Как формировать в дела переписку при внедрении СЭД?

Вопрос
В соответствии с формулировками «Перечня типовых управленческих архивных документов...» (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558) дела, в которых формируются письма от сторонних организаций и ответы на них, следует называть «Переписка по вопросам...». С внедрением СЭД отпала необходимость передавать письмо с резолюцией руководителя исполнителю. Таким образом, у секретаря руководителя остается большая часть как входящих, так и исходящих документов. При этом секретарю нецелесообразно формировать их по тематике, т.к. этим занимается исполнитель. Как можно назвать дело, в которое мы помещаем только входящие документы с резолюцией руководителя, и дело, в котором только исходящие документы? Стоит ли в номенклатуру дел включать эти дела, т.к. документы, которые сформировал в дела секретарь, будут повторяться и у исполнителя?
Отвечает

Сначала отметим, что ваша организация совершенно правильно начала руководствоваться п. 19 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 4771).

При применении СЭД исполнитель получает доступ к электронной копии документа, который в форме сканированного файла включен в соответствующую регистрационную форму. Только этот сканированный файл необходимо удостоверять как копию, поскольку понятие «электронный образ» из Правил делопроизводства исключено. Делать это допустимо простой электронной подписью сотрудника службы делопроизводства (секретаря), которую поддерживает СЭД.

При этом оригинал полученного документа остается в службе делопроизводства (в малых организациях все ее функции может выполнять секретарь).

Документы, подписанные руководителем и предназначенные для отправки (так называемые «исходящие») также проходят через службу делопроизводства, которая их регистрирует и отправляет (п. 20-24 Правил делопроизводства). Таким образом, копия отправленного документа также остается в службе делопроизводства, которой удобно в зависимости от вопроса и в соответствии с номенклатурой дел формировать дела с перепиской по принципу: запрос+ответ, причем письмо-ответ помещается за документом-запросом. Для описания переписки в заголовке дела применяется определенная модель: переписка - корреспондент (с кем?) - территория (факультативный элемент) - содержание (о чем?). Например:

  • «Переписка с подведомственными территориальными органами по Южному федеральному округу о повышении квалификации и обучении сотрудников»;
  • «Переписка с клиентами - физическими лицами по исполнению претензий».

Новый порядок обработки документопотока поступающих документов, который складывается благодаря применению СЭД, необходимо регламентировать в Инструкции по делопроизводству. Конечно, в вашей ситуации у секретаря прибавляется нагрузка, повышается ответственность за формирование дел, их хранение. Соответствующие изменения технологии и ответственности следует своевременно отразить в должностной инструкции секретаря и использовать это для повышения его статуса. А исполнители тогда освобождаются от передачи, ксерокопирования, хранения копий бумажных документов и части работ по формированию дел, потому что документы не должны «дублироваться» - повторяться и у секретаря, и у исполнителя. Соответственно количество дел с перепиской в номенклатуре дел на рабочем месте секретаря постепенно будет несколько увеличиваться, а в номенклатурах дел структурных подразделений - сокращаться. Секретарь небольшой организации будет выполнять все функции службы делопроизводства и централизованно управлять документами, составляющими переписку по самым важным направлениям деятельности.

Заметим, что правила формирования дел и формулирования их заголовков устанавливают не перечни документов со сроками хранения, а:

  • Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526);
  • п. 3.5.2 и Приложение № 21 к данному пункту Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76).

В заключение придется сделать замечание, что грубейшей ошибкой (!) является формирование дел с перепиской раздельно по документопотокам поступающих и отправляемых документов без учета значимости вопросов и корреспондентов (например, только дел с заголовками «Входящая переписка» и «Исходящая переписка»), потому что сроки хранения документов диктуются важностью их содержания - они навряд ли окажутся одинаковыми у всей переписки организации.

Сноски 1

  1. Далее - Правила делопроизводства. Вернуться назад
Оценить вопрос
s
В избранное
Внимание!
Ловите годовую подписку 2022 в сентябре!
Скидка становится меньше с каждым месяцем.

