Top.Mail.Ru

Регламентируем систему контроля исполнения документов (часть 2)

Как организовать современную систему контроля исполнения? В первой части статьи в прошлом номере журнала мы разобрались с видами и типами контроля, какими документами регламентируется контроль в небольшой и крупной организациях. В этом номере журнала перейдем к основным элементам контрольной работы, которые должны быть отражены в составе разделов Регламента контроля исполнения документов и поручений. Особое внимание уделим тому, что ставить на контроль, и срокам исполнения.
Окончание статьи. Начало в № 05 / 2016
Окончание статьи. Начало в № 05 / 2016

Основные термины

В практике контрольной работы широко применяется стандартизированное определение термина по ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»:

контроль исполнения документов – совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.

Определение является не совсем корректным, оно дается методом «само из себя». В нем не отражены два аспекта контроля исполнения, которые в нем всегда присутствуют:

  • контроль исполнения по существу принятых решений (управленческий контроль, отвечающий на вопросы: «правильно – неправильно», «достигнут ожидаемый результат – результат не достигнут или получен иной результат по сравнению с поручением / резолюцией»);
  • контроль исполнения по срокам (традиционный делопроизводственный сроковый контроль, отвечающий на вопрос «вовремя – невовремя»).

Практика последних лет показала, что службы делопроизводства осуществляли контроль исполнения документов фактически в обоих аспектах, хотя руководители должны были бы руководствоваться предоставленной ими статистикой «вовремя – невовремя», а остальное «делать сами» 1.

В ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования» контроль движения и использования документов в информационной системе определяется исключительно в технологическом аспекте как:

  • контроль действий с документами и информацией о них в системе;
  • контроль местоположения документов.

Контроль действий предполагает проверку:

  • этапов исполнения решений или выполнения операций, зафиксированных в документе;
  • распределения ответственности за действия между исполнителями в соответствии с их правами доступа в системе;
  • фиксирования дат предполагаемого и реального исполнения.

А контроль местоположения означает фиксирование факта включения документа в СУД / СЭД2 и фактов совершения операций с ним: регистрации, направления на рассмотрение (резолюция), исполнения, передачи и направления на хранение под ответственность исполнителя.

Назначение контроля в информационной системе (ИС) по ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 сформулировано как:

  • идентификация невыполнения требуемых действий;
  • обеспечение поиска документов;
  • предотвращение утраты документов;
  • мониторинг работы в ИС в целях ее «сохранения» в качестве инструмента управления документами и защиты информации.

То есть СУД / СЭД может предоставлять в форме отчетов независимо от исполнителя совершенно объективную информацию, позволяющую оценивать и «исполняемость» решений руководства, и уровень исполнительской дисциплины сотрудников. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 определяет СУД исключительно как информационную систему, поддерживающую операции работы с документами, поэтому контроль за технологией выполнения этих операций является важнейшим и обязательным функциональным требованием.

Пример 1. Термины и примеры их определений для включения в раздел «Термины и определения» Регламента контроля исполнения документов и поручений

исполнитель – сотрудник организации, осуществляющий действия по исполнению принятого решения и / или подготовку проекта документа;

ответственный исполнитель – в случае исполнения решения / поручения несколькими лицами, ответственный исполнитель руководит этим процессом и несет ответственность за его результат;

исполненный документ – документ, работа с которым завершена;

контроль – управленческая функция, которая осуществляется в организации с целью обеспечения ее управляемости, поддержания организационного порядка, технологической и исполнительской дисциплины;

контроль исполнения – совокупность управленческих действий и технологических операций, с помощью которых проводится проверка соответствия действий исполнителей установленным в организации нормам и правилам, указаниям вышестоящих руководителей, а также формулируются предложения по их совершенствованию;

контроль исполнения документов – совокупность управленческих действий и технологических операций, с помощью которых обеспечивается соблюдение сроков действия / актуальности и сроков осуществления указаний и действий по исполнению принятых / документированных управленческих решений и исполнению / подготовке проектов документов;

контрольная служба – структурное подразделение организации, осуществляющее административный контроль сроков действия / актуальности и сроков исполнения документов и документированных управленческих решений;

резолюция – указание уполномоченного должностного лица по исполнению документа, оформленное на нем; реквизит документа, оформляющий управленческое решение, принятое уполномоченным должностным лицом организации;

срок исполнения – период времени, в течение которого необходимо выполнить указание уполномоченного должностного лица; дата, при наступлении которой указание уполномоченного должностного лица должно быть выполнено.

