Организация контроля исполнительской дисциплины в коммерческом банке

Как организовать контроль исполнительской дисциплины? Что контролировать, по каким критериям и с какой периодичностью? Как осуществлять постановку документов (поручений) на контроль? Как автоматизировать данный процесс (в т.ч. перенос сроков, мониторинг, отчетность и др.)? Как увязать коэффициент ­исполнительской дисциплины по каждому сотруднику в СЭД с его премией?

Однажды ко мне пришел сотрудник, который принес контрольную карточку и отчет о выполнении поручения. Поручение это было дано ему руководством года 2-3 назад (какой-то длительный проект). Отчитываясь о выполнении, сотрудник проронил: «Надо же, еще помнят, я уж думал, про это все давно забыли». Да, действительно, наша система помнит все! Даже если меняются ответственные сотрудники.

Из теории менеджмента мы знаем, что контроль является одной из функций управления (планирование, организация, мотивация, контроль) в любой организации, в т.ч. в банковской сфере. При этом контроль является завершающим этапом управленческого цикла и позволяет руководителю получить обратную связь о том, насколько правильно функционирует организация, а также дает основания для осуществления необходимой корректировки деятельности. Контроль способствует усилению исполнительской дисциплины, повышению ответственности при выполнении решений и заданий руководства. Руководство организации осуществляет контроль в разных сферах ее деятельности: финансовой, договорной, трудовой, производственной, исполнительской, технологической и др. Сегодня мы поговорим об организации контроля ­исполнительской дисциплины на примере коммерческого банка.

Исполнительская дисциплинаэто своевременное и квалифицированное исполнение поручений руководства и документов (приказов, распоряжений, планов, предписаний и др.) сотрудниками организаций различных форм собственности.

Что и кто будет контролировать?

При организации системы контроля исполнительской дисциплины каждая организация решает для себя сама, что она будет контролировать, по каким критериям и с какой периодичностью. В банковской сфере вопрос исполнительской дисциплины является одним из приоритетных. Помимо того, что деятельность кредитных организаций достаточно жестко регулируется Центральным банком Российской Федерации, существует еще ряд обязательных требований различных органов и ведомств (МВД, ИФНС, таможенные органы, нотариальные конторы, судебные приставы, пенсионные фонды, фонды социального страхования, суды, адвокаты и др.), связанных с предоставлением различного рода информации и ­обязательных для исполнения в установленный срок. Так, например:

Фрагмент документа

Пункт 2 статьи 86 Налогового кодекса Российской Федерации

…Банки обязаны выдавать налоговым органам справки о наличии счетов, вкладов (депозитов) в банке и (или) об остатках денежных средств на счетах, вкладах (депозитах), выписки по операциям на счетах, по вкладам (депозитам) организаций, индивидуальных предпринимателей и физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями, а также справки об остатках электронных денежных средств и о переводах электронных денежных средств в соответствии с законодательством Российской Федерации в течение трех дней со дня получения мотивированного запроса налогового органа в случаях, предусмотренных настоящим пунктом…

Фрагмент документа

Статьи 69, 70 Федерального закона от 02.10.2007 № 229-ФЗ «Об исполнительном производстве»

…У налоговых органов, банков и иных кредитных организаций могут быть запрошены сведения:

1) о наименовании и местонахождении банков и иных кредитных организаций, в которых ­открыты счета должника;

2) о номерах расчетных счетов, количестве и движении денежных средств в рублях и иностранной валюте;

3) об иных ценностях должника, находящихся на хранении в банках и иных кредитных организациях.

Налоговые органы, органы, осуществляющие государственную регистрацию прав на имущество, лица, осуществляющие учет прав на ценные бумаги, банки и иные кредитные организации, иные органы и организации представляют запрошенные сведения в течение семи дней со дня получения запроса.

…Если на денежные средства, находящиеся на счетах должника, наложен арест, то судебный пристав-исполнитель в постановлении указывает, в каком объеме и порядке снимается наложенный им арест с денежных средств должника. Банк или иная кредитная организация обязаны в течение трех дней со дня получения постановления сообщить судебному приставу-исполнителю об исполнении указанного постановления…

…Банк или иная кредитная организация, осуществляющие обслуживание счетов должника, незамедлительно исполняют содержащиеся в исполнительном документе или постановлении судебного пристава-исполнителя требования о взыскании денежных средств, о чем в течение трех дней со дня их исполнения информирует взыскателя или судебного пристава-исполнителя…

Фрагмент документа

Статья 23 Федерального закона от 10.12.2003 № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле»

Органы и агенты валютного контроля и их должностные лица в пределах своей компетенции и в соответствии с законодательством Российской Федерации имеют право… запрашивать и получать документы и информацию, которые связаны с проведением валютных операций, открытием и ведением счетов. Обязательный срок для представления документов по запросам органов и агентов валютного контроля не может составлять менее семи рабочих дней со дня подачи запроса…

Основными принципами исполнительской дисциплины в нашем банке (который далее по тексту мы будем условно именовать «М-Банк» или Банк) являются:

  • своевременное (в установленный срок) выполнение поручений руководства;
  • своевременная подготовка ответов на письма судебных органов, органов внутренних дел, следственных органов, налоговых органов, Центрального банка РФ, Федеральной антимонопольной службы и иных органов государственной власти и правоохранительных органов;
  • своевременное согласование документов;
  • своевременный перенос сроков исполнения при невозможности выполнения поручения в установленный срок.

