Как организовать и задокументировать совещание коллегиального органа, планерку в кабинете руководителя, деловую встречу с важным коммерческим партнером (русскоязычным и иностранным)? В каждом случае есть свои особенности. Как правильно составить протокол и что обязательно указать в нем, чтобы придать ­необходимую юридическую силу? Какие при этом есть варианты и от чего они зависят?

Протокол (франц. protocole, от греч. protokollon – первый лист манускрипта):

  1. Официальный документ, в котором фиксируются какие-либо фактические обстоятельства (ход собрания, процессуальные или ­следственные действия, судебное заседание).
  2. В международном праве:
    • протокол договорный – официальный документ, чаще всего приложение к основному договору;
    • протокол дипломатический – общепринятые правила и традиции, соблюдаемые в международном общении (порядок нанесения визитов глав государств, правительств, формы проведения встреч, бесед).

Такое определение «протоколу» дает Большой энциклопедический словарь. А вот Современный толковый словарь русского языка Т.Е. Ефремовой значение этого слова фомулирует немного иначе:
1) документ с записью происходящего (на собрании, допросе и т.п.);
2) документ, удостоверяющий какой-либо факт, происшествие;
3) письменное соглашение между государствами (обычно по частным вопросам).

Во многих основных федеральных законах России (ГК РФ, ГПК, КоАП, КАС, АПК, УПК, ФЗ об ООО, ФЗ о АО, ФЗ о нотариате и др.) встречается упоминание о протоколах, более того устанавливаются определенные требования к порядку их составления. Останавливаться на тонкостях составления протоколов по административным или уголовным делам, а также процессуальных протоколов в рамках данной статьи мы не будем. Оставим в стороне и специфику корпоративного законодательства, которая диктует свои правила составления протоколов общих собраний владельцев бизнеса (акционеров в АО или участников в ООО). Нас ­сейчас будут интересовать:

  • совещания работников своей организации и
  • деловые встречи с коммерческими партнерами.

Протокол всегда документирует деятельность коллегиального органа или нескольких лиц. В нашей работе мы чаще всего имеем дело с протоколом, который является результатом деловой встречи с партнером или совещания работников организации.

А любое мероприятие требует тщательной подготовки, особенно если на нем принимаются стратегические решения или это встреча с важным коммерческим партнером. Уровень подготовки мероприятия зависит, прежде всего, от принятых в организации стандартов, возможностей, а также знаний делового этикета и правил проведения протокольных мероприятий секретарем. Вид мероприятия диктует свои правила его организации и протоколирования (приведем в Таблице 1 некоторые ориентиры).

Оформляем протокол

Для начала разберемся в юридическом смысле составления протокола, как документа:

  • он является документом (доказательством), фиксирующим событие – проведение заседания по конкретным вопросам повестки дня;
  • согласно распределению голосов по каждому вопросу определяется ответственность лиц, голосовавших за принятие решения и голосовавших против него;
  • протоколом устанавливаются конкретные решения, которые порождают определенные последствия;
  • протоколом (как и иным распорядительным документом, например, приказом) можно утверждать документы, например локальные нормативные акты (пункт 3.16 ГОСТ Р 6.30-2003 прямо указывает на такую возможность), см. Пример 1;
  • протоколом можно согласовывать что-либо (это упоминается в пункте 3.23 ГОСТ Р 6.30-2003), см. Пример 2.

Пример 1. Реквизит утверждения Положения общества протоколом

Пример 2. Согласование документа протоколом

Таблица 1. Особенности организации и протоколирования различных мероприятий

Протокол, согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОК 011-93), относится к группе организационно-распорядительной управленческой документации, а следовательно к нему применяются рекомендации по оформлению, изложенные в ГОСТ Р 6.30-2003. Как должен «выглядеть» протокол, достаточно подробно описано и в Методических рекомендациях по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 (далее по тексту – «Методические рекомендации»).

Фрагмент документа

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к ­оформлению документов». Пункт 3.20

...Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ­(«слушали», «выступили», «постановили», «решили»)...

Фрагмент документа

Государственная система документационного обеспечения управления
(утв. приказом Главархива СССР от 23.05.1988 № 33). Пункт 2.1.7

Государственная система документационного обеспечения управления
(утв. приказом Главархива СССР от 23.05.1988 № 33). Пункт 2.1.7

Ход обсуждения вопросов и решения, принимаемые на заседаниях коллегиальных органов, советах, собраниях, совещаниях, фиксируются в протоколах.

Протоколы оформляются на основании записи хода заседаний, стенограмм, звуковых записей и материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов постановлений или решений, повестки дня, ­списков приглашенных и др.).

Теперь давайте рассмотрим необходимые реквизиты и «элементы» содержания любого протокола. Реквизиты рассмотрим в порядке их ­расположения на листе бумаги в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003.

1. Наименование вида документа: указывают слово «Протокол» и уточнение (чего?), например «Протокол заседания финансового комитета».

2. Дата документа: располагается после наименования протокола и указывается конкретная дата заседания (а не дата окончательного ­оформления протокола, которая может быть несколькими днями позже).

