Эксперимент с электронными кадровыми документами

На рассмотрении в Госдуме России находится законопроект1, предусматривающий проведение эксперимента по электронному кадровому документообороту. Документ претерпел серьезные изменения по сравнению с первоначальной версией. Теперь планируется, что работодатель самостоятельно определит дату начала работы с электронными кадровыми документами, а закончит 31.03.2021.

Участие в эксперименте для работодателей и работников добровольное. Перечень организаций, которые захотят подключиться, утвердит Минтруд России. Работники тоже должны подтвердить свое согласие присоединиться к электронному документообороту.

Работодателям до начала проведения эксперимента необходимо:

  • утвердить перечень кадровых документов, которые планируется перевести в электронный вид;
  • дополнительно можно определить структурные подразделения, участвующие в проекте;
  • за месяц до начала эксперимента уведомить сотрудников в письменной форме о праве присоединиться или отказаться от участия. Получить от работников соответствующие заявления и сформировать и утвердить на их основе списки. Причем добавлять потом новых сотрудников к участию в эксперименте не запрещено. Однако использовать электронные кадровые документы нельзя будет с дистанционными работниками и сотрудниками, временно направляемыми к другим работодателям по договору о предоставлении труда персонала;
  • разработать локальные нормативные акты, связанные с проведением эксперимента, и ознакомить с ними участвующих сотрудников.

Работодатели для создания, использования и хранения электронных кадровых документов могут использовать собственную информационную систему или портал «Работа в России» (https://trudvsem.ru). От выбора системы будет зависеть, должен работник использовать квалифицированную электронную подпись или простую.

Электронные документы должны будут заверяться усиленной квалифицированной электронной подписью работодателя. По письменному заявлению сотрудника работодатель обязан в течение 3 рабочих дней предоставить ему электронные документы, связанные с работой (в электронном виде с усиленной квалифицированной электронной подписью или заверенные должным образом на бумажном носителе).

Работник должен подписывать документы тоже электронной подписью. Если работодатель использует собственную информационную систему, то для ряда документов подпись сотрудника должна быть усиленная (квалифицированная или неквалифицированная) – в частности, при подписании трудового договора, о материальной ответственности, ученического или договора на получение образования без отрыва или с отрывом от работы, а также при внесении в них изменений. Если же работодатель использует для создания и хранения электронных документов портал «Работа в России», то достаточно простой электронной подписи сотрудника.

Остальные документы в законопроекте не оговариваются. Можно предположить, что для них в любом случае будет достаточно простой электронной подписи сотрудника.

Расходы на обеспечение работников электронными подписями понесут работодатели.

Сноски 1

  1. Законопроект № 859678-7 (https://sozd.duma.gov.ru/bill/859678-7). Когда вы получите журнал, он уже, скорее всего, будет принят и подписан Президентом РФ. Вернуться назад
Оценить новость
s
В избранное

Выбери свой вариант доступа

Получать бесплатные
статьи на e-mail
Подписаться на
журнал на почте
Подписаться на
журнал сейчас

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Внимание!
Ловите МАКСИМАЛЬНУЮ скидку именно сейчас!
Годовая подписка 2022 на любую версию журнала (бумажную, электронную, Комплект с доступом к базе знаний) по самой низкой цене.

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Как корректно заменять сканы ранее зарегистрированных документов?

Наша организация – государственное учреждение. Используем в своей работе СЭД. И подчас возникает необходимость заменить полностью зарегистрированный документ или его часть, т.е. удалить первоначально зарегистрированный скан-образ документа и вложить новый. Всегда аргументируем тем, что это запрещено, но вот ссылку на нормативный акт найти не можем. Искали и в «Гаранте» и в «Консультанте+». Подскажите, пожалуйста, ссылку на нормативный правовой акт, где четко прописано, что замена уже зарегистрированных документов запрещена законом.

Чем грозит посуточная нумерация документов?

