Top.Mail.Ru
Как СЭД может одновременно выполнять функции системы управления процессами. Главные сложности в интеграции с другими ИС. Как управлять качеством контента СЭД. Чем должен отличаться интерфейс руководителя. Как поставить на 1-е место не документ, а коммуникацию, изменив логику работы СЭД. Как уходить от бумагоподобной логики при автоматизации составления и регистрации документов. Какой следующий шаг будет сделан при электронном подписании документов. В статье не фантазии футурологов, а идеи, которые уже начинают претворяться в жизнь!

Системы электронного документооборота (СЭД) давно перестали быть чем-то новым и требующим обоснования своей необходимости. Когда-то внедрение СЭД, как и других новых технологий, проходило через все стадии принятия человеком неизбежного – от отрицания и гнева до смирения.

Сегодня СЭД – это объективная реальность. Вместе с тем важно понимать, что любая технология должна совершенствоваться и отвечать потребностям времени. Поговорим о современных тенденциях.

СЭД как BPMS-система

Строго говоря, СЭД, которая позволяет только создавать, согласовывать и хранить документы, не эффективна. СЭД должна быть одновременно системой управления процессами (BPMS), потому что это позволяет создавать документы только в тех случаях, когда без них, действительно, не обойтись, и при этом двигать процесс дальше.

Пример 1

Процессом является подготовка и утверждение графика отпусков.

Во многих компаниях с тысячами работников практикуется издание приказа о подготовке графика отпусков. Как правило, такие приказы имеют ряд поручений, например:

  • руководителям структурных подразделений собрать информацию с работников и предоставить в департамент управления персоналом;
  • департаменту управления персоналом подготовить сводный график и после его утверждения направить в структурные подразделения для ознакомления.

Отдельно издается приказ об утверждении графика отпусков. Эта технология порождает множество внутренних документов по сбору данных, их согласованию, своду, уточнению.

Если же сделать систему, которая будет при наступлении нужной даты автоматически направлять всем исполнителям задачи «подготовить график», «заполнить форму», а потом еще и сама запустит маршрут согласования графика и сама же соберет из отдельных карточек данные в общий файл, то потом потребуется только издать приказ об утверждении графика отпусков... и все! Нам тогда не понадобится на этапе разработки этого графика оформлять первый приказ о запуске такого процесса, служебные записки, регистрировать и хранить все это.

Таким образом, BPM-система позволяет создавать документы только тогда, когда это действительно необходимо для процесса. По большому счету такая система может заменить СЭД, но также она может управлять процессами, используя различные информационные системы. Она может быть вообще не видна пользователю, как бы оставаясь за кадром, может даже не иметь интерфейсов для рядовых пользователей, но при этом именно она дирижирует процессами, назначая задачи пользователям и информационным системам и двигая процесс в зависимости от решения по тому или иному этапу.

В больших организациях, где много разных документов и систем, СЭД может предоставлять другим ИС сервис согласования, потому что она имеет его в развитом виде (например, делегирование, поручения, делегирование с возвратом, листы согласования и пр.). Но в этом случае для пользователя возникает...

Вы видите начало этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

В каком формате хранить файл архивного электронного документа?

В новых архивных Правилах, утв. приказом Росархива от 31.07.2023 № 77, сказано, что основной файл архивного электронного документа должен быть в PDF/A. При этом многие разработчики электронного архива предлагают хранить файл основного документа в том формате, в котором он был создан, и визуализированную копию в PDF/A. Не является ли это нарушением требований новых Правил?

Типы информационных систем для управления документами и бизнес-процессами

В чем разница между BPM (системами управления бизнес-процессами) и ECM (системами управления корпоративным контентом), в чем специфика СЭД (систем электронного документооборота) – какие из этих систем для чего лучше использовать. Что называется комплексной документной системой.

