Top.Mail.Ru
Делимся опытом значительного сокращения расходов из бюджета делопроизводственной службы за счет рациональной организации отправки бумажных документов: как выявить «протечки», как оптимизировать и регламентировать новый алгоритм работы, как мониторить ситуацию потом. Эту задачу вы можете смело включать в перечень показателей эффективности своего подразделения.

Кому из нас, уважаемые коллеги, не приходилось решать задачу оптимизации расходов? Актуальности данному вопросу добавляет и нынешняя ситуация. Анализируя на 2 крупных предприятиях процесс отправки документов и связанные с этим расходы, выяснилось, что самый дорогостоящий способ отправки бумажных документов (курьерская доставка через DHL Express, Pony Express и пр.) использовался неоправданно часто. При чем делалось это без веских причин. Поводом часто становилась следующая ситуация:

  • документы залежались в столе у менеджера и поэтому требовалась срочная отправка, чтобы доставить их к сроку;
  • такой способ отправки был привычным и не требовал никаких обоснований.

Несмотря на темпы развития цифровизации и юридически значимого электронного документооборота, предприятия имеют ряд документов на бумаге, которыми обмениваются путем отправки 2 основными способами:

  • через ФГУП «Почта России» и
  • сторонние курьерские службы.

Практика показала, что при отсутствии выстроенной контролируемой системы отправки документов расходы на данном направлении будут неоправданно завышены. Вместе с тем задача руководителя делопроизводственной службы – обеспечить функционирование этого процесса таким образом, чтобы:

  • расходы на отправку документов были подконтрольны, целесообразны и оправданны;
  • основной объем документов подлежал плановой отправке посредством ФГУП «Почта России».

Для достижения этих целей необходимо:

  • организовать строго централизованную (через делопроизводственную службу) отправку документов;
  • регламентировать процесс отправки документов и обеспечить его контроль и соблюдение;
  • четко определить условия для отправки документов курьерской службой. Основной же объем документов отправлять по утвержденному графику через «Почту России»;
  • ввести процедуру периодического формирования отчетности по данной функции для мониторинга динамики и предоставления информации руководству предприятия (в т.ч. с целью воздействия на нарушителей).

Связанный материал
Организация работы курьерской службы
№ 01 / 2015

В статье «Организация работы курьерской службы» в № 1–2’ 2015 показано, как организовать работу своих штатных курьеров (пеших и водителей) для доставки документов в сторонние организации, на почту и между своими удаленными подразделениями. Как в этом потоке не потерять документы либо найти виновника. Автор рекомендует свои формы заявок, регистрационных журналов и памятки для курьеров. Объясняет, кто, в каком порядке и за что расписывается. Если вы и не станете так же детально фиксировать движение документов, то отдельные идеи вам точно пригодятся

Связанный материал
Организация работы курьерской службы
№ 02 / 2015
Связанный материал
Выбираем курьерскую службу (часть 1)
№ 02 / 2018

В статье «Выбираем курьерскую службу» в № 2–5’ 2018 мы сравнили расценки и ассортимент услуг крупных курьерских служб, действующих в России: СДЭК, DPD и SPSR express, немецкая DHL, EMS Russian Post (от «Почты России»)

Связанный материал
Выбираем курьерскую службу (часть 2)
№ 03 / 2018
Связанный материал
Выбираем курьерскую службу (часть 3)
№ 04 / 2018
Связанный материал
Выбираем курьерскую службу (часть 4)
№ 05 / 2018
Связанный материал
Работа курьера в канцелярии
№ 03 / 2018

См. статью «Работа курьера в канцелярии» в № 3’ 2018

Связанный материал
Разъездной характер работы
№ 03 / 2018

См. статью «Разъездной характер работы» в № 3’ 2018

Связанный материал
Про подпись на документе, которую можно заменить актом
№ 09 / 2021
Связанный материал
Примеры существенного сокращения времени обработки документов
№ 10 / 2021

Исследование текущей ситуации

Для начала надо провести анализ текущей ситуации на предприятии. Оптимально анализировать период не менее 3, а лучше 6 месяцев. Предложенный далее алгоритм применялся неоднократно на...

