При создании или совершенствовании службы ДОУ очень важно сформировать целостную систему, в рамках которой процессы управления документами и людьми, которые с ними работают, будут осуществляться оптимально. В связи с этим необходимо выполнять следующие задачи:
Ответственность за реализацию этих задач может быть возложена на управляющего документацией и/или руководителя службы ДОУ.
К основным функциям службы ДОУ относятся:
Перечисленные функции могут быть распределены между работниками службы ДОУ, в случае если она имеет простую линейную структуру, или между структурными подразделениями, названными выше.
На более высоком управленческом уровне эти функции дополняются стратегическим планированием и руководством построением единой системы управления документацией организации. Обычно данные вопросы находятся в компетенции управляющего документацией или заместителя руководителя по вопросам управления...
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для
этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
1 сентября 2023 года вступит в силу новый профессиональный стандарт. Автор статьи является одним из его разработчиков. Поясняем требования к уровню образования и условия допуска к работе специалистом службы протокола. Что полезного вы еще можете почерпнуть для себя из этого профстандарта.
Создание малобюджетных систем обучения, библиотек или баз знаний – один из заметных трендов не только в крупных корпорациях, но и среднем и малом бизнесе. Во 2-й части статьи, которая публикуется в этом номере журнала, мы продолжим говорить о том, чем можно наполнять базу знаний: о бланках и шаблонах документов и презентаций, заготовках для организации командировок, полезных видеороликах, о скриптах (алгоритмах общения с готовыми фразами), записях телефонных разговоров, чек-листах и памятках. Предлагаем полезные программы и интернет-ресурсы, которые вам могут пригодиться.
Какие факторы влияют на выбор способа ведения делопроизводства в организации (централизованного службой ДОУ, децентрализованного силами подразделений и смешанного). Как при смешаной форме можно поделить ответственность между подразделениями за выполнение основных видов работ с разными документами. Особенно детально описали технологию получения входящих документов одним подразделением и их регистрацию другим (алгоритм действий при разных условиях, фиксация факта передачи между подразделениями, оформление отметки на документе о его поступлении в организацию и более позднее присвоение входящего номера). И как все это регламентировать.
Показываем на примерах, как можно находить и скачивать профстандарты из официального реестра. Как правильно соотнести должность из определенной сферы деятельности с конкретным профстандартом. Показываем список действующих профстандартов для административно-офисного персонала. Как можно воспользоваться сформулированными в профстандарте требованиями к образованию и опыту работы, к составу трудовых действий и необходимым знаниям и умениям: при описании вакансии, проведении аттестации, распределении обязанностей между сотрудниками своего подразделения (избавление от дубляжа, обнаружение «бесхозного» функционала), составлении должностных инструкций.
Объясняем, кому лучше заключить договор с обучающей организацией, в каком случае ей потребуется лицензия. Показываем, что нужно включить в соглашение об образовании (ученический договор) между работодателем и работником по требованию ст. 199 ТК РФ и что в него стоит добавить дополнительно, чтобы в дальнейшем избежать недоразумений и неоправданных трат. Даем образец приказа о направлении на повышение квалификации. Объясняем, как заполнять табель учета рабочего времени при различных формах обучения (причинах отсутствия человека на рабочем месте), – от этого зависит размер оплаты данных дней. Кроме того, отвечаем на самые наболевшие вопросы: обязана ли организация платить за обучение работников для соответствия требованиям профстандартов? из-за несоответствия образования работника профстандарту его могут уволить?
Проанализируем содержание новых Правил по делопроизводству, которые вступили в силу 12 февраля 2020 года. Для кого они обязательны? На какие положения Правил стоит обратить особое внимание при актуализации своей Инструкции по делопроизводству? Какие упущения Правил придется восполнять самостоятельно? Обратите внимание на заложенную в Правилах систему распределения ответственности за организацию и ведение делопроизводства между службой делопроизводства, руководителями разного уровня и другими сотрудниками. Для претворения в жизнь недостаточно ее отражения в Инструкции по делопроизводству организации, может потребоваться актуализация кадровых документов.
Очерчен круг организаций, для которых профстандарты станут обязательными уже с 1 января 2020 года. Поможем сориентироваться в структуре профстандартов: где что искать, как использовать. Прокомментируем содержание профильных стандартов для работников в сфере документационного обеспечения управления: какие должности с какими обязанностями и требованиями к образованию и квалификации зафиксированы. Что приоритетнее: квалификационные справочники или профстандарты, аттестация на соответствие им силами работодателя либо экзамен независимого центра оценки? Могут ли уволить за несоответствие профстандарту?
В статье рассматриваются квалификационные требования к специалистам в области документационного обеспечения управления, которые в 2015 году были утверждены профессиональным стандартом. Даются рекомендации о закреплении стандартных формулировок трудовых функций в должностных инструкциях секретаря и делопроизводителя, на основании которых производится как разделение должностных обязанностей, так и их кооперация за счет правильного взаимодействия и взаимозамещения. Поводом для написания статьи послужил вопрос читателя.
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