Наше руководство обязывает переходить на посуточную регистрацию документов: входящих, исходящих, договоров и даже приказов по основной деятельности. То есть каждый день будет начинаться с № 1, и начало этих изменений с середины текущего года! Никакие наши протесты и доводы не помогают! Юристы уже вносят изменения в нашу инструкцию по делопроизводству. Нормативные правовые акты и государственные документы, в которых есть указания о регистрации документов в пределах календарного года (Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утв. приказом Росархива от 22.05.2019 № 71, и Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях, утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44), юристы считают необязательными для нашей организации. Все, что не называется Законом, невозможно использовать в спорах с юристами, что же делать!? 1. Как будут обрабатываться для архивного хранения приказы по основной деятельности, если во все учетные архивные документы вносятся данные о содержании документов тома с № … по №… ? 2. Или сейчас настало такое время, когда наши службы должны полностью прогибаться под бизнес и все наши правила устарели на фоне стремительной цифровизации? И проще подстроиться под исполнителей, чем исполнителям соблюдать правила своевременной подготовки и регистрации документов?

Внезапный отпуск – не по графику

Иногда человеку срочно надо в отпуск (в незапланированные в утвержденном графике отпусков даты), и даже работодатель готов пойти ему навстречу. Но тут еще важно правильно оформить документы и вовремя перечислить отпускные. Показываем, как оформить перенос отпуска, «чем прикрыть» даты, которые не укладываются в требования ТК РФ, и какие штрафы могут грозить работодателю за его доброту, если он все это не учтет.

Меняются правила работы с бумажными трудовыми книжками (часть 2)

С 1 сентября 2021 года вступит в силу новый Порядок работы с бумажными трудовыми книжками. В этом номере мы продолжаем рассказывать об изменениях в работе с ними: при заполнении их дубликатов вкладыш можно больше не вшивать в трудовую книжку, вернули возможность проставления в этом документе печати кадровой службы, есть существенные изменения в учете трудовых книжек и бланков. Еще мы описали проблемы, которые остались не урегулированы в новом Порядке, а также дали практические рекомендации по актуализации работы с трудовыми книжками в организации.

Правила написания адресов

Основное внимание мы уделили отечественным правилам адресования корреспонденции. Какими документами осуществляется нормативное регулирование в этой сфере? Как указать адресата – частное лицо, организацию или должностное лицо (здесь возникают вопросы с инициалами и падежом)? В какой последовательности указывать элементы адреса? Какие общепринятые сокращения можно использовать? Что писать с заглавной буквы? Как правильно указывать простой, двойной и литерный номера домов? Когда перед городом не ставится буква «г.»? В каких случаях кроме непосредственно населенного пункта нужно включить в адрес его вхождение в определенные административно-территориальные единицы (это касается не только поселков и деревень, но и городов)? Что нужно учесть при использовании отметок «до востребования» и «лично»?

Формы написания чисел в тексте документов

В тексте некоторых документов встречаются числа, которые сначала приводятся цифрами, а следом в скобках – буквенным способом. В каких случаях и в каких документах требуется текстовое дублирование суммы? В каком падеже следует делать такую расшифровку и необходимо ли писать число с заглавной буквы? Если речь идет о сумме, то возможно ли применение ­сокращений «руб.» и «коп.» и какую часть текста брать в скобки?

Оформляем приказ по обновленным правилам

Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 немного скорректировал правила оформления приказов – в этой статье мы предлагаем их полное актуальное изложение. Даны примеры оформления каждого реквизита (с тонкостями для различных ситуаций). Особо детально рассмотрели документирование согласования в бумажном и электронном виде. Объяснили, как визуализировать электронную подпись, если невозможно воспользоваться единственным вариантом, предусмотренным в ГОСТ. Показали, где ГОСТ расходится с методическими рекомендациями для федеральных органов исполнительной власти.

Общие правила составления и оформления протокола

Только правильно составленный и оформленный протокол в полной мере может обеспечить юридическую силу решений, которые принимаются на основе принципа коллегиальности. Мы подробно объясняем, как следует оформлять каждый реквизит этого документа. Отмечаем, что в оформлении протокола является обязательным, а что факультативным. Демонстрируем множество примеров. Общий алгоритм составления и оформления протоколов заслуживает самого внимательного и подробного изучения не только секретарями, ведущими делопроизводство, но и руководителями, специалистами, организующими процедуры корпоративного управления.