Сокращаем расходы на отправку документов

Кому из нас, уважаемые коллеги, не приходилось решать задачу оптимизации расходов? Актуальности данному вопросу добавляет и нынешняя ситуация. Анализируя на 2 крупных предприятиях процесс отправки документов и связанные с этим расходы, выяснилось, что самый дорогостоящий способ отправки бумажных документов (курьерская доставка через DHL Express, Pony Express и пр.) использовался неоправданно часто. При чем делалось это без веских причин. Поводом часто становилась следующая ситуация:

• документы залежались в столе у менеджера и поэтому требовалась срочная отправка, чтобы доставить их к сроку;
• такой способ отправки был привычным и не требовал никаких обоснований.

Несмотря на темпы развития цифровизации и юридически значимого электронного документооборота, предприятия имеют ряд документов на бумаге, которыми обмениваются путем отправки 2 основными способами:

• через ФГУП «Почта России» и
• сторонние курьерские службы.

Практика показала, что при отсутствии выстроенной контролируемой системы отправки документов расходы на данном направлении будут неоправданно завышены. Вместе с тем задача руководителя делопроизводственной службы – обеспечить функционирование этого процесса таким образом, чтобы:

• расходы на отправку документов были подконтрольны, целесообразны и оправданны;
• основной объем документов подлежал плановой отправке посредством ФГУП «Почта России».

Для достижения этих целей необходимо:

• организовать строго централизованную (через делопроизводственную службу) отправку документов;
• регламентировать процесс отправки документов и обеспечить его контроль и соблюдение;
• четко определить условия для отправки документов курьерской службой. Основной же объем документов отправлять по утвержденному графику через «Почту России»;
• ввести процедуру периодического формирования отчетности по данной функции для мониторинга динамики и предоставления информации руководству предприятия (в т.ч. с целью воздействия на нарушителей).

Исследование текущей ситуации

Для начала надо провести анализ текущей ситуации на предприятии. Оптимально анализировать период не менее 3, а лучше 6 месяцев. Предложенный далее алгоритм применялся неоднократно на...