Можно ли объединять в номенклатуре дел документы стационаров одного медицинского учреждения?

Вопрос
В медицинском учреждении 16 стационарных отделений, в т.ч. реанимационные отделения, и 6 параклинических (рентген, УЗИ, эндоскопия и пр.). Документы и журналы в стационарах приблизительно одинаковые. Можно ли их объединить в номенклатуре, т.е. вместо 22 индексов сделать 7 (стационар + 6 параклиник)?
Отвечает

Это зависит от того, какого вида номенклатура дел разрабатывается.

Если разрабатывается примерная или типовая номенклатура дел, то можно было бы в классификационной схеме номенклатуры дел в общем виде отразить структуру медицинского учреждения, тем более что в каждом стационаре состав документов примерно одинаковый. То есть в разделах номенклатуры дел могли бы отразиться следующие подразделения медицинского учреждения, например:

  • Администрация:
    • отдел делопроизводства и архив,
    • отдел кадров,
    • хозяйственный отдел,
      <. .>
  • Стационар:
    • отделение УЗИ,
    • эндоскопия,
    • рентгенология и радиология,
    • реанимация,
    • лаборатория,
      <. .>
  • Консультативно-диагностическое отделение / поликлиника.

И все стационарные отделения после утверждения примерной или типовой номенклатуры дел должны были бы заводить дела и систематизировать свои документальные фонды в соответствии с подобной схемой.

Но если речь идет о разработке номенклатуры дел, которая по прежней терминологии называлась сводной, т.е. об индивидуальной номенклатуре дел всего медицинского учреждения, то необходимо вспомнить все функции, которая номенклатура дел выполняет как документ. Она является классификатором и одновременно учетным документом, с помощью которого должен систематизироваться документальный фонд всего медицинского учреждения в конкретном году. В номенклатуре дел должен быть взят на учет каждый документ, сформированный в дело или представляющий собой отдельное дело, как, например, журналы. Тем более, что при примерно одинаковом составе документов и журналов их конкретное содержание / текст и объем записей тем не менее различны, за их ведение, удостоверение и сохранность отвечают разные должностные лица. Какие-то журналы (медицинские карты, досье медицинских заключений и т.п.) в одном стационаре могут быть переходящими на следующий год из-за небольшого объема записей. А в других стационарах журналы той же самой утвержденной формы могут быть заведены в 2-х и более томах за год из-за большого объема записей.

Поэтому, если составляется индивидуальная номенклатура дел всего медицинского учреждения, придется в ее классификационной схеме отразить в качестве разделов все 16 стационарных отделений, далее – в качестве подразделов учесть все подразделения, входящие в состав каждого стационара, если разрабатывается номенклатура дел структурного типа (как чаще всего поступают). И только потом необходимо будет сформулировать заголовки дел по каждому разделу (стационару / параклиническому отделению), которые, возможно, будут почти одинаковыми. Номенклатура дел получится объемной, но в этом многостраничном документе отразится реальный состав документов (по видам и количеству томов / дел), который планируется завести в следующем календарном году. А потом по такой номенклатуре дел удобно будет составлять итоговые записи по каждому стационару и его отделениям, на основе которых должна быть составлена итоговая запись к номенклатуре дел всего медицинского учреждения.

Рекомендуем ежегодно планировать актуализацию такого объемного документа в IV квартале каждого года и выделить в качестве показателя оценки деятельности службы делопроизводства «согласование и утверждение номенклатуры дел на конкретный год с первого раза».

Оценить вопрос
s
В избранное
Внимание!
20% скидки на 2 полугодие 2021 г. на электронную версию журнала только в мае + 10% по промокоду на любой тип подписки (бумажная, электронная, комплект с доступом к базе знаний) = скидка от 30%

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Как закрепить использование простой электронной подписи в СЭД