Понятно, что осуществлять тотальный контроль за всеми поручениями и процессами централизованно невозможно, поэтому в Банке осуществляется централизованный и децентрализованный контроль.

Централизованный контроль – контроль исполнения поручений руководства, осуществляемый уполномоченным должностным лицом, по результатам которого на рассмотрение руководству представляется отчет.

Децентрализованный контроль – контроль исполнения поручений, осуществляемый непосредственно автором поручения.

Под поручениями в данном случае понимаются задания руководства, изложенные в резолюциях, приказах, распоряжениях, актах, протоколах, планах мероприятий, отчетах и других организационно-распорядительных документах, подлежащих исполнению, и содержащие указание на срок исполнения и конкретного исполнителя.

Централизованному контролю подлежат поручения, которые имеют для деятельности Банка особо важное значение, невыполнение которых повлечет за собой негативные последствия и отразится на репутации банка, а именно:

  • входящая корреспонденция, если в резолюции руководителя содержится указание о подготовке ответа или выполнении каких-либо действий;
  • обращения клиентов;
  • приказы, распоряжения, если в них предусмотрены задания, сроки, ответственные;
  • протоколы общего собрания акционеров, совета директоров, правления;
  • планы мероприятий, утвержденные руководством Банка;
  • планы работ структурных подразделений.

Цена халатности и небрежности в отношении исполнения отдельных поручений достаточно высока. Судите сами:

Фрагмент документа

Статья 74 Федерального закона № 86-ФЗ «О Центральном банке РФ»

В случаях нарушения кредитной организацией федеральных законов, издаваемых в соответствии с ними нормативных актов и предписаний Банка России, непредставления информации, представления неполной или недостоверной информации, непроведения обязательного аудита, нераскрытия информации о своей деятельности и аудиторского заключения по ней Банк России имеет право требовать от кредитной организации устранения выявленных нарушений, взыскивать штраф в размере до 0,1 процента минимального размера уставного капитала либо ограничивать проведение кредитной организацией отдельных операций, в том числе с головной кредитной организацией банковской группы, головной организацией банковского холдинга, участниками банковской группы, участниками банковского холдинга, со связанным с ней лицом (связанными с ней лицами), на срок до шести месяцев…

Фрагмент документа

Статьи 126, 135.1 Налогового кодекса Российской Федерации

…Непредставление в установленный срок налоговому органу сведений о налогоплательщике, отказ лица представить имеющиеся у него документы, предусмотренные настоящим Кодексом, со сведениями о налогоплательщике по запросу налогового органа либо представление документов с заведомо недостоверными сведениями, если такое деяние не содержит признаков нарушения законодательства о налогах и сборах, предусмотренного статьей 135.1 настоящего Кодекса, влечет взыскание штрафа с организации или индивидуального предпринимателя в размере десяти тысяч рублей, с физического лица, не являющегося индивидуальным ­предпринимателем, – в размере одной тысячи рублей…

Непредставление банком справок о наличии счетов (счета инвестиционного товарищества), вкладов (депозитов) в банке и (или) об остатках денежных средств на счетах (счете инвестиционного товарищества), вкладах (депозитах), выписок по операциям на счетах (счете инвестиционного товарищества), по вкладам (депозитам) в налоговый орган в соответствии с пунктом 2 статьи 86 настоящего Кодекса и (или) несообщение об остатках денежных средств на счетах, операции по которым приостановлены, в соответствии с пунктом 5 статьи 76 настоящего Кодекса, а также представление справок (выписок) с нарушением срока или справок (выписок), содержащих недостоверные сведения, влечет взыскание штрафа в размере 20 тысяч рублей.

Фрагмент документа

Статьи 15.6, 17.4 Кодекса об административных правонарушениях Российской Федерации

Непредставление в установленный законодательством о налогах и сборах срок либо отказ от представления в налоговые органы, таможенные органы оформленных в установленном порядке документов и (или) иных сведений, необходимых для осуществления налогового контроля, а равно представление таких сведений в неполном объеме или в искаженном виде, за исключением случаев, предусмотренных частью 2 настоящей статьи, – влечет наложение административного штрафа на граждан в размере от ста до трехсот рублей; на должностных лиц – от трехсот до пятисот рублей...

