Каковы особенности составления номенклатуры дел, содержащих коммерческую тайну?

Вопрос
Каковы особенности составления номенклатуры дел, содержащих коммерческую тайну? Какой будет «шапка» такой номенклатуры дел?
Отвечает

Коммерческая тайна – один из видов тайн (наряду с государственной, банковской, врачебной, аудиторской, тайной переписки и т.п.), который подпадает под общее понятие «конфиденциальная информация» или «сведения конфиденциального характера».

Главное в работе с конфиденциальной информацией – учет информации и ее материальных носителей (по серверам, информационным системам, директориям, дискам, полистный, поэкземплярный, проектов, черновиков, рабочих записей и т.п.). Осуществляется строгая фиксация всех этапов движения документов и управление правами доступа.

Статья 139 Гражданского кодекса РФ предусматривает, что информация может составлять служебную или коммерческую тайну. Федеральным законом от 29.07.2004 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне» установлены три признака коммерческой тайны, которые действуют во взаимосвязи:

  • информация имеет действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности этой информации третьим лицам;
  • к данной информации нет свободного доступа на законном основании;
  • обладатель данной информации вводит режим коммерческой тайны, т.е. предпринимает сознательные, планомерные и эффективные действия по установлению режима ее использования и хранения.

При небольшом количестве дел с документами, имеющими грифы ограничения доступа, в том числе гриф «коммерческая тайна», они могут включаться в конкретную номенклатуру дел всей организации (сводную). При этом в графе «Индекс дела» номенклатуры дел в индексе дела отражается гриф ограничения доступа, а в графе «Примечание» указываются как минимум фамилия лица, ответственного за формирование и обеспечение сохранности документов дела, и лица или лиц (исполнителей), которым предоставлено право пользоваться документами дела (в Примере 1 обратите внимание на описание дела с индексом 05-16/КТ).

Пример 1. Фрагмент номенклатуры дел

После снятия грифа ограничения доступа документы с грифом «Коммерческая тайна» перемещаются из дела с индексом 05-16/КТ в аналогичное дело с открытыми документами. Обозначение ЭК («экспертная комиссия») означает, что только экспертная комиссия по установлению ограничения доступа к документам может принять решение о снятии грифа «КТ» (коммерческая тайна). А срок хранения данного дела 05-16/КТ совпадает со сроком хранения открытой переписки.

Если в дело с перепиской (несекретной, открытой) включается несколько документов с грифом ограничения доступа, то всему делу присваивается соответствующий гриф ограничения доступа, что отражается в номенклатуре дел, причем отметка о возможности снятия грифа («ЭК») может быть оформлена в графе «Примечание»:

Пример 2. Фрагмент номенклатуры дел

Если в деятельности организации образуется небольшое количество конфиденциальных документов, возможно формирование из них одного дела, которое в номенклатуре дел может иметь заголовок «Конфиденциальные документы», «Документы для служебного пользования», «Документы с грифом «Коммерческая тайна» и т.п. в зависимости от вида тайны. Срок хранения такого дела в номенклатуре дел не устанавливается, в графе 4 проставляется отметка ЭК («Экспертная комиссия»), т.е. решение принимает комиссия по установлению ограничения доступа.

Дела с грифами ограничения доступа хранятся в запирающихся шкафах или сейфах ответственными лицами, чьи фамилии закреплены в номенклатуре дел, отдельно от дел с «открытыми» документами.

А при значительном количестве подобных документов номенклатура конфиденциальных дел составляется и утверждается в качестве самостоятельного документа, но тоже как сводная номенклатура для всей организации. Форма такой номенклатуры дел может уточняться за счет дополнительных граф, т.к. номенклатура конфиденциальных дел обычно является одновременно и учетной формой, которая используется в оперативном (текущем) хранении дел. Графы номенклатуры конфиденциальных дел могут быть следующими:

  • индекс дела и гриф ограничения доступа;
  • заголовок дела;
  • фамилии и инициалы лиц, которым предоставлено право пользоваться делом;
  • номер тома;
  • дата начала дела (или дата заведения тома);
  • дата окончания дела (дата окончания / закрытия тома);
  • количество листов в томе (без учета количества листов внутренней описи документов дела);
  • срок хранения и номера статей по перечню;
  • номер описи;
  • номер дела по описи (или архивный шифр, если дело передано в архив);
  • дата и номер акта об уничтожении дела (в связи с истечением срока хранения);
  • дата и номер сопроводительного документа (если дело направляется в другую организацию, например, во временное пользование).

И, наконец, если в организации для ограничения доступа к документам применяется только гриф «Коммерческая тайна», то для них должна быть составлена номенклатура дел с грифом «Коммерческая тайна». Причем заголовочная часть номенклатуры дел остается обычной, уточняется собственно заголовок документа, в котором необходимо отразить вид тайны, и при необходимости на самой номенклатуре может быть оформлен тот же самый гриф ограничения доступа (на верхнем поле):

Пример 3. Фрагмент номенклатуры дел с грифом «Коммерческая тайна»
Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Как писать должность и Ф.И.О. в тексте распорядительного документа?

Как правильно оформлять должность в тексте распорядительного документа в отношении Ф.И.О.: – ставить ее перед Ф.И.О. или после (например, в приказе: «объявить благодарность Иванову Ивану Ивановичу, мастеру участка» или «объявить благодарность мастеру участка Иванову Ивану Ивановичу»)? – надо ли склонять должность? – видела, что поручение в приказе могут выдать подразделению, а в скобках указывают его руководителя в именительном падеже. Можно ли в скобках указывать другого специалиста подразделения – не руководителя? Все ли эти варианты допустимы или какой-то из них более правильный?

Где взять форму журнала учета актов о выделении к уничтожению дел и документов

Подскажите, пожалуйста, где взять образец журнала учета актов о выделении к уничтожению дел и документов?

Обязательно ли указывать ОГРН, ИНН на бланках госорганов?

Обязательно ли указывать данные ОГРН, ИНН на бланках? Интересуют бланки госорганов. Где найти подтверждение обязательности либо не обязательности?

Как сослаться на измененный пункт приказа?

В основной приказ внесли изменения. Потом в другом документе надо сослаться на измененный пункт этого приказа. В такой ссылке достаточно указать только номер пункта и реквизиты измененного приказа? Или надо еще оговаривать, что он изменен и чем изменен? Как сформулировать ссылку правильно?

Когда названия документов писать с большой буквы и брать ли в кавычки?

Когда в преамбуле и по тексту договора стоит писать названия видов документов («Договор», «Устав», «Доверенность») с большой буквы? Так многие делают, почему? Когда наименования видов документов стоит оформлять с большой буквы и когда с маленькой, например, «Инструкция по делопроизводству» или «инструкция по делопроизводству», «Положение о…» или «положение о…»? Когда их брать в кавычки, а когда нет? Есть какая-то логика или можно писать как угодно?

Можно ли печатать документ на обеих сторонах листа? С договорами так часто поступают. А как быть с письмами, актами и др.? Как при этом правильно нумеровать страницы? Чем все это регулируется сейчас? Или только правилами делового оборота?

Можно ли печатать документ на обеих сторонах листа? С договорами так часто поступают. А как быть с письмами, актами и др.? Как при этом правильно нумеровать страницы? Чем все это регулируется сейчас? Или только правилами делового оборота?

Подскажите, пожалуйста, как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис, например, Хож-Ахмед Султанович, Халимат Абрек-Зауровна?

В чем разница между регламентом, положением, инструкцией и правилами в части цели и содержания каждого из документов?

На одном из этапов разработки инструкции по делопроизводству у нас в компании возник вопрос: «А в чем разница между регламентом, положением, инструкцией и правилами в части цели и содержания каждого из документов?» Мы перестроили порядок по информационно-справочной документации (раньше все делалось только через служебные записки), но встал вопрос по организационно-правовым документам. Будем признательны за помощь!