Можно ли объединять в номенклатуре дел документы стационаров одного медицинского учреждения?

Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» № 10 / 2016

Вопрос

В медицинском учреждении 16 стационарных отделений, в т.ч. реанимационные отделения, и 6 параклинических (рентген, УЗИ, эндоскопия и пр.). Документы и журналы в стационарах приблизительно одинаковые. Можно ли их объединить в номенклатуре, т.е. вместо 22 индексов сделать 7 (стационар + 6 параклиник)?

Отвечает

Вера Иритикова

профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

Это зависит от того, какого вида номенклатура дел разрабатывается.

Если разрабатывается примерная или типовая номенклатура дел, то можно было бы в классификационной схеме номенклатуры дел в общем виде отразить структуру медицинского учреждения, тем более что в каждом стационаре состав документов примерно одинаковый. То есть в разделах номенклатуры дел могли бы отразиться следующие подразделения медицинского учреждения, например:

Администрация:
- отдел делопроизводства и архив,
- отдел кадров,
- хозяйственный отдел,
  <. .>
Стационар:
- отделение УЗИ,
- эндоскопия,
- рентгенология и радиология,
- реанимация,
- лаборатория,
  <. .>
Консультативно-диагностическое отделение / поликлиника.

И все стационарные отделения после утверждения примерной или типовой номенклатуры дел должны были бы заводить дела и систематизировать свои документальные фонды в соответствии с подобной схемой.

Но если речь идет о разработке номенклатуры дел, которая по прежней терминологии называлась сводной, т.е. об индивидуальной номенклатуре дел всего медицинского учреждения, то необходимо вспомнить все функции, которая номенклатура дел выполняет как документ. Она является классификатором и одновременно учетным документом, с помощью которого должен систематизироваться документальный фонд всего медицинского учреждения в конкретном году. В номенклатуре дел должен быть взят на учет каждый документ, сформированный в дело или представляющий собой отдельное дело, как, например, журналы. Тем более, что при примерно одинаковом составе документов и журналов их конкретное содержание / текст и объем записей тем не менее различны, за их ведение, удостоверение и сохранность отвечают разные должностные лица. Какие-то журналы (медицинские карты, досье медицинских заключений и т.п.) в одном стационаре могут быть переходящими на следующий год из-за небольшого объема записей. А в других стационарах журналы той же самой утвержденной формы могут быть заведены в 2-х и более томах за год из-за большого объема записей.

Поэтому, если составляется индивидуальная номенклатура дел всего медицинского учреждения, придется в ее классификационной схеме отразить в качестве разделов все 16 стационарных отделений, далее – в качестве подразделов учесть все подразделения, входящие в состав каждого стационара, если разрабатывается номенклатура дел структурного типа (как чаще всего поступают). И только потом необходимо будет сформулировать заголовки дел по каждому разделу (стационару / параклиническому отделению), которые, возможно, будут почти одинаковыми. Номенклатура дел получится объемной, но в этом многостраничном документе отразится реальный состав документов (по видам и количеству томов / дел), который планируется завести в следующем календарном году. А потом по такой номенклатуре дел удобно будет составлять итоговые записи по каждому стационару и его отделениям, на основе которых должна быть составлена итоговая запись к номенклатуре дел всего медицинского учреждения.

Рекомендуем ежегодно планировать актуализацию такого объемного документа в IV квартале каждого года и выделить в качестве показателя оценки деятельности службы делопроизводства «согласование и утверждение номенклатуры дел на конкретный год с первого раза».

Желаем успеха!