Top.Mail.Ru

Организация контроля исполнительской дисциплины в коммерческом банке

Как организовать контроль исполнительской дисциплины? Что контролировать, по каким критериям и с какой периодичностью? Как осуществлять постановку документов (поручений) на контроль? Как автоматизировать данный процесс (в т.ч. перенос сроков, мониторинг, отчетность и др.)? Как увязать коэффициент ­исполнительской дисциплины по каждому сотруднику в СЭД с его премией?

Однажды ко мне пришел сотрудник, который принес контрольную карточку и отчет о выполнении поручения. Поручение это было дано ему руководством года 2-3 назад (какой-то длительный проект). Отчитываясь о выполнении, сотрудник проронил: «Надо же, еще помнят, я уж думал, про это все давно забыли». Да, действительно, наша система помнит все! Даже если меняются ответственные сотрудники.

Из теории менеджмента мы знаем, что контроль является одной из функций управления (планирование, организация, мотивация, контроль) в любой организации, в т.ч. в банковской сфере. При этом контроль является завершающим этапом управленческого цикла и позволяет руководителю получить обратную связь о том, насколько правильно функционирует организация, а также дает основания для осуществления необходимой корректировки деятельности. Контроль способствует усилению исполнительской дисциплины, повышению ответственности при выполнении решений и заданий руководства. Руководство организации осуществляет контроль в разных сферах ее деятельности: финансовой, договорной, трудовой, производственной, исполнительской, технологической и др. Сегодня мы поговорим об организации контроля ­исполнительской дисциплины на примере коммерческого банка.

Исполнительская дисциплинаэто своевременное и квалифицированное исполнение поручений руководства и документов (приказов, распоряжений, планов, предписаний и др.) сотрудниками организаций различных форм собственности.

Что и кто будет контролировать?

При организации системы контроля исполнительской дисциплины каждая организация решает для себя сама, что она будет контролировать, по каким критериям и с какой периодичностью. В банковской сфере вопрос исполнительской дисциплины является одним из приоритетных. Помимо того, что деятельность кредитных организаций достаточно жестко регулируется Центральным банком Российской Федерации, существует еще ряд обязательных требований различных органов и ведомств (МВД, ИФНС, таможенные органы, нотариальные конторы, судебные приставы, пенсионные фонды, фонды социального страхования, суды, адвокаты и др.), связанных с предоставлением различного рода информации и ­обязательных для исполнения в установленный срок. Так, например:

Фрагмент документа

Пункт 2 статьи 86 Налогового кодекса Российской Федерации

…Банки обязаны выдавать налоговым органам справки о наличии счетов, вкладов (депозитов) в банке и (или) об остатках денежных средств на счетах, вкладах (депозитах), выписки по операциям на счетах, по вкладам (депозитам) организаций, индивидуальных предпринимателей и физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями, а также справки об остатках электронных денежных средств и о переводах электронных денежных средств в соответствии с законодательством Российской Федерации в течение трех дней со дня получения мотивированного запроса налогового органа в случаях, предусмотренных настоящим пунктом…

Фрагмент документа

Статьи 69, 70 Федерального закона от 02.10.2007 № 229-ФЗ «Об исполнительном производстве»

…У налоговых органов, банков и иных кредитных организаций могут быть запрошены сведения:

1) о наименовании и местонахождении банков и иных кредитных организаций, в которых ­открыты счета должника;

2) о номерах расчетных счетов, количестве и движении денежных средств в рублях и иностранной валюте;

3) об иных ценностях должника, находящихся на хранении в банках и иных кредитных организациях.

Налоговые органы, органы, осуществляющие государственную регистрацию прав на имущество, лица, осуществляющие учет прав на ценные бумаги, банки и иные кредитные организации, иные органы и организации представляют запрошенные сведения в течение семи дней со дня получения запроса.

…Если на денежные средства, находящиеся на счетах должника, наложен арест, то судебный пристав-исполнитель в постановлении указывает, в каком объеме и порядке снимается наложенный им арест с денежных средств должника. Банк или иная кредитная организация обязаны в течение трех дней со дня получения постановления сообщить судебному приставу-исполнителю об исполнении указанного постановления…

…Банк или иная кредитная организация, осуществляющие обслуживание счетов должника, незамедлительно исполняют содержащиеся в исполнительном документе или постановлении судебного пристава-исполнителя требования о взыскании денежных средств, о чем в течение трех дней со дня их исполнения информирует взыскателя или судебного пристава-исполнителя…

Фрагмент документа

Статья 23 Федерального закона от 10.12.2003 № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле»