Вы видите начало этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 700 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Расчет численности и повышение производительности службы ДОУ

На какие утвержденные Минтрудом России нормативы времени на выполнение работ по документационному обеспечению управления можно опереться. Как их можно свести в таблицу Excel для удобства расчета необходимой численности службы ДОУ (исходя не просто из общего объема документооборота за год, а из трудоемкости выполняемых операций). Поднять производительность труда можно за счет повышения мотивации персонала, а также устранения потерь путем внедрения приемов бережливого производства в службу ДОУ. Подсказываем, что можно сделать в этих направлениях.

Числительные в текстах документов

Как правильно указывать денежные суммы в договоре (цифрами и словами; с включением НДС и когда сумма НДС не облагается). Как употреблять количественные и порядковые числительные в текстах документов в различных ситуациях (все показываем на примерах). Как правильно писать сокращения, знак «%», указывать диапазон значений, номер телефона и др.

Распространенные ошибки в оформлении служебных писем

Разбираем самые распространенные ошибки при оформлении бланка письма, адресата, подписи, отметок об исполнителе и о приложении, заголовка и самого текста письма (например, как указывать должность, ученую степень и звание, фамилию и инициалы, наименование организации, что нельзя «разлучать» по разным строкам текста, как писать даты и различные периоды времени, как использовать знаки №, §, %, кавычки и др.). На примерах показываем, что является явной ошибкой (с точки зрения ГОСТ Р 7.0.97-2016, правил русского языка), что опасно с точки зрения здравого смысла, а что – просто устаревший вариант оформления.

Дела с перепиской в вопросах и ответах

Надо ли подписывать исходящий документ в 2 оригинальных экземплярах, чтобы 1 отправить, а другой подшить в наше дело? Или можно подписать 1 оригинал и его отправить, а в свое дело подшить копию? Тогда как ее оформить? Ответное письмо необходимо формировать в дело следом за инициативным письмом. Но что делать, когда цепочка переписки гораздо длиннее? По каким критериям формировать переписку в разные дела, как при этом формулировать заголовки? Как определить сроки хранения дел с перепиской? Когда приложения к письму следует подшивать следом за самим письмом в дело с перепиской? И когда поступать иначе?

Письмо: все тонкости оформления реквизитов

Статья содержит 44 примера оформления всех реквизитов служебного письма, показывая возможные варианты их «изготовления» для различных ситуаций, а также образцы целых писем. Показаны бланки писем с угловым и продольным расположением реквизитов; бланки организации, структурного подразделения и должностного лица. Больше всего внимания уделено вариантам оформления адресата и приложений (они зависят от того, кому, как и что направляется). Все это сделано с учетом последней практики работы и тех изменений, которые ввел недавно ГОСТ Р 7.0.97-2016. Данной статьей удобно пользоваться как справочником самому и вооружить им коллег (если вы устали многократно повторять исполнителям азбучные истины о подготовке проектов служебных писем).

Направляем письмо одного содержания нескольким адресатам

Как оформить адресатов в письме, когда их менее 4 и когда более, когда они перечислены в списке рассылки конкретного письма и когда в утвержденном списке постоянных корреспондентов организации. Бывает, что первому адресату направляют подлинник письма, остальным копии. А бывает, что все получают оригиналы. Порой надо проинформировать каждого адресата о полном списке получателей документа. А порой такой цели нет. Показываем для всех этих случаев особенности оформления адресата, как зарегистрировать исходящую корреспонденцию и что кому отправить (основываясь на ГОСТ Р 7.0.97-2016 и лучшей практике).

Как оформить гарантийное письмо

Какие гарантийные письма бывают. Особенности их оформления: специфика текста, кто должен подписывать (и должна ли быть подпись главбуха), нужна ли печать, какие данные об организации-авторе необходимо отразить.

Отметка о приложении в сопроводительном письме

Объясняем, какие документы надо пересылать с сопроводительным письмом. Показываем на примерах, как оформить отметку о приложении в различных ситуациях: если приложение названо и если не названо в тексте письма, если их несколько, если приложение к письму имеет собственное приложение, когда не надо указывать количество листов, если электронный документ пересылается по электронной почте или на съемном носителе, если приложение содержит конфиденциальную информацию, если оно направляется не всем адресатам письма, как оформить опись приложений и др. нюансы.