Top.Mail.Ru

Как разработать примерную номенклатуру дел для холдинга?

Вопрос
Можете дать рекомендации, как организовать разработку примерной номенклатуры дел? У нас холдинг.
Отвечает

Во-первых, заслуживает большого уважения решение управляющей компании холдинга разработать примерную номенклатуру дел и существенно облегчить задачи служб делопроизводства в компаниях холдинга по составлению конкретных номенклатур дел.

В специальной литературе считается, что управляющая компания может централизованно выполнять функции бухучета, ИТ-поддержки, информационной безопасности, которые по сути являются инфраструктурными для холдинга. А функция документационного обеспечения управления и архивного хранения документов в таком качестве до недавнего времени не рассматривалась. Между тем в новом стандарте ISO 30300:2011 «Information and documentation. Management systems for records. Principles and vocabulary» функция управления документами анализируется и регламентируется как инфраструктурная. То есть данная функция присутствует в деятельности любой организации и может централизованно и более эффективно выполняться управляющей ­компанией, с которой компании холдинга заключают соответствующие договоры.

Во-вторых, рекомендуем убедиться, что для компаний холдинга действительно нужна примерная номенклатура дел. Номенклатура дел данного вида составляется, как правило, для однородных организаций с однородными функциями и примерно одинаковым составом документального фонда. А в холдинг реально могут входить компании с совершенно разными функциями, специализирующиеся на каком-либо виде деятельности, в процессе которого возникают документы совершенно разных систем документации, видов и разновидностей. То есть состав документов и сроки их хранения по общим инфраструктурным функциям управления могут быть примерно одинаковыми, а вот документы по производственной деятельности, ради осуществления которой и создаются отдельные организации, могут быть совершенно разными. И такую ситуацию будет ­невозможно отразить в примерной номенклатуре дел компаний холдинга.

Возможно, потребуется разработка не номенклатуры дел, а примерного перечня документов, которые образуются в процессе реализации общих функций управления в компаниях холдинга, с указанием сроков их хранения. Такой перечень также существенно облегчит работу по составлению конкретных номенклатур дел и будет способствовать обеспечению ­сохранности важнейших и наиболее значимых документов компаний ­холдинга.

В-третьих, примерная номенклатура дел носит рекомендательный характер, она является основанием для разработки конкретных номенклатур дел, т.к. закрепляет «правильные» заголовки дел и сроки их хранения, которые могут быть просто перенесены в конкретную номенклатуру. С помощью примерной номенклатуры закрепляются схемы систематизации документальных фондов компаний холдинга, унифицируются их номенклатуры дел и в целом снижается трудоемкость работ по ­составлению номенклатур дел «на местах».

С точки зрения организации работы рекомендуем службе делопроизводства управляющей компании сначала запланировать работу по составлению примерной номенклатуры дел для компаний холдинга, назначить ответственных и сроки (окончание работы – примерно в третьем квартале). Иногда для организации работы рекомендуют образовать специальную комиссию из представителей службы делопроизводства, ИТ-отдела и службы безопасности, а председателем назначить одного из заместителей руководителя. Мы считаем, что это совершенно необязательно, т.к. данная работа находится строго в зоне ответственности службы делопроизводства, а в процессе разработки номенклатуры дел необходимо сотрудничать и взаимодействовать абсолютно со всеми ­подразделениями и службами делопроизводства компаний холдинга.

Организационный алгоритм разработки примерной номенклатуры дел холдинга

1. Служба делопроизводства (путем задания одному из членов совета директоров, если управление осуществляется через советы директоров, письмом или иным способом, который установлен договором как способ взаимодействия управляющей компании с компаниями ­холдинга) просит представить перечень:

  • документов и дел / папок,
  • баз данных, директорий и представлений в информационных системах, в которых составляются и оформляются документы компании.

Назначается срок представления сведений и адресат – служба делопроизводства управляющей компании. Перечень документов и дел может быть подписан руководителем компании.