Органы и агенты валютного контроля и их должностные лица в пределах своей компетенции и в соответствии с законодательством Российской Федерации имеют право… запрашивать и получать документы и информацию, которые связаны с проведением валютных операций, открытием и ведением счетов. Обязательный срок для представления документов по запросам органов и агентов валютного контроля не может составлять менее семи рабочих дней со дня подачи запроса…

Основными принципами исполнительской дисциплины в нашем банке (который далее по тексту мы будем условно именовать «М-Банк» или Банк) являются:

  • своевременное (в установленный срок) выполнение поручений руководства;
  • своевременная подготовка ответов на письма судебных органов, органов внутренних дел, следственных органов, налоговых органов, Центрального банка РФ, Федеральной антимонопольной службы и иных органов государственной власти и правоохранительных органов;
  • своевременное согласование документов;
  • своевременный перенос сроков исполнения при невозможности выполнения поручения в установленный срок.

Понятно, что осуществлять тотальный контроль за всеми поручениями и процессами централизованно невозможно, поэтому в Банке осуществляется централизованный и децентрализованный контроль.

Централизованный контроль – контроль исполнения поручений руководства, осуществляемый уполномоченным должностным лицом, по результатам которого на рассмотрение руководству представляется отчет.

Децентрализованный контроль – контроль исполнения поручений, осуществляемый непосредственно автором поручения.

Под поручениями в данном случае понимаются задания руководства, изложенные в резолюциях, приказах, распоряжениях, актах, протоколах, планах мероприятий, отчетах и других организационно-распорядительных документах, подлежащих исполнению, и содержащие указание на срок исполнения и конкретного исполнителя.

Централизованному контролю подлежат поручения, которые имеют для деятельности Банка особо важное значение, невыполнение которых повлечет за собой негативные последствия и отразится на репутации банка, а именно:

  • входящая корреспонденция, если в резолюции руководителя содержится указание о подготовке ответа или выполнении каких-либо действий;
  • обращения клиентов;
  • приказы, распоряжения, если в них предусмотрены задания, сроки, ответственные;
  • протоколы общего собрания акционеров, совета директоров, правления;
  • планы мероприятий, утвержденные руководством Банка;
  • планы работ структурных подразделений.

Цена халатности и небрежности в отношении исполнения отдельных поручений достаточно высока. Судите сами:

Фрагмент документа

Статья 74 Федерального закона № 86-ФЗ «О Центральном банке РФ»

В случаях нарушения кредитной организацией федеральных законов, издаваемых в соответствии с ними нормативных актов и предписаний Банка России, непредставления информации, представления неполной или недостоверной информации, непроведения обязательного аудита, нераскрытия информации о своей деятельности и аудиторского заключения по ней Банк России имеет право требовать от кредитной организации устранения выявленных нарушений, взыскивать штраф в размере до 0,1 процента минимального размера уставного капитала либо ограничивать проведение кредитной организацией отдельных операций, в том числе с головной кредитной организацией банковской группы, головной организацией банковского холдинга, участниками банковской группы, участниками банковского холдинга, со связанным с ней лицом (связанными с ней лицами), на срок до шести месяцев…

Фрагмент документа

Статьи 126, 135.1 Налогового кодекса Российской Федерации

…Непредставление в установленный срок налоговому органу сведений о налогоплательщике, отказ лица представить имеющиеся у него документы, предусмотренные настоящим Кодексом, со сведениями о налогоплательщике по запросу налогового органа либо представление документов с заведомо недостоверными сведениями, если такое деяние не содержит признаков нарушения законодательства о налогах и сборах, предусмотренного статьей 135.1 настоящего Кодекса, влечет взыскание штрафа с организации или индивидуального предпринимателя в размере десяти тысяч рублей, с физического лица, не являющегося индивидуальным ­предпринимателем, – в размере одной тысячи рублей…

Непредставление банком справок о наличии счетов (счета инвестиционного товарищества), вкладов (депозитов) в банке и (или) об остатках денежных средств на счетах (счете инвестиционного товарищества), вкладах (депозитах), выписок по операциям на счетах (счете инвестиционного товарищества), по вкладам (депозитам) в налоговый орган в соответствии с пунктом 2 статьи 86 настоящего Кодекса и (или) несообщение об остатках денежных средств на счетах, операции по которым приостановлены, в соответствии с пунктом 5 статьи 76 настоящего Кодекса, а также представление справок (выписок) с нарушением срока или справок (выписок), содержащих недостоверные сведения, влечет взыскание штрафа в размере 20 тысяч рублей.

