Top.Mail.Ru
Делимся опытом значительного сокращения расходов из бюджета делопроизводственной службы за счет рациональной организации отправки бумажных документов: как выявить «протечки», как оптимизировать и регламентировать новый алгоритм работы, как мониторить ситуацию потом. Эту задачу вы можете смело включать в перечень показателей эффективности своего подразделения.

Кому из нас, уважаемые коллеги, не приходилось решать задачу оптимизации расходов? Актуальности данному вопросу добавляет и нынешняя ситуация. Анализируя на 2 крупных предприятиях процесс отправки документов и связанные с этим расходы, выяснилось, что самый дорогостоящий способ отправки бумажных документов (курьерская доставка через DHL Express, Pony Express и пр.) использовался неоправданно часто. При чем делалось это без веских причин. Поводом часто становилась следующая ситуация:

  • документы залежались в столе у менеджера и поэтому требовалась срочная отправка, чтобы доставить их к сроку;
  • такой способ отправки был привычным и не требовал никаких обоснований.

Несмотря на темпы развития цифровизации и юридически значимого электронного документооборота, предприятия имеют ряд документов на бумаге, которыми обмениваются путем отправки 2 основными способами:

  • через ФГУП «Почта России» и
  • сторонние курьерские службы.

Практика показала, что при отсутствии выстроенной контролируемой системы отправки документов расходы на данном направлении будут неоправданно завышены. Вместе с тем задача руководителя делопроизводственной службы – обеспечить функционирование этого процесса таким образом, чтобы:

  • расходы на отправку документов были подконтрольны, целесообразны и оправданны;
  • основной объем документов подлежал плановой отправке посредством ФГУП «Почта России».

Для достижения этих целей необходимо:

  • организовать строго централизованную (через делопроизводственную службу) отправку документов;
  • регламентировать процесс отправки документов и обеспечить его контроль и соблюдение;
  • четко определить условия для отправки документов курьерской службой. Основной же объем документов отправлять по утвержденному графику через «Почту России»;
  • ввести процедуру периодического формирования отчетности по данной функции для мониторинга динамики и предоставления информации руководству предприятия (в т.ч. с целью воздействия на нарушителей).

Связанный материал
Организация работы курьерской службы
№ 01 / 2015

В статье «Организация работы курьерской службы» в № 1–2’ 2015 показано, как организовать работу своих штатных курьеров (пеших и водителей) для доставки документов в сторонние организации, на почту и между своими удаленными подразделениями. Как в этом потоке не потерять документы либо найти виновника. Автор рекомендует свои формы заявок, регистрационных журналов и памятки для курьеров. Объясняет, кто, в каком порядке и за что расписывается. Если вы и не станете так же детально фиксировать движение документов, то отдельные идеи вам точно пригодятся

Связанный материал
Организация работы курьерской службы
№ 02 / 2015
Связанный материал
Выбираем курьерскую службу (часть 1)
№ 02 / 2018

В статье «Выбираем курьерскую службу» в № 2–5’ 2018 мы сравнили расценки и ассортимент услуг крупных курьерских служб, действующих в России: СДЭК, DPD и SPSR express, немецкая DHL, EMS Russian Post (от «Почты России»)

Связанный материал
Выбираем курьерскую службу (часть 2)
№ 03 / 2018
Связанный материал
Выбираем курьерскую службу (часть 3)
№ 04 / 2018
Связанный материал
Выбираем курьерскую службу (часть 4)
№ 05 / 2018
Связанный материал
Работа курьера в канцелярии
№ 03 / 2018

См. статью «Работа курьера в канцелярии» в № 3’ 2018

Связанный материал
Разъездной характер работы
№ 03 / 2018

См. статью «Разъездной характер работы» в № 3’ 2018

Связанный материал
Про подпись на документе, которую можно заменить актом
№ 09 / 2021
Связанный материал
Примеры существенного сокращения времени обработки документов
№ 10 / 2021

Исследование текущей ситуации

Для начала надо провести анализ текущей ситуации на предприятии. Оптимально анализировать период не менее 3, а лучше 6 месяцев. Предложенный далее алгоритм применялся неоднократно на...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Внимание!
МАХ скидка - только в августе. Ловите ее!