2. Получив соответствующие сведения от компаний холдинга и на основании анализа их основных учредительных и организационных документов (устав, положения, учредительные и распорядительные документы о создании, реорганизации, структуре, распорядительные документы самой компании и т.п.), служба делопроизводства управляющей компании выявляет базовые компании, функции и состав документов, которые могут послужить основой для разработки примерной номенклатуры дел. Выборка компаний, их функций и образующихся в деятельности документов и дел должна быть репрезентативной. Определяется система подчинения, соподчинения, взаимодействия и функциональные связи, устанавливается степень однородности видов деятельности и функций, выявляются однотипные и дублетные документы, определяются категории документов, которые подлежат архивному хранению, в том числе сдаче на государственное или муниципальное хранение, если компании холдинга являются источниками комплектования соответствующих архивов.

3. Служба делопроизводства разрабатывает проект примерной номенклатуры дел, оформляет его, организует рассмотрение на заседании экспертной комиссии (центральной экспертной комиссии, которая может быть создана в управляющей компании), а при необходимости направляет проект на согласование в государственный или муниципальный архив, чтобы ­получить гриф согласования протоколом ЭПК или ЦЭПК архивного учреждения.

Именно на этом этапе необходимо соблюдать профессиональный алгоритм разработки данного документа1:

  • разработка классификационной схемы номенклатуры дел (для примерных номенклатур она прежде всего функциональная, т.е. в основе классификации документального фонда – функции компании);
  • формулирование заголовков дел, выбор их оптимальной речевой формы, которая должна наиболее полно отражать состав и содержание документов дела; установление сроков ­хранения дел в соответствии с перечнями документов со сроками хранения;
  • систематизация заголовков дел в примерной номенклатуре дел с учетом значимости ­документов и их взаимосвязи;
  • оформление проекта примерной номенклатуры по установленной форме, согласование ее внутри холдинга, подписание, внешнее согласование с архивным учреждением (при ­необходимости).

Совершенно новой «лучшей практикой» является одновременная разработка рекомендаций методического характера по применению примерной номенклатуры дел, которые вместе с самой номенклатурой дел согласовываются, утверждаются и направляются в службы делопроизводства компаний холдинга, которым предстоит разрабатывать конкретные номенклатуры.

4. После процедур согласования примерная номенклатура дел и рекомендации по ее применению могут быть утверждены приказом первого руководителя управляющей компании в статусе примерной. Но в зависимости от договоров, которые заключены между компаниями холдинга и управляющей компанией, примерная номенклатура дел может быть подписана руководителем службы делопроизводства и передана вместе с рекомендациями по применению в каждую из компаний холдинга на основании акта приема-передачи или приемки-сдачи работ.

5. На основании примерной номенклатуры дел в каждой компании холдинга разрабатывается конкретная номенклатура дел, которая утверждается приказом руководителя компании. Конечно, служба делопроизводства управляющей компании оказывает методическую поддержку, и перед утверждением конкретная номенклатура дел компании может быть направлена в ­службу делопроизводства управляющей компании на согласование.

Сноски 1

  1. Подраздел 2.1 Основных правил работы ведомственных архивов (утв. приказом Главархива СССР от 05.09.1985 № 263) и подраздел 3.4 Основных правил работы архивов организаций (одобрены коллегией Росархива от 06.02.2002). Вернуться назад
Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Когда формировать дела?

Сводная номенклатура дел на 2023 год введена в действие приказом, в котором есть пункт, требующий от руководителей всех структурных подразделений до 31.01.2023 года обеспечить формирование дел в подразделениях в соответствии с утвержденной номенклатурой дел на 2023 год. После указанной даты отдел документационного обеспечения осуществляет проверку формирования дел в подразделениях. Есть подразделения, которые оформили все папки на 2023 год, даже если документов для них нет (еще не появились). Есть также подразделения, которые говорят, что будут заводить папки только тогда, когда для них появятся документы, а просто так пустые папки на полках им не нужны. Ни в одном нормативном документе не удалось найти разъяснения, когда именно нужно формировать дела текущего года. Но даже если такого документа нет, то разве приказа директора о формировании дел до 31.01.2023 не достаточно, чтобы полностью оформить все дела в соответствии с номенклатурой подразделения? Как Вы считаете, когда нужно формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел: в начале года сразу оформить все папки, или же оформлять их по мере появления документов в течение года?

