Как организовать и задокументировать совещание коллегиального органа, планерку в кабинете руководителя, деловую встречу с важным коммерческим партнером (русскоязычным и иностранным)? В каждом случае есть свои особенности. Как правильно составить протокол и что обязательно указать в нем, чтобы придать ­необходимую юридическую силу? Какие при этом есть варианты и от чего они зависят?

Протокол (франц. protocole, от греч. protokollon – первый лист манускрипта):

  1. Официальный документ, в котором фиксируются какие-либо фактические обстоятельства (ход собрания, процессуальные или ­следственные действия, судебное заседание).
  2. В международном праве:
    • протокол договорный – официальный документ, чаще всего приложение к основному договору;
    • протокол дипломатический – общепринятые правила и традиции, соблюдаемые в международном общении (порядок нанесения визитов глав государств, правительств, формы проведения встреч, бесед).

Такое определение «протоколу» дает Большой энциклопедический словарь. А вот Современный толковый словарь русского языка Т.Е. Ефремовой значение этого слова фомулирует немного иначе:
1) документ с записью происходящего (на собрании, допросе и т.п.);
2) документ, удостоверяющий какой-либо факт, происшествие;
3) письменное соглашение между государствами (обычно по частным вопросам).

Во многих основных федеральных законах России (ГК РФ, ГПК, КоАП, КАС, АПК, УПК, ФЗ об ООО, ФЗ о АО, ФЗ о нотариате и др.) встречается упоминание о протоколах, более того устанавливаются определенные требования к порядку их составления. Останавливаться на тонкостях составления протоколов по административным или уголовным делам, а также процессуальных протоколов в рамках данной статьи мы не будем. Оставим в стороне и специфику корпоративного законодательства, которая диктует свои правила составления протоколов общих собраний владельцев бизнеса (акционеров в АО или участников в ООО). Нас ­сейчас будут интересовать:

  • совещания работников своей организации и
  • деловые встречи с коммерческими партнерами.

Протокол всегда документирует деятельность коллегиального органа или нескольких лиц. В нашей работе мы чаще всего имеем дело с протоколом, который является результатом деловой встречи с партнером или совещания работников организации.

А любое мероприятие требует тщательной подготовки, особенно если на нем принимаются стратегические решения или это встреча с важным коммерческим партнером. Уровень подготовки мероприятия зависит, прежде всего, от принятых в организации стандартов, возможностей, а также знаний делового этикета и правил проведения протокольных мероприятий секретарем. Вид мероприятия диктует свои правила его организации и протоколирования (приведем в Таблице 1 некоторые ориентиры).

Оформляем протокол

Для начала разберемся в юридическом смысле составления протокола, как документа:

  • он является документом (доказательством), фиксирующим событие – проведение заседания по конкретным вопросам повестки дня;
  • согласно распределению голосов по каждому вопросу определяется ответственность лиц, голосовавших за принятие решения и голосовавших против него;
  • протоколом устанавливаются конкретные решения, которые порождают определенные последствия;
  • протоколом (как и иным распорядительным документом, например, приказом) можно утверждать документы, например локальные нормативные акты (пункт 3.16 ГОСТ Р 6.30-2003 прямо указывает на такую возможность), см. Пример 1;
  • протоколом можно согласовывать что-либо (это упоминается в пункте 3.23 ГОСТ Р 6.30-2003), см. Пример 2.

Пример 1. Реквизит утверждения Положения общества протоколом

Пример 2. Согласование документа протоколом

Таблица 1. Особенности организации и протоколирования различных мероприятий

Протокол, согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОК 011-93), относится к группе организационно-распорядительной управленческой документации, а следовательно к нему применяются рекомендации по оформлению, изложенные в ГОСТ Р 6.30-2003. Как должен «выглядеть» протокол, достаточно подробно описано и в Методических рекомендациях по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 (далее по тексту – «Методические рекомендации»).

Фрагмент документа

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к ­оформлению документов». Пункт 3.20

...Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ­(«слушали», «выступили», «постановили», «решили»)...

Фрагмент документа

Государственная система документационного обеспечения управления
(утв. приказом Главархива СССР от 23.05.1988 № 33). Пункт 2.1.7

Государственная система документационного обеспечения управления
(утв. приказом Главархива СССР от 23.05.1988 № 33). Пункт 2.1.7

Ход обсуждения вопросов и решения, принимаемые на заседаниях коллегиальных органов, советах, собраниях, совещаниях, фиксируются в протоколах.

Протоколы оформляются на основании записи хода заседаний, стенограмм, звуковых записей и материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов постановлений или решений, повестки дня, ­списков приглашенных и др.).

Теперь давайте рассмотрим необходимые реквизиты и «элементы» содержания любого протокола. Реквизиты рассмотрим в порядке их ­расположения на листе бумаги в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003.

1. Наименование вида документа: указывают слово «Протокол» и уточнение (чего?), например «Протокол заседания финансового комитета».

2. Дата документа: располагается после наименования протокола и указывается конкретная дата заседания (а не дата окончательного ­оформления протокола, которая может быть несколькими днями позже).

3. Регистрационный номер документа: как правило, все протоколы заседаний нумеруют и учитывают, а систему нумерации (какие индексы присваиваются, например) устанавливают сами организации – как им удобно. Дату и номер протокола принято проставлять на одной строке.