Наша компания состоит из нескольких юридических лиц, входящих в группу компаний, использующую единую внутреннюю СЭД. Руководство решило часть процессов (ознакомление с приказами, согласование документов) и документов (служебные записки, заявки, накладные на перемещение ТМЦ и др.) перевести в электронный вид с использованием простой электронной подписи (ПЭП). Какие наши действия, чтобы оформить все верно? 1. В группе компаний есть документ, который говорит, что документооборот в ней ведется в СЭД 1С. 2. Будет приказ об утверждении Положения об использовании ПЭП с указанием перечня документов, которые переходят в электронный вид, т.е. подписанные ПЭП. 3. Будет соглашение с каждым сотрудником, подписанное собственноручной подписью работника, о его согласии на использование ПЭП. Необходимо ли заключать соглашение об использовании ЭДО между нашими обществами, входящими в группу компаний, во внутреннем документообороте или достаточно вышеуказанных документов № 1–3?

Можно ли в тексте протокола сделать раздел «ОТМЕТИЛИ»?

Можно ли в тексте протокола заседания помимо разделов: «СЛУШАЛИ – ​РЕШИЛИ» выделить раздел «ОТМЕТИЛИ»? И таким образом структура текста протокола получится такой: – Председатель; – Секретарь; – Присутствовали; – Приглашённые; – Повестка дня; – Выступили (просто без текста выступления) указание Ф.И.О. и должности докладчика; – Отметили; – Решили; – Подписи председателя и секретаря.

Срок хранения заявлений на выплаты работникам на обустройство на новом месте

В нашей организации производят компенсационные выплаты на обустройство работников на новом месте жительства. Работник пишет заявление в жилищную комиссию, далее оформляется протокол жилищной комиссии и издается приказ о выплате компенсаций на обустройство на новом месте жительства. Срок хранения такого приказа – 50 лет по ст. 434 а) нового типового Перечня документов со сроками хранения 2019 года. Правильно ли срок хранения заявлений работников на ежемесячную жилищную надбавку определять по ст. 640 Перечня (заявления о предоставлении жилья, в т.ч. по договорам социального найма, и документы к ним – 10 лет)? Или они должны быть приложены к приказам по личному составу и храниться 50 лет, или приложены к протоколам жилищной комиссии и храниться постоянно?

Нужен гриф утверждения на протоколе экспертной комиссии?

Необходимо ли проставлять гриф утверждения на протоколе заседания экспертной комиссии? Дело в том, что в компании председатель комиссии – ​это директор, если оформлять гриф утверждения, тогда он будет и подписывать протокол, и утверждать его. Правильно ли это?

Когда названия документов писать с большой буквы и брать ли в кавычки?

Когда в преамбуле и по тексту договора стоит писать названия видов документов («Договор», «Устав», «Доверенность») с большой буквы? Так многие делают, почему? Когда наименования видов документов стоит оформлять с большой буквы и когда с маленькой, например, «Инструкция по делопроизводству» или «инструкция по делопроизводству», «Положение о…» или «положение о…»? Когда их брать в кавычки, а когда нет? Есть какая-то логика или можно писать как угодно?

Подскажите, пожалуйста, как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис, например, Хож-Ахмед Султанович, Халимат Абрек-Зауровна?

Срок хранения заявлений на выплаты работникам на обустройство на новом месте

В нашей организации производят компенсационные выплаты на обустройство работников на новом месте жительства. Работник пишет заявление в жилищную комиссию, далее оформляется протокол жилищной комиссии и издается приказ о выплате компенсаций на обустройство на новом месте жительства. Срок хранения такого приказа – 50 лет по ст. 434 а) нового типового Перечня документов со сроками хранения 2019 года. Правильно ли срок хранения заявлений работников на ежемесячную жилищную надбавку определять по ст. 640 Перечня (заявления о предоставлении жилья, в т.ч. по договорам социального найма, и документы к ним – 10 лет)? Или они должны быть приложены к приказам по личному составу и храниться 50 лет, или приложены к протоколам жилищной комиссии и храниться постоянно?

Приказы о назначении ответственных

Необходимо ли ежегодно переиздавать приказы о назначении ответственных (например, за пожарную безопасность)? И уточнение: как сформулировать приказ о первичном назначении ответственных так, чтобы этим ежегодно не заниматься? Либо в ежегодном переиздании таких приказов все-таки есть свои плюсы?