Как правильно использовать Перечень документов со сроками хранения, если нужного нам раздела или документа в нем нет?

Вопрос
Как правильно использовать Перечень документов со сроками хранения, если: – соответствующего специального раздела, нужного нам (например, по антикоррупционной деятельности), в нем нет? – или когда нет упоминания определенного документа ни в одной статье Перечня? Например, к какой статье Перечня можно отнести документ «Анализ (ежегодный) результатов работы в области противодействия коррупции»?
Отвечает

Необходимо помнить, что в типовых перечнях документов со сроками хранения устанавливаются нормативные сроки хранения категорий / групп документов, которые могут возникнуть по определенным направлениям деятельности, функциям организации (они указаны в качестве разделов перечня).

Конкретные названия видов и разновидностей документов в типовых перечнях почти не встречаются. Только в связи с особым значением некоторых документов для предотвращения их несанкционированного уничтожения им может устанавливаться нормативный срок в типовом перечне.

Конкретные названия видов и разновидностей документов обычно включаются в ведомственные перечни документов, которые отражают специфику «отраслевой» деятельности.

Для установления срока хранения документу на основании перечня любого вида проводится аналитическая работа. Сначала ищем нужный нам раздел перечня, для этого выявляем соответствие:

  • конкретной управленческой ситуации, в которой создан документ организации,
  • с конкретным разделом перечня (в содержании мы видим список разделов, которые одновременно являются списком направлений деятельности / вопросов / функций организации).

Далее проверяем, можно ли документы дела с нашим заголовком отнести к какой-либо категории документов (статье) выбранного нами раздела перечня.

Фрагмент документа

Содержание (главная таблица) Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558)

Специальный раздел об антикоррупционной деятельности в типовом перечне управленческих документов1, действительно, отсутствует. Но в рамках деятельности любого государственного органа и органа местного самоуправления противодействие коррупции является одной из важнейших задач. Значимость этой деятельности каждая организация понимает, поскольку соблюдает действующее законодательство.

В разделе 1 «Организация системы управления» (подраздел 1.2 «Организационные основы управления») Перечня УД присутствует статья 86, устанавливающая сроки хранения аналитических документов об основной (профильной) деятельности, которые представляются в вышестоящие организации (см. «!» во Фрагменте документа). По значимости функции и направлению документопотока можно сделать заключение о том, что ваш документ «Анализ (ежегодный) результатов работы в области противодействия коррупции» можно отнести к статье 86.

Далее сопоставляем наименование вашего документа и название категории документов в выбранной статье 86: «Анализ...» как вид документа организации может быть отнесен к категории «Документы (аналитические обзоры, доклады) об основной (профильной) деятельности, представляемые в органы государственной власти, органы местного самоуправления, вышестоящие организации» - это обобщенное наименование документов отчетного и аналитического характера по данному вопросу.

Далее с учетом консультаций специалистов соответствующих профильных подразделений и на основании решения экспертной комиссии (ЭК), служба делопроизводства может закрепить в номенклатуре дел постоянный срок хранения дела с документами под названием «Анализ (ежегодный) результатов работы в области противодействия коррупции» по статье 86 Перечня УД.

Заголовок такого дела можно сформулировать следующим образом (опираясь на ст. 86 Перечня УД, но не повторяя ее):

Пример. Отражение в номенклатуре дела с документами, точного наименования которых нет в формулировках Перечня УД

Сноски 1

  1. Так будем именовать Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558; далее - Перечень УД). Вернуться назад
Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Локальные нормативные акты: как формировать в дела, сколько хранить, как уничтожать

Объясняем, как формировать дела с локальными нормативными актами в службе делопроизводства и других подразделениях в зависимости от того, кто утвердил ЛНА (первый руководитель или иные лица), каким способом это было оформлено, оригинал это или копия (бумажная или электронная) и где документ хранится. Эти возможные варианты мы отразили в примерах номенклатур дел. Еще показали возможные сроки хранения оригиналов и копий ЛНА, по каким перечням их надо искать. Объяснили общую технологию выделения к уничтожению применительно к ЛНА. Поводом для написания данной статьи стали вопросы подписчика.

