Top.Mail.Ru

Если на предприятии сократили несколько отделов, то в номенклатуре дел изменятся порядковые номера оставшихся?

Вопрос
Если на предприятии сократили несколько отделов, то в номенклатуре дел изменятся порядковые номера оставшихся отделов, а индексы дел будут прежними? Например, служба логистики теперь имеет индекс 3, а раньше был 5; ­индекс в номенклатуре дел у этой службы будет 03 или останется 05?
Отвечает

Вы столкнулись с проблемой, которая часто возникает, когда в организации разрабатывается номенклатура дел структурного типа (для индексации ее разделов используются те индексы, которые уже присвоены кадровой службой и закреплены в схеме оргструктуры или в организационных документах: структура и штатная численность или штатное расписание организации), т.е. главная таблица номенклатуры дел как классификатора специально не разрабатывается, а в ее качестве просто ­используется схема оргструктуры.

Но при любом изменении схемы оргструктуры служба делопроизводства и архив не должны сразу же перерабатывать номенклатуру дел и систему индексации. Обычно в течение года ее действия служба делопроизводства «ведет» номенклатуру дел, поддерживает ее в актуальном состоянии, фиксирует в рабочем экземпляре номенклатуры дел (ручкой или даже карандашом при частых изменениях) все изменения, включая изменения в заголовках и индексах дел. К моменту разработки и утверждения номенклатуры дел на следующий год этот рабочий экземпляр, отражающий все изменения и дополнения, сделанные в течение года, станет основой для закрепления актуальной систематизации документов и дел в следующем году.

Актуальность номенклатуры дел может быть обеспечена за счет создания справочных таблиц, которые называются таблицами соответствия. В связи с каждым изменением структуры организации и индексов подразделений рекомендуем составлять таблицу соответствия индексов на дату внесения изменения:

Пример 1

Таблицы соответствия обычно подписываются руководителем службы делопроизводства, который подписывает и саму номенклатуру дел. Таблицы помогают правильно оформлять номера дел и томов в процессе подготовки документов к сдаче в архив ­организации после окончания соответствующего делопроизводственного года.

А теперь обратимся к вопросам методики разработки номенклатуры дел. Опыт «лучших практик» коммерческих организаций показывает, что в главной таблице (а значит, и в названиях разделов номенклатуры дел) гораздо удобнее отражать основные направления деятельности или функции, т.е. разрабатывать ­номенклатуры дел двух других типов: производственно-отраслевую или функциональную.

Но даже если в качестве названий разделов номенклатуры дел в процессе ее разработки используются названия структурных подразделений организации (номенклатура дел структурного типа), то это не означает, что в ней механически повторяются названия и индексы, установленные штатным расписанием или схемой оргструктуры. Главная таблица номенклатуры дел вполне может существовать самостоятельно, и индексы, присвоенные ее разделам в этом случае не должны совпадать с индексами структурных подразделений, которые закрепляются за ними в других документах (штатное расписание, классификатор подразделений финансового планирования и т.п.). Поскольку номенклатура дел служит инструментом систематизации документального фонда организации, то в ней как в совершенно самостоятельном классификаторе должны быть закреплены документальные фонды подразделений, функциональные документные комплексы, дела (первичные комплексы) и документы, расположенные по степени их значимости и во взаимосвязи.

Пример 2

В штатном расписании закрепляются структурные единицы с определенными индексами, но для номенклатуры дел на их основе и с учетом установленных названий подразделений разрабатывается собственная главная таблица, в которой подразделения располагаются по степени значимости и соответствующим образом индексируются. Причем служба делопроизводства, которая «обслуживает» деятельность руководителей организации (генеральный директор и его заместители), в главной таблице ­номенклатуры дел структурного типа всегда располагается первой и имеет индекс 01. Сравните 2 классификатора: штатное расписание и номенклатура дел

К правильно разработанной главной таблице номенклатуры дел проще составлять таблицы соответствия при изменении названий и индексов структурных подразделений и индексов дел.

Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Составляем номенклатуру дел кадровой службы

Зачем нужны номенклатуры дел организации и ее структурных подразделений. Кто разрабатывает и подписывает номенклатуру подразделения. По какой форме ее составлять и как можно оптимизировать. Какие дела стоит завести для формирования в них приказов по личному составу (т.е. нельзя их все собирать в 1 дело). Сколько и где хранить документы-основания к ним (возможны варианты). Как срок «50/75 лет ЭПК» из Перечня 2019 года трансформировать в более конкретный в номенклатуре дел кадровой службы. Сколько хранить копии документов, журналы регистрации приказов, книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Как разбить номенклатуру дел на разделы. Какова последовательность расположения документов кадровой службы. Зачем в конце каждого раздела предусматривать хотя бы одну пустую строку. Приводим пример номенклатуры дел кадровой службы.

Принципиальное увеличение сроков хранения документов

Может ли организация увеличить срок хранения документов с «короткого» (до 10 лет), предписанного Перечнем 2019 г., до постоянного? Как это оформить в номенклатуре дел? Какова специфика у организаций, которые являются источниками комплектования государственных / муниципальных архивов и которые таковыми не являются?

Аудиовизуальные документы в номенклатуре дел

Показываем, как отразить в номенклатуре дел бумажные, электронные приложения к протоколам и аудиовидеозаписи заседаний коллегиальных органов. Сколько и где хранить эти записи. Организации важно определиться, в каком статусе она будет хранить фото-, аудио-, видеозаписи – что она будет переводить в статус аудиовизуальных документов со всеми вытекающими последствиями. Поводом для статьи стал вопрос читателя.

Как внести изменения в номенклатуру дел

В какой экземпляр утвержденной номенклатуры дел в течение года вносятся рабочие корректировки. Какие организации и когда оформляют дополнение к утвержденной номенклатуре дел. Как отразить появление новых дел (не предусмотренных изначально), как уточнить заголовки дел, исправить срок хранения, что вносится в графу «Примечание», как действовать при изменении структуры организации, как отразить количество заведенных томов дел.

Порядок разработки номенклатуры дел

В конце года необходимо составить (или актуализировать имеющуюся) номенклатуру дел на следующий год. Если в вашей организации ее еще нет, то эта статья поможет исправить данную ошибку. Ведь без номенклатуры дел невозможно систематизировать имеющиеся документы и наладить соблюдение сроков их хранения. Мы объяснили, какие документы необходимо включить в номенклатуру дел, как сформировать заголовки дел (которые потом будут переноситься на их обложки), как их проиндексировать, как установить сроки хранения, какую структуру номенклатуры выбрать, чем отличается номенклатура дел организации от номенклатуры структурного подразделения, как оформить, подписать, согласовать и утвердить документ, что заполняется перед началом делопроизводственного года и что — по его окончании.

Как лучше актуализировать номенклатуру дел на 2020 год в связи с вступлением в силу нового Перечня

Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили. Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили.

Конфиденциальные документы в номенклатуре дел

Как отразить документы с ограниченным доступом в номенклатуре дел? Если их очень мало или среднее количество, то их можно по-разному включить в обычную номенклатуру дел. Но когда их становится много, то пора разрабатывать ­отдельную номенклатуру. В статье мы показали все три варианта.

К документам какого года применять новый Перечень со сроками хранения

18.02.2020 вступил в силу новый Перечень документов со сроками хранения. Что нужно сделать с номенклатурой дел на 2020 год до конца текущего года? По какому Перечню (новому или старому) определять сроки хранения документов, созданных до вступления в силу нового Перечня, но включаемых в опись на передачу в архив либо в акт о выделении к уничтожению сейчас – после 18.02.2020? Ответы на эти вопросы даны со ссылками на нормативные документы