Top.Mail.Ru

Как формировать в дела переписку при внедрении СЭД?

Вопрос
В соответствии с формулировками «Перечня типовых управленческих архивных документов...» (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558) дела, в которых формируются письма от сторонних организаций и ответы на них, следует называть «Переписка по вопросам...». С внедрением СЭД отпала необходимость передавать письмо с резолюцией руководителя исполнителю. Таким образом, у секретаря руководителя остается большая часть как входящих, так и исходящих документов. При этом секретарю нецелесообразно формировать их по тематике, т.к. этим занимается исполнитель. Как можно назвать дело, в которое мы помещаем только входящие документы с резолюцией руководителя, и дело, в котором только исходящие документы? Стоит ли в номенклатуру дел включать эти дела, т.к. документы, которые сформировал в дела секретарь, будут повторяться и у исполнителя?
Отвечает

Сначала отметим, что ваша организация совершенно правильно начала руководствоваться п. 19 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 4771).

При применении СЭД исполнитель получает доступ к электронной копии документа, который в форме сканированного файла включен в соответствующую регистрационную форму. Только этот сканированный файл необходимо удостоверять как копию, поскольку понятие «электронный образ» из Правил делопроизводства исключено. Делать это допустимо простой электронной подписью сотрудника службы делопроизводства (секретаря), которую поддерживает СЭД.

При этом оригинал полученного документа остается в службе делопроизводства (в малых организациях все ее функции может выполнять секретарь).

Документы, подписанные руководителем и предназначенные для отправки (так называемые «исходящие») также проходят через службу делопроизводства, которая их регистрирует и отправляет (п. 20-24 Правил делопроизводства). Таким образом, копия отправленного документа также остается в службе делопроизводства, которой удобно в зависимости от вопроса и в соответствии с номенклатурой дел формировать дела с перепиской по принципу: запрос+ответ, причем письмо-ответ помещается за документом-запросом. Для описания переписки в заголовке дела применяется определенная модель: переписка - корреспондент (с кем?) - территория (факультативный элемент) - содержание (о чем?). Например:

  • «Переписка с подведомственными территориальными органами по Южному федеральному округу о повышении квалификации и обучении сотрудников»;
  • «Переписка с клиентами - физическими лицами по исполнению претензий».

Новый порядок обработки документопотока поступающих документов, который складывается благодаря применению СЭД, необходимо регламентировать в Инструкции по делопроизводству. Конечно, в вашей ситуации у секретаря прибавляется нагрузка, повышается ответственность за формирование дел, их хранение. Соответствующие изменения технологии и ответственности следует своевременно отразить в должностной инструкции секретаря и использовать это для повышения его статуса. А исполнители тогда освобождаются от передачи, ксерокопирования, хранения копий бумажных документов и части работ по формированию дел, потому что документы не должны «дублироваться» - повторяться и у секретаря, и у исполнителя. Соответственно количество дел с перепиской в номенклатуре дел на рабочем месте секретаря постепенно будет несколько увеличиваться, а в номенклатурах дел структурных подразделений - сокращаться. Секретарь небольшой организации будет выполнять все функции службы делопроизводства и централизованно управлять документами, составляющими переписку по самым важным направлениям деятельности.

Заметим, что правила формирования дел и формулирования их заголовков устанавливают не перечни документов со сроками хранения, а:

  • Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526);
  • п. 3.5.2 и Приложение № 21 к данному пункту Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76).

В заключение придется сделать замечание, что грубейшей ошибкой (!) является формирование дел с перепиской раздельно по документопотокам поступающих и отправляемых документов без учета значимости вопросов и корреспондентов (например, только дел с заголовками «Входящая переписка» и «Исходящая переписка»), потому что сроки хранения документов диктуются важностью их содержания - они навряд ли окажутся одинаковыми у всей переписки организации.

Сноски 1

  1. Далее - Правила делопроизводства. Вернуться назад
Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Копии распорядительных документов включать в акт об уничтожении?

Нужно ли включать в Акт об уничтожении такие документы, как, например, «Приказы по основной деятельности. Копии». Очень сильно спорим с коллегами по данному вопросу. Считаю, что все документы по номенклатуре имеют 2 варианта «списания» из делопроизводства: или в описи (постоянного и свыше 10 лет хранения), или в акт на уничтожение (до 10 лет). Коллеги считают ненужным включать в акт копии распорядительных документов, которые направляются в подразделения и формируются подразделениями в соответствующие дела по их номенклатуре дел.

Какие организации и куда не могут передавать свои документы?

В новых правилах организации хранения от 2023 года в п. 5 раздела 1 прописано: государственным органам, органам местного самоуправления, государственным и муниципальным организациям запрещается передавать образовавшиеся в процессе их деятельности документы Архивного фонда Российской Федерации в музеи, библиотеки, научные организации, включенные в перечень, который утверждается Правительством Российской Федерации, и негосударственные организации. 1. Подскажите, а что это за перечень, который утверждается Правительством Российской Федерации, и где с ним можно ознакомиться? 2. Прошу прокомментировать этот пункт, распространяется ли он на АО?

Надо ли заверять распечатку из СЭД листа согласования?

Работаю в АО, дела с приказами ведем в гибридном формате: электронное (приказы с ЭП + скан-копии приказов, изначально созданных и согласованных в бумаге) и бумажное (приказы, созданные и согласованные в бумаге + распечатанные приказы с ЭП). И в первом, и во втором случаях в деле размещаются и соответствующие листы согласования. Но неужели мы обязаны прописать в Инструкции по делопроизводству, что лист согласования, распечатанный из ЭДО, должен быть оформлен и удостоверен? Может быть, АО может себе позволить и, соответственно, отразить в Инструкции по делопроизводству, что лист согласования из ЭДО как распечатку к распечатанному приказу с визуализацией ЭП можно приложить в том же виде, без заверений?

Что рассылать по подразделениям после утверждения номенклатуры дел?

После утверждения номенклатуры дел что, когда и как рассылается по подразделениям? Может ли номенклатура структурного подразделения, которую оно подавало в службу ДОУ своей организации, отличаться от соответствующего раздела утвержденной сводной номенклатуры дел? А если не отличается, то зачем после утверждения сводной номенклатуры делать такую рассылку по подразделениям (у них ведь и так все уже есть)?

Когда названия документов писать с большой буквы и брать ли в кавычки?

Когда в преамбуле и по тексту договора стоит писать названия видов документов («Договор», «Устав», «Доверенность») с большой буквы? Так многие делают, почему? Когда наименования видов документов стоит оформлять с большой буквы и когда с маленькой, например, «Инструкция по делопроизводству» или «инструкция по делопроизводству», «Положение о…» или «положение о…»? Когда их брать в кавычки, а когда нет? Есть какая-то логика или можно писать как угодно?

Как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис?

Подскажите, пожалуйста, как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис, например, Хож-Ахмед Султанович, Халимат Абрек-Зауровна?

В каком порядке указывать должность, ученую степень и звание, ФИО?

В какой последовательности необходимо указывать в организационно-правовых документах должность, ученую степень, ученое звание, фамилию и инициалы? Есть ли правила?

Как оформить документ ДСП: «обычный» и в области обороны

Можно ли у Вас получить пример оформления документов ДСП в соответствии с постановлением Правительства РФ от 26.11.2021 № 2052? В частности, несекретных сопроводительных писем с документами ДСП в приложении.