Top.Mail.Ru
Как организовать и задокументировать совещание коллегиального органа, планерку в кабинете руководителя, деловую встречу с важным коммерческим партнером (русскоязычным и иностранным)? В каждом случае есть свои особенности. Как правильно составить протокол и что обязательно указать в нем, чтобы придать ­необходимую юридическую силу? Какие при этом есть варианты и от чего они зависят?

Протокол (франц. protocole, от греч. protokollon – первый лист манускрипта):

  1. Официальный документ, в котором фиксируются какие-либо фактические обстоятельства (ход собрания, процессуальные или ­следственные действия, судебное заседание).
  2. В международном праве:
    • протокол договорный – официальный документ, чаще всего приложение к основному договору;
    • протокол дипломатический – общепринятые правила и традиции, соблюдаемые в международном общении (порядок нанесения визитов глав государств, правительств, формы проведения встреч, бесед).

Такое определение «протоколу» дает Большой энциклопедический словарь. А вот Современный толковый словарь русского языка Т.Е. Ефремовой значение этого слова фомулирует немного иначе:
1) документ с записью происходящего (на собрании, допросе и т.п.);
2) документ, удостоверяющий какой-либо факт, происшествие;
3) письменное соглашение между государствами (обычно по частным вопросам).

Во многих основных федеральных законах России (ГК РФ, ГПК, КоАП, КАС, АПК, УПК, ФЗ об ООО, ФЗ о АО, ФЗ о нотариате и др.) встречается упоминание о протоколах, более того устанавливаются определенные требования к порядку их составления. Останавливаться на тонкостях составления протоколов по административным или уголовным делам, а также процессуальных протоколов в рамках данной статьи мы не будем. Оставим в стороне и специфику корпоративного законодательства, которая диктует свои правила составления протоколов общих собраний владельцев бизнеса (акционеров в АО или участников в ООО). Нас ­сейчас будут интересовать:

  • совещания работников своей организации и
  • деловые встречи с коммерческими партнерами.

Протокол всегда документирует деятельность коллегиального органа или нескольких лиц. В нашей работе мы чаще всего имеем дело с протоколом, который является результатом деловой встречи с партнером или совещания работников организации.

А любое мероприятие требует тщательной подготовки, особенно если на нем принимаются стратегические решения или это встреча с важным коммерческим партнером. Уровень подготовки мероприятия зависит, прежде всего, от принятых в организации стандартов, возможностей, а также знаний делового этикета и правил проведения протокольных мероприятий секретарем. Вид мероприятия диктует свои правила его организации и протоколирования (приведем в Таблице 1 некоторые ориентиры).

Оформляем протокол

Для начала разберемся в юридическом смысле составления протокола, как документа:

  • он является документом (доказательством), фиксирующим событие – проведение заседания по конкретным вопросам повестки дня;
  • согласно распределению голосов по каждому вопросу определяется ответственность лиц, голосовавших за принятие решения и голосовавших против него;
  • протоколом устанавливаются конкретные решения, которые порождают определенные последствия;
  • протоколом (как и иным распорядительным документом, например, приказом) можно утверждать документы, например локальные нормативные акты (пункт 3.16 ГОСТ Р 6.30-2003 прямо указывает на такую возможность), см. Пример 1;
  • протоколом можно согласовывать что-либо (это упоминается в пункте 3.23 ГОСТ Р 6.30-2003), см. Пример 2.

Пример 1. Реквизит утверждения Положения общества протоколом

Пример 2. Согласование документа протоколом

Таблица 1. Особенности организации и протоколирования различных мероприятий

Протокол, согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОК 011-93), относится к группе организационно-распорядительной управленческой документации, а следовательно к нему применяются рекомендации по оформлению, изложенные в ГОСТ Р 6.30-2003. Как должен «выглядеть» протокол, достаточно подробно описано и в Методических рекомендациях по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 (далее по тексту – «Методические рекомендации»).

