Top.Mail.Ru

Можно на входящем документе ставить штамп «Получено» с датой, но без входящего номера?

Вопрос
У нас в организации, которая занимается ресурсоснабжением, специально выделен сотрудник на регистрацию входящей корреспонденции. Можно ли при обращении граждан с просьбой проставить номер входящего заявления использовать (изготовить) штамп с наименованием организации, строкой «получено» и датой? Потом мы уже будем обрабатывать поступившее заявление и присваивать номер в соответствии с системой регистрации документов (номенклатурой дел). А у заявителя на его экземпляре будет только оттиск штампа с наименованием организации, словом «получено» и датой получения. Таким образом, можем ли мы использовать штамп с отметкой о получении без присвоения заявлению сразу входящего номера? Если да, то дайте, пожалуйста, ссылки на нормативные документы. Нас смутил п. 5.27 ГОСТ Р 7.0.97-2016, где сказано, что отметка о поступлении документа должна включать регистрационный номер входящего документа.
Отвечает

В вопросе отражается правильное понимание делопроизводственной ситуации, поскольку каждая отметка на документе отражает ту или иную операцию с ним. Штамп с отметкой о приеме использовать можно. И сейчас объясним почему.

Обратимся к Правилам делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477; далее – Правила), которые являются нормативным правовым актом в области делопроизводства и обязательны для федеральных органов и их территориальных организаций, органов местного самоуправления. Требования Правил соблюдают и многие коммерческие организации, т.к. они стараются осваивать общегосударственную практику работы с документами, а не «изобретать велосипед».

Правила предусматривают, что «регистрация поступивших и созданных документов осуществляется в день поступления, создания (подписания или утверждения) либо на следующий рабочий день, если иное не установлено законодательством Российской Федерации» (п. 16), т.е. нормативно закрепляется возможность разделения во времени совершенно самостоятельных делопроизводственных операций:

  • приема и первичной обработки документов (п. 14) и
  • их регистрации.

Если речь идет о технологии работы с обращениями граждан, то рекомендуем руководствоваться ч. 2 ст. 8 Федерального закона от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (далее – Закон № 59-ФЗ), в соответствии с которой «письменное обращение подлежит обязательной регистрации в течение трех дней с момента поступления».

Такой подход закреплен и в Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44). Обратите внимание на ее п. 5.19, который содержит фактический ответ на заданный вопрос: «регистрация входящих документов осуществляется в день их поступления или на следующий рабочий день при поступлении документов в конце рабочего дня или в нерабочее время. Регистрация обращений граждан осуществляется в течение трех дней с момента поступления обращения».

Как вы и просили, мы дали ссылки на действующие нормативные акты (более высокого уровня, чем ГОСТ Р 7.0.97-2016), они обосновывают использование вами штампа о поступлении документа без входящего регистрационного номера. А замеченная вами формулировка в п. 5.27 ГОСТ Р 7.0.97-2016 пусть не смущает – там описан один из возможных вариантов оформления отметки, отражающей сразу 2 делопроизводственные операции, когда они осуществляются одновременно (ведь такое тоже возможно). Кстати, п. 5.27 еще и не включает в состав такой отметки наименование организации-получателя документа (а делать так нельзя), зато в качестве факультативных сведений называет время получения документа. Убедитесь сами:

Фрагмент документа

ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»

5.27 Отметка о поступлении документа служит для подтверждения факта поступления документа в организацию и включает дату поступления и входящий регистрационный номер документа. При необходимости отметка о поступлении может дополняться указанием времени поступления в часах и минутах и способа доставки документа.

Отметка о поступлении документа может проставляться с помощью штампа.

Правильные нормы обработки и регистрации обращений граждан рекомендуем закрепить в своем локальном нормативном акте (например, в общей Инструкции по делопроизводству, но лучше в специальной Инструкции по делопроизводству по обращениям граждан), где четко установить:

  • правила приема заявлений и
  • обязательность проставления отметки о поступлении (получении, приеме):
    • на оригинале заявления, который будет исполняться и формироваться в дела организации, а также
    • на копии заявления, которая остается на руках у гражданина.

При беседе с гражданами легко будет ссылаться на вашу специальную Инструкцию, которая разработана в соответствии с требованиями Закона № 59-ФЗ. Часть этой Инструкции, касающуюся порядка приема заявлений и обращений граждан, рекомендуем опубликовать на официальном сайте организации.

Юридический смысл проставления отметки о поступлении (получении, приеме) документа в организацию заключается в том, что организация, которой адресован документ (фигурирует в реквизите «адресат»), его получила, берет за него ответственность, в т.ч. юридическую. Если количество поступающих документов превышает 100 в год, то для проставления отметки о поступлении целесообразно применять штамп с наименованием организации и датором. Типовое слово «получено» (либо «получен», «поступило», «поступил») является факультативным, но для граждан оно имеет существенное значение, поскольку обозначает произведенное действие, которое воспринимается как юридически значимый факт, как доказательство. Поэтому совершенно правильно применять штамп для проставления отметки о поступлении документа по следующей форме:

  • как в Примере 1, где оформлено сокращенное наименование организации, установленное ее уставом (постоянная часть штампа), а дата проставляется механическим датором, встроенным в типовую оснастку штампа, или
  • как в Примере 2, где еще добавляется название операции, осуществление которой данный штамп свидетельствует, – «ПОЛУЧЕНО» или «ПОСТУПИЛО».

