Как правильно использовать Перечень документов со сроками хранения, если нужного нам раздела или документа в нем нет?

Вопрос
Как правильно использовать Перечень документов со сроками хранения, если: – соответствующего специального раздела, нужного нам (например, по антикоррупционной деятельности), в нем нет? – или когда нет упоминания определенного документа ни в одной статье Перечня? Например, к какой статье Перечня можно отнести документ «Анализ (ежегодный) результатов работы в области противодействия коррупции»?
Отвечает

Необходимо помнить, что в типовых перечнях документов со сроками хранения устанавливаются нормативные сроки хранения категорий / групп документов, которые могут возникнуть по определенным направлениям деятельности, функциям организации (они указаны в качестве разделов перечня).

Конкретные названия видов и разновидностей документов в типовых перечнях почти не встречаются. Только в связи с особым значением некоторых документов для предотвращения их несанкционированного уничтожения им может устанавливаться нормативный срок в типовом перечне.

Конкретные названия видов и разновидностей документов обычно включаются в ведомственные перечни документов, которые отражают специфику «отраслевой» деятельности.

Для установления срока хранения документу на основании перечня любого вида проводится аналитическая работа. Сначала ищем нужный нам раздел перечня, для этого выявляем соответствие:

  • конкретной управленческой ситуации, в которой создан документ организации,
  • с конкретным разделом перечня (в содержании мы видим список разделов, которые одновременно являются списком направлений деятельности / вопросов / функций организации).

Далее проверяем, можно ли документы дела с нашим заголовком отнести к какой-либо категории документов (статье) выбранного нами раздела перечня.

Фрагмент документа

Содержание (главная таблица) Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558)

Специальный раздел об антикоррупционной деятельности в типовом перечне управленческих документов1, действительно, отсутствует. Но в рамках деятельности любого государственного органа и органа местного самоуправления противодействие коррупции является одной из важнейших задач. Значимость этой деятельности каждая организация понимает, поскольку соблюдает действующее законодательство.

В разделе 1 «Организация системы управления» (подраздел 1.2 «Организационные основы управления») Перечня УД присутствует статья 86, устанавливающая сроки хранения аналитических документов об основной (профильной) деятельности, которые представляются в вышестоящие организации (см. «!» во Фрагменте документа). По значимости функции и направлению документопотока можно сделать заключение о том, что ваш документ «Анализ (ежегодный) результатов работы в области противодействия коррупции» можно отнести к статье 86.

Далее сопоставляем наименование вашего документа и название категории документов в выбранной статье 86: «Анализ...» как вид документа организации может быть отнесен к категории «Документы (аналитические обзоры, доклады) об основной (профильной) деятельности, представляемые в органы государственной власти, органы местного самоуправления, вышестоящие организации» - это обобщенное наименование документов отчетного и аналитического характера по данному вопросу.

Далее с учетом консультаций специалистов соответствующих профильных подразделений и на основании решения экспертной комиссии (ЭК), служба делопроизводства может закрепить в номенклатуре дел постоянный срок хранения дела с документами под названием «Анализ (ежегодный) результатов работы в области противодействия коррупции» по статье 86 Перечня УД.

Заголовок такого дела можно сформулировать следующим образом (опираясь на ст. 86 Перечня УД, но не повторяя ее):

Пример. Отражение в номенклатуре дела с документами, точного наименования которых нет в формулировках Перечня УД

Сноски 1

  1. Так будем именовать Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558; далее - Перечень УД). Вернуться назад
Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Гибридные дела у госорганов

В новых Правилах делопроизводства для госорганов говорится о формировании гибридных дел, когда создаются и бумажные, и электронные документы. В номенклатуру дел должны включаться соответствующих 2 тома, но заголовок у них должен быть один, и индекс тоже один. Но раньше в номенклатуре дел на грядущий год указывались только дела (без разбивки на тома). Тома одного дела появлялись уже в описях дел по итогам года, ведь в них дела/тома учитываются по порядковым номерам, поэтому один и тот же индекс никого не вводит в заблуждение. Как теперь правильно делать?