Фрагмент документа

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к ­оформлению документов». Пункт 3.20

...Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ­(«слушали», «выступили», «постановили», «решили»)...

Фрагмент документа

Государственная система документационного обеспечения управления
(утв. приказом Главархива СССР от 23.05.1988 № 33). Пункт 2.1.7

Государственная система документационного обеспечения управления
(утв. приказом Главархива СССР от 23.05.1988 № 33). Пункт 2.1.7

Ход обсуждения вопросов и решения, принимаемые на заседаниях коллегиальных органов, советах, собраниях, совещаниях, фиксируются в протоколах.

Протоколы оформляются на основании записи хода заседаний, стенограмм, звуковых записей и материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов постановлений или решений, повестки дня, ­списков приглашенных и др.).

Теперь давайте рассмотрим необходимые реквизиты и «элементы» содержания любого протокола. Реквизиты рассмотрим в порядке их ­расположения на листе бумаги в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003.

1. Наименование вида документа: указывают слово «Протокол» и уточнение (чего?), например «Протокол заседания финансового комитета».

2. Дата документа: располагается после наименования протокола и указывается конкретная дата заседания (а не дата окончательного ­оформления протокола, которая может быть несколькими днями позже).

3. Регистрационный номер документа: как правило, все протоколы заседаний нумеруют и учитывают, а систему нумерации (какие индексы присваиваются, например) устанавливают сами организации – как им удобно. Дату и номер протокола принято проставлять на одной строке.

Статус коллегиального органа (постоянно действующий или созданный для решения конкретных разовых задач) влияет на оформление регистрационных номеров ­документов, которые составляются в процессе его деятельности (обычно это протоколы заседаний и акты):

  • если коллегиальный орган является постоянно действующим, то его протоколы регистрируются в пределах срока его полномочий (а не в пределах календарного года, как обычно происходит с другими документами);
  • если он создан для решения разовой задачи, то его деятельность документируется обычно одним актом / протоколом. В этом случае на них не проставляются регистрационные номера, а документ идентифицируется по дате составления, наименованию автора документа и ­содержанию (заголовку к тексту).

4. Место составления документа: под датой и регистрационным номером указывают, как правило, населенный пункт, в котором проводилось заседание. Но на практике (а для протоколов, например, заседаний Совета директоров это обязательно) иногда принято указывать место проведения заседания с указанием полного адреса,...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Как получить максимальный результат от международных выставок

Описаны правила предоставления госсубсидий, компенсирующих затраты отечественным компаниям на участие в зарубежных выставках: до 700 тыс. руб. для малых и средних предприятий и до 2 млн для крупного бизнеса! Опыт участия в выставках, в т.ч. за границей, позволил автору сформулировать ценные советы: алгоритм подготовки к выставке, секреты успешного стенда и грамотной работы сотрудников на нем, что важно предусмотреть, как собирать деловые контакты и быстрее избавляться от «зевак», как подводить итоги, чтобы дважды не наступать на одни и те же грабли и получить максимальный эффект от своих вложений. В июле 2023 г. прошел саммит Россия – Африка, мы активно разворачиваемся в сторону этого континента. Поэтому в данной статье добавлены детали работы в Алжире – одной из ключевых стран Африки.

Деловые партнеры из Китая и Гонконга

Особенности национального характера китайских партнеров, их манера ведения переговоров (чего делать нельзя ни в коем случае, а что, наоборот, будет воспринято весьма благосклонно, почему китайцы тянут с принятием решений и др.). Как представляться и обращаться, обмениваться визитками. Где «у них» фамилия, а где имя. Как дарить и принимать подарки. Как вести себя за трапезой. Как одеваться. Чем отличаются китайцы материкового Китая и Гонконга. Привели в таблицах самые употребимые фразы (на мандаринском и кантонском наречиях).

