Эксперимент с электронными кадровыми документами

На рассмотрении в Госдуме России находится законопроект1, предусматривающий проведение эксперимента по электронному кадровому документообороту. Документ претерпел серьезные изменения по сравнению с первоначальной версией. Теперь планируется, что работодатель самостоятельно определит дату начала работы с электронными кадровыми документами, а закончит 31.03.2021.

Участие в эксперименте для работодателей и работников добровольное. Перечень организаций, которые захотят подключиться, утвердит Минтруд России. Работники тоже должны подтвердить свое согласие присоединиться к электронному документообороту.

Работодателям до начала проведения эксперимента необходимо:

  • утвердить перечень кадровых документов, которые планируется перевести в электронный вид;
  • дополнительно можно определить структурные подразделения, участвующие в проекте;
  • за месяц до начала эксперимента уведомить сотрудников в письменной форме о праве присоединиться или отказаться от участия. Получить от работников соответствующие заявления и сформировать и утвердить на их основе списки. Причем добавлять потом новых сотрудников к участию в эксперименте не запрещено. Однако использовать электронные кадровые документы нельзя будет с дистанционными работниками и сотрудниками, временно направляемыми к другим работодателям по договору о предоставлении труда персонала;
  • разработать локальные нормативные акты, связанные с проведением эксперимента, и ознакомить с ними участвующих сотрудников.

Работодатели для создания, использования и хранения электронных кадровых документов могут использовать собственную информационную систему или портал «Работа в России» (https://trudvsem.ru). От выбора системы будет зависеть, должен работник использовать квалифицированную электронную подпись или простую.

Электронные документы должны будут заверяться усиленной квалифицированной электронной подписью работодателя. По письменному заявлению сотрудника работодатель обязан в течение 3 рабочих дней предоставить ему электронные документы, связанные с работой (в электронном виде с усиленной квалифицированной электронной подписью или заверенные должным образом на бумажном носителе).

Работник должен подписывать документы тоже электронной подписью. Если работодатель использует собственную информационную систему, то для ряда документов подпись сотрудника должна быть усиленная (квалифицированная или неквалифицированная) – в частности, при подписании трудового договора, о материальной ответственности, ученического или договора на получение образования без отрыва или с отрывом от работы, а также при внесении в них изменений. Если же работодатель использует для создания и хранения электронных документов портал «Работа в России», то достаточно простой электронной подписи сотрудника.

Остальные документы в законопроекте не оговариваются. Можно предположить, что для них в любом случае будет достаточно простой электронной подписи сотрудника.

Расходы на обеспечение работников электронными подписями понесут работодатели.

Сноски 1

  1. Законопроект № 859678-7 (https://sozd.duma.gov.ru/bill/859678-7). Когда вы получите журнал, он уже, скорее всего, будет принят и подписан Президентом РФ. Вернуться назад
Оценить новость
s
В избранное

Выбери свой вариант доступа

Получать бесплатные
статьи на e-mail
Подписаться на
журнал на почте
Подписаться на
журнал сейчас

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Сколько подлинников письма подписывать?

Скажите, пожалуйста, а сколько подлинников исходящих писем подписывать? Знаю, что кто-то практикует подписание двух экземпляров, при этом один из них визовый, а второй – для отправки адресату. Понятно, что при наличии СЭД этот вопрос может отпасть, т.к. визы собираются в электронном виде, но при бумажном документообороте и визы надо собрать, и адресату бумажное письмо отправить, и у себя оставить письмо с визами. Можно, конечно, в Инструкции написать, что: — если оригинал адресату отправляется в бумажном виде, то печатаются и подписываются 2 экземпляра, на одном из которых собираются визы; — а если в электронном виде отправляется письмо, то этого не нужно. Но не слишком ли это запутанно? Поэтому, как лучше делать – сколько подлинников исходящих писем подписывать, чтобы: — визы были сохранены, и известно, кто подписал, — знали текст письма – что мы написали адресату и — с учетом частично электронной и частично бумажной переписки в организации?

О странных способах подписания электронного документа

Руководитель подписывает документ на планшете, потом секретарь распечатывает этот документ на цветном принтере и «Почтой России» отправляем данный документ в различные компании, включая банки. Подскажите, какие риски есть у нашей компании? Как убедить руководителя, что так делать нельзя?

Проблемы долговременного хранения электронных документов, не решенные в новых Требованиях к СЭД

Что мешает долго хранить электронные документы, подписанные квалифицированными электронными подписями (КЭП)? Какими нормативными правовыми актами (НПА) руководствоваться при организации хранения таких документов? К сожалению, найденные нами НПА ответа на данный вопрос не дают. Но такие документы с КЭП у нас уже есть, и хранить их как-то надо. Пока «спасение утопающих остается делом рук самих утопающих», поэтому мы перечислили подходы к подтверждению верности исторических электронных подписей, встречающиеся в отечественной и мировой практике. Однако без законодательного решения этого вопроса нам не обойтись.

Новые Типовые функциональные требования к СЭД и СХЭД – мнение эксперта

Характеристика технологического уровня СЭД в понимании Требований Росархива. На какую нормативную базу лучше опираться при использовании новых Требований.

Правила написания адресов

Основное внимание мы уделили отечественным правилам адресования корреспонденции. Какими документами осуществляется нормативное регулирование в этой сфере? Как указать адресата – частное лицо, организацию или должностное лицо (здесь возникают вопросы с инициалами и падежом)? В какой последовательности указывать элементы адреса? Какие общепринятые сокращения можно использовать? Что писать с заглавной буквы? Как правильно указывать простой, двойной и литерный номера домов? Когда перед городом не ставится буква «г.»? В каких случаях кроме непосредственно населенного пункта нужно включить в адрес его вхождение в определенные административно-территориальные единицы (это касается не только поселков и деревень, но и городов)? Что нужно учесть при использовании отметок «до востребования» и «лично»?

Оформляем приказ по обновленным правилам

Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 немного скорректировал правила оформления приказов – в этой статье мы предлагаем их полное актуальное изложение. Даны примеры оформления каждого реквизита (с тонкостями для различных ситуаций). Особо детально рассмотрели документирование согласования в бумажном и электронном виде. Объяснили, как визуализировать электронную подпись, если невозможно воспользоваться единственным вариантом, предусмотренным в ГОСТ. Показали, где ГОСТ расходится с методическими рекомендациями для федеральных органов исполнительной власти.

Формы написания чисел в тексте документов

В тексте некоторых документов встречаются числа, которые сначала приводятся цифрами, а следом в скобках – буквенным способом. В каких случаях и в каких документах требуется текстовое дублирование суммы? В каком падеже следует делать такую расшифровку и необходимо ли писать число с заглавной буквы? Если речь идет о сумме, то возможно ли применение ­сокращений «руб.» и «коп.» и какую часть текста брать в скобки?

Правила внесения записей в трудовую книжку

В этом номере журнала объясняем правила внесения записей в раздел «Сведения о работе». Показываем на примерах, как вписать сведения о приеме на работу, о присвоении нового разряда (профессии, специальности, квалификации), о переводе, об изменении трудовой функции, о переименовании компании, подразделения или должности, о времени военной службы или обучения на курсах повышения квалификации и др..