Top.Mail.Ru
Контроль исполнения документов – важнейшая составляющая ежедневной работы службы ДОУ, которая по праву считается и одной из самых трудоемких. Предлагаем вам бюджетный вариант его автоматизации при отсутствии СЭД – с помощью программы Microsoft Outlook, которую многие привыкли использовать только для работы с ­электронной почтой.

Коротко освежим в памяти ключевые моменты контроля исполнения задач по документам. Начало всему – резолюция руководителя, в которой указываются исполнитель, содержание поручения и срок его исполнения. Контролер (секретарь, специалист службы делопроизводства) доводит до исполнителя, во-первых, сам документ, во-вторых, поручение директора. После этого он должен проследить, чтобы поручение было выполнено в установленный срок и, если это принято в организации, за несколько дней до конца срока напоминает исполнителю о поручении. Периодически (раз в месяц, квартал или год) контролер составляет справку-отчет о количестве просроченных, с перенесенным сроком исполнения и выполненных вовремя заданиях. На основании справки-отчета руководство делает выводы об уровне исполнительской ­дисциплины, которые ­впоследствии отражаются на размере ­премиальных.

Предлагаем автоматизировать описанный процесс с помощью почтового клиента MS Outlook (мы работаем в версии 2013).

Направляем задачу исполнителю

Запускаем программу MS Outlook и переходим в меню «Задачи» – нажимаем на иконку с изображением планшета и галочки. В открывшемся представлении находим команду «Создать задачу» и нажимаем на нее.

Откроется окно новой задачи. По умолчанию вновь создаваемая задача предназначена самому пользователю, так что эта функция программы удобна еще и как своего рода ежедневник. Здесь мы ненадолго остановимся и изучим возможности пользователя, представленные во вкладке ­«ЗАДАЧА» (Рисунок 1):

  • в группе команд «Действие» представлен стандартный набор операций с задачей: ее можно сохранить, удалить, переслать другому ­пользователю или связать с заметкой в OneNote;
  • команда «Показ» предлагает выбрать один из вариантов представления задачи: стандартный или подробный (когда видно поля «Дата завершения», «Объем работ», «Реально затрачено», «Организация», «Расстояние», «Расходы»);
  • группа команд «Управление задачей» – ключевая для реализации функции контроля исполнения документов, так как именно отсюда задача может быть направлена исполнителю (кнопка «Назначить задачу»), а также отмечена как завершенная с дополнительной возможностью составить отчет;
  • интересна также команда «Повторение», которая очень удобна, если задание требуется выполнять регулярно и с установленной периодичностью (например, ежемесячно представлять какой-нибудь отчет). При нажатии на кнопку открывается окно, в котором легко сделать ­задачу повторяющейся;
  • команда «Тэги» позволяет присвоить задаче степень важности.

Рисунок 1. Вкладки (верхнее меню) в окне новой задачи

Три следующие вкладки «Вставка», «Формат текста», «Рецензирование» ничего необычного и принципиально значимого для контроля исполнения документов собой не представляют, поэтому подробно рассматривать их не будем. Скажем только, что их цель – изложить задание максимально полно и наглядно, приложив все нужные файлы, схемы и рисунки и оптимально оформив текст.

Итак,...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Внешнеэкономическая деятельность без бумажных документов

Для принятия осознанного решения о переходе на юридически значимый электронный документооборот (ЭДО) со своим зарубежным контрагентом нужно понять принципиальные вещи. Какую экономию времени и денег дает переход в цифру (приводим данные Евразийского банка развития, ФТС России и др.)? Как легализовать свою электронную подпись на территории другого государства и иностранную электронную подпись в России? Есть ли нерешенные проблемы для практического перехода на трансграничный электронный документооборот? С партнерами из каких стран российский бизнес уже может перейти на электронный документооборот, благодаря налаженной инфраструктуре? Что делать, если интересующей вас страны в этом списке пока нет? Каков алгоритм действий для подключения к трансграничному ЭДО? Наши ответы на эти вопросы помогут вам в принятии решения о переходе на трансграничный ЭДО.