Прием делегации для переговоров в своем офисе: советы по этикету

Статья содержит универсальные советы по деловому этикету: как назначать и подтверждать или переносить встречу; как встречать гостей, приветствовать, знакомиться, обмениваться визитками; что должно быть за столом переговоров; как вежливо прощаться. «Ничто не обходится нам так дешево и не ценится так дорого, как вежливость», – точно сформулировал Мигель де Сервантес. Какие-то вещи большинство чувствует интуитивно, а какие-то советы станут для вас новыми и помогут вам сформировать больше доброжелательных деловых контактов.

Проверяем иностранного контрагента

Как самостоятельно можно собрать информацию об иностранном контрагенте: какие публичные и частные реестры и базы данных в Интернете для этого можно использовать, какие корпоративные документы стоит запросить у партнера, когда потребуется их легализация и как она может быть оформлена. Но можно и заказать за плату сбор информации и ее представление в виде готовой бизнес-справки о контрагенте в ТПП России и у других экспертов.

Общие правила составления и оформления протокола

Только правильно составленный и оформленный протокол в полной мере может обеспечить юридическую силу решений, которые принимаются на основе принципа коллегиальности. Мы подробно объясняем, как следует оформлять каждый реквизит этого документа. Отмечаем, что в оформлении протокола является обязательным, а что факультативным. Демонстрируем множество примеров. Общий алгоритм составления и оформления протоколов заслуживает самого внимательного и подробного изучения не только секретарями, ведущими делопроизводство, но и руководителями, специалистами, организующими процедуры корпоративного управления.

Исполнитель: кто им может быть и как отразить в документе

Исполнителем называется и тот, кто готовил проект документа, и тот, кто его будет исполнять. Как тогда называть этих лиц с разными ролями, чтобы их можно было различать в Инструкции по делопроизводству? Показаны примеры формулировок поручений для различных ситуаций: поручение дано группе лиц и один из них – ответственный исполнитель; одному руководителю (потом он сам его дробит на подпоручения и «раздает» своим подчиненным); организации или отделу; как поручение может «спускаться сверху вниз»; рядом с исполнителем можно сразу написать, кто это будет делать в случае его отсутствия. Показано, как отражать исполнителя, который готовил проект документа. Все это сделано на примерах, со схемами, с учетом особенностей входящего, исходящего и внутреннего документов. В конце статьи ответили на вопрос читателя, распутав путаницу с реквизитами и полномочиями службы делопроизводства.

Деловые переговоры: как организовать и документировать договоренности до оформления договора

Как организовать деловые переговоры на высшем уровне: соблюсти протокол, что согласовать с приглашенной стороной, что надо организовать принимающей стороне. Как оформить программу пребывания иностранной делегации и программу переговоров. Кто и где должен встречать гостей, в каком порядке представляться, правила рассадки в автомобиле и за столом переговоров. Как при этом можно обезопасить участников от COVID-19. Как принято общаться, в т.ч. в нестандартных ситуациях (например, при опоздании одного из участников и др.). Как документально зафиксировать те договоренности, которые удалось достичь, если до заключения договора дело не дошло: см. образцы оформления протокола записи деловой беседы, протокола о намерениях, соглашения о сотрудничестве и организации взаимоотношений.

Подготовка к годовому собранию акционеров по новым правилам, «продиктованным» COVID-19

Этапы подготовки годового общего собрания акционеров свели в таблицу с указанием крайних сроков их осуществления. Объяснили, как изменились сроки в 2020 году из-за пандемии и какие АО могут изменить форму проведения собрания на заочную. Привели образцы: протокола заседания совета директоров о созыве такого собрания; проектов решений по вопросам повестки дня собрания; списка лиц, имеющих право на участие; уведомления акционера о проведении собрания; бланка бюллетеня для голосования. Опираясь на судебную практику, выявили, за какие прегрешения на этапе созыва собрания на какие суммы сейчас штрафуют – ​«разброс цен» оказался от 250 000 до 700 000 рублей.