Top.Mail.Ru

Можно ли переутвердить существующую номенклатуру дел на следующий год?

Вопрос
Если номенклатура дел на 2014 год в 2015 году не изменится, можно ли ее использовать в 2015 году? Как ее утвердить? Пожалуйста, ответьте, приведя ­пример приказа.
Отвечает

Номенклатура дел составляется на календарный год и действует в течение календарного года. Существенной переработке и согласованию с архивным учреждением номенклатура дел подлежит примерно один раз в 5 лет, а также в случае коренного изменения структуры и функций организации.

Если структура и функции организации остаются стабильными, то номенклатура дел на следующий год действительно может быть просто переутверждена. Но в процессе подготовки к утверждению ­номенклатуру дел необходимо:

  • еще раз прочесть, уточнить заголовки дел, внести необходимые редакторские правки, отражающие реальный состав документов дел;
  • в графе «Примечание» следует отметить все переходящие на следующий год дела, форму их представления (особенно электронную, с указанием локализации электронных документов в информационных системах), зафиксировать ответственных за хранение и обеспечение сохранности дел.

И, конечно же, номеклатуру дел необходимо оформить в установленном порядке по утвержденной форме, т.е. не просто перепечатать документ, а:

  • дать ему новый правильный заголовок («На 2015 год»),
  • заново оформить визу архива организации и
  • подпись руководителя службы делопроизводства,
  • этот подготовленный проект номенклатуры дел на следующий год необходимо представить для утверждения первому руководителю организации (единоличному исполнительному органу).

«Лучшие практики» организаций показывают, что утверждать номенклатуру дел необходимо не просто грифом утверждения, а приказом, причем не по основной деятельности, а по административно-организационной (срок хранения – 5 лет при постоянном сроке хранения самой номенклатуры дел), в котором отражаются аспекты управления документами и даются конкретные поручения. Отметим, что автор вопроса явно понимает важность правильных формулировок этого ­распорядительного документа. Показываем его образец в Примере.

«Поручительские» пункты 2 и 3 отражают аспекты управления номенклатурой дел как важным многофункциональным и значимым для ­деятельности организации документом.

«Поручительский» п. 4, который необходимо поставить на контроль (и напоминания о контрольном сроке начинать рассылать в конце декабря 2015 г. и в январе 2016 г.), поможет службе делопроизводства оформить сводную итоговую запись к номенклатуре дел всей организации, которая составляется на базе итоговых записей к номенклатурам дел структурных подразделений. Чтобы не «испугать» структурные подразделения незнакомой им терминологией, вместо «представить итоговые записи о...» можно написать проще «представить сведения о...».

В приказе можно утвердить и форму представления сведений.

В этом случае форма итоговой записи к номенклатуре дел подразделения, отражающая необходимость ее подписания руководителем подразделения, а не ответственным за делопроизводство сотрудником, может быть оформлена как приложение к данному приказу.

Пример. Приказ об утверждении и введении в действие номенклатуры дел на следующий год
Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 5

Olya
24.02.2015, 20:56

Подскажите пожалуйста номенклатура дел с прошлого года сильно изменилась (из за неправильности составления прошлой) изменились так же индексы дел. Как теперь указывать в ней переходящие дела? Если индекс теперь совсем другой

j*l*a*a*i*a*9@
19.01.2015, 10:02

Добрый день! Скажите пожалуйста, а если мы не ведем приказы по АО, можем же мы утвердить приказ по основной деятельности?

Анастасия
09.12.2014, 12:13

Добрый день. А если номенклатура дел очень объемная (более 500 листов) и особых изменений нет, обязательно ли каждый год утверждать новый экземпляр номенклатуры? Можно ли издать приказ о том, что переутверждается номенклатура с предыдущего года?

Кулешова Людмила Юрьевна
31.01.2015, 17:54 Анастасия

Рекомендовано для вас

Копии распорядительных документов включать в акт об уничтожении?

Нужно ли включать в Акт об уничтожении такие документы, как, например, «Приказы по основной деятельности. Копии». Очень сильно спорим с коллегами по данному вопросу. Считаю, что все документы по номенклатуре имеют 2 варианта «списания» из делопроизводства: или в описи (постоянного и свыше 10 лет хранения), или в акт на уничтожение (до 10 лет). Коллеги считают ненужным включать в акт копии распорядительных документов, которые направляются в подразделения и формируются подразделениями в соответствующие дела по их номенклатуре дел.

Какие организации и куда не могут передавать свои документы?

В новых правилах организации хранения от 2023 года в п. 5 раздела 1 прописано: государственным органам, органам местного самоуправления, государственным и муниципальным организациям запрещается передавать образовавшиеся в процессе их деятельности документы Архивного фонда Российской Федерации в музеи, библиотеки, научные организации, включенные в перечень, который утверждается Правительством Российской Федерации, и негосударственные организации. 1. Подскажите, а что это за перечень, который утверждается Правительством Российской Федерации, и где с ним можно ознакомиться? 2. Прошу прокомментировать этот пункт, распространяется ли он на АО?

Надо ли заверять распечатку из СЭД листа согласования?

Работаю в АО, дела с приказами ведем в гибридном формате: электронное (приказы с ЭП + скан-копии приказов, изначально созданных и согласованных в бумаге) и бумажное (приказы, созданные и согласованные в бумаге + распечатанные приказы с ЭП). И в первом, и во втором случаях в деле размещаются и соответствующие листы согласования. Но неужели мы обязаны прописать в Инструкции по делопроизводству, что лист согласования, распечатанный из ЭДО, должен быть оформлен и удостоверен? Может быть, АО может себе позволить и, соответственно, отразить в Инструкции по делопроизводству, что лист согласования из ЭДО как распечатку к распечатанному приказу с визуализацией ЭП можно приложить в том же виде, без заверений?

Что рассылать по подразделениям после утверждения номенклатуры дел?

После утверждения номенклатуры дел что, когда и как рассылается по подразделениям? Может ли номенклатура структурного подразделения, которую оно подавало в службу ДОУ своей организации, отличаться от соответствующего раздела утвержденной сводной номенклатуры дел? А если не отличается, то зачем после утверждения сводной номенклатуры делать такую рассылку по подразделениям (у них ведь и так все уже есть)?

Когда названия документов писать с большой буквы и брать ли в кавычки?

Когда в преамбуле и по тексту договора стоит писать названия видов документов («Договор», «Устав», «Доверенность») с большой буквы? Так многие делают, почему? Когда наименования видов документов стоит оформлять с большой буквы и когда с маленькой, например, «Инструкция по делопроизводству» или «инструкция по делопроизводству», «Положение о…» или «положение о…»? Когда их брать в кавычки, а когда нет? Есть какая-то логика или можно писать как угодно?

Как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис?

Подскажите, пожалуйста, как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис, например, Хож-Ахмед Султанович, Халимат Абрек-Зауровна?

В каком порядке указывать должность, ученую степень и звание, ФИО?

В какой последовательности необходимо указывать в организационно-правовых документах должность, ученую степень, ученое звание, фамилию и инициалы? Есть ли правила?

Как оформить документ ДСП: «обычный» и в области обороны

Можно ли у Вас получить пример оформления документов ДСП в соответствии с постановлением Правительства РФ от 26.11.2021 № 2052? В частности, несекретных сопроводительных писем с документами ДСП в приложении.