Как отразить в номенклатуре дел электронные оригиналы и электронные проекты бумажных подлинников?

Вопрос
1. Дело с бумажными оригиналами документов отражено в номенклатуре дел. Но есть еще папка с их электронными проектами, которая хранится на сервере, где эти документы набивались в формате Word перед их распечаткой и подписанием. Можно ли ее местонахождение отражать в самой номенклатуре дел (фактически ведь там «заготовки», а не электронные оригиналы, но так было бы удобнее) либо эту информацию лучше записывать где-то в другом месте (не в номенклатуре дел)? 2. Как можно отразить в номенклатуре дел место нахождения электронных оригиналов документов? И какие есть варианты (база данных, группа файлов с ЭЦП)?
Отвечает

Обратите внимание на подп. 47-48 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти1. С документами в электронной форме мы работаем по такой же методологии и технологии, что и с ­документами, существующими в бумажной форме.

Стандарты ИСО и разработанные на их основе национальные стандарты России по управлению документами также предусматривают обязательную фиксацию:

  • сведений о размещении электронного документа и метаданных о нем в системе управления документами / СЭД2;
  • структурных метаданных и метаданных о хранении документов.

Обязательными метаданными, поддерживающими доступ к документам и обеспечивающими их сохранность, как раз являются3:

  • документированные названия массивов электронных документов (папок и дел),
  • места их фактического расположения и хранения.

Таким образом, и электронные документы, и папку с электронными проектами документов нужно включать в номенклатуру дел, которая является многофункциональным документом и вполне может выполнять функцию классификационного справочника, разделы которого можно отразить в классификационной и организационно-функциональной ­схеме применяемой в организации информационной системы.

Рекомендуем электронную папку с проектами бумажных оригиналов оформить в качестве заголовка, следующего за заголовком дела с аналогичными бумажными документами. См. Пример 1.

Пример 1. Отражение в номенклатуре дел папки с электронными проектами бумажных оригиналов

Пример 2. Отражение в номенклатуре дел папки / базы данных с электронными оригиналами

Если документы создаются в статусе электронных оригиналов в информационной системе, то в графе «Примечание» номенклатуры дел необходимо оформить точную их локализацию с указанием места создания и нахождения (база данных, представление, директория и т.п.) в зависимости от организационно-функциональной архитектуры ­информационной системы. Показано в Примере 2.

Здесь в номенклатуре дел дополнительно фиксируется классификационная схема информационных массивов, которая должна быть разработана в процессе создания технического задания на разработку информационной системы и закреплена в ее техническом описании. Поскольку техническое описание СЭД или СУД является базовым документом для автоматизации работы с документами, вместе с ИТ-отделом и службой безопасности изучите его еще раз и согласуйте форму и элементы описания массивов электронных документов / электронных дел в номенклатуре дел. Это потребуется и для регламентации системы управления правами доступа, поскольку структурное подразделение-владелец информационного массива (БД, директории, представления) отвечает за предоставление прав доступа, а на ИТ-подразделение возлагается фактически полная ответственность за обеспечение сохранности документов, их проектов и копий, существующих в электронной форме.

Сноски 3

  1. Утверждены постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 (с изменениями от 07.09.2011, которыми заново утвержден раздел 6 Правил, устанавливающий особенности работы с электронными документами). Вернуться назад
  2. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования» Вернуться назад
  3. ГОСТ Р ИСО 23081-1-2008 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскоиу делу. Процессы управления документами. Метаданные для документов. Часть 1. Принципы». Вернуться назад
Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 1

Анонимный гость
11.12.2014, 20:12

Спасибо, очень помогло

Рекомендовано для вас

Локальные нормативные акты: как формировать в дела, сколько хранить, как уничтожать

Объясняем, как формировать дела с локальными нормативными актами в службе делопроизводства и других подразделениях в зависимости от того, кто утвердил ЛНА (первый руководитель или иные лица), каким способом это было оформлено, оригинал это или копия (бумажная или электронная) и где документ хранится. Эти возможные варианты мы отразили в примерах номенклатур дел. Еще показали возможные сроки хранения оригиналов и копий ЛНА, по каким перечням их надо искать. Объяснили общую технологию выделения к уничтожению применительно к ЛНА. Поводом для написания данной статьи стали вопросы подписчика.

