Top.Mail.Ru
Как СЭД может одновременно выполнять функции системы управления процессами. Главные сложности в интеграции с другими ИС. Как управлять качеством контента СЭД. Чем должен отличаться интерфейс руководителя. Как поставить на 1-е место не документ, а коммуникацию, изменив логику работы СЭД. Как уходить от бумагоподобной логики при автоматизации составления и регистрации документов. Какой следующий шаг будет сделан при электронном подписании документов. В статье не фантазии футурологов, а идеи, которые уже начинают претворяться в жизнь!

Системы электронного документооборота (СЭД) давно перестали быть чем-то новым и требующим обоснования своей необходимости. Когда-то внедрение СЭД, как и других новых технологий, проходило через все стадии принятия человеком неизбежного – от отрицания и гнева до смирения.

Сегодня СЭД – это объективная реальность. Вместе с тем важно понимать, что любая технология должна совершенствоваться и отвечать потребностям времени. Поговорим о современных тенденциях.

СЭД как BPMS-система

Строго говоря, СЭД, которая позволяет только создавать, согласовывать и хранить документы, не эффективна. СЭД должна быть одновременно системой управления процессами (BPMS), потому что это позволяет создавать документы только в тех случаях, когда без них, действительно, не обойтись, и при этом двигать процесс дальше.

Пример 1

Процессом является подготовка и утверждение графика отпусков.

Во многих компаниях с тысячами работников практикуется издание приказа о подготовке графика отпусков. Как правило, такие приказы имеют ряд поручений, например:

  • руководителям структурных подразделений собрать информацию с работников и предоставить в департамент управления персоналом;
  • департаменту управления персоналом подготовить сводный график и после его утверждения направить в структурные подразделения для ознакомления.

Отдельно издается приказ об утверждении графика отпусков. Эта технология порождает множество внутренних документов по сбору данных, их согласованию, своду, уточнению.

Если же сделать систему, которая будет при наступлении нужной даты автоматически направлять всем исполнителям задачи «подготовить график», «заполнить форму», а потом еще и сама запустит маршрут согласования графика и сама же соберет из отдельных карточек данные в общий файл, то потом потребуется только издать приказ об утверждении графика отпусков... и все! Нам тогда не понадобится на этапе разработки этого графика оформлять первый приказ о запуске такого процесса, служебные записки, регистрировать и хранить все это.

Таким образом, BPM-система позволяет создавать документы только тогда, когда это действительно необходимо для процесса. По большому счету такая система может заменить СЭД, но также она может управлять процессами, используя различные информационные системы. Она может быть вообще не видна пользователю, как бы оставаясь за кадром, может даже не иметь интерфейсов для рядовых пользователей, но при этом именно она дирижирует процессами, назначая задачи пользователям и информационным системам и двигая процесс в зависимости от решения по тому или иному этапу.

В больших организациях, где много разных документов и систем, СЭД может предоставлять другим ИС сервис согласования, потому что она имеет его в развитом виде (например, делегирование, поручения, делегирование с возвратом, листы согласования и пр.). Но в этом случае для пользователя возникает...

Вы видите начало этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 700 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Как оптимизировать регистрацию протоколов в СЭД

Насколько важно и чем обусловлено, что регистрировать протоколы необходимо в рамках деятельности одной комиссии? Мы хотим переместить регистрацию всех протоколов в СЭД. Так как у нас могут создаваться разные комиссии, с целью оптимизации разновидности протоколов мы хотим ввести 1 вид – протокол заседания комиссии, добавить поле ввода названия комиссии и присваивать регистрационные номера протоколам комиссий в валовом порядке. То есть в разновидности протокола комиссии будут, например, отражены наименования: протокол заседания аттестационной комиссии, протокол заседания экспертной комиссии, протокол заседания комиссии по заселению и т.д. При этом у протоколов будут разные сроки хранения (здесь видимо придется вручную раскладывать по папкам). Можно ли использовать такой подход для регистрации?

