Top.Mail.Ru

Можно подразделениям не направлять выписки из утвержденной номенклатуры дел организации?

Вопрос
Следует ли направлять структурным подразделениям выписки из сводной номенклатуры дел после ее утверждения руководителем? Или подразделения могут пользоваться теми номенклатурами дел, которые подписали их руководители для включения в номенклатуру дел всей организации?
Отвечает

Архивными правилами1 предусмотрено, что номенклатура дел организации разрабатывается на основании номенклатур дел структурных подразделений, которые передаются в службу делопроизводства за подписью руководителей подразделений. Т.е. «заготовки», полученные от подразделений, специалистами службы делопроизводства и архива не включаются в сводную номенклатуру дел в первозданном виде - они сначала оптимизируются: в службе делопроизводства обеспечивают правильную систематизацию документального фонда в целом, исключают дублирование дел, редактируют заголовки и уточняют сроки хранения оригиналов и копий документов в каждом подразделении и т.п.

Пример 1

Дело с заголовком «Положение об отделе и должностные инструкции сотрудников. Копии» может быть включено в номенклатуру дел практически любого структурного подразделения организации. А в графе «Примечание» у него необходимо указать место хранения оригиналов: «Подлинники - в отделе кадров».

Однотипным делам (если это возможно) стараются присваивать одинаковые номера внутри номенклатур дел всех подразделений, например: 03-03, 04-03, 05-03 и т.д.

И вот такой оптимизированный вариант сводной номенклатуры дел подписывает руководитель службы делопроизводства и утверждает руководитель организации. Далее из него в структурные подразделения возвращаются соответствующие выписки, и сведения в них могут отличаться от направленных первоначально «из подразделений в центр». Причем такие выписки внешне представляют собой просто фрагмент табличной части сводной номенклатуры дел организации, который содержит данные о делах только этого подразделения, - т.е. ни слова «ВЫПИСКА», ни наименований организации и подразделения, ни отметки о заверении на нем может не быть (за исключением случаев, когда управляющая компания холдинга направляет удостоверенные выписки своим организациям).

А в небольших организациях передается в подразделения бумажная копия всей номенклатуры дел организации.

Это - давно сложившаяся практика.

Но в современных условиях номенклатура дел (электронная копия) может быть целиком опубликована в соответствующей базе данных СЭД вместе с приказом об утверждении, размещена на внутреннем портале Intraweb для постоянного использования всеми сотрудниками, направлена по массовой рассылке руководителям и ответственным за делопроизводство в структурных подразделениях.

Сноски 1

  1. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526). Вернуться назад
Оценить вопрос
s
В избранное
Внимание!
МАХ скидка - только в августе. Ловите ее!

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Работа с номенклатурами дел прошлых лет

Можно ли вносить изменения в номенклатуры дел прошлых лет? Кому-то может показаться, что это необходимо сделать при изменении сроков хранения ранее заведенных дел или при корректировке индексов подразделений. Но в подобных случаях задача решается иначе. Как действовать, показываем на примерах из вопросов читателя (с образцами оформления документов).

Подсчитываем электронные дела в номенклатуре дел

В номенклатуре дел есть не только дело с бумажными оригиналами приказов по основной деятельности, но и дела с электронными проектами этих документов, а также электронными копиями уже подписанных приказов (сканы в pdf-формате). Какое количество томов (частей) электронных проектов бумажных документов должно быть отражено в конце года в графе 3 номенклатуры дел? Одно электронное дело? Или же графу 3 в этом месте можно оставить пустой? Аналогичный вопрос про электронные копии.

Как закрывать 2 номенклатуры дел из-за внедрения СЭД

В 2021 году в середине года был переход из одной системы документооборота в другую. Раньше дела были только бумажные и номенклатуры дел в СЭД не было. Но в новой системе существует электронная номенклатура дел, соответственно все документы, которые оформлялись в компании с определенной даты (с 20.07.2021) – были внесены в новые созданные электронные дела и по ним существует своя электронная номенклатура дел. Каким образом необходимо проводить закрытие номенклатуры дел за 2021 год? Отдельно за период с 01.01.2021 по 20.07.2021 в бумажном виде, а потом за период с 20.07.2022 по 31.12.2022 в электронном виде?

Когда надо успеть закрыть номенклатуру дел?

До какой даты надо успеть составить итоговую запись к номенклатуре дел за прошедший год? Чем грозит ее отсутствие? Как действовать, если в пандемию некому и некогда в обособленных подразделениях этим заниматься? Если они затягивают предоставление данных о количестве заведенных за год дел, то итоговую запись можно составить сначала по имеющимся данным (например, по головному офису), а потом по опоздавшим подразделениям (пример этого показываем). Как службе делопроизводства заполучить рычаги воздействия на уклоняющиеся подразделения? Поводом для этой статьи стал вопрос подписчика.

Порядок разработки номенклатуры дел

В конце года необходимо составить (или актуализировать имеющуюся) номенклатуру дел на следующий год. Если в вашей организации ее еще нет, то эта статья поможет исправить данную ошибку. Ведь без номенклатуры дел невозможно систематизировать имеющиеся документы и наладить соблюдение сроков их хранения. Мы объяснили, какие документы необходимо включить в номенклатуру дел, как сформировать заголовки дел (которые потом будут переноситься на их обложки), как их проиндексировать, как установить сроки хранения, какую структуру номенклатуры выбрать, чем отличается номенклатура дел организации от номенклатуры структурного подразделения, как оформить, подписать, согласовать и утвердить документ, что заполняется перед началом делопроизводственного года и что — по его окончании.

Анализ нового Перечня документов со сроками хранения и сравнение с Перечнем 2010 г.

Состав статей в новом Перечне существенно сократился. Объясняем, как действовать, если в Перечне 2010 г. была статья, по которой вы определяли срок хранения дела в своей номенклатуре дел, а в новом Перечне аналогичной статьи не оказалось. Отмечаем, что еще изменилось в новом Перечне 2019 г. по сравнению с предыдущим Перечнем 2010 г. Анализируем изменения состава категорий документов и сроков хранения. Рассказываем вам о наиболее значимых документах, которые актуальны для любой организации: по кадровому обеспечению (в т.ч. в связи с вводом «электронной трудовой книжки»), по документационному обеспечению управления и по договорной работе. В ряде случаев даем рекомендации по формулированию статей в номенклатуре дел.

Как лучше актуализировать номенклатуру дел на 2020 год в связи с вступлением в силу нового Перечня

Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили. Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили.

К документам какого года применять новый Перечень со сроками хранения

18.02.2020 вступил в силу новый Перечень документов со сроками хранения. Что нужно сделать с номенклатурой дел на 2020 год до конца текущего года? По какому Перечню (новому или старому) определять сроки хранения документов, созданных до вступления в силу нового Перечня, но включаемых в опись на передачу в архив либо в акт о выделении к уничтожению сейчас – после 18.02.2020? Ответы на эти вопросы даны со ссылками на нормативные документы