Когда составлять итоговую запись к номенклатуре дел?

Когда составлять итоговую запись к номенклатуре дел о заведенных за прошедший год делах? Какие-то подразделения смогут предоставить в службу делопроизводства эти сведения в начале следующего 2021 года. Но из-за пандемии многих перевели на дистанционную работу, поэтому какие-то подразделения смогут все посчитать гораздо позже (даже не знаю когда, может в марте или апреле… или к лету). Тогда в итоговой записи ставить реальную дату ее заполнения (даже летнюю) или все-таки лучше ее оформить задним числом?

Из-за появления в номенклатуре дел электронных документов ее надо перерабатывать? А из-за нового Перечня 2019 г.?

Нужно ли согласовывать номенклатуру дел филиала на 2021 год с ЭПК головной организации в связи с изменением сроков хранения документов по Перечню 2019 г. и появлением в номенклатуре дел электронных документов на основании приказов головной организации и филиала «Об организации опытной эксплуатации использования электронной подписи в электронных документах»? Последней согласованной с ЭПК головной организации была номенклатура дел на 2019 год.

Итоговую запись к номенклатуре дел подразделения можно не подписывать?

Могут ли подразделения присылать свои данные о количестве заведенных дел просто по электронной почте (без рукописной и электронной подписи)? А уже итоговую запись к сводной номенклатуре дел мы подпишем на бумаге как полагается. Так ведь можно поступать?

Как лучше актуализировать номенклатуру дел на 2020 год в связи с вступлением в силу нового Перечня

Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили. Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили.

Порядок разработки номенклатуры дел

В конце года необходимо составить (или актуализировать имеющуюся) номенклатуру дел на следующий год. Если в вашей организации ее еще нет, то эта статья поможет исправить данную ошибку. Ведь без номенклатуры дел невозможно систематизировать имеющиеся документы и наладить соблюдение сроков их хранения. Мы объяснили, какие документы необходимо включить в номенклатуру дел, как сформировать заголовки дел (которые потом будут переноситься на их обложки), как их проиндексировать, как установить сроки хранения, какую структуру номенклатуры выбрать, чем отличается номенклатура дел организации от номенклатуры структурного подразделения, как оформить, подписать, согласовать и утвердить документ, что заполняется перед началом делопроизводственного года и что — по его окончании.

Анализ нового Перечня документов со сроками хранения и сравнение с Перечнем 2010 г.

Состав статей в новом Перечне существенно сократился. Объясняем, как действовать, если в Перечне 2010 г. была статья, по которой вы определяли срок хранения дела в своей номенклатуре дел, а в новом Перечне аналогичной статьи не оказалось. Отмечаем, что еще изменилось в новом Перечне 2019 г. по сравнению с предыдущим Перечнем 2010 г. Анализируем изменения состава категорий документов и сроков хранения. Рассказываем вам о наиболее значимых документах, которые актуальны для любой организации: по кадровому обеспечению (в т.ч. в связи с вводом «электронной трудовой книжки»), по документационному обеспечению управления и по договорной работе. В ряде случаев даем рекомендации по формулированию статей в номенклатуре дел.

Разработка номенклатуры дел: классика жанра

В конце года служба делопроизводства разрабатывает номенклатуру дел (или актуализирует существующую) на следующий год. Статья подскажет вам, как лучше провести эту работу: систематизировать все документы организации, сформулировать заголовки дел и определить им сроки хранения, подготовить проект номенклатуры дел, подписать, согласовать и утвердить его, что нужно будет сделать по окончании делопроизводственного года. Опубликован образец сводной номенклатуры дел коммерческой организации на 2011 год со ссылками на статьи уже нового Перечня типовых управленческих архивных документов со сроками хранения.