Каковы особенности составления номенклатуры дел, содержащих коммерческую тайну?

Вопрос
Каковы особенности составления номенклатуры дел, содержащих коммерческую тайну? Какой будет «шапка» такой номенклатуры дел?
Отвечает

Коммерческая тайна – один из видов тайн (наряду с государственной, банковской, врачебной, аудиторской, тайной переписки и т.п.), который подпадает под общее понятие «конфиденциальная информация» или «сведения конфиденциального характера».

Главное в работе с конфиденциальной информацией – учет информации и ее материальных носителей (по серверам, информационным системам, директориям, дискам, полистный, поэкземплярный, проектов, черновиков, рабочих записей и т.п.). Осуществляется строгая фиксация всех этапов движения документов и управление правами доступа.

Статья 139 Гражданского кодекса РФ предусматривает, что информация может составлять служебную или коммерческую тайну. Федеральным законом от 29.07.2004 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне» установлены три признака коммерческой тайны, которые действуют во взаимосвязи:

  • информация имеет действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности этой информации третьим лицам;
  • к данной информации нет свободного доступа на законном основании;
  • обладатель данной информации вводит режим коммерческой тайны, т.е. предпринимает сознательные, планомерные и эффективные действия по установлению режима ее использования и хранения.

При небольшом количестве дел с документами, имеющими грифы ограничения доступа, в том числе гриф «коммерческая тайна», они могут включаться в конкретную номенклатуру дел всей организации (сводную). При этом в графе «Индекс дела» номенклатуры дел в индексе дела отражается гриф ограничения доступа, а в графе «Примечание» указываются как минимум фамилия лица, ответственного за формирование и обеспечение сохранности документов дела, и лица или лиц (исполнителей), которым предоставлено право пользоваться документами дела (в Примере 1 обратите внимание на описание дела с индексом 05-16/КТ).

Пример 1. Фрагмент номенклатуры дел

После снятия грифа ограничения доступа документы с грифом «Коммерческая тайна» перемещаются из дела с индексом 05-16/КТ в аналогичное дело с открытыми документами. Обозначение ЭК («экспертная комиссия») означает, что только экспертная комиссия по установлению ограничения доступа к документам может принять решение о снятии грифа «КТ» (коммерческая тайна). А срок хранения данного дела 05-16/КТ совпадает со сроком хранения открытой переписки.

Если в дело с перепиской (несекретной, открытой) включается несколько документов с грифом ограничения доступа, то всему делу присваивается соответствующий гриф ограничения доступа, что отражается в номенклатуре дел, причем отметка о возможности снятия грифа («ЭК») может быть оформлена в графе «Примечание»:

Пример 2. Фрагмент номенклатуры дел

Если в деятельности организации образуется небольшое количество конфиденциальных документов, возможно формирование из них одного дела, которое в номенклатуре дел может иметь заголовок «Конфиденциальные документы», «Документы для служебного пользования», «Документы с грифом «Коммерческая тайна» и т.п. в зависимости от вида тайны. Срок хранения такого дела в номенклатуре дел не устанавливается, в графе 4 проставляется отметка ЭК («Экспертная комиссия»), т.е. решение принимает комиссия по установлению ограничения доступа.

Дела с грифами ограничения доступа хранятся в запирающихся шкафах или сейфах ответственными лицами, чьи фамилии закреплены в номенклатуре дел, отдельно от дел с «открытыми» документами.

А при значительном количестве подобных документов номенклатура конфиденциальных дел составляется и утверждается в качестве самостоятельного документа, но тоже как сводная номенклатура для всей организации. Форма такой номенклатуры дел может уточняться за счет дополнительных граф, т.к. номенклатура конфиденциальных дел обычно является одновременно и учетной формой, которая используется в оперативном (текущем) хранении дел. Графы номенклатуры конфиденциальных дел могут быть следующими:

  • индекс дела и гриф ограничения доступа;
  • заголовок дела;
  • фамилии и инициалы лиц, которым предоставлено право пользоваться делом;
  • номер тома;
  • дата начала дела (или дата заведения тома);
  • дата окончания дела (дата окончания / закрытия тома);
  • количество листов в томе (без учета количества листов внутренней описи документов дела);
  • срок хранения и номера статей по перечню;
  • номер описи;
  • номер дела по описи (или архивный шифр, если дело передано в архив);
  • дата и номер акта об уничтожении дела (в связи с истечением срока хранения);
  • дата и номер сопроводительного документа (если дело направляется в другую организацию, например, во временное пользование).

