Как разработать примерную номенклатуру дел для холдинга?

Вопрос
Можете дать рекомендации, как организовать разработку примерной номенклатуры дел? У нас холдинг.
Отвечает

Во-первых, заслуживает большого уважения решение управляющей компании холдинга разработать примерную номенклатуру дел и существенно облегчить задачи служб делопроизводства в компаниях холдинга по составлению конкретных номенклатур дел.

В специальной литературе считается, что управляющая компания может централизованно выполнять функции бухучета, ИТ-поддержки, информационной безопасности, которые по сути являются инфраструктурными для холдинга. А функция документационного обеспечения управления и архивного хранения документов в таком качестве до недавнего времени не рассматривалась. Между тем в новом стандарте ISO 30300:2011 «Information and documentation. Management systems for records. Principles and vocabulary» функция управления документами анализируется и регламентируется как инфраструктурная. То есть данная функция присутствует в деятельности любой организации и может централизованно и более эффективно выполняться управляющей ­компанией, с которой компании холдинга заключают соответствующие договоры.

Во-вторых, рекомендуем убедиться, что для компаний холдинга действительно нужна примерная номенклатура дел. Номенклатура дел данного вида составляется, как правило, для однородных организаций с однородными функциями и примерно одинаковым составом документального фонда. А в холдинг реально могут входить компании с совершенно разными функциями, специализирующиеся на каком-либо виде деятельности, в процессе которого возникают документы совершенно разных систем документации, видов и разновидностей. То есть состав документов и сроки их хранения по общим инфраструктурным функциям управления могут быть примерно одинаковыми, а вот документы по производственной деятельности, ради осуществления которой и создаются отдельные организации, могут быть совершенно разными. И такую ситуацию будет ­невозможно отразить в примерной номенклатуре дел компаний холдинга.

Возможно, потребуется разработка не номенклатуры дел, а примерного перечня документов, которые образуются в процессе реализации общих функций управления в компаниях холдинга, с указанием сроков их хранения. Такой перечень также существенно облегчит работу по составлению конкретных номенклатур дел и будет способствовать обеспечению ­сохранности важнейших и наиболее значимых документов компаний ­холдинга.

В-третьих, примерная номенклатура дел носит рекомендательный характер, она является основанием для разработки конкретных номенклатур дел, т.к. закрепляет «правильные» заголовки дел и сроки их хранения, которые могут быть просто перенесены в конкретную номенклатуру. С помощью примерной номенклатуры закрепляются схемы систематизации документальных фондов компаний холдинга, унифицируются их номенклатуры дел и в целом снижается трудоемкость работ по ­составлению номенклатур дел «на местах».

С точки зрения организации работы рекомендуем службе делопроизводства управляющей компании сначала запланировать работу по составлению примерной номенклатуры дел для компаний холдинга, назначить ответственных и сроки (окончание работы – примерно в третьем квартале). Иногда для организации работы рекомендуют образовать специальную комиссию из представителей службы делопроизводства, ИТ-отдела и службы безопасности, а председателем назначить одного из заместителей руководителя. Мы считаем, что это совершенно необязательно, т.к. данная работа находится строго в зоне ответственности службы делопроизводства, а в процессе разработки номенклатуры дел необходимо сотрудничать и взаимодействовать абсолютно со всеми ­подразделениями и службами делопроизводства компаний холдинга.

Организационный алгоритм разработки примерной номенклатуры дел холдинга

1. Служба делопроизводства (путем задания одному из членов совета директоров, если управление осуществляется через советы директоров, письмом или иным способом, который установлен договором как способ взаимодействия управляющей компании с компаниями ­холдинга) просит представить перечень:

  • документов и дел / папок,
  • баз данных, директорий и представлений в информационных системах, в которых составляются и оформляются документы компании.

Назначается срок представления сведений и адресат – служба делопроизводства управляющей компании. Перечень документов и дел может быть подписан руководителем компании.

