Особенность работы курьера в том, что его загруженность в большой степени зависит от других сотрудников. Непосредственному начальнику курьера нужно быть готовым, с одной стороны, занять работника во время простоев, а с другой – помочь ему выстроить приоритеты и не идти на поводу у коллег, которые так и норовят отправить курьера по своим личным или околослужебным делам. Как соблюсти этот баланс? Какие формы заявок на доставку вам помогут? Как принять на работу и занять курьера? Как составить ему инструкцию? Даем ответы на все эти вопросы.

Когда в компании появляется курьер?

Не всем организациям необходимы штатные курьеры. Потребность в них возникает, если:

  • компания ведет активную офлайн-переписку;
  • доставлять некоторые документы приходится исполнителям, секретарям или водителям;
  • существует еще и третий фактор: если часто нужно отправлять кого-то с мелким поручением. Например, забрать рекламные материалы из агентства, купить букет для поздравления министра, отвезти каталоги и образцы продукции потенциальному клиенту…

Чем чаще возникают такие потребности, тем быстрее в компании появляется «специальный» работник. Хотя основной его задачей все-таки является доставка корреспонденции.

До коллег нужно донести, что появление в канцелярии курьера совсем не означает, что письма теперь будут волшебным образом материализовываться у адресатов в удобное для отправителя время. Чтобы работа курьера была эффективной, он должен работать системно. Приведем перечень основных функций, которые можно поручить курьеру:

  • доставка корреспонденции нарочным способом;
  • выполнение мелких поручений за пределами офиса;
  • подготовка к отправке почтовой корреспонденции (регистрация, фальцовка, конвертирование, создание реестров);
  • отправка документов по почте, если у компании не заключен договор на корпоративное обслуживание с «Почтой России» или другой курьерской службой;
  • отслеживание почтовых уведомлений о доставке писем, подшивание их в дело, обработка «возвратных» писем;
  • составление заявок на конверты и почтовые бланки;
  • передача документов внутри компании.

Отслеживаем: что и когда, откуда и куда

О выполнении своей работы курьер должен отчитаться.

Если он доставляет документы лично получателю, то это всегда исходящее письмо с визовым экземпляром (или комплект документов с сопроводительным письмом в 2 экз., в котором указан состав направляемых «ценностей» обычно в списке приложений, – см. Примеры 1 и 2).

На этом экземпляре отправителя принимающая организация ставит отметку о приеме – по общим делопроизводственным правилам это только входящий номер с датой, он проставляется полностью от руки либо с использованием штампа (см. отметки «1» в Примерах 1 и 2). Данный экземпляр затем подшивается в дело организации-отправителя.

Пример 1. Фрагмент сопроводительного письма (наименование приложения указано в тексте письма, остальные сведения в отметке о наличии приложения)
Пример 2. Фрагмент сопроводительного письма (наименования приложений указаны в отметке об их наличии)

Имейте в виду, что если при проставлении входящего номера на экземпляре, который вам вернули, данная корреспонденция потом не будет зарегистрирована в журнале получателя, то доказать (например, в суде) факт и дату получения адресатом этого документа будет сложно. У получателя будет возможность «пойти в отказ»! Поэтому юристы в конфликтных ситуациях рекомендуют, чтобы курьер просил адресата добавить в отметку о получении больше конкретики (см. цифру «2» в Примере 2):

  • кто получил (с указанием Ф.И.О. и полной должности с наименованием организации),
  • когда получил,
  • и расписаться в этом.

Но как раз в конфликтной сутуации курьеру в выполнении такой просьбы могут и отказать. Поэтому если время позволяет, то в таких случаях документ лучше направлять по почте заказным отправлением с уведомлением о вручении.

Если курьером выполняется поручение, то, как правило, есть отчетный документ, например, чек или квитанция об оплате товара / работ / услуг.

Нельзя позволять коллегам беспорядочно «гонять» курьера. Он такой же работник, как и все остальные: имеет очерченный круг обязанностей и подчиняется конкретным должностным лицам – своему непосредственному руководителю и генеральному директору компании. Только они могут отправить курьера с поручением вне очереди (так что объяснять наисрочнейшесть неожиданно возникшей поездки придется им, а не курьеру). Сотрудники должны знать – если курьер в офисе, это совсем не означает, что ему нечего делать. Курьер имеет и другие обязанности в канцелярии, так что «сбегать...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 300 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Внимание!
20% скидки на 2 полугодие 2021 г. на электронную версию журнала + специальный промокод от 10% на любой тип подписки (бумажная, электронная, комплект с доступом к базе знаний) = скидка от 30%

Рекомендовано для вас

Разъездной характер работы

Как отличить разъездной характер работы от командировок или работ в пути, в полевых условиях, вахтовым методом? Вы поймете, как соответствовать требованиям законодательства, если в вашей организации есть курьеры, торговые представители или иные работники «разъездного характера», какие документы обязательно надо издать, а какие – желательно, как их грамотно составить. Также сможете понять цену вопроса – каковы штрафы за ошибки в документальном оформлении трудовых отношений с такими работниками.

