Структура и численный состав службы ДОУ: нормативы и оптимизация

Во второй части статьи, публикуемой в этом номере журнала, мы рассмотрели задачи и функции службы ДОУ, как регламентировать ее деятельность. Как форма ведения делопроизводства отражается на распределении работы между службой ДОУ и другими подразделениями, каковы последние тенденции. Назвали основные направления оптимизации деятельности.

Задачи и функции службы ДОУ

При создании или совершенствовании службы ДОУ очень важно сформировать целостную систему, в рамках которой процессы управления документами и людьми, которые с ними работают, будут осуществляться оптимально. В связи с этим необходимо выполнять следующие задачи:

  • постановка документационного обеспечения управления в соответствии с требованиями правовых актов РФ;
  • выработка единого порядка документирования, работы с документами, построения поисковых систем, контроля исполнения документов и организации их хранения;
  • внедрение новых технологий в работу службы ДОУ и других специалистов, участвующих в процессах ДОУ;
  • проведение анализа документооборота, оптимизация движения документов и сокращение объемов документооборота;
  • осуществление методической работы в сфере ДОУ.

Ответственность за реализацию этих задач может быть возложена на управляющего документацией и/или руководителя службы ДОУ.

К основным функциям службы ДОУ относятся:

  • разработка и внедрение локальных нормативных актов и методических документов по ДОУ;
  • документирование управленческой деятельности, включая составление документов, их оформление, согласование, распечатку и тиражирование, контроль за оформлением документов, представляемых на подпись руководству и предназначенных к отправке, документирование работы коллегиальных органов, разработку бланков и форм документов;
  • организация документооборота, включающая этапы получения, первичной обработки, регистрации, предварительного рассмотрения, маршрутизацию документов;
  • осуществление контроля процесса и сроков исполнения документов;
  • разработка и ведение информационно-поисковых систем, баз данных, а также ведение информационно-справочной работы с документами;
  • организация оперативного хранения документов и передачи дел для последующего хранения, включая работы по подготовке номенклатуры дел, обеспечению единого порядка хранения документов, организацию экспертной комиссии учреждения, подготовку дел для сдачи в архив;
  • осуществление работ по проектированию и внедрению системы электронного документооборота (СЭД) в сфере ДОУ;
  • ведение методической работы, включая разработку стандартов и процедур работы с документами в организации, консультирование работников по вопросам ДОУ, работы в СЭД, их обучение, ведение учета и анализа документооборота.

Перечисленные функции могут быть распределены между работниками службы ДОУ, в случае если она имеет простую линейную структуру, или между структурными подразделениями, названными выше.

На более высоком управленческом уровне эти функции дополняются стратегическим планированием и руководством построением единой системы управления документацией организации. Обычно данные вопросы находятся в компетенции управляющего документацией или заместителя руководителя по вопросам управления документацией...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 300 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Бережливый офис: выявление и минимизация потерь

Показываем, как приемы бережливого производства можно внедрить в офисной работе. Мы поможем вам заметить очевидные вещи, под каждый вид потерь предложим способы его устранения (примечательно, что одна и та же ситуация может приводить к нескольким видам потерь). Даем конкретные методики, которые помогут вам оптимизировать заказ канцтоваров, месторасположение мебели и офисной техники, согласование документов.

Структура и численный состав службы ДОУ: нормативы и оптимизация

Как можно назвать подразделение, ответственное за документационное обеспечение управления, какие подразделения в него могут входить. Какой должностной состав возможен. Как рассчитать необходимую численность работников. Какие задачи и функции должна выполнять служба ДОУ, как форма ведения делопроизводства отражается на распределении работы между службой ДОУ и другими подразделениями, каковы последние тенденции. Как выявить загрузку работников и рассчитать необходимый численный состав (приводим 2 методики), как бороться с дубляжом функционала при помощи матрицы ответственности. На какие нормативные и методические документы общегосударственного уровня стоит опереться, для кого они обязательны, откуда что можно взять.