Пример 1. Отметка о поступлении документа в организацию

Пример 2. Отметка о поступлении документа в организацию

Для последующего проставления отметки о регистрации также используются штампы. В них те же реквизиты, что и в штампе отметки о поступлении, но они дополняются зоной для внесения входящего номера документа, который обычно вписывается от руки:

Пример 3. Отметка о регистрации входящего документа

Если при работе с документами и заявлениями граждан требуется проставление обеих отметок (о поступлении и регистрации), то в порядке последовательности выполнения операций их проставляют в правом нижнем углу один над другим. Если же данные операции производятся одновременно, то можно ограничиться проставлением одного штампа с отметкой о регистрации входящего документа (как в Примере 3).

Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Когда формировать дела?

Сводная номенклатура дел на 2023 год введена в действие приказом, в котором есть пункт, требующий от руководителей всех структурных подразделений до 31.01.2023 года обеспечить формирование дел в подразделениях в соответствии с утвержденной номенклатурой дел на 2023 год. После указанной даты отдел документационного обеспечения осуществляет проверку формирования дел в подразделениях. Есть подразделения, которые оформили все папки на 2023 год, даже если документов для них нет (еще не появились). Есть также подразделения, которые говорят, что будут заводить папки только тогда, когда для них появятся документы, а просто так пустые папки на полках им не нужны. Ни в одном нормативном документе не удалось найти разъяснения, когда именно нужно формировать дела текущего года. Но даже если такого документа нет, то разве приказа директора о формировании дел до 31.01.2023 не достаточно, чтобы полностью оформить все дела в соответствии с номенклатурой подразделения? Как Вы считаете, когда нужно формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел: в начале года сразу оформить все папки, или же оформлять их по мере появления документов в течение года?

Срок хранения журнала регистрации документов

В делопроизводстве организации образуются документы, которые есть в Перечне 2019, но в нем нет журналов (реестров, регистров, списков и т.д.) их регистрации. Верна ли логика: хранить журналы регистрации каких-либо документов исходя из срока хранения самих регистрируемых документов? Где зафиксировано это правило? Действует ли это правило и для форм регистрации этих документов – см. примеры из Перечня 2019 далее. Если каким-либо документам установлены сроки хранения решением ЭК организации, значит, срок хранения журналов (реестров, регистров) таких документов будет таким же?

Как вести личное дело государственного гражданского служащего?

Как правильно вести личное дело государственного гражданского служащего и нумеровать его, если ранее у него имелось личное дело в другом государственном органе, которое передано по настоящему месту работы? Пример: госслужащий работал в министерстве «А», где у него было личное дело из 2 томов (в 1-м томе 250 страниц, во 2-м томе 100 страниц). Спустя время госслужащий поступил на работу в министерство «Б», где на него завели личное дело и запросили личное дело из министерства «А». Как вести опись на личное дело в министерстве «Б»: — продолжать опись тома 2 личного дела до 250 страницы, а затем заводить том 3? — или же по новому месту работы заводим новый том 3, где нумеруем заново, а второй том так и остается с сотней страниц? Укажите, пожалуйста, нормативные документы или статьи из вашего журнала, где ранее это было опубликовано.

Можно определить срок хранения по типовому перечню, если для этих документов он есть в ведомственном?

При составлении номенклатуры дел организация обязана пользоваться исключительно «своим» ведомственным перечнем (например, учреждение здравоохранения)? Если какие-то управленческие документы лучше указаны в типовом Перечне 2019 года, как быть? При этом сроки хранения специфическим отраслевым документам устанавливаем на основании ведомственного перечня. Например, в областной больнице (региональное учреждение здравоохранения) была номенклатура на 2023 год, сроки хранения управленческих (бухгалтерских) документов были установлены по Перечню 2019 года. При составлении номенклатуры дел на 2024 год медицинские документы будут определены по новому Перечню Министерства здравоохранения Российской Федерации. Что касается бухгалтерских и документов по личному составу, можно ли оставить сроки хранения этих документов по Перечню 2019 года, чтобы не тратить время на их пересмотр? Или необходимо все документы пересмотреть по новому Перечню Минздрава России и оставить по Перечню 2019 года только те, которых нет в Перечне Минздрава России?

Когда названия документов писать с большой буквы и брать ли в кавычки?

Когда в преамбуле и по тексту договора стоит писать названия видов документов («Договор», «Устав», «Доверенность») с большой буквы? Так многие делают, почему? Когда наименования видов документов стоит оформлять с большой буквы и когда с маленькой, например, «Инструкция по делопроизводству» или «инструкция по делопроизводству», «Положение о…» или «положение о…»? Когда их брать в кавычки, а когда нет? Есть какая-то логика или можно писать как угодно?

Как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис?

Подскажите, пожалуйста, как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис, например, Хож-Ахмед Султанович, Халимат Абрек-Зауровна?

В каком порядке указывать должность, ученую степень и звание, ФИО?

В какой последовательности необходимо указывать в организационно-правовых документах должность, ученую степень, ученое звание, фамилию и инициалы? Есть ли правила?

Как оформить документ ДСП: «обычный» и в области обороны

Можно ли у Вас получить пример оформления документов ДСП в соответствии с постановлением Правительства РФ от 26.11.2021 № 2052? В частности, несекретных сопроводительных писем с документами ДСП в приложении.