Top.Mail.Ru
Как СЭД может одновременно выполнять функции системы управления процессами. Главные сложности в интеграции с другими ИС. Как управлять качеством контента СЭД. Чем должен отличаться интерфейс руководителя. Как поставить на 1-е место не документ, а коммуникацию, изменив логику работы СЭД. Как уходить от бумагоподобной логики при автоматизации составления и регистрации документов. Какой следующий шаг будет сделан при электронном подписании документов. В статье не фантазии футурологов, а идеи, которые уже начинают претворяться в жизнь!

Системы электронного документооборота (СЭД) давно перестали быть чем-то новым и требующим обоснования своей необходимости. Когда-то внедрение СЭД, как и других новых технологий, проходило через все стадии принятия человеком неизбежного – от отрицания и гнева до смирения.

Сегодня СЭД – это объективная реальность. Вместе с тем важно понимать, что любая технология должна совершенствоваться и отвечать потребностям времени. Поговорим о современных тенденциях.

СЭД как BPMS-система

Строго говоря, СЭД, которая позволяет только создавать, согласовывать и хранить документы, не эффективна. СЭД должна быть одновременно системой управления процессами (BPMS), потому что это позволяет создавать документы только в тех случаях, когда без них, действительно, не обойтись, и при этом двигать процесс дальше.

Пример 1

Процессом является подготовка и утверждение графика отпусков.

Во многих компаниях с тысячами работников практикуется издание приказа о подготовке графика отпусков. Как правило, такие приказы имеют ряд поручений, например:

  • руководителям структурных подразделений собрать информацию с работников и предоставить в департамент управления персоналом;
  • департаменту управления персоналом подготовить сводный график и после его утверждения направить в структурные подразделения для ознакомления.

Отдельно издается приказ об утверждении графика отпусков. Эта технология порождает множество внутренних документов по сбору данных, их согласованию, своду, уточнению.

Если же сделать систему, которая будет при наступлении нужной даты автоматически направлять всем исполнителям задачи «подготовить график», «заполнить форму», а потом еще и сама запустит маршрут согласования графика и сама же соберет из отдельных карточек данные в общий файл, то потом потребуется только издать приказ об утверждении графика отпусков... и все! Нам тогда не понадобится на этапе разработки этого графика оформлять первый приказ о запуске такого процесса, служебные записки, регистрировать и хранить все это.

Таким образом, BPM-система позволяет создавать документы только тогда, когда это действительно необходимо для процесса. По большому счету такая система может заменить СЭД, но также она может управлять процессами, используя различные информационные системы. Она может быть вообще не видна пользователю, как бы оставаясь за кадром, может даже не иметь интерфейсов для рядовых пользователей, но при этом именно она дирижирует процессами, назначая задачи пользователям и информационным системам и двигая процесс в зависимости от решения по тому или иному этапу.

В больших организациях, где много разных документов и систем, СЭД может предоставлять другим ИС сервис согласования, потому что она имеет его в развитом виде (например, делегирование, поручения, делегирование с возвратом, листы согласования и пр.). Но в этом случае для пользователя возникает...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Внимание!
МАХ скидка - только в августе. Ловите ее!

Рекомендовано для вас

Переход на безбумажный документооборот: анализ свежей нормативной базы и технологических решений

Обзор того, как обстоят дела с реформой применения электронных подписей и машиночитаемыми доверенностями, с электронным кадровым документооборотом и долгосрочным хранением (свыше 15 лет) юридически значимых электронных документов. Какие необходимые для этого нормативные документы и ИТ-решения недавно вышли, и чего пока не хватает. Что можно делать уже сейчас.

Современная автоматизация сопровождения совещаний

Показан опыт автоматизации документального сопровождения совещательной деятельности в СЭД и с использованием Календаря Outlook (для подбора приемлемого времени совещания при плотном графике его участников), технического оснащения переговорной. Каждый шаг рассматривается детально – что и как можно автоматизировать (от подбора времени мероприятия, подготовки повестки дня, материалов совещания и протокола до рассылки поручений по итогам совещания исполнителям). В результате удалось сократить среднее затрачиваемое время на сопровождение одного совещания с 270 до 60 мин.