Статус коллегиального органа (постоянно действующий или созданный для решения конкретных разовых задач) влияет на оформление регистрационных номеров ­документов, которые составляются в процессе его деятельности (обычно это протоколы заседаний и акты):

  • если коллегиальный орган является постоянно действующим, то его протоколы регистрируются в пределах срока его полномочий (а не в пределах календарного года, как обычно происходит с другими документами);
  • если он создан для решения разовой задачи, то его деятельность документируется обычно одним актом / протоколом. В этом случае на них не проставляются регистрационные номера, а документ идентифицируется по дате составления, наименованию автора документа и ­содержанию (заголовку к тексту).

4. Место составления документа: под датой и регистрационным номером указывают, как правило, населенный пункт, в котором проводилось заседание. Но на практике (а для протоколов, например, заседаний Совета директоров это обязательно) иногда принято указывать место проведения заседания с указанием полного...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 300 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Внимание!
Ловите годовую подписку 2022 в сентябре!
Скидка становится меньше с каждым месяцем.

Рекомендовано для вас

Как организовать фуршет

В результате смягчения антиковидных ограничений в ряде регионов постепенно оживает деловая активность. Продолжая цикл публикаций об организации деловых встреч, переходим к теме фуршета. Практически все фуршеты организуются с привлечением обслуживающего персонала специализированных компаний. Расскажем вам, что в этом процессе важно знать помощнику руководителя: в какое время и по какому поводу стоит устраивать фуршет, как правильно составить меню в расчете на 1 гостя, как организовать обслуживание, как пригласить гостей на фуршет и как следует вести себя во время мероприятия.

Конструктор документов – новый бесплатный инструмент для Вас

На нашем сайте delo-press.ru появился новый полезный инструмент, сейчас им можно пользоваться бесплатно. Он уже содержит почти 200 образцов полностью оформленных документов под различные ситуации (далее его будем постоянно пополнять). Каждый документ сбоку содержит подборку статей и вопрос-ответов, разъясняющих особенности его составления. Каждый документ можно скачать себе на компьютер, открыть в Word и изменить его данные на свои. Документы, сделанные при помощи такого Конструктора, корректны с точки зрения делопроизводственных правил оформления и содержат юридически выверенные формулировки. И пусть грамотных документов в вашей организации станет больше! А ваших усилий для этого потребуется меньше!

Можно ли в тексте протокола сделать раздел «ОТМЕТИЛИ»?

Можно ли в тексте протокола заседания помимо разделов: «СЛУШАЛИ – ​РЕШИЛИ» выделить раздел «ОТМЕТИЛИ»? И таким образом структура текста протокола получится такой: – Председатель; – Секретарь; – Присутствовали; – Приглашённые; – Повестка дня; – Выступили (просто без текста выступления) указание Ф.И.О. и должности докладчика; – Отметили; – Решили; – Подписи председателя и секретаря.

Нужен гриф утверждения на протоколе экспертной комиссии?

Необходимо ли проставлять гриф утверждения на протоколе заседания экспертной комиссии? Дело в том, что в компании председатель комиссии – ​это директор, если оформлять гриф утверждения, тогда он будет и подписывать протокол, и утверждать его. Правильно ли это?

Общие правила составления и оформления протокола

Только правильно составленный и оформленный протокол в полной мере может обеспечить юридическую силу решений, которые принимаются на основе принципа коллегиальности. Мы подробно объясняем, как следует оформлять каждый реквизит этого документа. Отмечаем, что в оформлении протокола является обязательным, а что факультативным. Демонстрируем множество примеров. Общий алгоритм составления и оформления протоколов заслуживает самого внимательного и подробного изучения не только секретарями, ведущими делопроизводство, но и руководителями, специалистами, организующими процедуры корпоративного управления.

Конструктор документов – новый бесплатный инструмент для Вас

На нашем сайте delo-press.ru появился новый полезный инструмент, сейчас им можно пользоваться бесплатно. Он уже содержит почти 200 образцов полностью оформленных документов под различные ситуации (далее его будем постоянно пополнять). Каждый документ сбоку содержит подборку статей и вопрос-ответов, разъясняющих особенности его составления. Каждый документ можно скачать себе на компьютер, открыть в Word и изменить его данные на свои. Документы, сделанные при помощи такого Конструктора, корректны с точки зрения делопроизводственных правил оформления и содержат юридически выверенные формулировки. И пусть грамотных документов в вашей организации станет больше! А ваших усилий для этого потребуется меньше!

Деловые переговоры: как организовать и документировать договоренности до оформления договора

Как организовать деловые переговоры на высшем уровне: соблюсти протокол, что согласовать с приглашенной стороной, что надо организовать принимающей стороне. Как оформить программу пребывания иностранной делегации и программу переговоров. Кто и где должен встречать гостей, в каком порядке представляться, правила рассадки в автомобиле и за столом переговоров. Как при этом можно обезопасить участников от COVID-19. Как принято общаться, в т.ч. в нестандартных ситуациях (например, при опоздании одного из участников и др.). Как документально зафиксировать те договоренности, которые удалось достичь, если до заключения договора дело не дошло: см. образцы оформления протокола записи деловой беседы, протокола о намерениях, соглашения о сотрудничестве и организации взаимоотношений.

Можно ли в тексте протокола сделать раздел «ОТМЕТИЛИ»?

Можно ли в тексте протокола заседания помимо разделов: «СЛУШАЛИ – ​РЕШИЛИ» выделить раздел «ОТМЕТИЛИ»? И таким образом структура текста протокола получится такой: – Председатель; – Секретарь; – Присутствовали; – Приглашённые; – Повестка дня; – Выступили (просто без текста выступления) указание Ф.И.О. и должности докладчика; – Отметили; – Решили; – Подписи председателя и секретаря.