Фрагмент документа

Статьи 15.6, 17.4 Кодекса об административных правонарушениях Российской Федерации

Непредставление в установленный законодательством о налогах и сборах срок либо отказ от представления в налоговые органы, таможенные органы оформленных в установленном порядке документов и (или) иных сведений, необходимых для осуществления налогового контроля, а равно представление таких сведений в неполном объеме или в искаженном виде, за исключением случаев, предусмотренных частью 2 настоящей статьи, – влечет наложение административного штрафа на граждан в размере от ста до трехсот рублей; на должностных лиц – от трехсот до пятисот рублей...

Оставление должностным лицом без рассмотрения частного определения суда или представления судьи либо непринятие мер по устранению указанных в определении или представлении нарушений закона – влечет наложение административного штрафа в размере от пятисот до одной тысячи рублей.

Фрагмент документа

Статья 315 Уголовного кодекса Российской Федерации

Злостное неисполнение представителем власти, государственным служащим, служащим органа местного самоуправления, а также служащим государственного или муниципального учреждения, коммерческой или иной организации вступивших в законную силу приговора суда, решения суда или иного судебного акта, а равно воспрепятствование их исполнению – наказываются штрафом в размере до двухсот тысяч рублей или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до восемнадцати месяцев, либо лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до пяти лет, либо обязательными работами на срок до четырехсот восьмидесяти часов, либо принудительными работами на срок до двух лет, либо арестом на срок до шести месяцев, либо лишением свободы на срок до двух лет.

Централизованный контроль включает:

  • постановку документов и поручений, требующих исполнения, на контроль;
  • своевременное доведение поручений руководства до исполнителей;
  • мониторинг исполнительской дисциплины (проверка качества и свое­временности исполнения; наличие подтверждающих документов, взаимо­действие с исполнителями по вопросам выполнения поручений);
  • корректировку (перенос) сроков исполнения;
  • формирование отчетов об исполнительской дисциплине;
  • информирование руководства о результатах контроля;
  • снятие поручений с контроля;
  • принятие управленческих решений по исполнительской дисциплине.

Децентрализованному контролю подлежат:

  • поручения руководителя структурного подразделения подчиненным сотрудникам;
  • поручения, адресованные одним структурным подразделением другому.

Контроль исполнительской дисциплины в нашем Банке осуществляется в системе электронного документооборота (СЭД). Подразделением, ответственным за осуществление централизованного контроля является секретариат. Ответственным за осуществление децентрализованного контроля является непосредственно автор поручений.

Постановка документов (поручений) на контроль

Постановка на контроль входящей корреспонденции осуществляется после рассмотрения ее руководством и наложения резолюции. Постановка на контроль приказов, распоряжений, планов мероприятий, протоколов общего собрания акционеров, совета директоров, правления и др. – после их утверждения руководством Банка. Постановка на контроль поручений руководства осуществляется секретариатом в СЭД путем запуска процесса «Исполнение» из карточки документа. При этом в ­карточке процесса указывается (см. Рисунок 1):

  • поручение (обозначено цифрой 1),
  • срок исполнения (цифра 2),
  • исполнитель(и) (цифра 3),
  • контролер (при необходимости) (цифра 4),
  • проверяющий (при необходимости) (цифра 5).

Рисунок 1. Карточка процесса «Исполнение задачи»

Срок исполнения поручений устанавливается:

  • государственными органами власти,...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 300 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

20% скидки на 2 полугодие 2021 г. на электронную версию журнала только в апреле + 10% по промокоду на любой тип подписки (бумажная, электронная, комплект с доступом к базе знаний) = 30%

Рекомендовано для вас

Если контролирующее исполнение ЛНА лицо уволилось, то надо ли переиздавать приказ?

Приказом мы утверждаем и вводим в действие внутренний нормативный документ и в последнем пункте приказа указываем должностное лицо, которое контролирует исполнение приказа. После его увольнения должны ли мы переподписывать приказ на новое должностное лицо, чтобы оно контролировало исполнение?

Исполнитель: кто им может быть и как отразить в документе

Исполнителем называется и тот, кто готовил проект документа, и тот, кто его будет исполнять. Как тогда называть этих лиц с разными ролями, чтобы их можно было различать в Инструкции по делопроизводству? Показаны примеры формулировок поручений для различных ситуаций: поручение дано группе лиц и один из них – ответственный исполнитель; одному руководителю (потом он сам его дробит на подпоручения и «раздает» своим подчиненным); организации или отделу; как поручение может «спускаться сверху вниз»; рядом с исполнителем можно сразу написать, кто это будет делать в случае его отсутствия. Показано, как отражать исполнителя, который готовил проект документа. Все это сделано на примерах, со схемами, с учетом особенностей входящего, исходящего и внутреннего документов. В конце статьи ответили на вопрос читателя, распутав путаницу с реквизитами и полномочиями службы делопроизводства.