Электронный документооборот договоров в СЭД: от проекта до подписания

Описан опыт автоматизации работы с договорами в СЭД: от включения в нее проекта договора и согласования до подписания и регистрации бумажного подлинника с подписями и печатью контрагента. Мы описали, как можно поделить обязанности между исполнителями, готовящими проекты договорных документов, согласующими лицами и специалистом по сопровождению договоров, который выполняет более технические операции и грамотно отражает сведения в СЭД, а также что и как можно передавать и фиксировать в СЭД, чтобы сделать прозрачной договорную работу, легко находить связанные документы, а в случае неприятных казусов быстрее «находить концы».

Новые Правила делопроизводства для госорганов и органов местного самоуправления

Проанализируем содержание новых Правил по делопроизводству, которые вступили в силу 12 февраля 2020 года. Для кого они обязательны? На какие положения Правил стоит обратить особое внимание при актуализации своей Инструкции по делопроизводству? Какие упущения Правил придется восполнять самостоятельно? Обратите внимание на заложенную в Правилах систему распределения ответственности за организацию и ведение делопроизводства между службой делопроизводства, руководителями разного уровня и другими сотрудниками. Для претворения в жизнь недостаточно ее отражения в Инструкции по делопроизводству организации, может потребоваться актуализация кадровых документов.

Обучение работников: документирование и спорные вопросы

Объясняем, кому лучше заключить договор с обучающей организацией, в каком случае ей потребуется лицензия. Показываем, что нужно включить в соглашение об образовании (ученический договор) между работодателем и работником по требованию ст. 199 ТК РФ и что в него стоит добавить дополнительно, чтобы в дальнейшем избежать недоразумений и неоправданных трат. Даем образец приказа о направлении на повышение квалификации. Объясняем, как заполнять табель учета рабочего времени при различных формах обучения (причинах отсутствия человека на рабочем месте), – ​от этого зависит размер оплаты данных дней. Кроме того, отвечаем на самые наболевшие вопросы: обязана ли организация платить за обучение работников для соответствия требованиям профстандартов? из-за несоответствия образования работника профстандарту его могут уволить?

Новые Правила делопроизводства для госорганов и органов местного самоуправления

Проанализируем содержание новых Правил по делопроизводству, которые вступили в силу 12 февраля 2020 года. Для кого они обязательны? На какие положения Правил стоит обратить особое внимание при актуализации своей Инструкции по делопроизводству? Какие упущения Правил придется восполнять самостоятельно? Обратите внимание на заложенную в Правилах систему распределения ответственности за организацию и ведение делопроизводства между службой делопроизводства, руководителями разного уровня и другими сотрудниками. Для претворения в жизнь недостаточно ее отражения в Инструкции по делопроизводству организации, может потребоваться актуализация кадровых документов.

Профессиональные стандарты в деятельности организаций, в т.ч. в сфере ДОУ

Очерчен круг организаций, для которых профстандарты станут обязательными уже с 1 января 2020 года. Поможем сориентироваться в структуре профстандартов: где что искать, как использовать. Прокомментируем содержание профильных стандартов для работников в сфере документационного обеспечения управления: какие должности с какими обязанностями и требованиями к образованию и квалификации зафиксированы. Что приоритетнее: квалификационные справочники или профстандарты, аттестация на соответствие им силами работодателя либо экзамен независимого центра оценки? Могут ли уволить за несоответствие профстандарту?

Бережливый офис: выявление и минимизация потерь

Показываем, как приемы бережливого производства можно внедрить в офисной работе. Мы поможем вам заметить очевидные вещи, под каждый вид потерь предложим способы его устранения (примечательно, что одна и та же ситуация может приводить к нескольким видам потерь). Даем конкретные методики, которые помогут вам оптимизировать заказ канцтоваров, месторасположение мебели и офисной техники, согласование документов.