Когда составлять итоговую запись к номенклатуре дел?

Когда составлять итоговую запись к номенклатуре дел о заведенных за прошедший год делах? Какие-то подразделения смогут предоставить в службу делопроизводства эти сведения в начале следующего 2021 года. Но из-за пандемии многих перевели на дистанционную работу, поэтому какие-то подразделения смогут все посчитать гораздо позже (даже не знаю когда, может в марте или апреле… или к лету). Тогда в итоговой записи ставить реальную дату ее заполнения (даже летнюю) или все-таки лучше ее оформить задним числом?

Из-за появления в номенклатуре дел электронных документов ее надо перерабатывать? А из-за нового Перечня 2019 г.?

Нужно ли согласовывать номенклатуру дел филиала на 2021 год с ЭПК головной организации в связи с изменением сроков хранения документов по Перечню 2019 г. и появлением в номенклатуре дел электронных документов на основании приказов головной организации и филиала «Об организации опытной эксплуатации использования электронной подписи в электронных документах»? Последней согласованной с ЭПК головной организации была номенклатура дел на 2019 год.

Итоговую запись к номенклатуре дел подразделения можно не подписывать?

Могут ли подразделения присылать свои данные о количестве заведенных дел просто по электронной почте (без рукописной и электронной подписи)? А уже итоговую запись к сводной номенклатуре дел мы подпишем на бумаге как полагается. Так ведь можно поступать?

Как лучше актуализировать номенклатуру дел на 2020 год в связи с вступлением в силу нового Перечня

Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили. Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили.

Порядок разработки номенклатуры дел

В конце года необходимо составить (или актуализировать имеющуюся) номенклатуру дел на следующий год. Если в вашей организации ее еще нет, то эта статья поможет исправить данную ошибку. Ведь без номенклатуры дел невозможно систематизировать имеющиеся документы и наладить соблюдение сроков их хранения. Мы объяснили, какие документы необходимо включить в номенклатуру дел, как сформировать заголовки дел (которые потом будут переноситься на их обложки), как их проиндексировать, как установить сроки хранения, какую структуру номенклатуры выбрать, чем отличается номенклатура дел организации от номенклатуры структурного подразделения, как оформить, подписать, согласовать и утвердить документ, что заполняется перед началом делопроизводственного года и что — по его окончании.

Анализ нового Перечня документов со сроками хранения и сравнение с Перечнем 2010 г.

Состав статей в новом Перечне существенно сократился. Объясняем, как действовать, если в Перечне 2010 г. была статья, по которой вы определяли срок хранения дела в своей номенклатуре дел, а в новом Перечне аналогичной статьи не оказалось. Отмечаем, что еще изменилось в новом Перечне 2019 г. по сравнению с предыдущим Перечнем 2010 г. Анализируем изменения состава категорий документов и сроков хранения. Рассказываем вам о наиболее значимых документах, которые актуальны для любой организации: по кадровому обеспечению (в т.ч. в связи с вводом «электронной трудовой книжки»), по документационному обеспечению управления и по договорной работе. В ряде случаев даем рекомендации по формулированию статей в номенклатуре дел.

Разработка номенклатуры дел: классика жанра

В конце года служба делопроизводства разрабатывает номенклатуру дел (или актуализирует существующую) на следующий год. Статья подскажет вам, как лучше провести эту работу: систематизировать все документы организации, сформулировать заголовки дел и определить им сроки хранения, подготовить проект номенклатуры дел, подписать, согласовать и утвердить его, что нужно будет сделать по окончании делопроизводственного года. Опубликован образец сводной номенклатуры дел коммерческой организации на 2011 год со ссылками на статьи уже нового Перечня типовых управленческих архивных документов со сроками хранения.