Структура метаданных по ГОСТ Р 7.0.109–2024: применение методики

Как сгруппированы метаданные о документе в новом ГОСТ, какой подход использовался ранее. На примере приказа по основной деятельности показали, какие метаданные о реквизитах этого документа, о действиях с ним, а также чисто технические метаданные стоит предусмотреть в СЭД, СХЭД или иной специальной системе.

Роль стандарта на метаданные в эффективном управлении документами

1 мая 2024 года вступил в силу новый ГОСТ Р 7.0.109–2024 о метаданных. Главная ценность этой статьи в том, что она написана одним из его разработчиков. Таким образом, вы получаете информацию «из первых рук»: для чего он разработан, что в нем есть.

Использование стандартов в организации хранения электронных документов

Рассказываем о 3 отечественных стандартах (созданных на базе международных), которые помогут вам обеспечить достоверность и долговременную сохранность электронных документов, конвертировать их из одного формата в другой, мигрировать из одной системы в другую. Эти стандарты обобщают лучший практический опыт. Мы объясняем, что из них можно взять. Они помогут вам наладить работу с электронными документами, достигнуть большего взаимопонимания со своим руководством и ИТ-специалистами.

Режим рецензирования в Word: автоматическое выявление правок

Режим «Рецензирование» существенно облегчает разработку, согласование вордовского документа группой людей – он автоматически фиксирует каждую вставку, удаление, перемещение текста, форматирование и все это пользователи еще могут комментировать! Показываем, как управлять отображением правок (каким способом, какие типы и от каких пользователей показывать, как определить автора изменений, как распечатать исходный или окончательный вариант текста). Как выявить правки, которые коллега пытался вставить незаметно! Можно объединить в одном документе правки от разных людей, присланные ими в разных версиях файла. А еще можно защитить документ от редактирования либо установить пользователям пределы дозволенного. Даже если режимом «Рецензирование» уже пользуетесь, из этой статьи сможете узнать новые «ювелирные» настройки, которые сделают вашу работу еще удобнее.

Что препятствует массовому переходу организаций к безбумажной модели документооборота

Приведен список из более 60 действующих нормативных правовых и методических документов в сфере управления документами, которые мы систематизировали по 6 разделам: требования к документированию деятельности, автоматизации, работе с документами и данными, их хранению, работе с электронными документами и подписями и др. Авторы статьи рассматривают причины, по которым данная система регламентации и существующие подходы в СЭД пока не позволяют массово внедрить безбумажную модель документооборота. Предложено сформировать эталонную модель цифрового документооборота электронных подлинников документов (с готовыми решениями вместо перечня правил) в виде отечественного стандарта. Его разработкой уже занимается экспертная компания «ДокМенеджмент Консалт», рассказываем, какие пробелы он призван восполнить, какие конкретные методики работы воплотить.

Как загрузить документы в СЭД

Описан ассортимент решений, которые сейчас используются для создания или «заглатывания» готовых документов в СЭД: их можно создавать по шаблонам; загружать готовые файлы; работать с комплектом файлов, из которых состоит один документ; автоматически распознавать текст отсканированного документа, чтобы СЭД сама заполнила часть полей для его регистрационной карточки (РКК) и смогла потом осуществлять полнотекстовый поиск, а не только по тем полям, что есть в РКК; как штрихкоды помогают организовать потоковое сканирование входящих документов. Эти современные возможности показаны на примерах из СЭД «1С: Документооборот».

Использование стандартов в организации хранения электронных документов

Рассказываем о 3 отечественных стандартах (созданных на базе международных), которые помогут вам обеспечить достоверность и долговременную сохранность электронных документов, конвертировать их из одного формата в другой, мигрировать из одной системы в другую. Эти стандарты обобщают лучший практический опыт. Мы объясняем, что из них можно взять. Они помогут вам наладить работу с электронными документами, достигнуть большего взаимопонимания со своим руководством и ИТ-специалистами.