3. Регистрационный номер документа: как правило, все протоколы заседаний нумеруют и учитывают, а систему нумерации (какие индексы присваиваются, например) устанавливают сами организации – как им удобно. Дату и номер протокола принято проставлять на одной строке.

Статус коллегиального органа (постоянно действующий или созданный для решения конкретных разовых задач) влияет на оформление регистрационных номеров ­документов, которые составляются в процессе его деятельности (обычно это протоколы заседаний и акты):

  • если коллегиальный орган является постоянно действующим, то его протоколы регистрируются в пределах срока его полномочий (а не в пределах календарного года, как обычно происходит с другими документами);
  • если он создан для решения разовой задачи, то его деятельность документируется обычно одним актом / протоколом. В этом случае на них не проставляются регистрационные номера, а документ идентифицируется по дате составления, наименованию автора документа и ­содержанию (заголовку к тексту).

4. Место составления документа: под датой и регистрационным номером указывают, как правило, населенный пункт, в котором проводилось заседание. Но на практике (а для протоколов, например, заседаний Совета директоров это обязательно) иногда принято указывать место проведения заседания с указанием...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 300 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Заключаем договор: какие изменения законодательства следует учесть

В июне 2015 года вступили в силу новые положения Гражданского кодекса РФ, касающиеся договорных отношений. Какие дополнительные риски и гарантии теперь необходимо учитывать при ведении деловых переговоров? Что считать юридически значимым сообщением? Почему стоит повысить бдительность к электронной переписке? Мы рекомендуем конкретные действия, формулировки для документов и электронной переписки, которые помогут избежать убытков, недопонимания с деловыми партнерами, а также злоупотреблений с их стороны.

Оформляем по-новому протоколы общих собраний участников ООО и АО

1 сентября 2014 г. вступили в силу изменения в ГК РФ, которые нужно учитывать при составлении всех протоколов общих собраний участников в ООО и в АО: теперь ­нужно по-новому подтверждать состав участников и принятие каждого решения. Как это делать? Для разных организаций установлена разная степень свободы в выборе среди следующих вариантов – подтверждать можно: профессиональным регистратором, нотариусом, совместно всеми участниками, частью участников, техническими средствами, иными способами (например, подписью председателя и секретаря собрания). Теперь придется менять либо состав оформляемых документов, либо содержание протокола. Мы прокомментировали все варианты. А наиболее подробно остановились на том, как организации самостоятельно (без привлечения и оплаты сторонних специалистов) можно документировать новые корпоративные действия: вас ждут образцы 4 протоколов, 1 свидетельства и 5 разных формулировок устава организации, в котором потребуется закрепить новый порядок.

Регламентируем работу коллегиальных органов

Вы узнаете, какие виды коллегиальных органов бывают, как можно организовать их работу. Прокомментированы и даны примеры формулировок для положения о коллегиальном органе и для инструкции по подготовке и проведению его ­заседаний, их протоколированию.

Документируем результаты годового общего собрания акционеров

Как осуществить голосование на общем собрании акционеров и как документально зафиксировать его результаты бюллетенями и протоколом счетной комиссии? Как подсчитать голоса при обычном и кумулятивном голосовании? Когда и как составляется протокол собрания с принятыми на нем решениями, как быть с его датами, нумерацией и приложениями? Какой комплекс документов по собранию потом нужно будет хранить? При ответе на вопросы юрист объясняет нюансы, выделяет обязательный состав информации в документах и факультативные варианты их оформления, приводит образцы необходимых документов.

Регламентируем работу коллегиальных органов

Вы узнаете, какие виды коллегиальных органов бывают, как можно организовать их работу. Прокомментированы и даны примеры формулировок для положения о коллегиальном органе и для инструкции по подготовке и проведению его ­заседаний, их протоколированию.

Документируем результаты годового общего собрания акционеров

Как осуществить голосование на общем собрании акционеров и как документально зафиксировать его результаты бюллетенями и протоколом счетной комиссии? Как подсчитать голоса при обычном и кумулятивном голосовании? Когда и как составляется протокол собрания с принятыми на нем решениями, как быть с его датами, нумерацией и приложениями? Какой комплекс документов по собранию потом нужно будет хранить? При ответе на вопросы юрист объясняет нюансы, выделяет обязательный состав информации в документах и факультативные варианты их оформления, приводит образцы необходимых документов.

Памятка по созыву годового общего собрания акционеров: сроки проведения и повестка дня

В какой период каждое АО должно успеть провести годовое общее собрание своих акционеров? Какие вопросы обязательны для рассмотрения на нем, а какие факультативны? Как документально оформить процедуру направления акционерами вопросов для включения в повестку дня собрания и выдвижения кандидатур на выборные должности? Кто и с соблюдением каких сроков формирует окончательную повестку дня собрания?

Заключаем договор: какие изменения законодательства следует учесть

В июне 2015 года вступили в силу новые положения Гражданского кодекса РФ, касающиеся договорных отношений. Какие дополнительные риски и гарантии теперь необходимо учитывать при ведении деловых переговоров? Что считать юридически значимым сообщением? Почему стоит повысить бдительность к электронной переписке? Мы рекомендуем конкретные действия, формулировки для документов и электронной переписки, которые помогут избежать убытков, недопонимания с деловыми партнерами, а также злоупотреблений с их стороны.