Когда регистрировать протокол?
Подскажите, пожалуйста, есть ли правила регистрации протокола? Он должен регистрироваться день в день, или можно его регистрировать позже в СЭД?
Протокол (франц. protocole, от греч. protokollon – первый лист манускрипта):
Такое определение «протоколу» дает Большой энциклопедический словарь. А вот Современный толковый словарь русского языка Т.Е. Ефремовой значение этого слова фомулирует немного иначе:
1) документ с записью происходящего (на собрании, допросе и т.п.);
2) документ, удостоверяющий какой-либо факт, происшествие;
3) письменное соглашение между государствами (обычно по частным вопросам).
Во многих основных федеральных законах России (ГК РФ, ГПК, КоАП, КАС, АПК, УПК, ФЗ об ООО, ФЗ о АО, ФЗ о нотариате и др.) встречается упоминание о протоколах, более того устанавливаются определенные требования к порядку их составления. Останавливаться на тонкостях составления протоколов по административным или уголовным делам, а также процессуальных протоколов в рамках данной статьи мы не будем. Оставим в стороне и специфику корпоративного законодательства, которая диктует свои правила составления протоколов общих собраний владельцев бизнеса (акционеров в АО или участников в ООО). Нас сейчас будут интересовать:
Протокол всегда документирует деятельность коллегиального органа или нескольких лиц. В нашей работе мы чаще всего имеем дело с протоколом, который является результатом деловой встречи с партнером или совещания работников организации.
А любое мероприятие требует тщательной подготовки, особенно если на нем принимаются стратегические решения или это встреча с важным коммерческим партнером. Уровень подготовки мероприятия зависит, прежде всего, от принятых в организации стандартов, возможностей, а также знаний делового этикета и правил проведения протокольных мероприятий секретарем. Вид мероприятия диктует свои правила его организации и протоколирования (приведем в Таблице 1 некоторые ориентиры).
См. статью «Памятка по созыву годового общего собрания акционеров: сроки проведения и повестка дня»
Для начала разберемся в юридическом смысле составления протокола, как документа:
Таблица 1. Особенности организации и протоколирования различных мероприятий
Протокол, согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОК 011-93), относится к группе организационно-распорядительной управленческой документации, а следовательно к нему применяются рекомендации по оформлению, изложенные в ГОСТ Р 6.30-2003. Как должен «выглядеть» протокол, достаточно подробно описано и в Методических рекомендациях по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 (далее по тексту – «Методические рекомендации»).
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Пункт 3.20
...Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»)...
Государственная система документационного обеспечения управления
(утв. приказом Главархива СССР от 23.05.1988 № 33). Пункт 2.1.7
Государственная система документационного обеспечения управления
Ход обсуждения вопросов и решения, принимаемые на заседаниях коллегиальных органов, советах, собраниях, совещаниях, фиксируются в протоколах. Протоколы оформляются на основании записи хода заседаний, стенограмм, звуковых записей и материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов постановлений или решений, повестки дня, списков приглашенных и др.).
(утв. приказом Главархива СССР от 23.05.1988 № 33). Пункт 2.1.7
Теперь давайте рассмотрим необходимые реквизиты и «элементы» содержания любого протокола. Реквизиты рассмотрим в порядке их расположения на листе бумаги в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003.
1. Наименование вида документа: указывают слово «Протокол» и уточнение (чего?), например «Протокол заседания финансового комитета».
2. Дата документа: располагается после наименования протокола и указывается конкретная дата заседания (а не дата окончательного оформления протокола, которая может быть несколькими днями позже).
3. Регистрационный номер документа: как правило, все протоколы заседаний нумеруют и учитывают, а систему нумерации (какие индексы присваиваются, например) устанавливают сами организации – как им удобно. Дату и номер протокола принято проставлять на одной строке.
Статус коллегиального органа (постоянно действующий или созданный для решения конкретных разовых задач) влияет на оформление регистрационных номеров документов, которые составляются в процессе его деятельности (обычно это протоколы заседаний и акты):
4. Место составления документа: под датой и регистрационным номером указывают, как правило, населенный пункт, в котором проводилось заседание. Но на практике (а для протоколов, например, заседаний Совета директоров это обязательно) иногда принято указывать место проведения заседания с указанием полного адреса,...
