Top.Mail.Ru
Делимся опытом значительного сокращения расходов из бюджета делопроизводственной службы за счет рациональной организации отправки бумажных документов: как выявить «протечки», как оптимизировать и регламентировать новый алгоритм работы, как мониторить ситуацию потом. Эту задачу вы можете смело включать в перечень показателей эффективности своего подразделения.

Кому из нас, уважаемые коллеги, не приходилось решать задачу оптимизации расходов? Актуальности данному вопросу добавляет и нынешняя ситуация. Анализируя на 2 крупных предприятиях процесс отправки документов и связанные с этим расходы, выяснилось, что самый дорогостоящий способ отправки бумажных документов (курьерская доставка через DHL Express, Pony Express и пр.) использовался неоправданно часто. При чем делалось это без веских причин. Поводом часто становилась следующая ситуация:

  • документы залежались в столе у менеджера и поэтому требовалась срочная отправка, чтобы доставить их к сроку;
  • такой способ отправки был привычным и не требовал никаких обоснований.

Несмотря на темпы развития цифровизации и юридически значимого электронного документооборота, предприятия имеют ряд документов на бумаге, которыми обмениваются путем отправки 2 основными способами:

  • через ФГУП «Почта России» и
  • сторонние курьерские службы.

Практика показала, что при отсутствии выстроенной контролируемой системы отправки документов расходы на данном направлении будут неоправданно завышены. Вместе с тем задача руководителя делопроизводственной службы – обеспечить функционирование этого процесса таким образом, чтобы:

  • расходы на отправку документов были подконтрольны, целесообразны и оправданны;
  • основной объем документов подлежал плановой отправке посредством ФГУП «Почта России».

Для достижения этих целей необходимо:

  • организовать строго централизованную (через делопроизводственную службу) отправку документов;
  • регламентировать процесс отправки документов и обеспечить его контроль и соблюдение;
  • четко определить условия для отправки документов курьерской службой. Основной же объем документов отправлять по утвержденному графику через «Почту России»;
  • ввести процедуру периодического формирования отчетности по данной функции для мониторинга динамики и предоставления информации руководству предприятия (в т.ч. с целью воздействия на нарушителей).

Связанный материал
Организация работы курьерской службы
№ 01 / 2015

В статье «Организация работы курьерской службы» в № 1–2’ 2015 показано, как организовать работу своих штатных курьеров (пеших и водителей) для доставки документов в сторонние организации, на почту и между своими удаленными подразделениями. Как в этом потоке не потерять документы либо найти виновника. Автор рекомендует свои формы заявок, регистрационных журналов и памятки для курьеров. Объясняет, кто, в каком порядке и за что расписывается. Если вы и не станете так же детально фиксировать движение документов, то отдельные идеи вам точно пригодятся

Связанный материал
Организация работы курьерской службы
№ 02 / 2015
Связанный материал
Выбираем курьерскую службу (часть 1)
№ 02 / 2018

В статье «Выбираем курьерскую службу» в № 2–5’ 2018 мы сравнили расценки и ассортимент услуг крупных курьерских служб, действующих в России: СДЭК, DPD и SPSR express, немецкая DHL, EMS Russian Post (от «Почты России»)

Связанный материал
Выбираем курьерскую службу (часть 2)
№ 03 / 2018
Связанный материал
Выбираем курьерскую службу (часть 3)
№ 04 / 2018
Связанный материал
Выбираем курьерскую службу (часть 4)
№ 05 / 2018
Связанный материал
Работа курьера в канцелярии
№ 03 / 2018

См. статью «Работа курьера в канцелярии» в № 3’ 2018

Связанный материал
Разъездной характер работы
№ 03 / 2018

См. статью «Разъездной характер работы» в № 3’ 2018

Связанный материал
Про подпись на документе, которую можно заменить актом
№ 09 / 2021
Связанный материал
Примеры существенного сокращения времени обработки документов
№ 10 / 2021

Исследование текущей ситуации

Для начала надо провести анализ текущей ситуации на предприятии. Оптимально анализировать период не менее 3, а лучше 6 месяцев. Предложенный далее алгоритм применялся неоднократно на...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Как не сделать из рекламы оферту

Рекламный буклет или рассылка по электронной почте и даже служебное письмо с коммерческим предложением конкретному адресату обычно содержат лишь «завлекательную» часть предлагаемой к заключению сделки. И для их автора может быть сюрпризом, что адресат (а за ним и суд) потом могут не позволить ему включить в условия сделки существенные для него положения. Подсказываем формулировки, которые стоит вставлять в индивидуальные и публичные коммерческие предложения, чтобы обезопасить себя.

«Заранее благодарю» в конце электронного письма

Какой эффект оказывают на адресата такие фразы в электронной переписке, как «Заранее благодарю» или «Заранее спасибо»: рассказываем о мнениях экспертов на этот счет и результатах исследования разработчика приложений для электронной почты; о западной, восточной и отечественной специфике. Профессионала от дилетанта отличает понимание нюансов, о которых мы и говорим в этой статье.

Продающее коммерческое предложение

Разбираем виды коммерческих предложений и особенности их композиции. Показываем типичные ошибки, которые приводят их не на стол директора, а в корзину. Даем готовую формулу, по которой вы с легкостью составите продающий текст и получите долгожданные отклики. Приводим пример служебного письма с грамотным коммерческим предложением.

Об «одиноких» подписях на последней странице документа

Если при составлении акта подписи не помещаются на одном листе, то правильно ли помещать весь текст на первом листе, а на втором оформлять только подписи? Или лучше 1–2 строки текста акта все-таки разместить на втором листе перед подписями? Но тогда на первом листе внизу будет большое пустое нижнее поле. Как правильнее? Аналогичный вопрос часто возникает и с другими документами, например с приказами и письмами.

Письмо: все тонкости оформления реквизитов

Статья содержит 44 примера оформления всех реквизитов служебного письма, показывая возможные варианты их «изготовления» для различных ситуаций, а также образцы целых писем. Показаны бланки писем с угловым и продольным расположением реквизитов; бланки организации, структурного подразделения и должностного лица. Больше всего внимания уделено вариантам оформления адресата и приложений (они зависят от того, кому, как и что направляется). Все это сделано с учетом последней практики работы и тех изменений, которые ввел недавно ГОСТ Р 7.0.97-2016. Данной статьей удобно пользоваться как справочником самому и вооружить им коллег (если вы устали многократно повторять исполнителям азбучные истины о подготовке проектов служебных писем).

Направляем письмо одного содержания нескольким адресатам

Как оформить адресатов в письме, когда их менее 4 и когда более, когда они перечислены в списке рассылки конкретного письма и когда в утвержденном списке постоянных корреспондентов организации. Бывает, что первому адресату направляют подлинник письма, остальным копии. А бывает, что все получают оригиналы. Порой надо проинформировать каждого адресата о полном списке получателей документа. А порой такой цели нет. Показываем для всех этих случаев особенности оформления адресата, как зарегистрировать исходящую корреспонденцию и что кому отправить (основываясь на ГОСТ Р 7.0.97-2016 и лучшей практике).

Как оформить гарантийное письмо

Какие гарантийные письма бывают. Особенности их оформления: специфика текста, кто должен подписывать (и должна ли быть подпись главбуха), нужна ли печать, какие данные об организации-авторе необходимо отразить.

В каком порядке указывать должность, ученую степень и звание, ФИО?

В какой последовательности необходимо указывать в организационно-правовых документах должность, ученую степень, ученое звание, фамилию и инициалы? Есть ли правила?