Top.Mail.Ru

Примеры существенного сокращения времени обработки документов

Делимся опытом, как на 2 крупных предприятиях смогли на 70% сократить время обработки входящей корреспонденции и на 30% трудозатраты на переписку между обществами внутри Группы компаний. Это стало возможным благодаря радикальному изменению привычных технологий и выходу на альтернативные методы работы.

В настоящее время с ростом потока информации и документов многие делопроизводственные бизнес-процессы усложняются. Задачи, которые «веками» выполнялись по отработанным схемам, казалось бы, не имеющим альтернативных вариантов, требуют иных подходов в их реализации. И порой единственный способ их найти – выйти за рамки привычного. Ломайте стереотипы или стереотипы сломают вас.

Ускорение обработки входящего документопотока

Первый пример относится к поиску нетривиального решения в целях существенного сокращения времени обработки входящего документопотока. На предприятии требовалось обеспечить бесперебойное и четкое функционирование следующего бизнес-процесса:

1. В центральный офис ежедневно к 10 часам поступает порядка 1 000 единиц почтовой корреспонденции.

2. Работник отдела делопроизводства должен:

2.1. Разобрать документы по группам «Срочно» – «Не срочно» (в зависимости от определенных критериев).

2.2. Не позднее 12 часов текущего дня обработать документы из категории «Срочно» (порядка 500 единиц), а именно:

2.2.1. Зарегистрировать эти документы в СЭД, получив для каждого документа сгенерированный в СЭД входящий номер.

2.2.2. Нанести на каждый бумажный документ входящий номер и дату.

2.2.3. Отсканировать документы с входящим номером в сетевую электронную папку.

Проблема состояла в том, что ввиду большого количества документов (порядка 500 шт.) имелись систематические задержки в обработке на 2-3 часа, и стояла задача сократить время на выполнение данной функции.

Анализируя текущую организацию бизнес-процесса, выявили следующее: 70% от общего времени обработки этих документов уходит конкретно на проставление штампов и вписание входящего номера, а именно:

1. На первом этапе работник осуществляет простановку пустого штампа «Номер входящий» на все документы (порядка 500 шт. в день):

Связанный материал
Как закрепить использование простой электронной подписи в СЭД
№ 07 / 2021

Какой состав документов нужно оформить, чтобы закрепить использование простой электронной подписи в СЭД, в которой работает Группа компаний, т.е. несколько юрлиц? Ответ см. в № 7’ 2021

Связанный материал
Ознакомление с кадровыми документами, подтвержденное простой электронной подписью
№ 08 / 2020

Как оформить акт выдачи логина и пароля для работы в СЭД, чтобы сотрудник потом от них не смог отпереться, показано в статье «Ознакомление с кадровыми документами, подтвержденное простой электронной подписью» в № 8’ 2020

Связанный материал
Безбумажный документооборот: текущая ситуация и ближайшие перспективы
№ 09 / 2021

Как снизить расходы за счет использования простых и облачных ЭП, рассказано в статье в № 9’ 2021

Связанный материал
Согласование документов в СЭД
№ 10 / 2021

В статье «Согласование документов в СЭД» в № 10’ 2021 в числе прочего рассказывается, какие варианты электронных подписей можно использовать в СЭД внутри организации и почему неквалифицированную ЭП считают оптимальной, как организовать работу с ней.

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Как направить документы своему работнику по почте

Какие документы работодатель обязан отправить почтой, а какие так направлять просто целесообразно. В каком случае предварительно нужно получить на это письменную просьбу работника. На какой адрес отправлять. Какой способ отправки подтвердит факт выполнения работодателем возложенной на него обязанности. Где и сколько потом хранить документы о почтовой отправке. Показываем примеры оформления кадровых документов и форм Почты России: уведомления о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на ее пересылку, заявления работника с просьбой направлять ему документы на определенный адрес, сопроводительного письма при отправке документов, описи вложений в ценное отправление, уведомления о вручении.

Продающее коммерческое предложение

Разбираем виды коммерческих предложений и особенности их композиции. Показываем типичные ошибки, которые приводят их не на стол директора, а в корзину. Даем готовую формулу, по которой вы с легкостью составите продающий текст и получите долгожданные отклики. Приводим пример служебного письма с грамотным коммерческим предложением.

Как не сделать из рекламы оферту

Рекламный буклет или рассылка по электронной почте и даже служебное письмо с коммерческим предложением конкретному адресату обычно содержат лишь «завлекательную» часть предлагаемой к заключению сделки. И для их автора может быть сюрпризом, что адресат (а за ним и суд) потом могут не позволить ему включить в условия сделки существенные для него положения. Подсказываем формулировки, которые стоит вставлять в индивидуальные и публичные коммерческие предложения, чтобы обезопасить себя.

«Заранее благодарю» в конце электронного письма

Какой эффект оказывают на адресата такие фразы в электронной переписке, как «Заранее благодарю» или «Заранее спасибо»: рассказываем о мнениях экспертов на этот счет и результатах исследования разработчика приложений для электронной почты; о западной, восточной и отечественной специфике. Профессионала от дилетанта отличает понимание нюансов, о которых мы и говорим в этой статье.

Письмо: все тонкости оформления реквизитов

Статья содержит 44 примера оформления всех реквизитов служебного письма, показывая возможные варианты их «изготовления» для различных ситуаций, а также образцы целых писем. Показаны бланки писем с угловым и продольным расположением реквизитов; бланки организации, структурного подразделения и должностного лица. Больше всего внимания уделено вариантам оформления адресата и приложений (они зависят от того, кому, как и что направляется). Все это сделано с учетом последней практики работы и тех изменений, которые ввел недавно ГОСТ Р 7.0.97-2016. Данной статьей удобно пользоваться как справочником самому и вооружить им коллег (если вы устали многократно повторять исполнителям азбучные истины о подготовке проектов служебных писем).

Направляем письмо одного содержания нескольким адресатам

Как оформить адресатов в письме, когда их менее 4 и когда более, когда они перечислены в списке рассылки конкретного письма и когда в утвержденном списке постоянных корреспондентов организации. Бывает, что первому адресату направляют подлинник письма, остальным копии. А бывает, что все получают оригиналы. Порой надо проинформировать каждого адресата о полном списке получателей документа. А порой такой цели нет. Показываем для всех этих случаев особенности оформления адресата, как зарегистрировать исходящую корреспонденцию и что кому отправить (основываясь на ГОСТ Р 7.0.97-2016 и лучшей практике).

Как оформить гарантийное письмо

Какие гарантийные письма бывают. Особенности их оформления: специфика текста, кто должен подписывать (и должна ли быть подпись главбуха), нужна ли печать, какие данные об организации-авторе необходимо отразить.

В каком порядке указывать должность, ученую степень и звание, ФИО?

В какой последовательности необходимо указывать в организационно-правовых документах должность, ученую степень, ученое звание, фамилию и инициалы? Есть ли правила?