2. Получив соответствующие сведения от компаний холдинга и на основании анализа их основных учредительных и организационных документов (устав, положения, учредительные и распорядительные документы о создании, реорганизации, структуре, распорядительные документы самой компании и т.п.), служба делопроизводства управляющей компании выявляет базовые компании, функции и состав документов, которые могут послужить основой для разработки примерной номенклатуры дел. Выборка компаний, их функций и образующихся в деятельности документов и дел должна быть репрезентативной. Определяется система подчинения, соподчинения, взаимодействия и функциональные связи, устанавливается степень однородности видов деятельности и функций, выявляются однотипные и дублетные документы, определяются категории документов, которые подлежат архивному хранению, в том числе сдаче на государственное или муниципальное хранение, если компании холдинга являются источниками комплектования соответствующих архивов.

3. Служба делопроизводства разрабатывает проект примерной номенклатуры дел, оформляет его, организует рассмотрение на заседании экспертной комиссии (центральной экспертной комиссии, которая может быть создана в управляющей компании), а при необходимости направляет проект на согласование в государственный или муниципальный архив, чтобы ­получить гриф согласования протоколом ЭПК или ЦЭПК архивного учреждения.

Именно на этом этапе необходимо соблюдать профессиональный алгоритм разработки данного документа1:

  • разработка классификационной схемы номенклатуры дел (для примерных номенклатур она прежде всего функциональная, т.е. в основе классификации документального фонда – функции компании);
  • формулирование заголовков дел, выбор их оптимальной речевой формы, которая должна наиболее полно отражать состав и содержание документов дела; установление сроков ­хранения дел в соответствии с перечнями документов со сроками хранения;
  • систематизация заголовков дел в примерной номенклатуре дел с учетом значимости ­документов и их взаимосвязи;
  • оформление проекта примерной номенклатуры по установленной форме, согласование ее внутри холдинга, подписание, внешнее согласование с архивным учреждением (при ­необходимости).

Совершенно новой «лучшей практикой» является одновременная разработка рекомендаций методического характера по применению примерной номенклатуры дел, которые вместе с самой номенклатурой дел согласовываются, утверждаются и направляются в службы делопроизводства компаний холдинга, которым предстоит разрабатывать конкретные номенклатуры.

4. После процедур согласования примерная номенклатура дел и рекомендации по ее применению могут быть утверждены приказом первого руководителя управляющей компании в статусе примерной. Но в зависимости от договоров, которые заключены между компаниями холдинга и управляющей компанией, примерная номенклатура дел может быть подписана руководителем службы делопроизводства и передана вместе с рекомендациями по применению в каждую из компаний холдинга на основании акта приема-передачи или приемки-сдачи работ.

5. На основании примерной номенклатуры дел в каждой компании холдинга разрабатывается конкретная номенклатура дел, которая утверждается приказом руководителя компании. Конечно, служба делопроизводства управляющей компании оказывает методическую поддержку, и перед утверждением конкретная номенклатура дел компании может быть направлена в ­службу делопроизводства управляющей компании на согласование.

Сноски 1

  1. Подраздел 2.1 Основных правил работы ведомственных архивов (утв. приказом Главархива СССР от 05.09.1985 № 263) и подраздел 3.4 Основных правил работы архивов организаций (одобрены коллегией Росархива от 06.02.2002). Вернуться назад
Оценить вопрос
s
В избранное
Внимание!
Ловите годовую подписку 2022 в сентябре!
Скидка становится меньше с каждым месяцем.

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Как хранить кредитные договоры и документы об их исполнении

При проведении экспертизы ценности документов нашей кредитной организации (банка), опираясь на новый Перечень 2019 г., мы столкнулись со следующей проблемой. В примечании 2 к ст. 261 «Кредитные договоры, договоры займа и иные долговые обязательства; документы, подтверждающие предоставление кредита (займа) и исполнения должником своих обязательств» срок хранения договоров и иных подтверждающих документов с условием о залоге увеличивается с 5 до 10 лет. Для исполнения этой нормы возникает необходимость хранения, кроме кредитного досье и юридического дела клиента, также и его платежных документов по кредиту, хранящихся в «Документах дня» банка. Как правильно технически решить эту проблему: 1) изымать из «Документов дня» платежные документы по кредитам с залогом (что крайне затруднительно) или 2) хранить весь массив «Документов дня» целиком (в этом случае появляется необходимость хранения «избыточного» количества документов в течение 10 лет, вместо 5 лет)? Или же мы в целом не верно трактуем статью 261 Перечня 2019 г.?

