Можно на входящем документе ставить штамп «Получено» с датой, но без входящего номера?

Вопрос
У нас в организации, которая занимается ресурсоснабжением, специально выделен сотрудник на регистрацию входящей корреспонденции. Можно ли при обращении граждан с просьбой проставить номер входящего заявления использовать (изготовить) штамп с наименованием организации, строкой «получено» и датой? Потом мы уже будем обрабатывать поступившее заявление и присваивать номер в соответствии с системой регистрации документов (номенклатурой дел). А у заявителя на его экземпляре будет только оттиск штампа с наименованием организации, словом «получено» и датой получения. Таким образом, можем ли мы использовать штамп с отметкой о получении без присвоения заявлению сразу входящего номера? Если да, то дайте, пожалуйста, ссылки на нормативные документы. Нас смутил п. 5.27 ГОСТ Р 7.0.97-2016, где сказано, что отметка о поступлении документа должна включать регистрационный номер входящего документа.
Отвечает

В вопросе отражается правильное понимание делопроизводственной ситуации, поскольку каждая отметка на документе отражает ту или иную операцию с ним. Штамп с отметкой о приеме использовать можно. И сейчас объясним почему.

Обратимся к Правилам делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477; далее – Правила), которые являются нормативным правовым актом в области делопроизводства и обязательны для федеральных органов и их территориальных организаций, органов местного самоуправления. Требования Правил соблюдают и многие коммерческие организации, т.к. они стараются осваивать общегосударственную практику работы с документами, а не «изобретать велосипед».

Правила предусматривают, что «регистрация поступивших и созданных документов осуществляется в день поступления, создания (подписания или утверждения) либо на следующий рабочий день, если иное не установлено законодательством Российской Федерации» (п. 16), т.е. нормативно закрепляется возможность разделения во времени совершенно самостоятельных делопроизводственных операций:

  • приема и первичной обработки документов (п. 14) и
  • их регистрации.

Если речь идет о технологии работы с обращениями граждан, то рекомендуем руководствоваться ч. 2 ст. 8 Федерального закона от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (далее – Закон № 59-ФЗ), в соответствии с которой «письменное обращение подлежит обязательной регистрации в течение трех дней с момента поступления».

Такой подход закреплен и в Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44). Обратите внимание на ее п. 5.19, который содержит фактический ответ на заданный вопрос: «регистрация входящих документов осуществляется в день их поступления или на следующий рабочий день при поступлении документов в конце рабочего дня или в нерабочее время. Регистрация обращений граждан осуществляется в течение трех дней с момента поступления обращения».

Как вы и просили, мы дали ссылки на действующие нормативные акты (более высокого уровня, чем ГОСТ Р 7.0.97-2016), они обосновывают использование вами штампа о поступлении документа без входящего регистрационного номера. А замеченная вами формулировка в п. 5.27 ГОСТ Р 7.0.97-2016 пусть не смущает – там описан один из возможных вариантов оформления отметки, отражающей сразу 2 делопроизводственные операции, когда они осуществляются одновременно (ведь такое тоже возможно). Кстати, п. 5.27 еще и не включает в состав такой отметки наименование организации-получателя документа (а делать так нельзя), зато в качестве факультативных сведений называет время получения документа. Убедитесь сами:

Фрагмент документа
ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»

5.27 Отметка о поступлении документа служит для подтверждения факта поступления документа в организацию и включает дату поступления и входящий регистрационный номер документа. При необходимости отметка о поступлении может дополняться указанием времени поступления в часах и минутах и способа доставки документа.

Отметка о поступлении документа может проставляться с помощью штампа.

Правильные нормы обработки и регистрации обращений граждан рекомендуем закрепить в своем локальном нормативном акте (например, в общей Инструкции по делопроизводству, но лучше в специальной Инструкции по делопроизводству по обращениям граждан), где четко установить:

  • правила приема заявлений и
  • обязательность проставления отметки о поступлении (получении, приеме):
    • на оригинале заявления, который будет исполняться и формироваться в дела организации, а также
    • на копии заявления, которая остается на руках у гражданина.

При беседе с гражданами легко будет ссылаться на вашу специальную Инструкцию, которая разработана в соответствии с требованиями Закона № 59-ФЗ. Часть этой Инструкции, касающуюся порядка приема заявлений и обращений граждан, рекомендуем опубликовать на официальном сайте организации.