Организация контроля исполнения документов – опыт Федерального агентства связи

Показан разработанный и утвержденный Россвязью Перечень сроков исполнения документов, который помогает исполнителям лучше ориентироваться в них. Вы узнаете, как контроль исполнения документов организован в этом агентстве. Какие документы и кто контролирует. Как распределяется ответственность. Каковы особенности исполнения документов и поручений Правительства РФ, взаимодействия между ФОИВ. Какая отчетность в СЭД помогает напоминать исполнителям о приближении дедлайна и систематически подводить итоги по исполнительской дисциплине. Сколько дней отводится на регистрацию поступивших документов. От какого события считать срок исполнения. Куда его переносить, если он выпадает на нерабочий день (например, новогодние каникулы). Как можно изменить срок исполнения и исполнителя. Те вопросы по контролю исполнения, которые не урегулированы в нормативных правовых актах, Россвязь определила в своих внутренних Инструкции по делопроизводству и Регламентах.

Разработка шаблона протокола, удобного для заполнения и контроля исполнения

Показываем, как разработать шаблон протокола в MS Word со всеми необходимыми реквизитами. Обращаем ваше внимание на рекомендации ГОСТ Р 7.0.97-2016 и Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях к этому виду документов. Добавляем собственные находки, которые позволят и вам сделать процесс оформления протокола для исполнителя простым и логичным, а также легко отслеживать поручения, проходящие сквозь несколько протоколов с уточнением сроков и деталей исполнения, чтобы было удобно их контролировать.

Исполнитель: кто им может быть и как отразить в документе

Исполнителем называется и тот, кто готовил проект документа, и тот, кто его будет исполнять. Как тогда называть этих лиц с разными ролями, чтобы их можно было различать в Инструкции по делопроизводству? Показаны примеры формулировок поручений для различных ситуаций: поручение дано группе лиц и один из них – ответственный исполнитель; одному руководителю (потом он сам его дробит на подпоручения и «раздает» своим подчиненным); организации или отделу; как поручение может «спускаться сверху вниз»; рядом с исполнителем можно сразу написать, кто это будет делать в случае его отсутствия. Показано, как отражать исполнителя, который готовил проект документа. Все это сделано на примерах, со схемами, с учетом особенностей входящего, исходящего и внутреннего документов. В конце статьи ответили на вопрос читателя, распутав путаницу с реквизитами и полномочиями службы делопроизводства.

Если контролирующее исполнение ЛНА лицо уволилось, то надо ли переиздавать приказ?

Приказом мы утверждаем и вводим в действие внутренний нормативный документ и в последнем пункте приказа указываем должностное лицо, которое контролирует исполнение приказа. После его увольнения должны ли мы переподписывать приказ на новое должностное лицо, чтобы оно контролировало исполнение?

Как в приказе зафиксировать контролирующее лицо?

В нашей организации в текстах приказов есть такая фраза: «Сектору бухгалтерского учета провести инвентаризацию основных фондов и о результатах доложить МНЕ». Честно говоря, «корежит» от этой фразы. Говорю коллегам, что нельзя в распорядительной части приказа употреблять личные местоимения, необходимо формулировать: «...и о результатах доложить начальнику отделения». Иначе приказ приобретает оттенок разговорной речи, что недопустимо в официальных документах. Как это доказать? Где найти правило?

Организация контроля исполнения документов – опыт Федерального агентства связи

Показан разработанный и утвержденный Россвязью Перечень сроков исполнения документов, который помогает исполнителям лучше ориентироваться в них. Вы узнаете, как контроль исполнения документов организован в этом агентстве. Какие документы и кто контролирует. Как распределяется ответственность. Каковы особенности исполнения документов и поручений Правительства РФ, взаимодействия между ФОИВ. Какая отчетность в СЭД помогает напоминать исполнителям о приближении дедлайна и систематически подводить итоги по исполнительской дисциплине. Сколько дней отводится на регистрацию поступивших документов. От какого события считать срок исполнения. Куда его переносить, если он выпадает на нерабочий день (например, новогодние каникулы). Как можно изменить срок исполнения и исполнителя. Те вопросы по контролю исполнения, которые не урегулированы в нормативных правовых актах, Россвязь определила в своих внутренних Инструкции по делопроизводству и Регламентах.