Top.Mail.Ru

Ассортимент ИТ-решений для контроля исполнения поручений руководителя

Предлагаем вам обзор доступных сейчас программ для автоматизации проведения совещаний, контроля исполнения поручений, сбора статусов по задачам, формирования итоговой отчетности об исполнительской дисциплине. Как можно поделить зоны ответственности по контролю исполнения поручений между службой делопроизводства и личными помощниками руководителей (в крупных и малых организациях). Как помощнику (секретарю) преодолевать саботаж исполнителей, которым не нравится идея отчитываться перед ним о проделанной работе.

Кто контролирует

В классическом советском управлении уже был накоплен опыт организации контроля исполнения поручений: когда сроковый контроль возлагался на службу делопроизводства (или специальную группу контроля в ее составе), а контроль по существу (правильности выполнения) поручался руководителю, сформулировавшему поручение, либо он делегировал это руководителю уровнем пониже. Потому в приказах мы часто видим заключительный пункт:

  • «Контроль за исполнением приказа оставляю за собой» или
  • «Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя генерального директора Иванова А.А.».

Вся эта система контроля исполнения была регламентирована.

Сейчас же все чаще в небольших организациях встречается ситуация, когда и сроковый контроль, и контроль по существу руководитель устно поручает своему помощнику (секретарю, ассистенту). Тогда у последнего должен быть высокий уровень компетенций и четкие инструкции от руководителя о том, чего надо добиться. Кроме того, помощнику приходится объяснять особо гордым сотрудникам, «с чего это вдруг они должны перед ним отчитываться».

Что делать ассистенту, если сотрудники саботируют контроль? Это происходит в основном из-за отсутствия понимания, что помощник выступает от лица руководителя и является его правой рукой, доверенным лицом. Здесь помощнику можно дать 2 рекомендации:

  • заручиться поддержкой руководителя. Важно, чтобы именно руководитель донес до сотрудников, что контроль от его лица осуществляет помощник. Очень часто именно этого шага не хватает, чтобы помощник приобрел авторитет в глазах сотрудников и его контроль отождествлялся с контролем руководителя;
  • писать письма через связки объяснения мотивов – это специальные речевые конструкции, объясняющие причину затребования информации. К примеру,
    • «по приказу генерального директора»,
    • «в соответствии с утвержденным регламентом»,
    • «по согласованию с Ивановым А.А.».

Только после того, как вы указали мотив, можно приступать к описанию задач и просьб в адрес сотрудников. Такой метод минимизирует их вопросы и саботаж.

Обратите внимание: в действующем профстандарте «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией» (утв. приказом Минтруда...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Как документировать представительские расходы

Что такое представительские расходы? Какие затраты можно учесть в качестве представительских расходов, чтобы сэкономить на налоге на прибыль организации? Какие документы необходимо оформить, чтобы подтвердить осуществление представительских расходов? В этом номере читайте 1-ю часть статьи.

Правила создания пресс-релиза

Если Вы хотите привлечь внимание СМИ к своему мероприятию или продукту, то можете задействовать пресс-релизы. Как грамотно использовать этот инструмент, объясняем на примере и с наглядными схемами. А заодно вы узнаете о замечательных туристических поездах Деда Мороза, которыми можно воспользоваться не только на новогодних каникулах :)

Совещания: как тратить меньше времени и лучше контролировать результаты

Ведущий отечественный эксперт по тайм-менеджменту дает свои рекомендации по организации системы разнотипных совещаний, которая способна задать эффективный бизнес-ритм для продвижения проектов: предложена своя логика для небольших и крупных организаций. Даны отдельные советы по подготовке повестки, определению состава участников, ведению и протоколированию совещания, контролю исполнения принятых решений, по выбору оптимальных ИТ-решений для автоматизации этого процесса.

Церемония открытия: как грамотно организовать

Описан опыт организации церемоний открытия инфраструктурного объекта (моста), социально значимого объекта (парка) и памятника. Зачем коммерческой организации «играть в эти игры» (например, проводить церемонию открытия нового цеха или магазина). Даны 3 сценарных плана реальных мероприятий с подробным таймингом и уникальными идеями. Советы, как правильно перерезать красную ленточку, привлечь СМИ. Какие еще церемонии и эффектные действа можно использовать, чтобы произвести нужное впечатление на участников и гостей.

Режим рецензирования в Word: автоматическое выявление правок

Режим «Рецензирование» существенно облегчает разработку, согласование вордовского документа группой людей – он автоматически фиксирует каждую вставку, удаление, перемещение текста, форматирование и все это пользователи еще могут комментировать! Показываем, как управлять отображением правок (каким способом, какие типы и от каких пользователей показывать, как определить автора изменений, как распечатать исходный или окончательный вариант текста). Как выявить правки, которые коллега пытался вставить незаметно! Можно объединить в одном документе правки от разных людей, присланные ими в разных версиях файла. А еще можно защитить документ от редактирования либо установить пользователям пределы дозволенного. Даже если режимом «Рецензирование» уже пользуетесь, из этой статьи сможете узнать новые «ювелирные» настройки, которые сделают вашу работу еще удобнее.

Совещания: как тратить меньше времени и лучше контролировать результаты

Ведущий отечественный эксперт по тайм-менеджменту дает свои рекомендации по организации системы разнотипных совещаний, которая способна задать эффективный бизнес-ритм для продвижения проектов: предложена своя логика для небольших и крупных организаций. Даны отдельные советы по подготовке повестки, определению состава участников, ведению и протоколированию совещания, контролю исполнения принятых решений, по выбору оптимальных ИТ-решений для автоматизации этого процесса.

Контроль исполнения поручений в MS Excel

Автор напоминает основные принципы организации контроля исполнения поручений, а потом подробно объясняет, как удобнее автоматизировать эту работу с использованием стандартных возможностей MS Excel (какие поля в таблице регистрационной формы пригодятся, как настроить фильтрацию данных и пользоваться ею, какие сведения удобно выделять автоматически). Статья особенно пригодится тем, кому на покупку специализированного программного обеспечения для автоматизации делопроизводства денег пока не дают.

Как документировать представительские расходы

Что такое представительские расходы? Какие затраты можно учесть в качестве представительских расходов, чтобы сэкономить на налоге на прибыль организации? Какие документы необходимо оформить, чтобы подтвердить осуществление представительских расходов? В этом номере читайте 1-ю часть статьи.