Рассказываем о способах взаимодействия с отделениями почты. Помогаем выстроить отношения с инициаторами отправки документов внутри своей компании. Опубликован пример Регламента организации отправки документов почтой, журнала регистрации почтовых отправлений, оформления списка рассылки заказных отправлений (по форме 103). Увидите, какими сервисами можно пользоваться на сайте «Почты России». Поможем вам оформить доверенность для курьера на получение и отправку корреспонденции организации на почте на следующий год.

Какие бывают письма

Конечно, первая и главная функция почты - пересылка различных отправлений, которые делятся на 2 большие категории: регистрируемые и нерегистрируемые.

Регистрируемое отправление отличается тем, что при отправке оно получает уникальный почтовый идентификатор. По нему не просто можно отследить продвижение почтового отправления, но и при необходимости получить от почты юридически значимое подтверждение того, что письмо было вручено адресату или его представителю. К регистрируемым почтовым отправлениям, с которыми обычно сталкиваются работники канцелярии, относятся:

  • заказные письма / бандероли и
  • они же, но с добавлением уведомления о вручении и описи вложений.

Нерегистрируемое отправление - это, например, обычное письмо, которое мы опускаем в почтовый ящик. В этот момент его следы теряются и могут даже никогда не найтись. Никто не сможет доказать, что мы отправляли это письмо, никто также не докажет, что адресат его получил. Поэтому документы, потеря которых может повлечь последствия юридического и финансового характера, простыми письмами лучше не отправлять.

Пожалуй, самая распространенная дополнительная услуга, которую покупают абоненты почты при отправке регистрируемого почтового отправления - это простое уведомление о его доставке. Получатель распишется и поставит дату получения письма в специальной форме, которая (за счет отправителя) потом будет ему, отправителю, возвращена.

Опись вложения, по утверждению «Почты России»1, является юридически значимым документом. Она представляет собой бланк утвержденной формы, который заполняется отправителем для фиксирования содержимого отправления, количества и, при необходимости, ценности. Письмо с описью вложения следует приносить на почту незапечатанным: оператор, принимая его, должен убедиться, что содержимое конверта соответствует описи.

Если мы хотим подтвердить получение адресатом конкретного документа, лучше использовать опись вложения. Простое уведомление содержит подпись получателя о том, что ему вручили конверт или бандероль, но не свидетельствует о том, что в полученной «упаковке» было определенное содержимое. Ведь там могли быть и открытка, и счет-фактура, и любой другой документ. А в описи отправитель может указать реквизиты вложенного документа (наименование вида, номер и дату), так что двояким толкованиям здесь места не останется.

Письмо от бандероли отличается только весом: оба отправления могут выглядеть одинаково - быть запакованы в один и тот же конверт, чуть различающийся толщиной. Если ваше отправление более 100 гр., то это уже считается бандеролью. Конечно, конверты могут быть разными по материалу, размеру и весу, но обычно вложение в самый простой легкий конверт документов до 20 листов еще позволяет именовать отправление письмом, а если нужно отправить 20 и больше листов А4 формата - то это уже бандероль. Разница между письмом и бандеролью заключается в весе и почтовом тарифе, вот все! Поэтому далее в статье для краткости будем оперировать только понятием «письмо».

Как работать с почтой

Способов работы организации с почтой на сегодняшний день всего два:

  • или представитель компании идет на почту,
  • или почта в лице работника отделения приходит в компанию.

О корпоративном обслуживании мы поговорим ниже, а о походах вашего курьера в почтовое отделение уточним, что необязательно ходить на почту исключительно «по месту прописки». Отправлять письма можно из любого отделения, какое нравится и удобно. Почтовые отделения бывают разной классности, и если в одних все посетители вынуждены стоять в общей очереди в единственное «окошко», то в других представители организаций обслуживаются отдельно от физических лиц.

А вот получение писем необходимо организовать в том почтовом отделении, к которому компания относится по своему юридическому адресу, т.к. именно на него будут отправлять важную корреспонденцию суды и иные госорганы. Часто юридический адрес (зарегистрированный в ЕГРЮЛ) и почтовый (по месту расположения офиса) различаются, и организации удобнее получать корреспонденцию рядом с офисом. Тогда ее забирают по двум адресам (по юридическому реже, по фактическому чаще заодно с отправкой корреспонденции). Хотя бы раз в неделю почтовый ящик по юридическому адресу стоит проверять.

