Разобрать документы по группам «Срочно» – «Не срочно» (в зависимости от определенных критериев).

2.2. Не позднее 12 часов текущего дня обработать документы из категории «Срочно» (порядка 500 единиц), а именно:

2.2.1. Зарегистрировать эти документы в СЭД, получив для каждого документа сгенерированный в СЭД входящий номер.

2.2.2. Нанести на каждый бумажный документ входящий номер и дату.

2.2.3. Отсканировать документы с входящим номером в сетевую электронную папку.

Проблема состояла в том, что ввиду большого количества документов (порядка 500 шт.) имелись систематические задержки в обработке на 2-3 часа, и стояла задача сократить время на выполнение данной функции.

Анализируя текущую организацию бизнес-процесса, выявили следующее: 70% от общего времени обработки этих документов уходит конкретно на проставление штампов и вписание входящего номера, а именно:

1. На первом этапе работник осуществляет простановку пустого штампа «Номер входящий» на все документы (порядка 500 шт. в день):