Как СЭД может одновременно выполнять функции системы управления процессами. Главные сложности в интеграции с другими ИС. Как управлять качеством контента СЭД. Чем должен отличаться интерфейс руководителя. Как поставить на 1-е место не документ, а коммуникацию, изменив логику работы СЭД. Как уходить от бумагоподобной логики при автоматизации составления и регистрации документов. Какой следующий шаг будет сделан при электронном подписании документов. В статье не фантазии футурологов, а идеи, которые уже начинают претворяться в жизнь!
Системы электронного документооборота (СЭД) давно перестали быть чем-то новым и требующим обоснования своей необходимости. Когда-то внедрение СЭД, как и других новых технологий, проходило через все стадии принятия человеком неизбежного – от отрицания и гнева до смирения.
Сегодня СЭД – это объективная реальность. Вместе с тем важно понимать, что любая технология должна совершенствоваться и отвечать потребностям времени. Поговорим о современных тенденциях.
СЭД как BPMS-система
Строго говоря, СЭД, которая позволяет только создавать, согласовывать и хранить документы, не эффективна. СЭД должна быть одновременно системой управления процессами (BPMS), потому что это позволяет создавать документы только в тех случаях, когда без них, действительно, не обойтись, и при этом двигать процесс дальше.
Процессом является подготовка и утверждение графика отпусков.
Во многих компаниях с тысячами работников практикуется издание приказа о подготовке графика отпусков. Как правило, такие приказы имеют ряд поручений, например:
- руководителям структурных подразделений собрать информацию с работников и предоставить в департамент управления персоналом;
- департаменту управления персоналом подготовить сводный график и после его утверждения направить в структурные подразделения для ознакомления.
Отдельно издается приказ об утверждении графика отпусков. Эта технология порождает множество внутренних документов по сбору данных, их согласованию, своду, уточнению.
Если же сделать систему, которая будет при наступлении нужной даты автоматически направлять всем исполнителям задачи «подготовить график», «заполнить форму», а потом еще и сама запустит маршрут согласования графика и сама же соберет из отдельных карточек данные в общий файл, то потом потребуется только издать приказ об утверждении графика отпусков... и все! Нам тогда не понадобится на этапе разработки этого графика оформлять первый приказ о запуске такого процесса, служебные записки, регистрировать и хранить все это.
Таким образом, BPM-система позволяет создавать документы только тогда, когда это действительно необходимо для процесса. По большому счету такая система может заменить СЭД, но также она может управлять процессами, используя различные информационные системы. Она может быть вообще не видна пользователю, как бы оставаясь за кадром, может даже не иметь интерфейсов для рядовых пользователей, но при этом именно она дирижирует процессами, назначая задачи пользователям и информационным системам и двигая процесс в зависимости от решения по тому или иному этапу.
В больших организациях, где много разных документов и систем, СЭД может предоставлять другим ИС сервис согласования, потому что она имеет его в развитом виде (например, делегирование, поручения, делегирование с возвратом, листы согласования и пр.). Но в этом случае для пользователя возникает...