Электронный кадровый документооборот: как отразить в номенклатуре дел

Теперь любая организация может перейти на кадровый электронный документооборот (КЭДО) со всеми своими работниками. В связи с этим изменится часть документов по личному составу в документальном фонде. Показываем, как в номенклатуре дел теперь стоит отражать: трудовые договоры, приказы и документы к ним, уведомления работодателя о переходе на КЭДО и согласия работников, документы о технологии работы в КЭДО.

Структура индексов дел в номенклатуре

Наша организация – АО, мы всегда для разработки номенклатуры дел используем штатное расписание, которое после акционирования почти не менялось. Но в 2021 году в штатное расписание внесли уточнения, и теперь к номеру подразделения добавляется через косую черту номер «подподразделения», которое подчиняется «вышестоящему» подразделению. Например, Генеральный директор – 01, корпоративный секретарь – 01/01, протокольный отдел – 01/02, секретариат – 01/03. Можно ли в номенклатуре дел индекс дела оформлять с дополнительными знаками (косая черта) и номерами? Индексы будут неравнозначными.

Как описать документы в номенклатуре дел

Подробно разобрали правила заполнения каждой графы основной таблицы номенклатуры дел, в которой описываются дела организации. Особое внимание уделили правилам систематизации документов и формулированию заголовков дел (со ссылкой на свежий методический документ Росархива), привели множество примеров. Распутали путаницу с указанием количества заведенных за год дел / томов. Объяснили, как применять такие сроки хранения Перечня, как «постоянно» (для не источников комплектования он существенно сокращается), «до минования надобности», «до замены новыми», «до ликвидации организации», «50 / 75 лет». Показали, как отражать в номенклатуре дел электронные оригиналы документов, электронные копии подписанных бумажных оригиналов, электронные проекты документов – ведь их становится все больше! Завершили статью примером оформления номенклатуры дел организации.

Как лучше актуализировать номенклатуру дел на 2020 год в связи с вступлением в силу нового Перечня

Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили. Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили.

Анализ нового Перечня документов со сроками хранения и сравнение с Перечнем 2010 г.

Состав статей в новом Перечне существенно сократился. Объясняем, как действовать, если в Перечне 2010 г. была статья, по которой вы определяли срок хранения дела в своей номенклатуре дел, а в новом Перечне аналогичной статьи не оказалось. Отмечаем, что еще изменилось в новом Перечне 2019 г. по сравнению с предыдущим Перечнем 2010 г. Анализируем изменения состава категорий документов и сроков хранения. Рассказываем вам о наиболее значимых документах, которые актуальны для любой организации: по кадровому обеспечению (в т.ч. в связи с вводом «электронной трудовой книжки»), по документационному обеспечению управления и по договорной работе. В ряде случаев даем рекомендации по формулированию статей в номенклатуре дел.

Порядок разработки номенклатуры дел

В конце года необходимо составить (или актуализировать имеющуюся) номенклатуру дел на следующий год. Если в вашей организации ее еще нет, то эта статья поможет исправить данную ошибку. Ведь без номенклатуры дел невозможно систематизировать имеющиеся документы и наладить соблюдение сроков их хранения. Мы объяснили, какие документы необходимо включить в номенклатуру дел, как сформировать заголовки дел (которые потом будут переноситься на их обложки), как их проиндексировать, как установить сроки хранения, какую структуру номенклатуры выбрать, чем отличается номенклатура дел организации от номенклатуры структурного подразделения, как оформить, подписать, согласовать и утвердить документ, что заполняется перед началом делопроизводственного года и что — по его окончании.

К документам какого года применять новый Перечень со сроками хранения

18.02.2020 вступил в силу новый Перечень документов со сроками хранения. Что нужно сделать с номенклатурой дел на 2020 год до конца текущего года? По какому Перечню (новому или старому) определять сроки хранения документов, созданных до вступления в силу нового Перечня, но включаемых в опись на передачу в архив либо в акт о выделении к уничтожению сейчас – после 18.02.2020? Ответы на эти вопросы даны со ссылками на нормативные документы