Если на предприятии сократили несколько отделов, то в номенклатуре дел изменятся порядковые номера оставшихся?

Вопрос
Если на предприятии сократили несколько отделов, то в номенклатуре дел изменятся порядковые номера оставшихся отделов, а индексы дел будут прежними? Например, служба логистики теперь имеет индекс 3, а раньше был 5; ­индекс в номенклатуре дел у этой службы будет 03 или останется 05?
Отвечает

Вы столкнулись с проблемой, которая часто возникает, когда в организации разрабатывается номенклатура дел структурного типа (для индексации ее разделов используются те индексы, которые уже присвоены кадровой службой и закреплены в схеме оргструктуры или в организационных документах: структура и штатная численность или штатное расписание организации), т.е. главная таблица номенклатуры дел как классификатора специально не разрабатывается, а в ее качестве просто ­используется схема оргструктуры.

Но при любом изменении схемы оргструктуры служба делопроизводства и архив не должны сразу же перерабатывать номенклатуру дел и систему индексации. Обычно в течение года ее действия служба делопроизводства «ведет» номенклатуру дел, поддерживает ее в актуальном состоянии, фиксирует в рабочем экземпляре номенклатуры дел (ручкой или даже карандашом при частых изменениях) все изменения, включая изменения в заголовках и индексах дел. К моменту разработки и утверждения номенклатуры дел на следующий год этот рабочий экземпляр, отражающий все изменения и дополнения, сделанные в течение года, станет основой для закрепления актуальной систематизации документов и дел в следующем году.

Актуальность номенклатуры дел может быть обеспечена за счет создания справочных таблиц, которые называются таблицами соответствия. В связи с каждым изменением структуры организации и индексов подразделений рекомендуем составлять таблицу соответствия индексов на дату внесения изменения:

Пример 1

Таблицы соответствия обычно подписываются руководителем службы делопроизводства, который подписывает и саму номенклатуру дел. Таблицы помогают правильно оформлять номера дел и томов в процессе подготовки документов к сдаче в архив ­организации после окончания соответствующего делопроизводственного года.

А теперь обратимся к вопросам методики разработки номенклатуры дел. Опыт «лучших практик» коммерческих организаций показывает, что в главной таблице (а значит, и в названиях разделов номенклатуры дел) гораздо удобнее отражать основные направления деятельности или функции, т.е. разрабатывать ­номенклатуры дел двух других типов: производственно-отраслевую или функциональную.

Но даже если в качестве названий разделов номенклатуры дел в процессе ее разработки используются названия структурных подразделений организации (номенклатура дел структурного типа), то это не означает, что в ней механически повторяются названия и индексы, установленные штатным расписанием или схемой оргструктуры. Главная таблица номенклатуры дел вполне может существовать самостоятельно, и индексы, присвоенные ее разделам в этом случае не должны совпадать с индексами структурных подразделений, которые закрепляются за ними в других документах (штатное расписание, классификатор подразделений финансового планирования и т.п.). Поскольку номенклатура дел служит инструментом систематизации документального фонда организации, то в ней как в совершенно самостоятельном классификаторе должны быть закреплены документальные фонды подразделений, функциональные документные комплексы, дела (первичные комплексы) и документы, расположенные по степени их значимости и во взаимосвязи.

Пример 2

В штатном расписании закрепляются структурные единицы с определенными индексами, но для номенклатуры дел на их основе и с учетом установленных названий подразделений разрабатывается собственная главная таблица, в которой подразделения располагаются по степени значимости и соответствующим образом индексируются. Причем служба делопроизводства, которая «обслуживает» деятельность руководителей организации (генеральный директор и его заместители), в главной таблице ­номенклатуры дел структурного типа всегда располагается первой и имеет индекс 01. Сравните 2 классификатора: штатное расписание и номенклатура дел

К правильно разработанной главной таблице номенклатуры дел проще составлять таблицы соответствия при изменении названий и индексов структурных подразделений и индексов дел.

Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Гибридные дела у госорганов

В новых Правилах делопроизводства для госорганов говорится о формировании гибридных дел, когда создаются и бумажные, и электронные документы. В номенклатуру дел должны включаться соответствующих 2 тома, но заголовок у них должен быть один, и индекс тоже один. Но раньше в номенклатуре дел на грядущий год указывались только дела (без разбивки на тома). Тома одного дела появлялись уже в описях дел по итогам года, ведь в них дела/тома учитываются по порядковым номерам, поэтому один и тот же индекс никого не вводит в заблуждение. Как теперь правильно делать?

