Как правильно использовать Перечень документов со сроками хранения, если нужного нам раздела или документа в нем нет?

Вопрос
Как правильно использовать Перечень документов со сроками хранения, если: – соответствующего специального раздела, нужного нам (например, по антикоррупционной деятельности), в нем нет? – или когда нет упоминания определенного документа ни в одной статье Перечня? Например, к какой статье Перечня можно отнести документ «Анализ (ежегодный) результатов работы в области противодействия коррупции»?
Отвечает

Необходимо помнить, что в типовых перечнях документов со сроками хранения устанавливаются нормативные сроки хранения категорий / групп документов, которые могут возникнуть по определенным направлениям деятельности, функциям организации (они указаны в качестве разделов перечня).

Конкретные названия видов и разновидностей документов в типовых перечнях почти не встречаются. Только в связи с особым значением некоторых документов для предотвращения их несанкционированного уничтожения им может устанавливаться нормативный срок в типовом перечне.

Конкретные названия видов и разновидностей документов обычно включаются в ведомственные перечни документов, которые отражают специфику «отраслевой» деятельности.

Для установления срока хранения документу на основании перечня любого вида проводится аналитическая работа. Сначала ищем нужный нам раздел перечня, для этого выявляем соответствие:

  • конкретной управленческой ситуации, в которой создан документ организации,
  • с конкретным разделом перечня (в содержании мы видим список разделов, которые одновременно являются списком направлений деятельности / вопросов / функций организации).

Далее проверяем, можно ли документы дела с нашим заголовком отнести к какой-либо категории документов (статье) выбранного нами раздела перечня.

Фрагмент документа
Содержание (главная таблица) Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558)

Специальный раздел об антикоррупционной деятельности в типовом перечне управленческих документов1, действительно, отсутствует. Но в рамках деятельности любого государственного органа и органа местного самоуправления противодействие коррупции является одной из важнейших задач. Значимость этой деятельности каждая организация понимает, поскольку соблюдает действующее законодательство.

В разделе 1 «Организация системы управления» (подраздел 1.2 «Организационные основы управления») Перечня УД присутствует статья 86, устанавливающая сроки хранения аналитических документов об основной (профильной) деятельности, которые представляются в вышестоящие организации (см. «!» во Фрагменте документа). По значимости функции и направлению документопотока можно сделать заключение о том, что ваш документ «Анализ (ежегодный) результатов работы в области противодействия коррупции» можно отнести к статье 86.

Далее сопоставляем наименование вашего документа и название категории документов в выбранной статье 86: «Анализ...» как вид документа организации может быть отнесен к категории «Документы (аналитические обзоры, доклады) об основной (профильной) деятельности, представляемые в органы государственной власти, органы местного самоуправления, вышестоящие организации» - это обобщенное наименование документов отчетного и аналитического характера по данному вопросу.

Далее с учетом консультаций специалистов соответствующих профильных подразделений и на основании решения экспертной комиссии (ЭК), служба делопроизводства может закрепить в номенклатуре дел постоянный срок хранения дела с документами под названием «Анализ (ежегодный) результатов работы в области противодействия коррупции» по статье 86 Перечня УД.

Заголовок такого дела можно сформулировать следующим образом (опираясь на ст. 86 Перечня УД, но не повторяя ее):

Пример. Отражение в номенклатуре дела с документами, точного наименования которых нет в формулировках Перечня УД

Сноски 1

  1. Так будем именовать Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558; далее - Перечень УД). Вернуться назад
Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Как писать должность и Ф.И.О. в тексте распорядительного документа?

Как правильно оформлять должность в тексте распорядительного документа в отношении Ф.И.О.: – ставить ее перед Ф.И.О. или после (например, в приказе: «объявить благодарность Иванову Ивану Ивановичу, мастеру участка» или «объявить благодарность мастеру участка Иванову Ивану Ивановичу»)? – надо ли склонять должность? – видела, что поручение в приказе могут выдать подразделению, а в скобках указывают его руководителя в именительном падеже. Можно ли в скобках указывать другого специалиста подразделения – не руководителя? Все ли эти варианты допустимы или какой-то из них более правильный?

Где взять форму журнала учета актов о выделении к уничтожению дел и документов

Подскажите, пожалуйста, где взять образец журнала учета актов о выделении к уничтожению дел и документов?

Обязательно ли указывать ОГРН, ИНН на бланках госорганов?

Обязательно ли указывать данные ОГРН, ИНН на бланках? Интересуют бланки госорганов. Где найти подтверждение обязательности либо не обязательности?

Как сослаться на измененный пункт приказа?

В основной приказ внесли изменения. Потом в другом документе надо сослаться на измененный пункт этого приказа. В такой ссылке достаточно указать только номер пункта и реквизиты измененного приказа? Или надо еще оговаривать, что он изменен и чем изменен? Как сформулировать ссылку правильно?

Когда названия документов писать с большой буквы и брать ли в кавычки?

Когда в преамбуле и по тексту договора стоит писать названия видов документов («Договор», «Устав», «Доверенность») с большой буквы? Так многие делают, почему? Когда наименования видов документов стоит оформлять с большой буквы и когда с маленькой, например, «Инструкция по делопроизводству» или «инструкция по делопроизводству», «Положение о…» или «положение о…»? Когда их брать в кавычки, а когда нет? Есть какая-то логика или можно писать как угодно?

Можно ли печатать документ на обеих сторонах листа? С договорами так часто поступают. А как быть с письмами, актами и др.? Как при этом правильно нумеровать страницы? Чем все это регулируется сейчас? Или только правилами делового оборота?

Можно ли печатать документ на обеих сторонах листа? С договорами так часто поступают. А как быть с письмами, актами и др.? Как при этом правильно нумеровать страницы? Чем все это регулируется сейчас? Или только правилами делового оборота?

Подскажите, пожалуйста, как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис, например, Хож-Ахмед Султанович, Халимат Абрек-Зауровна?

В чем разница между регламентом, положением, инструкцией и правилами в части цели и содержания каждого из документов?

На одном из этапов разработки инструкции по делопроизводству у нас в компании возник вопрос: «А в чем разница между регламентом, положением, инструкцией и правилами в части цели и содержания каждого из документов?» Мы перестроили порядок по информационно-справочной документации (раньше все делалось только через служебные записки), но встал вопрос по организационно-правовым документам. Будем признательны за помощь!