Сроки хранения различных приказов
Отличаются ли приказы по основной деятельности и приказы по охране труда? Можно ли их хранить в одной папке с приказами по основной деятельности?
Сначала отметим, что ваша организация совершенно правильно начала руководствоваться п. 19 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 4771).
При применении СЭД исполнитель получает доступ к электронной копии документа, который в форме сканированного файла включен в соответствующую регистрационную форму. Только этот сканированный файл необходимо удостоверять как копию, поскольку понятие «электронный образ» из Правил делопроизводства исключено. Делать это допустимо простой электронной подписью сотрудника службы делопроизводства (секретаря), которую поддерживает СЭД.
При этом оригинал полученного документа остается в службе делопроизводства (в малых организациях все ее функции может выполнять секретарь).
Документы, подписанные руководителем и предназначенные для отправки (так называемые «исходящие») также проходят через службу делопроизводства, которая их регистрирует и отправляет (п. 20-24 Правил делопроизводства). Таким образом, копия отправленного документа также остается в службе делопроизводства, которой удобно в зависимости от вопроса и в соответствии с номенклатурой дел формировать дела с перепиской по принципу: запрос+ответ, причем письмо-ответ помещается за документом-запросом. Для описания переписки в заголовке дела применяется определенная модель: переписка - корреспондент (с кем?) - территория (факультативный элемент) - содержание (о чем?). Например:
Новый порядок обработки документопотока поступающих документов, который складывается благодаря применению СЭД, необходимо регламентировать в Инструкции по делопроизводству. Конечно, в вашей ситуации у секретаря прибавляется нагрузка, повышается ответственность за формирование дел, их хранение. Соответствующие изменения технологии и ответственности следует своевременно отразить в должностной инструкции секретаря и использовать это для повышения его статуса. А исполнители тогда освобождаются от передачи, ксерокопирования, хранения копий бумажных документов и части работ по формированию дел, потому что документы не должны «дублироваться» - повторяться и у секретаря, и у исполнителя. Соответственно количество дел с перепиской в номенклатуре дел на рабочем месте секретаря постепенно будет несколько увеличиваться, а в номенклатурах дел структурных подразделений - сокращаться. Секретарь небольшой организации будет выполнять все функции службы делопроизводства и централизованно управлять документами, составляющими переписку по самым важным направлениям деятельности.
Заметим, что правила формирования дел и формулирования их заголовков устанавливают не перечни документов со сроками хранения, а:
В заключение придется сделать замечание, что грубейшей ошибкой (!) является формирование дел с перепиской раздельно по документопотокам поступающих и отправляемых документов без учета значимости вопросов и корреспондентов (например, только дел с заголовками «Входящая переписка» и «Исходящая переписка»), потому что сроки хранения документов диктуются важностью их содержания - они навряд ли окажутся одинаковыми у всей переписки организации.
Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться
Отличаются ли приказы по основной деятельности и приказы по охране труда? Можно ли их хранить в одной папке с приказами по основной деятельности?
Какие документы в сфере дополнительного профессионального образования нельзя подписывать электронной цифровой подписью? Также прошу подсказать, есть ли ограничения в подписании усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) приказов по основной деятельности и по учебной деятельности (срок хранения – постоянный), служебных записок, учебно-тематических планов, справок об обучении?
Нужно ли хранить заявления – основания к приказам в деле вместе с приказами? Каким нормативным документом регулируется этот вопрос?
Можно подписывать акт выполненных работ по гражданско-правовому договору с одной стороны собственноручной подписью исполнителя, а с другой – УКЭП руководителя организации-заказчика?
Когда в преамбуле и по тексту договора стоит писать названия видов документов («Договор», «Устав», «Доверенность») с большой буквы? Так многие делают, почему? Когда наименования видов документов стоит оформлять с большой буквы и когда с маленькой, например, «Инструкция по делопроизводству» или «инструкция по делопроизводству», «Положение о…» или «положение о…»? Когда их брать в кавычки, а когда нет? Есть какая-то логика или можно писать как угодно?
В какой последовательности необходимо указывать в организационно-правовых документах должность, ученую степень, ученое звание, фамилию и инициалы? Есть ли правила?
Можно ли у Вас получить пример оформления документов ДСП в соответствии с постановлением Правительства РФ от 26.11.2021 № 2052? В частности, несекретных сопроводительных писем с документами ДСП в приложении.
Подскажите, пожалуйста, как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис, например, Хож-Ахмед Султанович, Халимат Абрек-Зауровна?
Раздел не найден.