Задачи контрольной работы

В любом внутреннем нормативном документе организации необходимо четко определить цель и задачи его создания. В контрольной работе задачами могут быть следующие:

1. Задачи в области организации системы контроля исполнения, например:

  • разработка организационных основ системы – распределение прав руководства принимать решения, подписывать документы и давать поручения по статусу автора (первый руководитель или его заместители), принципу принятия решений (коллегиальность или единоначалие);
  • поддержание целостности многоуровневой системы контроля исполнения в соответствии с уровнями управления организацией (с учетом контрольных полномочий и ответственности за реализацию регламентированных процедур и процессов, которая возлагается на руководителей подразделений до уровня начальника отдела или руководителя группы);
  • обеспечение приоритетного, своевременного и качественного исполнения решений и поручений контролирующих и регулирующих органов;
  • обеспечение мониторинга сроков исполнения и оценки качества исполнения...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Что такое «методическое руководство»

Какое можно дать определение понятию «методическое руководство» во внутреннем нормативном документе компании?

Годовая премия и индексация зарплат: как документировать изменения

В начале года сотрудники надеются на индексацию зарплат и премии по итогам года. Как быть работодателю, если он понимает, что финансово не потянет повышения ФОТ в той степени, как это было предусмотрено во внутренних документах. Во-первых, объясняем, какие есть варианты индексации зарплат (это может быть увязано не только с инфляцией за год). Во-вторых, сколько можно тянуть с выплатой премии по итогам года. В-третьих, как можно документировать новые обязательства, которые работодатель считает для себя реальными (ведь если он разорится, родному коллективу от этого легче не будет). Приводим образцы формулировок Положения об оплате труда, приказов и уведомлений работникам (комплект документов будет различаться для 2 ситуаций: когда изменяемые положения содержатся в трудовых договорах и когда в ЛНА).

Оформляем резолюцию

Когда и на каких документах оформляется резолюция руководителем. Как ее оформить: из каких обязательных элементов она должна состоять, а что может «достраиваться автоматически» для минимизации усилий руководителя. Почему резолюцию лучше оформлять непосредственно на рассматриваемом бумажном документе либо в СЭД, избегая ее оформления на отдельном бланке. Как работникам наглядно показать их «делопроизводственные роли» в Регламенте работы с организационно-распорядительными документами: кто, что, когда делает. Поводом для этой статьи стал вопрос читателя.

Архив входит в общий отдел. Как составить Положение о нем?

По структуре нашей организации (АО) архив входит в состав общего отдела. Необходимо ли издание отдельного Положения об архиве, если функции прописаны в Положении об общем отделе?

Контроль исполнения поручений в MS Excel

Автор напоминает основные принципы организации контроля исполнения поручений, а потом подробно объясняет, как удобнее автоматизировать эту работу с использованием стандартных возможностей MS Excel (какие поля в таблице регистрационной формы пригодятся, как настроить фильтрацию данных и пользоваться ею, какие сведения удобно выделять автоматически). Статья особенно пригодится тем, кому на покупку специализированного программного обеспечения для автоматизации делопроизводства денег пока не дают.

Договорная работа: современный подход и регламентация (часть 1)

В июньском номере журнала мы начинаем публикацию материалов, посвященных вопросам регламентации договорной работы на предприятии. В первой части статьи мы покажем основные этапы договорной работы, определим предмет договорного регламента, а далее детально разберемся с тем, как можно проверить добросовестность контрагента перед заключением сделки (как поделить договоры на разные группы риска, чтобы организовать для них разную глубину проверки потенциального партнера, какие документы у него можно запросить, как оформить результат проверки, для чего он может потребоваться).

Оформляем резолюцию

Когда и на каких документах оформляется резолюция руководителем. Как ее оформить: из каких обязательных элементов она должна состоять, а что может «достраиваться автоматически» для минимизации усилий руководителя. Почему резолюцию лучше оформлять непосредственно на рассматриваемом бумажном документе либо в СЭД, избегая ее оформления на отдельном бланке. Как работникам наглядно показать их «делопроизводственные роли» в Регламенте работы с организационно-распорядительными документами: кто, что, когда делает. Поводом для этой статьи стал вопрос читателя.

Исполнитель: кто им может быть и как отразить в документе

Исполнителем называется и тот, кто готовил проект документа, и тот, кто его будет исполнять. Как тогда называть этих лиц с разными ролями, чтобы их можно было различать в Инструкции по делопроизводству? Показаны примеры формулировок поручений для различных ситуаций: поручение дано группе лиц и один из них – ответственный исполнитель; одному руководителю (потом он сам его дробит на подпоручения и «раздает» своим подчиненным); организации или отделу; как поручение может «спускаться сверху вниз»; рядом с исполнителем можно сразу написать, кто это будет делать в случае его отсутствия. Показано, как отражать исполнителя, который готовил проект документа. Все это сделано на примерах, со схемами, с учетом особенностей входящего, исходящего и внутреннего документов. В конце статьи ответили на вопрос читателя, распутав путаницу с реквизитами и полномочиями службы делопроизводства.