Оставление должностным лицом без рассмотрения частного определения суда или представления судьи либо непринятие мер по устранению указанных в определении или представлении нарушений закона – влечет наложение административного штрафа в размере от пятисот до одной тысячи рублей.

Фрагмент документа

Статья 315 Уголовного кодекса Российской Федерации

Злостное неисполнение представителем власти, государственным служащим, служащим органа местного самоуправления, а также служащим государственного или муниципального учреждения, коммерческой или иной организации вступивших в законную силу приговора суда, решения суда или иного судебного акта, а равно воспрепятствование их исполнению – наказываются штрафом в размере до двухсот тысяч рублей или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до восемнадцати месяцев, либо лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до пяти лет, либо обязательными работами на срок до четырехсот восьмидесяти часов, либо принудительными работами на срок до двух лет, либо арестом на срок до шести месяцев, либо лишением свободы на срок до двух лет.

Централизованный контроль включает:

  • постановку документов и поручений, требующих исполнения, на контроль;
  • своевременное доведение поручений руководства до исполнителей;
  • мониторинг исполнительской дисциплины (проверка качества и свое­временности исполнения; наличие подтверждающих документов, взаимо­действие с исполнителями по вопросам выполнения поручений);
  • корректировку (перенос) сроков исполнения;
  • формирование отчетов об исполнительской дисциплине;
  • информирование руководства о результатах контроля;
  • снятие поручений с контроля;
  • принятие управленческих решений по исполнительской дисциплине.

Децентрализованному контролю подлежат:

  • поручения руководителя структурного подразделения подчиненным сотрудникам;
  • поручения, адресованные одним структурным подразделением другому.

Контроль исполнительской дисциплины в нашем Банке осуществляется в системе электронного документооборота (СЭД). Подразделением, ответственным за осуществление централизованного контроля является секретариат. Ответственным за осуществление децентрализованного контроля является непосредственно автор поручений.

Постановка документов (поручений) на контроль

Постановка на контроль входящей корреспонденции осуществляется после рассмотрения ее руководством и наложения резолюции. Постановка на контроль приказов, распоряжений, планов мероприятий, протоколов общего собрания акционеров, совета директоров, правления и др. – после их утверждения руководством Банка. Постановка на контроль поручений руководства осуществляется секретариатом в СЭД путем запуска процесса «Исполнение» из карточки документа. При этом в ­карточке процесса указывается (см. Рисунок 1):

  • поручение (обозначено цифрой 1),
  • срок исполнения (цифра 2),
  • исполнитель(и) (цифра 3),
  • контролер (при необходимости) (цифра 4),
  • проверяющий (при необходимости) (цифра 5).

Рисунок 1. Карточка процесса «Исполнение задачи»

Срок исполнения поручений устанавливается:

  • государственными органами власти,...

Вы видите начало этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 840 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Исполнение судебных и адвокатских запросов: сроки, санкции, примеры

На какие адвокатские запросы организация обязана отвечать. Какие есть основания для законного отказа давать ответ. Почему отказ надо тоже направлять в виде письма (показываем примеры). Как проверить статус адвоката через общедоступный реестр в интернете. Когда надо успеть ответить по существу либо отказать в письменном виде, на сколько можно продлить срок исполнения адвокатского запроса. Сроки ответа на судебные запросы информации и документов. Если они содержат конфиденциальную информацию, то как организация может ходатайствовать об их рассмотрении в закрытом судебном заседании и об ограничении к ним доступа (показываем пример). Кого и на сколько могут оштрафовать за игнорирование или срыв срока ответа на адвокатские и судебные запросы.

Оформление пункта приказа о контроле за его исполнением

Почему некоторые специалисты и руководители считают, что не нужно нумеровать пункт приказа о контроле его исполнения, если его оставляет за собой руководитель, подписавший приказ? Откуда пошло данное заблуждение? И как аргументировать необходимость нумерации? Цитируем правила и показываем примеры, закрепленные в нормативных и методических документах (объясняя логику «развития событий»). Как грамотно формулировать пункт о контроле исполнения приказа, если он остается за руководителем и если делегируется иному лицу, – какие есть варианты. Поводом для данной статьи стал вопрос нашего читателя.

