Top.Mail.Ru

Примеры существенного сокращения времени обработки документов

Делимся опытом, как на 2 крупных предприятиях смогли на 70% сократить время обработки входящей корреспонденции и на 30% трудозатраты на переписку между обществами внутри Группы компаний. Это стало возможным благодаря радикальному изменению привычных технологий и выходу на альтернативные методы работы.

В настоящее время с ростом потока информации и документов многие делопроизводственные бизнес-процессы усложняются. Задачи, которые «веками» выполнялись по отработанным схемам, казалось бы, не имеющим альтернативных вариантов, требуют иных подходов в их реализации. И порой единственный способ их найти – выйти за рамки привычного. Ломайте стереотипы или стереотипы сломают вас.

Ускорение обработки входящего документопотока

Первый пример относится к поиску нетривиального решения в целях существенного сокращения времени обработки входящего документопотока. На предприятии требовалось обеспечить бесперебойное и четкое функционирование следующего бизнес-процесса:

1. В центральный офис ежедневно к 10 часам поступает порядка 1 000 единиц почтовой корреспонденции.

2. Работник отдела делопроизводства должен:

2.1. Разобрать документы по группам «Срочно» – «Не срочно» (в зависимости от определенных критериев).

2.2. Не позднее 12 часов текущего дня обработать документы из категории «Срочно» (порядка 500 единиц), а именно:

2.2.1. Зарегистрировать эти документы в СЭД, получив для каждого документа сгенерированный в СЭД входящий номер.

2.2.2. Нанести на каждый бумажный документ входящий номер и дату.

2.2.3. Отсканировать документы с входящим номером в сетевую электронную папку.

Проблема состояла в том, что ввиду большого количества документов (порядка 500 шт.) имелись систематические задержки в обработке на 2-3 часа, и стояла задача сократить время на выполнение данной функции.

Анализируя текущую организацию бизнес-процесса, выявили следующее: 70% от общего времени обработки этих документов уходит конкретно на проставление штампов и вписание входящего номера, а именно:

1. На первом этапе работник осуществляет простановку пустого штампа «Номер входящий» на все документы (порядка 500 шт. в день):

Связанный материал
Как закрепить использование простой электронной подписи в СЭД
№ 07 / 2021

Какой состав документов нужно оформить, чтобы закрепить использование простой электронной подписи в СЭД, в которой работает Группа компаний, т.е. несколько юрлиц? Ответ см. в № 7’ 2021

Связанный материал
Ознакомление с кадровыми документами, подтвержденное простой электронной подписью
№ 08 / 2020

Как оформить акт выдачи логина и пароля для работы в СЭД, чтобы сотрудник потом от них не смог отпереться, показано в статье «Ознакомление с кадровыми документами, подтвержденное простой электронной подписью» в № 8’ 2020

Связанный материал
Безбумажный документооборот: текущая ситуация и ближайшие перспективы
№ 09 / 2021

Как снизить расходы за счет использования простых и облачных ЭП, рассказано в статье в № 9’ 2021

Связанный материал
Согласование документов в СЭД
№ 10 / 2021

В статье «Согласование документов в СЭД» в № 10’ 2021 в числе прочего рассказывается, какие варианты электронных подписей можно использовать в СЭД внутри организации и почему неквалифицированную ЭП считают оптимальной, как организовать работу с ней.

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Внимание!
МАХ скидка - только в августе. Ловите ее!

Рекомендовано для вас

В каком порядке указывать должность, ученую степень и звание, ФИО?

В какой последовательности необходимо указывать в организационно-правовых документах должность, ученую степень, ученое звание, фамилию и инициалы? Есть ли правила?

Направляем письмо одного содержания нескольким адресатам

Как оформить адресатов в письме, когда их менее 4 и когда более, когда они перечислены в списке рассылки конкретного письма и когда в утвержденном списке постоянных корреспондентов организации. Бывает, что первому адресату направляют подлинник письма, остальным копии. А бывает, что все получают оригиналы. Порой надо проинформировать каждого адресата о полном списке получателей документа. А порой такой цели нет. Показываем для всех этих случаев особенности оформления адресата, как зарегистрировать исходящую корреспонденцию и что кому отправить (основываясь на ГОСТ Р 7.0.97-2016 и лучшей практике).

Внутриорганизационная переписка

Методика выявления рабочих процессов и используемых в них документов представлена на основании ГОСТ Р 55681-2013/ISO/TR 26122:2008. Называем виды документов, используемых для внутренней переписки, и объясняем их различия. Приводим перечень разновидностей документов для разных процессов, которые есть практически в любой организации. Шаблоны 5 из них показываем целиком (служебной записки о командировании, заявки на курьерскую доставку корреспонденции, заявки и служебных записок для закупочной деятельности).

Когда нет возможности отправить письмо, подписанное ЭП

Если у внешней компании или у клиента с нашей компанией нет электронного документооборота, то как правильно заверять письма на бумаге? Если письма подписаны квалифицированной электронной подписью с нашей стороны для отправки внешним корреспондентам?

Письмо: все тонкости оформления реквизитов

Статья содержит 44 примера оформления всех реквизитов служебного письма, показывая возможные варианты их «изготовления» для различных ситуаций, а также образцы целых писем. Показаны бланки писем с угловым и продольным расположением реквизитов; бланки организации, структурного подразделения и должностного лица. Больше всего внимания уделено вариантам оформления адресата и приложений (они зависят от того, кому, как и что направляется). Все это сделано с учетом последней практики работы и тех изменений, которые ввел недавно ГОСТ Р 7.0.97-2016. Данной статьей удобно пользоваться как справочником самому и вооружить им коллег (если вы устали многократно повторять исполнителям азбучные истины о подготовке проектов служебных писем).

В каком порядке указывать должность, ученую степень и звание, ФИО?

В какой последовательности необходимо указывать в организационно-правовых документах должность, ученую степень, ученое звание, фамилию и инициалы? Есть ли правила?

Правила деловой переписки по электронной почте

Даем практические советы с примерами формулировок, которые помогут вам правильно обратиться и приветствовать получателя вашего электронного письма, составить текст и оформить свою подпись. Грамотно обращаться с полями «Тема», «Кому», «Копия» и «Скрытая копия», не переусердствовать с назначением важности письмам. Правильно пересылать вложенные файлы, а для особо тяжелых покажем способ их передачи путем закачивания на Яндекс-диск и вставки в электронное письмо ссылки для скачивания. Вовремя отвечать на электронную корреспонденцию и настроить вежливый автоответ на период своего временного отсутствия. В результате вы узнаете, что уместно в деловой электронной переписке и как это реализовать.

Когда в письме и служебной записке использовать уважительную «этикетную рамку»?

С вопросами к вам обращаются сотрудники отдела документационного обеспечения Аппарата Главы администрации города: 1. Нужно ли в деловом письме отделять вступительное слово «Уважаемый...» от текста самого письма? И чем это регламентировано? Ведь это не самостоятельный реквизит и по ГОСТ 7.0.97- 2016 его не надо отделять 2-4 межстрочным интервалом. 2. В служебной или докладной записке нужно (или можно) применять этикетную рамку или вступительное слово «Уважаемый...»? Или это категорически не рекомендуется. Чем это регламентировано? Информация нам необходима для проведения семинара на тему «Оформление служебных писем» в Аппарате Главы администрации города. Руководство требует единообразия и однозначности в оформлении документов.