Практика перехода на электронный медицинский документооборот в клинике

Директор по цифровой трансформации крупной медицинской клиники делится своим опытом, на какую нормативную базу и технические решения можно опереться при внедрении электронного документооборота. Какие разновидности медицинских документов можно оформлять в виде электронных подлинников. Как обеспечить их юридическую силу на протяжении всего срока хранения (25 лет и более) в ситуации, когда усиленные электронные подписи действуют лишь до 15 месяцев, – своеобразный «электронный нотариат» для этого реализовало государство! Как можно подключиться к его информационной системе. Где можно хранить большие электронные архивы. Как предоставлять медицинские документы клиентам.

Как провести аудит в рамках подготовки организации к внедрению СЭД (часть 2)

Авторы делятся своей методикой обследования документооборота организации. В прошлый раз мы говорили о проведении опроса работников и удобного способа фиксации его результатов, чтобы потом структурированную информацию было легче анализировать. В этой заключительной части статьи речь идет о дальнейшей формализации и систематизации собранных данных о том, с какими документами и как работают в организации (модель «как есть сейчас»), о подготовке отчета, рекомендаций по оптимизации и дорожной карты по их внедрению. Авторы делятся не содержанием возможных решений по автоматизации, а методикой работы и формами документов, таблицами, в которых удобно систематизировать информацию.

Режим рецензирования в Word: автоматическое выявление правок

Режим «Рецензирование» существенно облегчает разработку, согласование вордовского документа группой людей – он автоматически фиксирует каждую вставку, удаление, перемещение текста, форматирование и все это пользователи еще могут комментировать! Показываем, как управлять отображением правок (каким способом, какие типы и от каких пользователей показывать, как определить автора изменений, как распечатать исходный или окончательный вариант текста). Как выявить правки, которые коллега пытался вставить незаметно! Можно объединить в одном документе правки от разных людей, присланные ими в разных версиях файла. А еще можно защитить документ от редактирования либо установить пользователям пределы дозволенного. Даже если режимом «Рецензирование» уже пользуетесь, из этой статьи сможете узнать новые «ювелирные» настройки, которые сделают вашу работу еще удобнее.

Что препятствует массовому переходу организаций к безбумажной модели документооборота

Приведен список из более 60 действующих нормативных правовых и методических документов в сфере управления документами, которые мы систематизировали по 6 разделам: требования к документированию деятельности, автоматизации, работе с документами и данными, их хранению, работе с электронными документами и подписями и др. Авторы статьи рассматривают причины, по которым данная система регламентации и существующие подходы в СЭД пока не позволяют массово внедрить безбумажную модель документооборота. Предложено сформировать эталонную модель цифрового документооборота электронных подлинников документов (с готовыми решениями вместо перечня правил) в виде отечественного стандарта. Его разработкой уже занимается экспертная компания «ДокМенеджмент Консалт», рассказываем, какие пробелы он призван восполнить, какие конкретные методики работы воплотить.

Как загрузить документы в СЭД

Описан ассортимент решений, которые сейчас используются для создания или «заглатывания» готовых документов в СЭД: их можно создавать по шаблонам; загружать готовые файлы; работать с комплектом файлов, из которых состоит один документ; автоматически распознавать текст отсканированного документа, чтобы СЭД сама заполнила часть полей для его регистрационной карточки (РКК) и смогла потом осуществлять полнотекстовый поиск, а не только по тем полям, что есть в РКК; как штрихкоды помогают организовать потоковое сканирование входящих документов. Эти современные возможности показаны на примерах из СЭД «1С: Документооборот».

В каком формате хранить файл архивного электронного документа?

В новых архивных Правилах, утв. приказом Росархива от 31.07.2023 № 77, сказано, что основной файл архивного электронного документа должен быть в PDF/A. При этом многие разработчики электронного архива предлагают хранить файл основного документа в том формате, в котором он был создан, и визуализированную копию в PDF/A. Не является ли это нарушением требований новых Правил?