Исполнение запросов государственных органов: сроки, санкции, примеры (часть 2)

Когда надо успеть исполнить запрос, требование госоргана о представлении документов / информации? Какие санкции за нарушение срока есть для должностных лиц и организаций? На эти вопросы даем ответы, учитывая специфику отдельных госорганов. В прошлом номере журнала разбирались с запросами правоохранительных органов (прокуратура, полиция, Следственный комитет, ФСБ России), в этом займемся налоговыми органами, трудовой инспекцией и другими органами государственного, муниципального контроля. Покажем, как правильно рассчитать срок исполнения различных требований: как определить дату получения в зависимости от способа доставки (лично, «Почта России», электронная почта, личный кабинет на сайте госоргана, ТКС) и вида госоргана (это важно, т.к. отсчет срока начинается на следующий день после получения)? что делать, если срок истекает в нерабочий день, – успеть исполнить в предыдущий или можно на следующий рабочий день? Когда можно отказать госоргану в представлении запрошенных сведений, документов? Как написать об их отсутствии? Как предупредить в сопроводительном письме о наличии в них персональных данных? Почему коммерческая тайна – не преграда?

Исполнение запросов государственных органов: сроки, санкции, примеры (часть 1)

Разберем, когда надо успеть исполнить запрос, требование госоргана о предоставлении документов / информации? Какие санкции за нарушение срока есть для должностных лиц и организаций? На эти вопросы дадим ответы, разбирая специфику отдельных госорганов. Рассмотрим запросы правоохранительных органов (прокуратура, полиция, Следственный комитет, ФСБ России), налоговых органов, трудовой инспекции и других органов государственного, муниципального контроля. Покажем, как правильно рассчитать срок исполнения различных требований: как определить дату получения в зависимости от способа доставки (лично, «Почта России», электронная почта, личный кабинет на сайте госоргана, ТКС) и вида госоргана (это важно, т.к. отсчет срока начинается на следующий день после получения)? что делать, если срок истекает в нерабочий день – успеть исполнить в предыдущий или можно на следующий рабочий день? даже когда дата исполнения указана в тексте требования, разногласия в ее понимании могут возникнуть из-за предлога перед датой :) как можно попросить сдвинуть срок? Когда можно отказать госоргану в предоставлении запрошенных сведений, документов? Как написать об их отсутствии? Как предупредить в сопроводительном письме о наличии в них персональных данных? Почему коммерческая тайна – не преграда? В этом номере журнала читайте 1-ю часть большой статьи – о запросах правоохранительных органов.

Оформляем резолюцию

Когда и на каких документах оформляется резолюция руководителем. Как ее оформить: из каких обязательных элементов она должна состоять, а что может «достраиваться автоматически» для минимизации усилий руководителя. Почему резолюцию лучше оформлять непосредственно на рассматриваемом бумажном документе либо в СЭД, избегая ее оформления на отдельном бланке. Как работникам наглядно показать их «делопроизводственные роли» в Регламенте работы с организационно-распорядительными документами: кто, что, когда делает. Поводом для этой статьи стал вопрос читателя.

Оформление пункта приказа о контроле за его исполнением

Почему некоторые специалисты и руководители считают, что не нужно нумеровать пункт приказа о контроле его исполнения, если его оставляет за собой руководитель, подписавший приказ? Откуда пошло данное заблуждение? И как аргументировать необходимость нумерации? Цитируем правила и показываем примеры, закрепленные в нормативных и методических документах (объясняя логику «развития событий»). Как грамотно формулировать пункт о контроле исполнения приказа, если он остается за руководителем и если делегируется иному лицу, – какие есть варианты. Поводом для данной статьи стал вопрос нашего читателя.

Контроль исполнения поручений в MS Excel

Автор напоминает основные принципы организации контроля исполнения поручений, а потом подробно объясняет, как удобнее автоматизировать эту работу с использованием стандартных возможностей MS Excel (какие поля в таблице регистрационной формы пригодятся, как настроить фильтрацию данных и пользоваться ею, какие сведения удобно выделять автоматически). Статья особенно пригодится тем, кому на покупку специализированного программного обеспечения для автоматизации делопроизводства денег пока не дают.

Исполнение запросов государственных органов: сроки, санкции, примеры (часть 2)

Когда надо успеть исполнить запрос, требование госоргана о представлении документов / информации? Какие санкции за нарушение срока есть для должностных лиц и организаций? На эти вопросы даем ответы, учитывая специфику отдельных госорганов. В прошлом номере журнала разбирались с запросами правоохранительных органов (прокуратура, полиция, Следственный комитет, ФСБ России), в этом займемся налоговыми органами, трудовой инспекцией и другими органами государственного, муниципального контроля. Покажем, как правильно рассчитать срок исполнения различных требований: как определить дату получения в зависимости от способа доставки (лично, «Почта России», электронная почта, личный кабинет на сайте госоргана, ТКС) и вида госоргана (это важно, т.к. отсчет срока начинается на следующий день после получения)? что делать, если срок истекает в нерабочий день, – успеть исполнить в предыдущий или можно на следующий рабочий день? Когда можно отказать госоргану в представлении запрошенных сведений, документов? Как написать об их отсутствии? Как предупредить в сопроводительном письме о наличии в них персональных данных? Почему коммерческая тайна – не преграда?