Три формы организации отправки писем:

  • работники отправляют письма сами. Этот вариант распространен в небольших компаниях, где система работы с почтой никак не налажена. Если у кого-то появляется потребность отправить письмо, то он едет в почтовое отделение сам. На следующий день квитанция сдается в бухгалтерию, оформляется авансовый отчет, и деньги за отправку письма возвращаются сотруднику. «Плюс» у этого варианта только один: по вопросам отправки канцелярия с почтой не пересекается вообще. А минус следующий: коллеги очень быстро поймут, что под предлогом отправки письма можно уйти по своим делам, а большая очередь в отделении поможет оправдать даже многочасовое отсутствие на работе. В целом такой подход неэффективен;
  • в компаниях «постарше» почта поручается одному из секретарей или работников канцелярии, а может быть, и курьеру. Этот работник собирает у себя все отправления организации, учитывает их, оформляет и «оптом» отправляет в установленные дни, как правило, дважды в неделю. Плюс в централизации процесса: есть ответственный работник, есть учет отправлений и точно определенные дни, когда будет отправка. Минус - отправку срочной корреспонденции приходится организовывать специально;
  • корпоративное обслуживание «Почтой России» - вариант «для продвинутых». Если компания ежедневно готовит несколько десятков писем, то оформление такого сотрудничества - лучший вариант. С почтой заключается договор, по условиям которого ежедневно (или в установленные дни) приезжает работник почтового отделения, привозит корреспонденцию для получения и забирает для отправки. Ваш сотрудник никуда не ездит, а занимается только учетом и оформлением отправлений....

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 300 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Внимание!
20% скидки на 2 полугодие 2021 г. на электронную версию журнала + специальный промокод от 10% на любой тип подписки (бумажная, электронная, комплект с доступом к базе знаний) = скидка от 30%

Рекомендовано для вас

Работа с факсимиле: где можно использовать, как документировать легитимность, риски (часть 3)

Завершаем разговор о факсимиле перечнем видов документов, которые нельзя подписывать с его помощью, т.к. на это есть прямой запрет. Перечисляем возможные риски использования факсимиле.

Организация работы с персональными данными службой делопроизводства

Изменения Закона о персональных данных – это повод провести аудит и актуализацию работы с персональными данными в организации. Что стоит сделать службе делопроизводства совместно с кадровой службой: какие приказы и ЛНА проверить, какие формы документов утвердить (опубликовали образцы новой разновидности согласия (на распространение персданных) и отзыва согласия). Описана современная лучшая практика работы с личными делами сотрудников с учетом защиты персональных данных: кого стоит знакомить с личными делами, как это организовать и документировать; как хранить часть документов о работнике вне личного дела (чтобы после увольнения не изымать из него лишнее перед сдачей в архив). Сколько и как хранить уведомления и согласия на обработку персданных (с примером отражения в номенклатуре дел и оптимальной систематизацией документов внутри дела).

Вид, разновидность и тип документа – в чем разница?

Даем определение таким понятиям, как вид и разновидность документа, которые относятся к нашей профессиональной терминологии. Тип и группа – это универсальные понятия, родом из русского языка, которые применительно к документам тоже можно использовать. Оттенки смысла объясняем на примерах. Правильное употребление терминологии сделает логичными ваши ЛНА и классификаторы / справочники документов. Поводом для этой статьи стал вопрос подписчика.

Промахи новых Правил хранения научно-технической документации

Описаны основные проблемы содержания новых Правил хранения НТД, в т.ч. касающиеся электронных НТД. Охарактеризованы главные болевые точки самих научно-технических документов в современной России (в т.ч. на примере яркого судебного разбирательства о попытке госорганов Тульской области вернуть необходимую проектную документацию советского института, приватизированного в 1992 году).

Классификатор приказов вам поможет

Классификатор приказов – это систематизированный перечень правильно сформулированных заголовков приказов, которые издаются в организации. Для каждого приказа здесь закрепляется индекс, кто его подписывает, регистрирует и сколько его следует хранить. Мы опубликовали пример такого классификатора. Он существенно сократит количество допускаемых ошибок; на его основе можно создать справочник в СЭД, из которого работники смогут просто выбирать нужный заголовок; кроме того, упорядочение работы позволит избежать ошибок при дальнейшей экспертизе ценности документов.

Личные карточки и личные дела: систематизация, оперативное хранение и передача в архив

По каким правилам хранить личные карточки и личные дела: где, как и сколько? Как вести Журнал регистрации личных дел, как заполнять их обложки? Что нужно сделать после увольнения сотрудника с его личной карточкой и личным делом? Когда их передавать в архив? Каковы плюсы и минусы сшива карточек и дел разных людей в общие наряды (дела) по году увольнения, как при этом систематизировать документы внутри? Как в описи дел по личному составу на передачу документов из отдела кадров в архив формулировать заголовки дел и томов (что в них включать в зависимости от выбранного способа систематизации)? Каковы особенности написания дат в описи дел? Что делать, если ранее уволенный человек вернулся работать в вашу организацию?

Сколько дней отводится для ответа на обращение?

Вы поймете, на какие обращения можно ответить в течение 30 дней, и обнаружите, что на большинство обращений физических и юридических лиц коммерческая организация должна отвечать в течение 7 календарных дней (приводим ссылки на законы и судебную практику). Еще объясняем, когда действуют другие варианты сроков: 3 дня, 5 дней, 10 дней, 45 дней и др. Даем примеры расчета даты ответа на календаре – ​для сроков по Закону об обращениях граждан и исчисляемых по Гражданскому кодексу РФ (их методики различаются).

Как лучше актуализировать номенклатуру дел на 2020 год в связи с вступлением в силу нового Перечня

Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили. Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили.