Top.Mail.Ru
Какие виды доверенностей бывают? Как формировать в дела выданные организацией доверенности? Как определить их сроки хранения? Что остается в организации при выдаче доверенности: достаточно ли подписи поверенного в журнале учета? Как организовать «круговорот» подлинников и копий выданных доверенностей? Куда подшивать и сколько хранить «входящие» доверенности? Обязательно ли ­требовать оригинал или можно согласиться на копию? Поводом для написания статьи стал подробный вопрос читателя.
Вопрос в тему
Куда:  delo@delo-press.ru
Тема:  Бесплатные консультации для подписчиков

Как хранить доверенности?

Например, «входящая» доверенность, видимо, подшивается вместе с документом, который представитель подписывал по этой доверенности (к договору или накладной и т.п.). Заверенная копия вместо оригинала доверенности в этом случае подойдет или требовать оригинал? Сколько хранить «входящие» доверенности?

При выдаче доверенности оригинал отдается представителю. А себе организация что оставляет: только подпись в журнале о ее выдаче или еще 2-й экземпляр либо копию? Где, как, сколько они хранятся?

Как назвать дело с доверенностями? Подшивать в порядке их выдачи или лучше иная систематизация?

Если в течение срока действия доверенности эксцессов не было, то требовать потом ее возвращения в выдавшую ее организацию? Опять же, куда подшивать ­оригинал представителя и сколько хранить?

Порядок формирования и сроки хранения дел с выданными доверенностями

Доверенности хранятся в порядке и в течение сроков, которые зависят от характера выданного письменного полномочия и вида доверенности.

Действующее законодательство не разделяет доверенности на какие-либо виды, но в зависимости от объема предоставляемых полномочий их подразделяют на:

  • генеральную – наделяет представителя широким спектром полномочий (в частности, выдается заместителям руководителя организации);
  • специальную – представитель получает право совершать действия по ограниченному количеству функций организации (обычно такими бывают доверенности руководителям филиалов и представительств) или неограниченного числа однородных действий по одной функции (т.е. сужается сфера действия доверенности, например, на подписание договоров купли-продажи с установленным лимитом 300 000 руб.; ­доверенность на получение корреспонденции на почте и т.п.);
  • разовую доверенность – выдается для совершения одного конкретного действия (например, доверенность на подписание конкретного договора).

Если доверенностями на представление интересов организации обычно занимается юридическая или делопроизводственная служба, то бухгалтерия отвечает за доверенности на получение товарно-материальных ценностей (ТМЦ), которые имеют свою специфику (раньше у них была даже своя обязательная унифицированная форма).

Сроки хранения доверенностей дифференцируются в зависимости от характера полномочия / вопроса, по которому передается представительство, что отражено в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, далее – ПТУД). В алфавитном указателе ПТУД доверенности упоминаются в статьях 14, 15, 60, 61, 119, 152, 186, 273, 412, а журналы – в ст. 459 т). Хотя в его основной таблице они встречаются еще в статьях 189 и 956.

Фрагмент документа

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558)

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Подборка готовых решений для закрытия делопроизводственного года

Что нужно сделать в конце делопроизводственного года и как – собран опыт ведущих специалистов по управлению документами с алгоритмами работы и примерами оформления документов, отчетов (множество вариантов!).

Незаверенные сканированные копии документов и выписки из реестров в делах, передаваемых в архив

Читатель поднял актуальную проблему, которая легла в основу этой статьи. Стоит ли оставлять в деле, готовящемся к передаче в архив, незаверенные копии документов (например, сканы, выписки из ЕГРН Росреестра и др.), полученные через Интернет или ЕМСЭД? Можно ли считать такие дела гибридными? Данные вопросы разбираем на примере документов по оформлению права аренды или собственности на земельные участки. При отсутствии ведомственного перечня документов со сроками хранения Росреестра говорим, на какую нормативную базу можно опереться.

Ознакомление с приказами

С какими разновидностями приказов работодатель обязан ознакомить работника в силу требований ТК РФ и других нормативных правовых актов. А с какими не обязан, но это лучше сделать в интересах самого работодателя. Как можно закрепить эту обязанность во внутренних нормативных документах организации. Показаны варианты оформления ознакомления как в рукописном виде на бумажном документе, так и в электронном виде.

Как изменились формы номенклатуры дел

Обращаем ваше внимание на корректировку обеих форм номенклатуры дел (сводной по организации и структурного подразделения) в новых архивных Правилах 2023 года по сравнению с формами, утвержденными аналогичными Правилами 2015 года. Есть как незначительные, так и существенные изменения, которые важно учитывать, особенно при составлении итоговой записи к номенклатурам дел, начиная с 2023 года.

Сколько дней отводится для ответа на обращение?

Вы поймете, на какие обращения можно ответить в течение 30 дней, и обнаружите, что на большинство обращений физических и юридических лиц коммерческая организация должна отвечать в течение 7 календарных дней (приводим ссылки на законы и судебную практику). Еще объясняем, когда действуют другие варианты сроков: 3 дня, 5 дней, 10 дней, 45 дней и др. Даем примеры расчета даты ответа на календаре – ​для сроков по Закону об обращениях граждан и исчисляемых по Гражданскому кодексу РФ (их методики различаются).

Порядок разработки номенклатуры дел

В конце года необходимо составить (или актуализировать имеющуюся) номенклатуру дел на следующий год. Если в вашей организации ее еще нет, то эта статья поможет исправить данную ошибку. Ведь без номенклатуры дел невозможно систематизировать имеющиеся документы и наладить соблюдение сроков их хранения. Мы объяснили, какие документы необходимо включить в номенклатуру дел, как сформировать заголовки дел (которые потом будут переноситься на их обложки), как их проиндексировать, как установить сроки хранения, какую структуру номенклатуры выбрать, чем отличается номенклатура дел организации от номенклатуры структурного подразделения, как оформить, подписать, согласовать и утвердить документ, что заполняется перед началом делопроизводственного года и что — по его окончании.

Личные карточки и личные дела: систематизация, оперативное хранение и передача в архив

По каким правилам хранить личные карточки и личные дела: где, как и сколько? Как вести Журнал регистрации личных дел, как заполнять их обложки? Что нужно сделать после увольнения сотрудника с его личной карточкой и личным делом? Когда их передавать в архив? Каковы плюсы и минусы сшива карточек и дел разных людей в общие наряды (дела) по году увольнения, как при этом систематизировать документы внутри? Как в описи дел по личному составу на передачу документов из отдела кадров в архив формулировать заголовки дел и томов (что в них включать в зависимости от выбранного способа систематизации)? Каковы особенности написания дат в описи дел? Что делать, если ранее уволенный человек вернулся работать в вашу организацию?

Как определить сроки исполнения?

После того как определены документы, которые вы хотите контролировать в своей организации, необходимо понять, в какие сроки они должны быть исполнены. Казалось бы, что может быть проще? Посмотри на резолюцию руководителя и выполняй его указания, требуй исполнения документа в указанный срок. Но и здесь могут возникнуть проблемы, т.к. сроки исполнения документов могут трактоваться по-разному. Например, с какого момента начинать исчислять срок (со дня выдачи поручения или на следующий за ним день)? Его нужно считать в календарных или рабочих днях? Как быть с документами, срок исполнения которых приходится на выходные? А если срок вообще не указан? Чтобы разобраться с подводными камнями «сроков исполнения», постараемся проанализировать наиболее распространенные проблемы и дать практические рекомендации читателям, как же их избежать.