Выбираем курьерскую службу

Управляющие документами знают, что на «Почту России» в вопросах отправки корреспонденции полагаться можно далеко не всегда. Особенно когда речь идет об экспресс-доставке или доставке важной документации, пропажа которой, а также срыв сроков повлекут не только имиджевые, но и финансовые потери. Посмотрим, какие еще курьерские службы существуют, сравним стоимость их услуг и предлагаемые дополнительные сервисы. В первой части статьи рассмотрим услуги компании Pony Express, а в следующих – другие крупные российские и международные почтовые сервисы – СДЭК, DPD / SPSR-express, DHL и пр.

Выбираем курьерскую службу

Некоторые почтовые сервисы пытаются снизить стоимость доставки разными предложениями. Например, компания «СДЭК» предлагает экспресс-доставку не только от двери отправителя до двери получателя, но и более дешевую, когда вы сами относите отправление, а получатель в своем городе приходит за ним в офис курьерской службы. В прошлом номере мы рассказали о Pony Express, теперь же обратимся к другой крупной службе доставки «СДЭК» (изучим способы отправки и цены, онлайн-сервисы, обратим внимание на удобные для отправки документов допуслуги). А позже расскажем, как и за сколько можно отправить документы через DPD / SPSR express, DHL и EMS Russian Post.

Отправка почтовой корреспонденции

Рассказываем о способах взаимодействия с отделениями почты. Помогаем выстроить отношения с инициаторами отправки документов внутри своей компании. Опубликован пример Регламента организации отправки документов почтой, журнала регистрации почтовых отправлений, оформления списка рассылки заказных отправлений (по форме 103). Увидите, какими сервисами можно пользоваться на сайте «Почты России». Поможем вам оформить доверенность для курьера на получение и отправку корреспонденции организации на почте на следующий год.

Отправка почтовой корреспонденции

Рассказываем о способах взаимодействия с отделениями почты. Помогаем выстроить отношения с инициаторами отправки документов внутри своей компании. Опубликован пример Регламента организации отправки документов почтой, журнала регистрации почтовых отправлений, оформления списка рассылки заказных отправлений (по форме 103). Увидите, какими сервисами можно пользоваться на сайте «Почты России». Поможем вам оформить доверенность для курьера на получение и отправку корреспонденции организации на почте на следующий год.

Разъездной характер работы

Как отличить разъездной характер работы от командировок или работ в пути, в полевых условиях, вахтовым методом? Вы поймете, как соответствовать требованиям законодательства, если в вашей организации есть курьеры, торговые представители или иные работники «разъездного характера», какие документы обязательно надо издать, а какие – желательно, как их грамотно составить. Также сможете понять цену вопроса – каковы штрафы за ошибки в документальном оформлении трудовых отношений с такими работниками.

Авансовый отчет и оправдательные документы к нему

Кто и когда должен отчитываться в израсходовании подотчетных сумм? Как заполнить авансовый отчет, что при этом должен делать сам работник и что бухгалтерия? Какие подтверждающие документы нужно собирать при расходовании средств, чтобы приложить их потом к авансовому отчету (при покупке товаров в розницу и оптом, внесении аванса, покупке электронных билетов, найме жилья в командировке, покупке товаров и услуг у частных лиц)?

Выбираем курьерскую службу

Управляющие документами знают, что на «Почту России» в вопросах отправки корреспонденции полагаться можно далеко не всегда. Особенно когда речь идет об экспресс-доставке или доставке важной документации, пропажа которой, а также срыв сроков повлекут не только имиджевые, но и финансовые потери. Посмотрим, какие еще курьерские службы существуют, сравним стоимость их услуг и предлагаемые дополнительные сервисы. В первой части статьи рассмотрим услуги компании Pony Express, а в следующих – другие крупные российские и международные почтовые сервисы – СДЭК, DPD / SPSR-express, DHL и пр.