Делимся опытом значительного сокращения расходов из бюджета делопроизводственной службы за счет рациональной организации отправки бумажных документов: как выявить «протечки», как оптимизировать и регламентировать новый алгоритм работы, как мониторить ситуацию потом. Эту задачу вы можете смело включать в перечень показателей эффективности своего подразделения.

Кому из нас, уважаемые коллеги, не приходилось решать задачу оптимизации расходов? Актуальности данному вопросу добавляет и нынешняя ситуация. Анализируя на 2 крупных предприятиях процесс отправки документов и связанные с этим расходы, выяснилось, что самый дорогостоящий способ отправки бумажных документов (курьерская доставка через DHL Express, Pony Express и пр.) использовался неоправданно часто. При чем делалось это без веских причин. Поводом часто становилась следующая ситуация:

  • документы залежались в столе у менеджера и поэтому требовалась срочная отправка, чтобы доставить их к сроку;
  • такой способ отправки был привычным и не требовал никаких обоснований.

Несмотря на темпы развития цифровизации и юридически значимого электронного документооборота, предприятия имеют ряд документов на бумаге, которыми обмениваются путем отправки 2 основными способами:

  • через ФГУП «Почта России» и
  • сторонние курьерские службы.

Практика показала, что при отсутствии выстроенной контролируемой системы отправки документов расходы на данном направлении будут неоправданно завышены. Вместе с тем задача руководителя делопроизводственной службы – обеспечить функционирование этого процесса таким образом, чтобы:

  • расходы на отправку документов были подконтрольны, целесообразны и оправданны;
  • основной объем документов подлежал плановой отправке посредством ФГУП «Почта России».

Для достижения этих целей необходимо:

  • организовать строго централизованную (через делопроизводственную службу) отправку документов;
  • регламентировать процесс отправки документов и обеспечить его контроль и соблюдение;
  • четко определить условия для отправки документов курьерской службой. Основной же объем документов отправлять по утвержденному графику через «Почту России»;
  • ввести процедуру периодического формирования отчетности по данной функции для мониторинга динамики и предоставления информации руководству предприятия (в т.ч. с целью воздействия на нарушителей).

Связанный материал
Организация работы курьерской службы
№ 01 / 2015

В статье «Организация работы курьерской службы» в № 1–2’ 2015 показано, как организовать работу своих штатных курьеров (пеших и водителей) для доставки документов в сторонние организации, на почту и между своими удаленными подразделениями. Как в этом потоке не потерять документы либо найти виновника. Автор рекомендует свои формы заявок, регистрационных журналов и памятки для курьеров. Объясняет, кто, в каком порядке и за что расписывается. Если вы и не станете так же детально фиксировать движение документов, то отдельные идеи вам точно пригодятся

Связанный материал
Организация работы курьерской службы
№ 02 / 2015
Связанный материал
Выбираем курьерскую службу
№ 02 / 2018

В статье «Выбираем курьерскую службу» в № 2–5’ 2018 мы сравнили расценки и ассортимент услуг крупных курьерских служб, действующих в России: СДЭК, DPD и SPSR express, немецкая DHL, EMS Russian Post (от «Почты России»)

Связанный материал
Выбираем курьерскую службу
№ 03 / 2018
Связанный материал
Выбираем курьерскую службу
№ 04 / 2018
Связанный материал
Выбираем курьерскую службу
№ 05 / 2018
Связанный материал
Работа курьера в канцелярии
№ 03 / 2018

См. статью «Работа курьера в канцелярии» в № 3’ 2018

Связанный материал
Разъездной характер работы
№ 03 / 2018

См. статью «Разъездной характер работы» в № 3’ 2018

Связанный материал
Про подпись на документе, которую можно заменить актом
№ 09 / 2021

Исследование текущей ситуации

Для начала надо провести анализ текущей ситуации на предприятии. Оптимально анализировать период не менее 3, а лучше 6 месяцев. Предложенный далее алгоритм применялся неоднократно на...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 300 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Внимание!
Ловите годовую подписку 2022 в сентябре!
Скидка становится меньше с каждым месяцем.

Рекомендовано для вас

Про подпись на документе, которую можно заменить актом

Компания подготовила документ, а работник отказался расписаться об ознакомлении с ним? Подскажем, как быть в этой ситуации: как можно обойтись без подписи работника на бумажном документе, оформив акт с подписями свидетелей либо засвидетельствовав это на первоначальном документе. Что важно зафиксировать, когда и кому? Как подтверждать факт ознакомления сотрудника с электронным документом, направленным по электронной почте или в СЭД. Объясним юридические тонкости и покажем образцы оформления документов.