И, наконец, если в организации для ограничения доступа к документам применяется только гриф «Коммерческая тайна», то для них должна быть составлена номенклатура дел с грифом «Коммерческая тайна». Причем заголовочная часть номенклатуры дел остается обычной, уточняется собственно заголовок документа, в котором необходимо отразить вид тайны, и при необходимости на самой номенклатуре может быть оформлен тот же самый гриф ограничения доступа (на верхнем поле):

Пример 3. Фрагмент номенклатуры дел с грифом «Коммерческая тайна»

Оценить вопрос
s
В избранное
Внимание!
Ловите годовую подписку 2022 в сентябре!
Скидка становится меньше с каждым месяцем.

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Как отразить в номенклатуре дело с электронными трудовыми книжками?

Как правильно в номенклатуре дел организации отразить дело с электронными трудовыми книжками? Понятие электронная трудовая книжка существует, но по факту такого документа нет.

Из-за появления в номенклатуре дел электронных документов ее надо перерабатывать? А из-за нового Перечня 2019 г.?

Нужно ли согласовывать номенклатуру дел филиала на 2021 год с ЭПК головной организации в связи с изменением сроков хранения документов по Перечню 2019 г. и появлением в номенклатуре дел электронных документов на основании приказов головной организации и филиала «Об организации опытной эксплуатации использования электронной подписи в электронных документах»? Последней согласованной с ЭПК головной организации была номенклатура дел на 2019 год.

Локальные нормативные акты: как формировать в дела, сколько хранить, как уничтожать

Объясняем, как формировать дела с локальными нормативными актами в службе делопроизводства и других подразделениях в зависимости от того, кто утвердил ЛНА (первый руководитель или иные лица), каким способом это было оформлено, оригинал это или копия (бумажная или электронная) и где документ хранится. Эти возможные варианты мы отразили в примерах номенклатур дел. Еще показали возможные сроки хранения оригиналов и копий ЛНА, по каким перечням их надо искать. Объяснили общую технологию выделения к уничтожению применительно к ЛНА. Поводом для написания данной статьи стали вопросы подписчика.

Когда составлять итоговую запись к номенклатуре дел?

Когда составлять итоговую запись к номенклатуре дел о заведенных за прошедший год делах? Какие-то подразделения смогут предоставить в службу делопроизводства эти сведения в начале следующего 2021 года. Но из-за пандемии многих перевели на дистанционную работу, поэтому какие-то подразделения смогут все посчитать гораздо позже (даже не знаю когда, может в марте или апреле… или к лету). Тогда в итоговой записи ставить реальную дату ее заполнения (даже летнюю) или все-таки лучше ее оформить задним числом?

Как лучше актуализировать номенклатуру дел на 2020 год в связи с вступлением в силу нового Перечня

Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили. Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили.

Порядок разработки номенклатуры дел

В конце года необходимо составить (или актуализировать имеющуюся) номенклатуру дел на следующий год. Если в вашей организации ее еще нет, то эта статья поможет исправить данную ошибку. Ведь без номенклатуры дел невозможно систематизировать имеющиеся документы и наладить соблюдение сроков их хранения. Мы объяснили, какие документы необходимо включить в номенклатуру дел, как сформировать заголовки дел (которые потом будут переноситься на их обложки), как их проиндексировать, как установить сроки хранения, какую структуру номенклатуры выбрать, чем отличается номенклатура дел организации от номенклатуры структурного подразделения, как оформить, подписать, согласовать и утвердить документ, что заполняется перед началом делопроизводственного года и что — по его окончании.

Анализ нового Перечня документов со сроками хранения и сравнение с Перечнем 2010 г.

Состав статей в новом Перечне существенно сократился. Объясняем, как действовать, если в Перечне 2010 г. была статья, по которой вы определяли срок хранения дела в своей номенклатуре дел, а в новом Перечне аналогичной статьи не оказалось. Отмечаем, что еще изменилось в новом Перечне 2019 г. по сравнению с предыдущим Перечнем 2010 г. Анализируем изменения состава категорий документов и сроков хранения. Рассказываем вам о наиболее значимых документах, которые актуальны для любой организации: по кадровому обеспечению (в т.ч. в связи с вводом «электронной трудовой книжки»), по документационному обеспечению управления и по договорной работе. В ряде случаев даем рекомендации по формулированию статей в номенклатуре дел.

К документам какого года применять новый Перечень со сроками хранения

18.02.2020 вступил в силу новый Перечень документов со сроками хранения. Что нужно сделать с номенклатурой дел на 2020 год до конца текущего года? По какому Перечню (новому или старому) определять сроки хранения документов, созданных до вступления в силу нового Перечня, но включаемых в опись на передачу в архив либо в акт о выделении к уничтожению сейчас – после 18.02.2020? Ответы на эти вопросы даны со ссылками на нормативные документы