Рекомендовано для вас

В каком порядке указывать должность, ученую степень и звание, ФИО?

В какой последовательности необходимо указывать в организационно-правовых документах должность, ученую степень, ученое звание, фамилию и инициалы? Есть ли правила?

Когда нет возможности отправить письмо, подписанное ЭП

Если у внешней компании или у клиента с нашей компанией нет электронного документооборота, то как правильно заверять письма на бумаге? Если письма подписаны квалифицированной электронной подписью с нашей стороны для отправки внешним корреспондентам?

Направляем письмо одного содержания нескольким адресатам

Как оформить адресатов в письме, когда их менее 4 и когда более, когда они перечислены в списке рассылки конкретного письма и когда в утвержденном списке постоянных корреспондентов организации. Бывает, что первому адресату направляют подлинник письма, остальным копии. А бывает, что все получают оригиналы. Порой надо проинформировать каждого адресата о полном списке получателей документа. А порой такой цели нет. Показываем для всех этих случаев особенности оформления адресата, как зарегистрировать исходящую корреспонденцию и что кому отправить (основываясь на ГОСТ Р 7.0.97-2016 и лучшей практике).

Отметка о поступлении и отметка о вручении документа – разные вещи

Делопроизводственный реквизит «отметка о поступлении документа» в организацию (с входящим номером) кардинально отличается от юридической отметки о получении / вручении документа (с подписью): как по назначению, так и по составу элементов (общая у них только дата). Показываем несколько вариантов их оформления. Обязана ли организация-получатель ставить их на экземпляре отправителя. Как убедить суд в факте вручения документа адресату при его отправке курьером, через «Почту России» или по электронной почте.

Письмо: все тонкости оформления реквизитов

Статья содержит 44 примера оформления всех реквизитов служебного письма, показывая возможные варианты их «изготовления» для различных ситуаций, а также образцы целых писем. Показаны бланки писем с угловым и продольным расположением реквизитов; бланки организации, структурного подразделения и должностного лица. Больше всего внимания уделено вариантам оформления адресата и приложений (они зависят от того, кому, как и что направляется). Все это сделано с учетом последней практики работы и тех изменений, которые ввел недавно ГОСТ Р 7.0.97-2016. Данной статьей удобно пользоваться как справочником самому и вооружить им коллег (если вы устали многократно повторять исполнителям азбучные истины о подготовке проектов служебных писем).

В каком порядке указывать должность, ученую степень и звание, ФИО?

В какой последовательности необходимо указывать в организационно-правовых документах должность, ученую степень, ученое звание, фамилию и инициалы? Есть ли правила?

Правила деловой переписки по электронной почте

Даем практические советы с примерами формулировок, которые помогут вам правильно обратиться и приветствовать получателя вашего электронного письма, составить текст и оформить свою подпись. Грамотно обращаться с полями «Тема», «Кому», «Копия» и «Скрытая копия», не переусердствовать с назначением важности письмам. Правильно пересылать вложенные файлы, а для особо тяжелых покажем способ их передачи путем закачивания на Яндекс-диск и вставки в электронное письмо ссылки для скачивания. Вовремя отвечать на электронную корреспонденцию и настроить вежливый автоответ на период своего временного отсутствия. В результате вы узнаете, что уместно в деловой электронной переписке и как это реализовать.

Когда в письме и служебной записке использовать уважительную «этикетную рамку»?

С вопросами к вам обращаются сотрудники отдела документационного обеспечения Аппарата Главы администрации города: 1. Нужно ли в деловом письме отделять вступительное слово «Уважаемый...» от текста самого письма? И чем это регламентировано? Ведь это не самостоятельный реквизит и по ГОСТ 7.0.97- 2016 его не надо отделять 2-4 межстрочным интервалом. 2. В служебной или докладной записке нужно (или можно) применять этикетную рамку или вступительное слово «Уважаемый...»? Или это категорически не рекомендуется. Чем это регламентировано? Информация нам необходима для проведения семинара на тему «Оформление служебных писем» в Аппарате Главы администрации города. Руководство требует единообразия и однозначности в оформлении документов.