Top.Mail.Ru

Эксперимент с электронными кадровыми документами

На рассмотрении в Госдуме России находится законопроект1, предусматривающий проведение эксперимента по электронному кадровому документообороту. Документ претерпел серьезные изменения по сравнению с первоначальной версией. Теперь планируется, что работодатель самостоятельно определит дату начала работы с электронными кадровыми документами, а закончит 31.03.2021.

Участие в эксперименте для работодателей и работников добровольное. Перечень организаций, которые захотят подключиться, утвердит Минтруд России. Работники тоже должны подтвердить свое согласие присоединиться к электронному документообороту.

Работодателям до начала проведения эксперимента необходимо:

  • утвердить перечень кадровых документов, которые планируется перевести в электронный вид;
  • дополнительно можно определить структурные подразделения, участвующие в проекте;
  • за месяц до начала эксперимента уведомить сотрудников в письменной форме о праве присоединиться или отказаться от участия. Получить от работников соответствующие заявления и сформировать и утвердить на их основе списки. Причем добавлять потом новых сотрудников к участию в эксперименте не запрещено. Однако использовать электронные кадровые документы нельзя будет с дистанционными работниками и сотрудниками, временно направляемыми к другим работодателям по договору о предоставлении труда персонала;
  • разработать локальные нормативные акты, связанные с проведением эксперимента, и ознакомить с ними участвующих сотрудников.

Работодатели для создания, использования и хранения электронных кадровых документов могут использовать собственную информационную систему или портал «Работа в России» (https://trudvsem.ru). От выбора системы будет зависеть, должен работник использовать квалифицированную электронную подпись или простую.

Электронные документы должны будут заверяться усиленной квалифицированной электронной подписью работодателя. По письменному заявлению сотрудника работодатель обязан в течение 3 рабочих дней предоставить ему электронные документы, связанные с работой (в электронном виде с усиленной квалифицированной электронной подписью или заверенные должным образом на бумажном носителе).

Работник должен подписывать документы тоже электронной подписью. Если работодатель использует собственную информационную систему, то для ряда документов подпись сотрудника должна быть усиленная (квалифицированная или неквалифицированная) – в частности, при подписании трудового договора, о материальной ответственности, ученического или договора на получение образования без отрыва или с отрывом от работы, а также при внесении в них изменений. Если же работодатель использует для создания и хранения электронных документов портал «Работа в России», то достаточно простой электронной подписи сотрудника.

Остальные документы в законопроекте не оговариваются. Можно предположить, что для них в любом случае будет достаточно простой электронной подписи сотрудника.

Расходы на обеспечение работников электронными подписями понесут работодатели.

Сноски 1

  1. Законопроект № 859678-7 (https://sozd.duma.gov.ru/bill/859678-7). Когда вы получите журнал, он уже, скорее всего, будет принят и подписан Президентом РФ. Вернуться назад
Оценить новость
s
В избранное

Выбери свой вариант доступа

Получать бесплатные
статьи на e-mail
Подписаться на
журнал на почте
Подписаться на
журнал сейчас

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Работа с факсимиле: где можно использовать, как документировать легитимность, риски

В этом номере журнала подробный разбор практики работы с факсимиле начинаем с выяснения допустимой сферы применения этого способа подписания документов. В каком случае это возможно для инвалидов по зрению? Как все остальные должны договариваться об уместности факсимиле на их документах? Что делать, если соглашение об этом с контрагентом не подписано, а факсимиле уже вовсю используется? Как и когда составлять такие соглашения? Как данную договоренность можно сразу отразить в заключаемом договоре? И наоборот – как в нем можно сформулировать запрет на использование сторонами факсимиле? Что делать, если вы получили документ-оферту или акцепт, подписанный факсимиле? Каковы особенности в сфере госзакупок? Отвечаем на перечисленные вопросы, основываясь на судебной практике и показывая образцы документов и их ключевых формулировок.

Кавычки в названии организации – цена ошибки

Сначала объясняем правила употребления кавычек в наименовании организации и в текстах документов. А потом приводим примеры из судебной практики, которые наглядно демонстрируют, чем оборачиваются ошибки в кавычках (прежде всего, в названии организации) в договорах, печатях, платежках, вывесках и рекламных текстах, при госзакупках.

Как вывести дела долговременного хранения из описи постоянного хранения № 1

Прошу помощи экспертов в разъяснении ситуации в области архивного хранения документов на предприятии, которое не является источником комплектования госархива. До 2018 года в сводную опись постоянного срока хранения включали дела долговременного срока. Подскажите, пожалуйста, как грамотно перевести номера дел долговременного срока из описи постоянного срока № 1. Учитывая, что номера дел начнутся, видимо, уже в новой описи дел долговременного срока № 3.

Как уничтожить копии в СЭД ранее уничтоженных бумажных оригиналов

Документы на бумажном носителе были уничтожены (по всем правилам), аналогичные же документы в СЭД остались. Как отразить в акте о выделении к уничтожению электронные копии документов в СЭД, если они не сформированы в дела и в номенклатуре не числятся?

Правила написания адресов

Основное внимание мы уделили отечественным правилам адресования корреспонденции. Какими документами осуществляется нормативное регулирование в этой сфере? Как указать адресата – частное лицо, организацию или должностное лицо (здесь возникают вопросы с инициалами и падежом)? В какой последовательности указывать элементы адреса? Какие общепринятые сокращения можно использовать? Что писать с заглавной буквы? Как правильно указывать простой, двойной и литерный номера домов? Когда перед городом не ставится буква «г.»? В каких случаях кроме непосредственно населенного пункта нужно включить в адрес его вхождение в определенные административно-территориальные единицы (это касается не только поселков и деревень, но и городов)? Что нужно учесть при использовании отметок «до востребования» и «лично»?

Формы написания чисел в тексте документов

В тексте некоторых документов встречаются числа, которые сначала приводятся цифрами, а следом в скобках – буквенным способом. В каких случаях и в каких документах требуется текстовое дублирование суммы? В каком падеже следует делать такую расшифровку и необходимо ли писать число с заглавной буквы? Если речь идет о сумме, то возможно ли применение ­сокращений «руб.» и «коп.» и какую часть текста брать в скобки?

Оформляем приказ по обновленным правилам

Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 немного скорректировал правила оформления приказов – в этой статье мы предлагаем их полное актуальное изложение. Даны примеры оформления каждого реквизита (с тонкостями для различных ситуаций). Особо детально рассмотрели документирование согласования в бумажном и электронном виде. Объяснили, как визуализировать электронную подпись, если невозможно воспользоваться единственным вариантом, предусмотренным в ГОСТ. Показали, где ГОСТ расходится с методическими рекомендациями для федеральных органов исполнительной власти.

Общие правила составления и оформления протокола

Только правильно составленный и оформленный протокол в полной мере может обеспечить юридическую силу решений, которые принимаются на основе принципа коллегиальности. Мы подробно объясняем, как следует оформлять каждый реквизит этого документа. Отмечаем, что в оформлении протокола является обязательным, а что факультативным. Демонстрируем множество примеров. Общий алгоритм составления и оформления протоколов заслуживает самого внимательного и подробного изучения не только секретарями, ведущими делопроизводство, но и руководителями, специалистами, организующими процедуры корпоративного управления.