Электронный кадровый документооборот: как отразить в номенклатуре дел

Теперь любая организация может перейти на кадровый электронный документооборот (КЭДО) со всеми своими работниками. В связи с этим изменится часть документов по личному составу в документальном фонде. Показываем, как в номенклатуре дел теперь стоит отражать: трудовые договоры, приказы и документы к ним, уведомления работодателя о переходе на КЭДО и согласия работников, документы о технологии работы в КЭДО.

Структура индексов дел в номенклатуре

Наша организация – АО, мы всегда для разработки номенклатуры дел используем штатное расписание, которое после акционирования почти не менялось. Но в 2021 году в штатное расписание внесли уточнения, и теперь к номеру подразделения добавляется через косую черту номер «подподразделения», которое подчиняется «вышестоящему» подразделению. Например, Генеральный директор – 01, корпоративный секретарь – 01/01, протокольный отдел – 01/02, секретариат – 01/03. Можно ли в номенклатуре дел индекс дела оформлять с дополнительными знаками (косая черта) и номерами? Индексы будут неравнозначными.

Как описать документы в номенклатуре дел

Подробно разобрали правила заполнения каждой графы основной таблицы номенклатуры дел, в которой описываются дела организации. Особое внимание уделили правилам систематизации документов и формулированию заголовков дел (со ссылкой на свежий методический документ Росархива), привели множество примеров. Распутали путаницу с указанием количества заведенных за год дел / томов. Объяснили, как применять такие сроки хранения Перечня, как «постоянно» (для не источников комплектования он существенно сокращается), «до минования надобности», «до замены новыми», «до ликвидации организации», «50 / 75 лет». Показали, как отражать в номенклатуре дел электронные оригиналы документов, электронные копии подписанных бумажных оригиналов, электронные проекты документов – ведь их становится все больше! Завершили статью примером оформления номенклатуры дел организации.

Как лучше актуализировать номенклатуру дел на 2020 год в связи с вступлением в силу нового Перечня

Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили. Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили.

Анализ нового Перечня документов со сроками хранения и сравнение с Перечнем 2010 г.

Состав статей в новом Перечне существенно сократился. Объясняем, как действовать, если в Перечне 2010 г. была статья, по которой вы определяли срок хранения дела в своей номенклатуре дел, а в новом Перечне аналогичной статьи не оказалось. Отмечаем, что еще изменилось в новом Перечне 2019 г. по сравнению с предыдущим Перечнем 2010 г. Анализируем изменения состава категорий документов и сроков хранения. Рассказываем вам о наиболее значимых документах, которые актуальны для любой организации: по кадровому обеспечению (в т.ч. в связи с вводом «электронной трудовой книжки»), по документационному обеспечению управления и по договорной работе. В ряде случаев даем рекомендации по формулированию статей в номенклатуре дел.

Порядок разработки номенклатуры дел

В конце года необходимо составить (или актуализировать имеющуюся) номенклатуру дел на следующий год. Если в вашей организации ее еще нет, то эта статья поможет исправить данную ошибку. Ведь без номенклатуры дел невозможно систематизировать имеющиеся документы и наладить соблюдение сроков их хранения. Мы объяснили, какие документы необходимо включить в номенклатуру дел, как сформировать заголовки дел (которые потом будут переноситься на их обложки), как их проиндексировать, как установить сроки хранения, какую структуру номенклатуры выбрать, чем отличается номенклатура дел организации от номенклатуры структурного подразделения, как оформить, подписать, согласовать и утвердить документ, что заполняется перед началом делопроизводственного года и что — по его окончании.

К документам какого года применять новый Перечень со сроками хранения

18.02.2020 вступил в силу новый Перечень документов со сроками хранения. Что нужно сделать с номенклатурой дел на 2020 год до конца текущего года? По какому Перечню (новому или старому) определять сроки хранения документов, созданных до вступления в силу нового Перечня, но включаемых в опись на передачу в архив либо в акт о выделении к уничтожению сейчас – после 18.02.2020? Ответы на эти вопросы даны со ссылками на нормативные документы