Как отразить в номенклатуре дел электронные оригиналы и электронные проекты бумажных подлинников?

Вопрос
1. Дело с бумажными оригиналами документов отражено в номенклатуре дел. Но есть еще папка с их электронными проектами, которая хранится на сервере, где эти документы набивались в формате Word перед их распечаткой и подписанием. Можно ли ее местонахождение отражать в самой номенклатуре дел (фактически ведь там «заготовки», а не электронные оригиналы, но так было бы удобнее) либо эту информацию лучше записывать где-то в другом месте (не в номенклатуре дел)? 2. Как можно отразить в номенклатуре дел место нахождения электронных оригиналов документов? И какие есть варианты (база данных, группа файлов с ЭЦП)?
Отвечает

Обратите внимание на подп. 47-48 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти1. С документами в электронной форме мы работаем по такой же методологии и технологии, что и с ­документами, существующими в бумажной форме.

Стандарты ИСО и разработанные на их основе национальные стандарты России по управлению документами также предусматривают обязательную фиксацию:

  • сведений о размещении электронного документа и метаданных о нем в системе управления документами / СЭД2;
  • структурных метаданных и метаданных о хранении документов.

Обязательными метаданными, поддерживающими доступ к документам и обеспечивающими их сохранность, как раз являются3:

  • документированные названия массивов электронных документов (папок и дел),
  • места их фактического расположения и хранения.

Таким образом, и электронные документы, и папку с электронными проектами документов нужно включать в номенклатуру дел, которая является многофункциональным документом и вполне может выполнять функцию классификационного справочника, разделы которого можно отразить в классификационной и организационно-функциональной ­схеме применяемой в организации информационной системы.

Рекомендуем электронную папку с проектами бумажных оригиналов оформить в качестве заголовка, следующего за заголовком дела с аналогичными бумажными документами. См. Пример 1.

Пример 1. Отражение в номенклатуре дел папки с электронными проектами бумажных оригиналов
Пример 2. Отражение в номенклатуре дел папки / базы данных с электронными оригиналами

Если документы создаются в статусе электронных оригиналов в информационной системе, то в графе «Примечание» номенклатуры дел необходимо оформить точную их локализацию с указанием места создания и нахождения (база данных, представление, директория и т.п.) в зависимости от организационно-функциональной архитектуры ­информационной системы. Показано в Примере 2.

Здесь в номенклатуре дел дополнительно фиксируется классификационная схема информационных массивов, которая должна быть разработана в процессе создания технического задания на разработку информационной системы и закреплена в ее техническом описании. Поскольку техническое описание СЭД или СУД является базовым документом для автоматизации работы с документами, вместе с ИТ-отделом и службой безопасности изучите его еще раз и согласуйте форму и элементы описания массивов электронных документов / электронных дел в номенклатуре дел. Это потребуется и для регламентации системы управления правами доступа, поскольку структурное подразделение-владелец информационного массива (БД, директории, представления) отвечает за предоставление прав доступа, а на ИТ-подразделение возлагается фактически полная ответственность за обеспечение сохранности документов, их проектов и копий, существующих в электронной форме.

Сноски 3

  1. Утверждены постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 (с изменениями от 07.09.2011, которыми заново утвержден раздел 6 Правил, устанавливающий особенности работы с электронными документами). Вернуться назад
  2. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования» Вернуться назад
  3. ГОСТ Р ИСО 23081-1-2008 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскоиу делу. Процессы управления документами. Метаданные для документов. Часть 1. Принципы». Вернуться назад
Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 1

Анонимный гость
11.12.2014, 20:12

Спасибо, очень помогло

Рекомендовано для вас

Как писать должность и Ф.И.О. в тексте распорядительного документа?

Как правильно оформлять должность в тексте распорядительного документа в отношении Ф.И.О.: – ставить ее перед Ф.И.О. или после (например, в приказе: «объявить благодарность Иванову Ивану Ивановичу, мастеру участка» или «объявить благодарность мастеру участка Иванову Ивану Ивановичу»)? – надо ли склонять должность? – видела, что поручение в приказе могут выдать подразделению, а в скобках указывают его руководителя в именительном падеже. Можно ли в скобках указывать другого специалиста подразделения – не руководителя? Все ли эти варианты допустимы или какой-то из них более правильный?

Где взять форму журнала учета актов о выделении к уничтожению дел и документов

Подскажите, пожалуйста, где взять образец журнала учета актов о выделении к уничтожению дел и документов?

Обязательно ли указывать ОГРН, ИНН на бланках госорганов?

Обязательно ли указывать данные ОГРН, ИНН на бланках? Интересуют бланки госорганов. Где найти подтверждение обязательности либо не обязательности?

Как сослаться на измененный пункт приказа?

В основной приказ внесли изменения. Потом в другом документе надо сослаться на измененный пункт этого приказа. В такой ссылке достаточно указать только номер пункта и реквизиты измененного приказа? Или надо еще оговаривать, что он изменен и чем изменен? Как сформулировать ссылку правильно?

Когда названия документов писать с большой буквы и брать ли в кавычки?

Когда в преамбуле и по тексту договора стоит писать названия видов документов («Договор», «Устав», «Доверенность») с большой буквы? Так многие делают, почему? Когда наименования видов документов стоит оформлять с большой буквы и когда с маленькой, например, «Инструкция по делопроизводству» или «инструкция по делопроизводству», «Положение о…» или «положение о…»? Когда их брать в кавычки, а когда нет? Есть какая-то логика или можно писать как угодно?

Можно ли печатать документ на обеих сторонах листа? С договорами так часто поступают. А как быть с письмами, актами и др.? Как при этом правильно нумеровать страницы? Чем все это регулируется сейчас? Или только правилами делового оборота?

Можно ли печатать документ на обеих сторонах листа? С договорами так часто поступают. А как быть с письмами, актами и др.? Как при этом правильно нумеровать страницы? Чем все это регулируется сейчас? Или только правилами делового оборота?

Подскажите, пожалуйста, как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис, например, Хож-Ахмед Султанович, Халимат Абрек-Зауровна?

В чем разница между регламентом, положением, инструкцией и правилами в части цели и содержания каждого из документов?

На одном из этапов разработки инструкции по делопроизводству у нас в компании возник вопрос: «А в чем разница между регламентом, положением, инструкцией и правилами в части цели и содержания каждого из документов?» Мы перестроили порядок по информационно-справочной документации (раньше все делалось только через служебные записки), но встал вопрос по организационно-правовым документам. Будем признательны за помощь!