В вопросе отражается правильное понимание делопроизводственной ситуации, поскольку каждая отметка на документе отражает ту или иную операцию с ним. Штамп с отметкой о приеме использовать можно. И сейчас объясним почему.
Обратимся к Правилам делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477; далее – Правила), которые являются нормативным правовым актом в области делопроизводства и обязательны для федеральных органов и их территориальных организаций, органов местного самоуправления. Требования Правил соблюдают и многие коммерческие организации, т.к. они стараются осваивать общегосударственную практику работы с документами, а не «изобретать велосипед».
Правила предусматривают, что «регистрация поступивших и созданных документов осуществляется в день поступления, создания (подписания или утверждения) либо на следующий рабочий день, если иное не установлено законодательством Российской Федерации» (п. 16), т.е. нормативно закрепляется возможность разделения во времени совершенно самостоятельных делопроизводственных операций:
- приема и первичной обработки документов (п. 14) и
- их регистрации.
Если речь идет о технологии работы с обращениями граждан, то рекомендуем руководствоваться ч. 2 ст. 8 Федерального закона от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (далее – Закон № 59-ФЗ), в соответствии с которой «письменное обращение подлежит обязательной регистрации в течение трех дней с момента поступления».
Такой подход закреплен и в Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44). Обратите внимание на ее п. 5.19, который содержит фактический ответ на заданный вопрос: «регистрация входящих документов осуществляется в день их поступления или на следующий рабочий день при поступлении документов в конце рабочего дня или в нерабочее время. Регистрация обращений граждан осуществляется в течение трех дней с момента поступления обращения».
Как вы и просили, мы дали ссылки на действующие нормативные акты (более высокого уровня, чем ГОСТ Р 7.0.97-2016), они обосновывают использование вами штампа о поступлении документа без входящего регистрационного номера. А замеченная вами формулировка в п. 5.27 ГОСТ Р 7.0.97-2016 пусть не смущает – там описан один из возможных вариантов оформления отметки, отражающей сразу 2 делопроизводственные операции, когда они осуществляются одновременно (ведь такое тоже возможно). Кстати, п. 5.27 еще и не включает в состав такой отметки наименование организации-получателя документа (а делать так нельзя), зато в качестве факультативных сведений называет время получения документа. Убедитесь сами:
Фрагмент документа
ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»
5.27 Отметка о поступлении документа служит для подтверждения факта поступления документа в организацию и включает дату поступления и входящий регистрационный номер документа. При необходимости отметка о поступлении может дополняться указанием времени поступления в часах и минутах и способа доставки документа.
Отметка о поступлении документа может проставляться с помощью штампа.
Правильные нормы обработки и регистрации обращений граждан рекомендуем закрепить в своем локальном нормативном акте (например, в общей Инструкции по делопроизводству, но лучше в специальной Инструкции по делопроизводству по обращениям граждан), где четко установить:
- правила приема заявлений и
- обязательность проставления отметки о поступлении (получении, приеме):
- на оригинале заявления, который будет исполняться и формироваться в дела организации, а также
- на копии заявления, которая остается на руках у гражданина.
При беседе с гражданами легко будет ссылаться на вашу специальную Инструкцию, которая разработана в соответствии с требованиями Закона № 59-ФЗ. Часть этой Инструкции, касающуюся порядка приема заявлений и обращений граждан, рекомендуем опубликовать на официальном сайте организации.
Юридический смысл проставления отметки о поступлении (получении, приеме) документа в организацию заключается в том, что организация, которой адресован документ (фигурирует в реквизите «адресат»), его получила, берет за него ответственность, в т.ч. юридическую. Если количество поступающих документов превышает 100 в год, то для проставления отметки о поступлении целесообразно применять штамп с наименованием организации и датором. Типовое слово «получено» (либо «получен», «поступило», «поступил») является факультативным, но для граждан оно имеет существенное значение, поскольку обозначает произведенное действие, которое воспринимается как юридически значимый факт, как доказательство. Поэтому совершенно правильно применять штамп для проставления отметки о поступлении документа по следующей форме:
- как в Примере 1, где оформлено сокращенное наименование организации, установленное ее уставом (постоянная часть штампа), а дата проставляется механическим датором, встроенным в типовую оснастку штампа, или
- как в Примере 2, где еще добавляется название операции, осуществление которой данный штамп свидетельствует, – «ПОЛУЧЕНО» или «ПОСТУПИЛО».
Пример 1. Отметка о поступлении документа в организацию
Пример 2. Отметка о поступлении документа в организацию
Для последующего проставления отметки о регистрации также используются штампы. В них те же реквизиты, что и в штампе отметки о поступлении, но они дополняются зоной для внесения входящего номера документа, который обычно вписывается от руки:
Пример 3. Отметка о регистрации входящего документа
Если при работе с документами и заявлениями граждан требуется проставление обеих отметок (о поступлении и регистрации), то в порядке последовательности выполнения операций их проставляют в правом нижнем углу один над другим. Если же данные операции производятся одновременно, то можно ограничиться проставлением одного штампа с отметкой о регистрации входящего документа (как в Примере 3).