Юридический смысл проставления отметки о поступлении (получении, приеме) документа в организацию заключается в том, что организация, которой адресован документ (фигурирует в реквизите «адресат»), его получила, берет за него ответственность, в т.ч. юридическую. Если количество поступающих документов превышает 100 в год, то для проставления отметки о поступлении целесообразно применять штамп с наименованием организации и датором. Типовое слово «получено» (либо «получен», «поступило», «поступил») является факультативным, но для граждан оно имеет существенное значение, поскольку обозначает произведенное действие, которое воспринимается как юридически значимый факт, как доказательство. Поэтому совершенно правильно применять штамп для проставления отметки о поступлении документа по следующей форме:

  • как в Примере 1, где оформлено сокращенное наименование организации, установленное ее уставом (постоянная часть штампа), а дата проставляется механическим датором, встроенным в типовую оснастку штампа, или
  • как в Примере 2, где еще добавляется название операции, осуществление которой данный штамп свидетельствует, – «ПОЛУЧЕНО» или «ПОСТУПИЛО».
Пример 1. Отметка о поступлении документа в организацию
Пример 2. Отметка о поступлении документа в организацию

Для последующего проставления отметки о регистрации также используются штампы. В них те же реквизиты, что и в штампе отметки о поступлении, но они дополняются зоной для внесения входящего номера документа, который обычно вписывается от руки:

Пример 3. Отметка о регистрации входящего документа

Если при работе с документами и заявлениями граждан требуется проставление обеих отметок (о поступлении и регистрации), то в порядке последовательности выполнения операций их проставляют в правом нижнем углу один над другим. Если же данные операции производятся одновременно, то можно ограничиться проставлением одного штампа с отметкой о регистрации входящего документа (как в Примере 3).

Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Гибридные дела у госорганов

В новых Правилах делопроизводства для госорганов говорится о формировании гибридных дел, когда создаются и бумажные, и электронные документы. В номенклатуру дел должны включаться соответствующих 2 тома, но заголовок у них должен быть один, и индекс тоже один. Но раньше в номенклатуре дел на грядущий год указывались только дела (без разбивки на тома). Тома одного дела появлялись уже в описях дел по итогам года, ведь в них дела/тома учитываются по порядковым номерам, поэтому один и тот же индекс никого не вводит в заблуждение. Как теперь правильно делать?

Как составить справку об объёме документооборота за месяц и за год

По какой форме сейчас лучше составлять справку об объеме документооборота за месяц и за год?

Структура индексов дел в номенклатуре

Наша организация – АО, мы всегда для разработки номенклатуры дел используем штатное расписание, которое после акционирования почти не менялось. Но в 2021 году в штатное расписание внесли уточнения, и теперь к номеру подразделения добавляется через косую черту номер «подподразделения», которое подчиняется «вышестоящему» подразделению. Например, Генеральный директор – 01, корпоративный секретарь – 01/01, протокольный отдел – 01/02, секретариат – 01/03. Можно ли в номенклатуре дел индекс дела оформлять с дополнительными знаками (косая черта) и номерами? Индексы будут неравнозначными.

Договор и доверенность – это входящие, исходящие или внутренние документы?

К какой группе документов можно отнести договор – к входящим, исходящим или внутренним документам? А доверенности? Если возникнет такой же вопрос по другим видам документов, можно ли посмотреть ответ в каком-то справочнике?

Когда названия документов писать с большой буквы и брать ли в кавычки?

Когда в преамбуле и по тексту договора стоит писать названия видов документов («Договор», «Устав», «Доверенность») с большой буквы? Так многие делают, почему? Когда наименования видов документов стоит оформлять с большой буквы и когда с маленькой, например, «Инструкция по делопроизводству» или «инструкция по делопроизводству», «Положение о…» или «положение о…»? Когда их брать в кавычки, а когда нет? Есть какая-то логика или можно писать как угодно?

Можно ли печатать документ на обеих сторонах листа? С договорами так часто поступают. А как быть с письмами, актами и др.? Как при этом правильно нумеровать страницы? Чем все это регулируется сейчас? Или только правилами делового оборота?

Можно ли печатать документ на обеих сторонах листа? С договорами так часто поступают. А как быть с письмами, актами и др.? Как при этом правильно нумеровать страницы? Чем все это регулируется сейчас? Или только правилами делового оборота?

Подскажите, пожалуйста, как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис, например, Хож-Ахмед Султанович, Халимат Абрек-Зауровна?

В чем разница между регламентом, положением, инструкцией и правилами в части цели и содержания каждого из документов?

На одном из этапов разработки инструкции по делопроизводству у нас в компании возник вопрос: «А в чем разница между регламентом, положением, инструкцией и правилами в части цели и содержания каждого из документов?» Мы перестроили порядок по информационно-справочной документации (раньше все делалось только через служебные записки), но встал вопрос по организационно-правовым документам. Будем признательны за помощь!