Бесплатные государственные ИТ-решения для электронного документооборота и архива

Во-первых, рассказываем об облачной СЭД, изначально предназначенной для автоматизации делопроизводства бюджетных организаций, которой теперь совершенно бесплатно могут воспользоваться и другие организации, ведущие регулярную переписку с госорганами (в пилотном режиме к ней подключилось уже 2 338 организаций): что она умеет и как ее можно заполучить. Во-вторых, рассказываем об ИС для электронного архива, которая пока находится в стадии разработки. Минцифре России поручено ввести ее в эксплуатацию до 31.12.2022.

Система электронного документооборота: путь от меньшего к большему

Руководитель отдела делопроизводства описывает свой личный опыт работы в СЭД на различных предприятиях: какие несовершенства функционала постепенно устраняли; что стоит предусмотреть в ТЗ на доработку СЭД; примеры блок-схем, которые желательно включать в ТЗ, чтобы служба делопроизводства и ИТ-отдел лучше понимали друг друга.

Режим рецензирования в Word: автоматическое выявление правок

Режим «Рецензирование» существенно облегчает разработку, согласование вордовского документа группой людей – он автоматически фиксирует каждую вставку, удаление, перемещение текста, форматирование и все это пользователи еще могут комментировать! Показываем, как управлять отображением правок (каким способом, какие типы и от каких пользователей показывать, как определить автора изменений, как распечатать исходный или окончательный вариант текста). Как выявить правки, которые коллега пытался вставить незаметно! Можно объединить в одном документе правки от разных людей, присланные ими в разных версиях файла. А еще можно защитить документ от редактирования либо установить пользователям пределы дозволенного. Даже если режимом «Рецензирование» уже пользуетесь, из этой статьи сможете узнать новые «ювелирные» настройки, которые сделают вашу работу еще удобнее.

Переход на безбумажный документооборот: анализ свежей нормативной базы и технологических решений

Обзор того, как обстоят дела с реформой применения электронных подписей и машиночитаемыми доверенностями, с электронным кадровым документооборотом и долгосрочным хранением (свыше 15 лет) юридически значимых электронных документов. Какие необходимые для этого нормативные документы и ИТ-решения недавно вышли, и чего пока не хватает. Что можно делать уже сейчас.

Как загрузить документы в СЭД

Описан ассортимент решений, которые сейчас используются для создания или «заглатывания» готовых документов в СЭД: их можно создавать по шаблонам; загружать готовые файлы; работать с комплектом файлов, из которых состоит один документ; автоматически распознавать текст отсканированного документа, чтобы СЭД сама заполнила часть полей для его регистрационной карточки (РКК) и смогла потом осуществлять полнотекстовый поиск, а не только по тем полям, что есть в РКК; как штрихкоды помогают организовать потоковое сканирование входящих документов. Эти современные возможности показаны на примерах из СЭД «1С: Документооборот».

Трансформация согласования распорядительных документов в макрорегиональном филиале телекоммуникационной компании

Показана трансформация алгоритма согласования проектов распорядительных документов в крупной компании на протяжении 15 лет: что вводили, от чего и почему отказывались, к чему пришли. Предлагаем вам этот богатый ассортимент решений с оценкой их последствий: что может делать нормоконтроль и его место в процедуре согласования и подписания проектов документов; что можно запараллелить; как оформить матрицу согласования проектов документов (кого в нее включить и кого вывести в особую логику внутреннего согласования); какие сроки согласования установить в зависимости от объема документа; какие варианты положительной визы можно заложить в СЭД; как уменьшить число кругов согласования и создать схему разрешения разногласий, заставив согласующих лиц быстрее приходить к консенсусу, чтобы избавить от лишних хлопот службу ДОУ и руководителя, подписывающего проект документа.