Срок хранения журнала регистрации документов

В делопроизводстве организации образуются документы, которые есть в Перечне 2019, но в нем нет журналов (реестров, регистров, списков и т.д.) их регистрации. Верна ли логика: хранить журналы регистрации каких-либо документов исходя из срока хранения самих регистрируемых документов? Где зафиксировано это правило? Действует ли это правило и для форм регистрации этих документов – см. примеры из Перечня 2019 далее. Если каким-либо документам установлены сроки хранения решением ЭК организации, значит, срок хранения журналов (реестров, регистров) таких документов будет таким же?

Как вести личное дело государственного гражданского служащего?

Как правильно вести личное дело государственного гражданского служащего и нумеровать его, если ранее у него имелось личное дело в другом государственном органе, которое передано по настоящему месту работы? Пример: госслужащий работал в министерстве «А», где у него было личное дело из 2 томов (в 1-м томе 250 страниц, во 2-м томе 100 страниц). Спустя время госслужащий поступил на работу в министерство «Б», где на него завели личное дело и запросили личное дело из министерства «А». Как вести опись на личное дело в министерстве «Б»: — продолжать опись тома 2 личного дела до 250 страницы, а затем заводить том 3? — или же по новому месту работы заводим новый том 3, где нумеруем заново, а второй том так и остается с сотней страниц? Укажите, пожалуйста, нормативные документы или статьи из вашего журнала, где ранее это было опубликовано.

Можно определить срок хранения по типовому перечню, если для этих документов он есть в ведомственном?

При составлении номенклатуры дел организация обязана пользоваться исключительно «своим» ведомственным перечнем (например, учреждение здравоохранения)? Если какие-то управленческие документы лучше указаны в типовом Перечне 2019 года, как быть? При этом сроки хранения специфическим отраслевым документам устанавливаем на основании ведомственного перечня. Например, в областной больнице (региональное учреждение здравоохранения) была номенклатура на 2023 год, сроки хранения управленческих (бухгалтерских) документов были установлены по Перечню 2019 года. При составлении номенклатуры дел на 2024 год медицинские документы будут определены по новому Перечню Министерства здравоохранения Российской Федерации. Что касается бухгалтерских и документов по личному составу, можно ли оставить сроки хранения этих документов по Перечню 2019 года, чтобы не тратить время на их пересмотр? Или необходимо все документы пересмотреть по новому Перечню Минздрава России и оставить по Перечню 2019 года только те, которых нет в Перечне Минздрава России?

Когда названия документов писать с большой буквы и брать ли в кавычки?

Когда в преамбуле и по тексту договора стоит писать названия видов документов («Договор», «Устав», «Доверенность») с большой буквы? Так многие делают, почему? Когда наименования видов документов стоит оформлять с большой буквы и когда с маленькой, например, «Инструкция по делопроизводству» или «инструкция по делопроизводству», «Положение о…» или «положение о…»? Когда их брать в кавычки, а когда нет? Есть какая-то логика или можно писать как угодно?

Как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис?

Подскажите, пожалуйста, как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис, например, Хож-Ахмед Султанович, Халимат Абрек-Зауровна?

В каком порядке указывать должность, ученую степень и звание, ФИО?

В какой последовательности необходимо указывать в организационно-правовых документах должность, ученую степень, ученое звание, фамилию и инициалы? Есть ли правила?

Как оформить документ ДСП: «обычный» и в области обороны

Можно ли у Вас получить пример оформления документов ДСП в соответствии с постановлением Правительства РФ от 26.11.2021 № 2052? В частности, несекретных сопроводительных писем с документами ДСП в приложении.