Top.Mail.Ru

Каковы сроки хранения электронных заявок для выполнения работ?

Вопрос
На нашем предприятии ведутся в Excel электронные журналы заявок для выполнения работ, находятся они на сервере. Как их учитывать в номенклатуре дел? Каковы сроки хранения?
Отвечает

Необходимо понимать, что срок хранения – это результат экспертизы ценности документа. А оценка осуществляется и по автору документа, который может являться «владельцем» или участником какого-либо процесса, и по содержанию документа, принадлежности к направлению деятельности / функции, и по признакам подлинности или копийности, и по форме представления (бумажный / электронный), и по др. признакам, критериям.

Например, по Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558; далее – ПТУД) заявки на проведение работ имеют срок хранения в течение 3–5 лет, например:

  • 5 л. по ст. 217 – если это заявка на ремонт технических средств, которые применяются в сфере документационного обеспечения управления (ДОУ), информатизации и СЭД;
  • 3 г. по ст. 838 – если это заявка на выполнение работ по ремонту транспортных средств.

По Перечню типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182; далее – ПНТД) заявки на выполнение работ в различных областях деятельности имеют срок хранения от 1 до 5 лет, например:

  • 1 или 3 года по ст. 1228 – заявки на ремонт оборудования, оснастки и инструмента;
  • 2 г. по ст. 1023 – заявки на выполнение работ в рамках текущего ремонта объектов недвижимости;
  • 3 г. по ст. 1093 – если заявка связана с производством какого-либо предмета, изделия.

Все заполненные заявки в электронном виде со временем могут представлять собой электронный журнал, базу данных, комплекс заявок и даже с отметками об их исполнении. По ПНТД срок хранения таких накопленных заявок, ставших уже электронными журналами, можно определить по статьям 1112 (3 г.), 1122 (1 г.), 1391 (3 г.) и т.п.

Самое главное – знать бизнес- или административный процесс, его «владельца» (ответственное подразделение), вопрос деятельности или процедуру, в которой необходимо оформление соответствующей заявки, чтобы правильно провести ее экспертизу ценности и определить срок хранения.

В номенклатуре дел структурного подразделения, которое выполняет эти заявки на производство работ, заголовок дела должен быть сформулирован конкретно, например, в отделе по эксплуатации зданий:

Пример. Табличная часть номенклатуры дел
Оценить вопрос
s
В избранное
Внимание!
20% скидки на 2 полугодие 2021 г. на электронную версию журнала только в мае + 10% по промокоду на любой тип подписки (бумажная, электронная, комплект с доступом к базе знаний) = скидка от 30%

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Как в отметке о заверении копии указать дело, у которого нет номера?

В ГОСТ Р 7.0.97-2016 об оформлении организационно-распорядительных документов в п. 4.26 сказано: «Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии заверяется печатью организации (при ее наличии), а также (при необходимости) дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле №... за... год»).» Но у нас нет номенклатуры дел, и потому на делах просто оформлены наименования и год заведения, но не номера. Нам надо заверить копию документа для ее представления в суд, поэтому важно, чтобы суд принял ее и претензий к заверению не было. За неимением номера дела мы можем оформить заверительную надпись с фразой «Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле (наименование дела) за 2020 год»? Такая копия будет иметь юридическую силу?

Как вывести дела долговременного хранения из описи постоянного хранения № 1

Прошу помощи экспертов в разъяснении ситуации в области архивного хранения документов на предприятии, которое не является источником комплектования госархива. До 2018 года в сводную опись постоянного срока хранения включали дела долговременного срока. Подскажите, пожалуйста, как грамотно перевести номера дел долговременного срока из описи постоянного срока № 1. Учитывая, что номера дел начнутся, видимо, уже в новой описи дел долговременного срока № 3.

Если первичные учетные документы сканируются

В нашей компании ввели электронный архив для документов первичного учета. Теперь все документы первичного учета (например, счета-фактуры, универсальные передаточные документы), которые первоначально подготавливаются на бумаге и на них проставляются «живые» подписи и печати, сканируются и сохраняются в электронном архиве. Вопрос: при наличии официального электронного архива нужно ли также хранить изначально подготовленные бумажные версии этих первичных документов или оставлять на хранении только их электронные аналоги в электронном архиве? Если бумажные первоисточники хранить не нужно, то каким образом тогда оформлять их уничтожение, если по Перечню типовых архивных документов они имеют определенный срок хранения? Какое законное основание должно быть для выделения к уничтожению данных бумажных документов? Я ответила нашему главному бухгалтеру, что нужно хранить и бумажные документы, но стала немножко сомневаться. Прошу дать ответ.

Как уничтожить копии в СЭД ранее уничтоженных бумажных оригиналов

Документы на бумажном носителе были уничтожены (по всем правилам), аналогичные же документы в СЭД остались. Как отразить в акте о выделении к уничтожению электронные копии документов в СЭД, если они не сформированы в дела и в номенклатуре не числятся?

Когда названия документов писать с большой буквы и брать ли в кавычки?

Когда в преамбуле и по тексту договора стоит писать названия видов документов («Договор», «Устав», «Доверенность») с большой буквы? Так многие делают, почему? Когда наименования видов документов стоит оформлять с большой буквы и когда с маленькой, например, «Инструкция по делопроизводству» или «инструкция по делопроизводству», «Положение о…» или «положение о…»? Когда их брать в кавычки, а когда нет? Есть какая-то логика или можно писать как угодно?

Каков срок рассмотрения обращений граждан? А если его окончание придется на Новогодние каникулы?

Каков срок рассмотрения обращений граждан? Когда продление срока законно: – до его истечения (первых 30 дней с момента регистрации обращения) или – после его истечения, но не позже вторых 30 дней? В каких днях он исчисляется – в календарных или рабочих? И что делать, если его окончание придется на Новогодние каникулы?

Подскажите, пожалуйста, как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис, например, Хож-Ахмед Султанович, Халимат Абрек-Зауровна?

Можно ли печатать документ на обеих сторонах листа? С договорами так часто поступают. А как быть с письмами, актами и др.? Как при этом правильно нумеровать страницы? Чем все это регулируется сейчас? Или только правилами делового оборота?

Можно ли печатать документ на обеих сторонах листа? С договорами так часто поступают. А как быть с письмами, актами и др.? Как при этом правильно нумеровать страницы? Чем все это регулируется сейчас? Или только правилами делового оборота?