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для
этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
Подскажите, пожалуйста, есть ли правила регистрации протокола? Он должен регистрироваться день в день, или можно его регистрировать позже в СЭД?
Какие культура, религия и языки преобладают в Индии. Как индийцы относятся ко времени и пунктуальности, как назначать встречи. Как правильно приветствовать и обратиться к человеку. Какие жесты уместны. Что индийцы сочтут оскорбительным. Как сформулировать отказ вежливо. К чему надо быть готовыми на переговорах. Как вести себя во время трапезы. Что стоит дарить. Что нас объединяет :)
Во второй части статьи, которая публикуется в этом номере журнала, показываем примеры оформления документов, которые налоговая требует для подтверждения представительских расходов: приказ, программа мероприятия со сметой расходов, отчет о проведенном мероприятии. Приводим пример Положения о представительских расходах. Ориентируем, какие первичные учетные и иные подтверждающие документы (чеки, договоры, счета, накладные, акты и т.п.) в каких случаях тоже придется собирать.
Что такое представительские расходы? Какие затраты можно учесть в качестве представительских расходов, чтобы сэкономить на налоге на прибыль организации? Какие документы необходимо оформить, чтобы подтвердить осуществление представительских расходов? В этом номере читайте 1-ю часть статьи.
Только правильно составленный и оформленный протокол в полной мере может обеспечить юридическую силу решений, которые принимаются на основе принципа коллегиальности. Мы подробно объясняем, как следует оформлять каждый реквизит этого документа. Отмечаем, что в оформлении протокола является обязательным, а что факультативным. Демонстрируем множество примеров. Общий алгоритм составления и оформления протоколов заслуживает самого внимательного и подробного изучения не только секретарями, ведущими делопроизводство, но и руководителями, специалистами, организующими процедуры корпоративного управления.
Исполнителем называется и тот, кто готовил проект документа, и тот, кто его будет исполнять. Как тогда называть этих лиц с разными ролями, чтобы их можно было различать в Инструкции по делопроизводству? Показаны примеры формулировок поручений для различных ситуаций: поручение дано группе лиц и один из них – ответственный исполнитель; одному руководителю (потом он сам его дробит на подпоручения и «раздает» своим подчиненным); организации или отделу; как поручение может «спускаться сверху вниз»; рядом с исполнителем можно сразу написать, кто это будет делать в случае его отсутствия. Показано, как отражать исполнителя, который готовил проект документа. Все это сделано на примерах, со схемами, с учетом особенностей входящего, исходящего и внутреннего документов. В конце статьи ответили на вопрос читателя, распутав путаницу с реквизитами и полномочиями службы делопроизводства.
Как организовать деловые переговоры на высшем уровне: соблюсти протокол, что согласовать с приглашенной стороной, что надо организовать принимающей стороне. Как оформить программу пребывания иностранной делегации и программу переговоров. Кто и где должен встречать гостей, в каком порядке представляться, правила рассадки в автомобиле и за столом переговоров. Как при этом можно обезопасить участников от COVID-19. Как принято общаться, в т.ч. в нестандартных ситуациях (например, при опоздании одного из участников и др.). Как документально зафиксировать те договоренности, которые удалось достичь, если до заключения договора дело не дошло: см. образцы оформления протокола записи деловой беседы, протокола о намерениях, соглашения о сотрудничестве и организации взаимоотношений.
Этапы подготовки годового общего собрания акционеров свели в таблицу с указанием крайних сроков их осуществления. Объяснили, как изменились сроки в 2020 году из-за пандемии и какие АО могут изменить форму проведения собрания на заочную. Привели образцы: протокола заседания совета директоров о созыве такого собрания; проектов решений по вопросам повестки дня собрания; списка лиц, имеющих право на участие; уведомления акционера о проведении собрания; бланка бюллетеня для голосования. Опираясь на судебную практику, выявили, за какие прегрешения на этапе созыва собрания на какие суммы сейчас штрафуют – «разброс цен» оказался от 250 000 до 700 000 рублей.