Конструктор документов – новый бесплатный инструмент для Вас

На нашем сайте delo-press.ru появился новый полезный инструмент, сейчас им можно пользоваться бесплатно. Он уже содержит почти 200 образцов полностью оформленных документов под различные ситуации (далее его будем постоянно пополнять). Каждый документ сбоку содержит подборку статей и вопрос-ответов, разъясняющих особенности его составления. Каждый документ можно скачать себе на компьютер, открыть в Word и изменить его данные на свои. Документы, сделанные при помощи такого Конструктора, корректны с точки зрения делопроизводственных правил оформления и содержат юридически выверенные формулировки. И пусть грамотных документов в вашей организации станет больше! А ваших усилий для этого потребуется меньше!

Акт о вскрытии конверта и отсутствии документов

Пришло письмо заказным отправлением. В тексте письма в отметке о наличии приложений указано 2 документа, но фактически их в этом конверте не оказалось. 1. Знаю, что это надо оформить актом, но как его составить? Кому подписывать? Что с ним потом делать? 2. Была еще такая ситуация: пришло письмо без приложений в конверте, но при вскрытии другого конверта эти приложения там обнаружили. Видимо, отправитель сам заметил ошибку и дослал приложения через пару дней (судя по штемпелям на конвертах). А мы оба эти письма вскрыли в один день. Тогда акт о недостаче вложений оформлять надо?

Как заставить исполнителей правильно оформлять письма

Автор описала методы, при помощи которых даже самых упорствующих исполнителей удалось обучить правильному оформлению служебных писем. Про обучающие семинары, шаблоны документов в Word, краткие памятки с примерами знают все. Вашей коллеге удалось реализовать и более оригинальные методы, чтобы «достучаться» до исполнителей в подведомственных организациях, грамотно подключив к решению этой задачи административный ресурс. Вы тоже можете воспользоваться этими приемами.

Письмо: все тонкости оформления реквизитов

Статья содержит 44 примера оформления всех реквизитов служебного письма, показывая возможные варианты их «изготовления» для различных ситуаций, а также образцы целых писем. Показаны бланки писем с угловым и продольным расположением реквизитов; бланки организации, структурного подразделения и должностного лица. Больше всего внимания уделено вариантам оформления адресата и приложений (они зависят от того, кому, как и что направляется). Все это сделано с учетом последней практики работы и тех изменений, которые ввел недавно ГОСТ Р 7.0.97-2016. Данной статьей удобно пользоваться как справочником самому и вооружить им коллег (если вы устали многократно повторять исполнителям азбучные истины о подготовке проектов служебных писем).

Правила деловой переписки по электронной почте

Даем практические советы с примерами формулировок, которые помогут вам правильно обратиться и приветствовать получателя вашего электронного письма, составить текст и оформить свою подпись. Грамотно обращаться с полями «Тема», «Кому», «Копия» и «Скрытая копия», не переусердствовать с назначением важности письмам. Правильно пересылать вложенные файлы, а для особо тяжелых покажем способ их передачи путем закачивания на Яндекс-диск и вставки в электронное письмо ссылки для скачивания. Вовремя отвечать на электронную корреспонденцию и настроить вежливый автоответ на период своего временного отсутствия. В результате вы узнаете, что уместно в деловой электронной переписке и как это реализовать.

Конструктор документов – новый бесплатный инструмент для Вас

На нашем сайте delo-press.ru появился новый полезный инструмент, сейчас им можно пользоваться бесплатно. Он уже содержит почти 200 образцов полностью оформленных документов под различные ситуации (далее его будем постоянно пополнять). Каждый документ сбоку содержит подборку статей и вопрос-ответов, разъясняющих особенности его составления. Каждый документ можно скачать себе на компьютер, открыть в Word и изменить его данные на свои. Документы, сделанные при помощи такого Конструктора, корректны с точки зрения делопроизводственных правил оформления и содержат юридически выверенные формулировки. И пусть грамотных документов в вашей организации станет больше! А ваших усилий для этого потребуется меньше!

Как заставить исполнителей правильно оформлять письма

Автор описала методы, при помощи которых даже самых упорствующих исполнителей удалось обучить правильному оформлению служебных писем. Про обучающие семинары, шаблоны документов в Word, краткие памятки с примерами знают все. Вашей коллеге удалось реализовать и более оригинальные методы, чтобы «достучаться» до исполнителей в подведомственных организациях, грамотно подключив к решению этой задачи административный ресурс. Вы тоже можете воспользоваться этими приемами.