Как корректно заменять сканы ранее зарегистрированных документов?

Наша организация – государственное учреждение. Используем в своей работе СЭД. И подчас возникает необходимость заменить полностью зарегистрированный документ или его часть, т.е. удалить первоначально зарегистрированный скан-образ документа и вложить новый. Всегда аргументируем тем, что это запрещено, но вот ссылку на нормативный акт найти не можем. Искали и в «Гаранте» и в «Консультанте+». Подскажите, пожалуйста, ссылку на нормативный правовой акт, где четко прописано, что замена уже зарегистрированных документов запрещена законом.

Акт о вскрытии конверта и отсутствии документов

Пришло письмо заказным отправлением. В тексте письма в отметке о наличии приложений указано 2 документа, но фактически их в этом конверте не оказалось. 1. Знаю, что это надо оформить актом, но как его составить? Кому подписывать? Что с ним потом делать? 2. Была еще такая ситуация: пришло письмо без приложений в конверте, но при вскрытии другого конверта эти приложения там обнаружили. Видимо, отправитель сам заметил ошибку и дослал приложения через пару дней (судя по штемпелям на конвертах). А мы оба эти письма вскрыли в один день. Тогда акт о недостаче вложений оформлять надо?

Чем грозит посуточная нумерация документов?

Наше руководство обязывает переходить на посуточную регистрацию документов: входящих, исходящих, договоров и даже приказов по основной деятельности. То есть каждый день будет начинаться с № 1, и начало этих изменений с середины текущего года! Никакие наши протесты и доводы не помогают! Юристы уже вносят изменения в нашу инструкцию по делопроизводству. Нормативные правовые акты и государственные документы, в которых есть указания о регистрации документов в пределах календарного года (Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утв. приказом Росархива от 22.05.2019 № 71, и Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях, утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44), юристы считают необязательными для нашей организации. Все, что не называется Законом, невозможно использовать в спорах с юристами, что же делать!? 1. Как будут обрабатываться для архивного хранения приказы по основной деятельности, если во все учетные архивные документы вносятся данные о содержании документов тома с № … по №… ? 2. Или сейчас настало такое время, когда наши службы должны полностью прогибаться под бизнес и все наши правила устарели на фоне стремительной цифровизации? И проще подстроиться под исполнителей, чем исполнителям соблюдать правила своевременной подготовки и регистрации документов?

Когда названия документов писать с большой буквы и брать ли в кавычки?

Когда в преамбуле и по тексту договора стоит писать названия видов документов («Договор», «Устав», «Доверенность») с большой буквы? Так многие делают, почему? Когда наименования видов документов стоит оформлять с большой буквы и когда с маленькой, например, «Инструкция по делопроизводству» или «инструкция по делопроизводству», «Положение о…» или «положение о…»? Когда их брать в кавычки, а когда нет? Есть какая-то логика или можно писать как угодно?

Приказы о назначении ответственных

Необходимо ли ежегодно переиздавать приказы о назначении ответственных (например, за пожарную безопасность)? И уточнение: как сформулировать приказ о первичном назначении ответственных так, чтобы этим ежегодно не заниматься? Либо в ежегодном переиздании таких приказов все-таки есть свои плюсы?

Подскажите, пожалуйста, как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис, например, Хож-Ахмед Султанович, Халимат Абрек-Зауровна?

Каков срок рассмотрения обращений граждан? А если его окончание придется на Новогодние каникулы?

Каков срок рассмотрения обращений граждан? Когда продление срока законно: – до его истечения (первых 30 дней с момента регистрации обращения) или – после его истечения, но не позже вторых 30 дней? В каких днях он исчисляется – в календарных или рабочих? И что делать, если его окончание придется на Новогодние каникулы?