Механизм использования электронной подписи и метки доверенного времени

Все больший объем электронных документов ставит задачу обеспечения их доказательной силы (юридической значимости) на весь период хранения. Сомнения вызывает возможность подтвердить значимость документа при истекшем сроке действия сертификата ключа проверки электронной подписи. Какие есть способы сохранения доказательной силы документа? Как на это влияет срок действия сертификата электронной подписи? Чем отличаются разные виды электронных подписей? Какие способы их создания и механизмы проверки существуют? Обязательно ли включать в состав электронной подписи метку доверенного времени? Как она работает и что меняется с ее применением в процедуре проверки электронной подписи? Что делать, если в момент передачи электронного документа в архив истек срок действия сертификата ключа проверки электронной подписи? Ответим на эти вопросы в статье... Без освоения базовых технических понятий здесь не обойтись :)

Как получить квалифицированную электронную подпись в УЦ ФНС России

Какие организации бесплатно получают усиленную квалифицированную электронную подпись в удостоверяющем центре ФНС России. Куда за ней обращаться и что с собой взять. Что в результате получите от налоговой. Где можно будет использовать эту электронную подпись. Автор статьи показывает алгоритм действий с учетом изменений, внесенных в 2023 году. Отмечает и проблемы, часть которых его организации удалось разрешить. Данная статья написана по материалам выступления автора на Форуме ЭДО 2023.

Электронный документооборот в морских и речных пунктах пропуска

Рассказываем о концепции и плане развития электронного документооборота в морских и речных перевозках при прохождении товаров через таможенные пункты пропуска внутри Евразийского экономического союза и на его внешнем контуре. Осязаемым результатом этой деятельности стал «Портал Морской порт»: им пользуются уже 20 тысяч участников, а за 2023 год на нем оформлено более 130 тысяч судовых дел (рост этого показателя составил более 100% за последние 5 лет).

Режим рецензирования в Word: автоматическое выявление правок

Режим «Рецензирование» существенно облегчает разработку, согласование вордовского документа группой людей – он автоматически фиксирует каждую вставку, удаление, перемещение текста, форматирование и все это пользователи еще могут комментировать! Показываем, как управлять отображением правок (каким способом, какие типы и от каких пользователей показывать, как определить автора изменений, как распечатать исходный или окончательный вариант текста). Как выявить правки, которые коллега пытался вставить незаметно! Можно объединить в одном документе правки от разных людей, присланные ими в разных версиях файла. А еще можно защитить документ от редактирования либо установить пользователям пределы дозволенного. Даже если режимом «Рецензирование» уже пользуетесь, из этой статьи сможете узнать новые «ювелирные» настройки, которые сделают вашу работу еще удобнее.

Контроль исполнения поручений в MS Excel

Автор напоминает основные принципы организации контроля исполнения поручений, а потом подробно объясняет, как удобнее автоматизировать эту работу с использованием стандартных возможностей MS Excel (какие поля в таблице регистрационной формы пригодятся, как настроить фильтрацию данных и пользоваться ею, какие сведения удобно выделять автоматически). Статья особенно пригодится тем, кому на покупку специализированного программного обеспечения для автоматизации делопроизводства денег пока не дают.

Презентация годового отчета и плана

Раскрыты секреты создания эффектной презентации в современном стиле для деловых отчетов и планов: как сделать данные наглядными, как привлекать внимание, как лучше форматировать гистограммы и диаграммы, как использовать шрифты, цвета и картинки, где взять бесплатные фото и иконки. Описаны интересные возможности программы PowerPoint из Microsoft Office, которые стоит применять.

Что препятствует массовому переходу организаций к безбумажной модели документооборота

Приведен список из более 60 действующих нормативных правовых и методических документов в сфере управления документами, которые мы систематизировали по 6 разделам: требования к документированию деятельности, автоматизации, работе с документами и данными, их хранению, работе с электронными документами и подписями и др. Авторы статьи рассматривают причины, по которым данная система регламентации и существующие подходы в СЭД пока не позволяют массово внедрить безбумажную модель документооборота. Предложено сформировать эталонную модель цифрового документооборота электронных подлинников документов (с готовыми решениями вместо перечня правил) в виде отечественного стандарта. Его разработкой уже занимается экспертная компания «ДокМенеджмент Консалт», рассказываем, какие пробелы он призван восполнить, какие конкретные методики работы воплотить.