Top.Mail.Ru

Можно подразделениям не направлять выписки из утвержденной номенклатуры дел организации?

Вопрос
Следует ли направлять структурным подразделениям выписки из сводной номенклатуры дел после ее утверждения руководителем? Или подразделения могут пользоваться теми номенклатурами дел, которые подписали их руководители для включения в номенклатуру дел всей организации?
Отвечает

Архивными правилами1 предусмотрено, что номенклатура дел организации разрабатывается на основании номенклатур дел структурных подразделений, которые передаются в службу делопроизводства за подписью руководителей подразделений. Т.е. «заготовки», полученные от подразделений, специалистами службы делопроизводства и архива не включаются в сводную номенклатуру дел в первозданном виде - они сначала оптимизируются: в службе делопроизводства обеспечивают правильную систематизацию документального фонда в целом, исключают дублирование дел, редактируют заголовки и уточняют сроки хранения оригиналов и копий документов в каждом подразделении и т.п.

Пример 1

Дело с заголовком «Положение об отделе и должностные инструкции сотрудников. Копии» может быть включено в номенклатуру дел практически любого структурного подразделения организации. А в графе «Примечание» у него необходимо указать место хранения оригиналов: «Подлинники - в отделе кадров».

Однотипным делам (если это возможно) стараются присваивать одинаковые номера внутри номенклатур дел всех подразделений, например: 03-03, 04-03, 05-03 и т.д.

И вот такой оптимизированный вариант сводной номенклатуры дел подписывает руководитель службы делопроизводства и утверждает руководитель организации. Далее из него в структурные подразделения возвращаются соответствующие выписки, и сведения в них могут отличаться от направленных первоначально «из подразделений в центр». Причем такие выписки внешне представляют собой просто фрагмент табличной части сводной номенклатуры дел организации, который содержит данные о делах только этого подразделения, - т.е. ни слова «ВЫПИСКА», ни наименований организации и подразделения, ни отметки о заверении на нем может не быть (за исключением случаев, когда управляющая компания холдинга направляет удостоверенные выписки своим организациям).

А в небольших организациях передается в подразделения бумажная копия всей номенклатуры дел организации.

Это - давно сложившаяся практика.

Но в современных условиях номенклатура дел (электронная копия) может быть целиком опубликована в соответствующей базе данных СЭД вместе с приказом об утверждении, размещена на внутреннем портале Intraweb для постоянного использования всеми сотрудниками, направлена по массовой рассылке руководителям и ответственным за делопроизводство в структурных подразделениях.

Сноски 1

  1. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526). Вернуться назад
Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Что рассылать по подразделениям после утверждения номенклатуры дел?

После утверждения номенклатуры дел что, когда и как рассылается по подразделениям? Может ли номенклатура структурного подразделения, которую оно подавало в службу ДОУ своей организации, отличаться от соответствующего раздела утвержденной сводной номенклатуры дел? А если не отличается, то зачем после утверждения сводной номенклатуры делать такую рассылку по подразделениям (у них ведь и так все уже есть)?

Когда формировать дела?

Сводная номенклатура дел на 2023 год введена в действие приказом, в котором есть пункт, требующий от руководителей всех структурных подразделений до 31.01.2023 года обеспечить формирование дел в подразделениях в соответствии с утвержденной номенклатурой дел на 2023 год. После указанной даты отдел документационного обеспечения осуществляет проверку формирования дел в подразделениях. Есть подразделения, которые оформили все папки на 2023 год, даже если документов для них нет (еще не появились). Есть также подразделения, которые говорят, что будут заводить папки только тогда, когда для них появятся документы, а просто так пустые папки на полках им не нужны. Ни в одном нормативном документе не удалось найти разъяснения, когда именно нужно формировать дела текущего года. Но даже если такого документа нет, то разве приказа директора о формировании дел до 31.01.2023 не достаточно, чтобы полностью оформить все дела в соответствии с номенклатурой подразделения? Как Вы считаете, когда нужно формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел: в начале года сразу оформить все папки, или же оформлять их по мере появления документов в течение года?

Обязательно ли составлять номенклатуры дел структурных подразделений?

Обязательно ли составлять номенклатуры дел структурных подразделений (СП) и объединять их в сводную номенклатуру по организации? Можно ли отправить в СП акционерного общества произвольные опросные формы, а по сведениям из них составить номенклатуру дел, которая согласовывается руководителями СП и утверждается руководителем организации?

Учет документов в номенклатуре дел, описях и архиве организации (часть 1)

Проследим преемственность учетно-справочных данных – покажем, как они «перетекают» из номенклатуры дел в описи дел и на обложку дела, как заполняются книга учета поступления и выбытия дел, лист фонда, список фондов и реестр описей дел. Сначала покажем стандартный вариант учета дел в архиве, установленный новыми архивными Правилами 2023 года, а потом разберем, как можно действовать в нестандартных ситуациях. В этом номере журнала читайте 1 часть подробной статьи, где мы разберем заполнение итоговой записи к номенклатуре дел, описи дел и обложки дел – то, что получается «на выходе» по окончании делопроизводственного года.

Порядок разработки номенклатуры дел

В конце года необходимо составить (или актуализировать имеющуюся) номенклатуру дел на следующий год. Если в вашей организации ее еще нет, то эта статья поможет исправить данную ошибку. Ведь без номенклатуры дел невозможно систематизировать имеющиеся документы и наладить соблюдение сроков их хранения. Мы объяснили, какие документы необходимо включить в номенклатуру дел, как сформировать заголовки дел (которые потом будут переноситься на их обложки), как их проиндексировать, как установить сроки хранения, какую структуру номенклатуры выбрать, чем отличается номенклатура дел организации от номенклатуры структурного подразделения, как оформить, подписать, согласовать и утвердить документ, что заполняется перед началом делопроизводственного года и что — по его окончании.

К документам какого года применять новый Перечень со сроками хранения

18.02.2020 вступил в силу новый Перечень документов со сроками хранения. Что нужно сделать с номенклатурой дел на 2020 год до конца текущего года? По какому Перечню (новому или старому) определять сроки хранения документов, созданных до вступления в силу нового Перечня, но включаемых в опись на передачу в архив либо в акт о выделении к уничтожению сейчас – после 18.02.2020? Ответы на эти вопросы даны со ссылками на нормативные документы

Как лучше актуализировать номенклатуру дел на 2020 год в связи с вступлением в силу нового Перечня

Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили. Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили.

Анализ нового Перечня документов со сроками хранения и сравнение с Перечнем 2010 г.

Состав статей в новом Перечне существенно сократился. Объясняем, как действовать, если в Перечне 2010 г. была статья, по которой вы определяли срок хранения дела в своей номенклатуре дел, а в новом Перечне аналогичной статьи не оказалось. Отмечаем, что еще изменилось в новом Перечне 2019 г. по сравнению с предыдущим Перечнем 2010 г. Анализируем изменения состава категорий документов и сроков хранения. Рассказываем вам о наиболее значимых документах, которые актуальны для любой организации: по кадровому обеспечению (в т.ч. в связи с вводом «электронной трудовой книжки»), по документационному обеспечению управления и по договорной работе. В ряде случаев даем рекомендации по формулированию статей в номенклатуре дел.