В настоящее время с ростом потока информации и документов многие делопроизводственные бизнес-процессы усложняются. Задачи, которые «веками» выполнялись по отработанным схемам, казалось бы, не имеющим альтернативных вариантов, требуют иных подходов в их реализации. И порой единственный способ их найти – выйти за рамки привычного. Ломайте стереотипы или стереотипы сломают вас.
Первый пример относится к поиску нетривиального решения в целях существенного сокращения времени обработки входящего документопотока. На предприятии требовалось обеспечить бесперебойное и четкое функционирование следующего бизнес-процесса:
1. В центральный офис ежедневно к 10 часам поступает порядка 1 000 единиц почтовой корреспонденции.
2. Работник отдела делопроизводства должен:
2.1. Разобрать документы по группам «Срочно» – «Не срочно» (в зависимости от определенных критериев).
2.2. Не позднее 12 часов текущего дня обработать документы из категории «Срочно» (порядка 500 единиц), а именно:
2.2.1. Зарегистрировать эти документы в СЭД, получив для каждого документа сгенерированный в СЭД входящий номер.
2.2.2. Нанести на каждый бумажный документ входящий номер и дату.
2.2.3. Отсканировать документы с входящим номером в сетевую электронную папку.
Проблема состояла в том, что ввиду большого количества документов (порядка 500 шт.) имелись систематические задержки в обработке на 2-3 часа, и стояла задача сократить время на выполнение данной функции.
Анализируя текущую организацию бизнес-процесса, выявили следующее: 70% от общего времени обработки этих документов уходит конкретно на проставление штампов и вписание входящего номера, а именно:
1. На первом этапе работник осуществляет простановку пустого штампа «Номер входящий» на все документы (порядка 500 шт. в день):
Какой состав документов нужно оформить, чтобы закрепить использование простой электронной подписи в СЭД, в которой работает Группа компаний, т.е. несколько юрлиц? Ответ см. в № 7’ 2021
Как оформить акт выдачи логина и пароля для работы в СЭД, чтобы сотрудник потом от них не смог отпереться, показано в статье «Ознакомление с кадровыми документами, подтвержденное простой электронной подписью» в № 8’ 2020
Как снизить расходы за счет использования простых и облачных ЭП, рассказано в статье в № 9’ 2021
В статье «Согласование документов в СЭД» в № 10’ 2021 в числе прочего рассказывается, какие варианты электронных подписей можно использовать в СЭД внутри организации и почему неквалифицированную ЭП считают оптимальной, как организовать работу с ней.
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для
этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
Как соблюсти золотую середину в употреблении местоимения «вы» с большой и маленькой буквы в тексте служебного письма? От какого лица его излагать? Попутно разбираем и другие распространенные ошибки – все это делаем на примерах нескольких писем: в крупную организацию о направлении документов с просьбой обратной связи; в вышестоящую организацию о выполнении поручения; письма, адресованного нескольким организациям.
Как правильно составить график документооборота на предприятии? Есть ли образец графика, чем руководствоваться при его составлении?
Как подтвердить дату отправки и доставки бумажной и электронной корреспонденции через «Почту России»? Какие варианты существуют? И надо ли нотариально заверять распечатки с сайта «Почты России» для суда? Как подтвердить отправку и получение документов через независимую службу доставки (CDEK и др.)? Какая электронная переписка может быть признана в качестве доказательства в суде: что кроме электронной почты, сообщений в мессенджерах и соцсетях может быть использовано? Каким критериям должна соответствовать такая переписка? Как самим можно снять скриншот с нее и приобщить к исковому заявлению или ходатайству в суд? Когда придется обратиться за заверением переписки к нотариусу? И как выглядит протокол ее осмотра нотариусом? Можно ли использовать в суде переписку из запрещенных мессенджеров? Как в договоре оговорить юридическую силу электронной переписки между сторонами (определить уполномоченных лиц, их контактные данные и каналы связи)?
Автор делится богатым опытом разрешения и предотвращения конфликтных ситуаций между работниками службы делопроизводства и других подразделений. Все разбирается на ситуациях из практики: когда от службы делопроизводства требуют выполнения функций, возложенных на других работников (например, заводить РКК в СЭД на исходящее письмо; доставлять бумажные документы в подразделения), когда частые задержки на работе превращаются в норму, когда на вас пытаются переложить ответственность за ошибки при выполнении смежных процессов. Вам это знакомо? Тогда воспользуйтесь конкретными решениями, которые вы можете внедрить в своей организации, чтобы дышать свободнее!
Статья содержит 44 примера оформления всех реквизитов служебного письма, показывая возможные варианты их «изготовления» для различных ситуаций, а также образцы целых писем. Показаны бланки писем с угловым и продольным расположением реквизитов; бланки организации, структурного подразделения и должностного лица. Больше всего внимания уделено вариантам оформления адресата и приложений (они зависят от того, кому, как и что направляется). Все это сделано с учетом последней практики работы и тех изменений, которые ввел недавно ГОСТ Р 7.0.97-2016. Данной статьей удобно пользоваться как справочником самому и вооружить им коллег (если вы устали многократно повторять исполнителям азбучные истины о подготовке проектов служебных писем).
Как оформить адресатов в письме, когда их менее 4 и когда более, когда они перечислены в списке рассылки конкретного письма и когда в утвержденном списке постоянных корреспондентов организации. Бывает, что первому адресату направляют подлинник письма, остальным копии. А бывает, что все получают оригиналы. Порой надо проинформировать каждого адресата о полном списке получателей документа. А порой такой цели нет. Показываем для всех этих случаев особенности оформления адресата, как зарегистрировать исходящую корреспонденцию и что кому отправить (основываясь на ГОСТ Р 7.0.97-2016 и лучшей практике).
Какие гарантийные письма бывают. Особенности их оформления: специфика текста, кто должен подписывать (и должна ли быть подпись главбуха), нужна ли печать, какие данные об организации-авторе необходимо отразить.
Объясняем, какие документы надо пересылать с сопроводительным письмом. Показываем на примерах, как оформить отметку о приложении в различных ситуациях: если приложение названо и если не названо в тексте письма, если их несколько, если приложение к письму имеет собственное приложение, когда не надо указывать количество листов, если электронный документ пересылается по электронной почте или на съемном носителе, если приложение содержит конфиденциальную информацию, если оно направляется не всем адресатам письма, как оформить опись приложений и др. нюансы.
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