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Как хранить кредитные договоры и документы об их исполнении

При проведении экспертизы ценности документов нашей кредитной организации (банка), опираясь на новый Перечень 2019 г., мы столкнулись со следующей проблемой. В примечании 2 к ст. 261 «Кредитные договоры, договоры займа и иные долговые обязательства; документы, подтверждающие предоставление кредита (займа) и исполнения должником своих обязательств» срок хранения договоров и иных подтверждающих документов с условием о залоге увеличивается с 5 до 10 лет. Для исполнения этой нормы возникает необходимость хранения, кроме кредитного досье и юридического дела клиента, также и его платежных документов по кредиту, хранящихся в «Документах дня» банка. Как правильно технически решить эту проблему: 1) изымать из «Документов дня» платежные документы по кредитам с залогом (что крайне затруднительно) или 2) хранить весь массив «Документов дня» целиком (в этом случае появляется необходимость хранения «избыточного» количества документов в течение 10 лет, вместо 5 лет)? Или же мы в целом не верно трактуем статью 261 Перечня 2019 г.?

Как корректно заменять сканы ранее зарегистрированных документов?

Наша организация – государственное учреждение. Используем в своей работе СЭД. И подчас возникает необходимость заменить полностью зарегистрированный документ или его часть, т.е. удалить первоначально зарегистрированный скан-образ документа и вложить новый. Всегда аргументируем тем, что это запрещено, но вот ссылку на нормативный акт найти не можем. Искали и в «Гаранте» и в «Консультанте+». Подскажите, пожалуйста, ссылку на нормативный правовой акт, где четко прописано, что замена уже зарегистрированных документов запрещена законом.

Акт о вскрытии конверта и отсутствии документов

Пришло письмо заказным отправлением. В тексте письма в отметке о наличии приложений указано 2 документа, но фактически их в этом конверте не оказалось. 1. Знаю, что это надо оформить актом, но как его составить? Кому подписывать? Что с ним потом делать? 2. Была еще такая ситуация: пришло письмо без приложений в конверте, но при вскрытии другого конверта эти приложения там обнаружили. Видимо, отправитель сам заметил ошибку и дослал приложения через пару дней (судя по штемпелям на конвертах). А мы оба эти письма вскрыли в один день. Тогда акт о недостаче вложений оформлять надо?

Чем грозит посуточная нумерация документов?

Наше руководство обязывает переходить на посуточную регистрацию документов: входящих, исходящих, договоров и даже приказов по основной деятельности. То есть каждый день будет начинаться с № 1, и начало этих изменений с середины текущего года! Никакие наши протесты и доводы не помогают! Юристы уже вносят изменения в нашу инструкцию по делопроизводству. Нормативные правовые акты и государственные документы, в которых есть указания о регистрации документов в пределах календарного года (Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утв. приказом Росархива от 22.05.2019 № 71, и Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях, утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44), юристы считают необязательными для нашей организации. Все, что не называется Законом, невозможно использовать в спорах с юристами, что же делать!? 1. Как будут обрабатываться для архивного хранения приказы по основной деятельности, если во все учетные архивные документы вносятся данные о содержании документов тома с № … по №… ? 2. Или сейчас настало такое время, когда наши службы должны полностью прогибаться под бизнес и все наши правила устарели на фоне стремительной цифровизации? И проще подстроиться под исполнителей, чем исполнителям соблюдать правила своевременной подготовки и регистрации документов?

Когда названия документов писать с большой буквы и брать ли в кавычки?

Когда в преамбуле и по тексту договора стоит писать названия видов документов («Договор», «Устав», «Доверенность») с большой буквы? Так многие делают, почему? Когда наименования видов документов стоит оформлять с большой буквы и когда с маленькой, например, «Инструкция по делопроизводству» или «инструкция по делопроизводству», «Положение о…» или «положение о…»? Когда их брать в кавычки, а когда нет? Есть какая-то логика или можно писать как угодно?

Приказы о назначении ответственных

Необходимо ли ежегодно переиздавать приказы о назначении ответственных (например, за пожарную безопасность)? И уточнение: как сформулировать приказ о первичном назначении ответственных так, чтобы этим ежегодно не заниматься? Либо в ежегодном переиздании таких приказов все-таки есть свои плюсы?

Подскажите, пожалуйста, как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис, например, Хож-Ахмед Султанович, Халимат Абрек-Зауровна?

Каков срок рассмотрения обращений граждан? А если его окончание придется на Новогодние каникулы?

Каков срок рассмотрения обращений граждан? Когда продление срока законно: – до его истечения (первых 30 дней с момента регистрации обращения) или – после его истечения, но не позже вторых 30 дней? В каких днях он исчисляется – в календарных или рабочих? И что делать, если его окончание придется на Новогодние каникулы?