В практике контрольной работы широко применяется стандартизированное определение термина по ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»:
контроль исполнения документов – совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.
Определение является не совсем корректным, оно дается методом «само из себя». В нем не отражены два аспекта контроля исполнения, которые в нем всегда присутствуют:
Практика последних лет показала, что службы делопроизводства осуществляли контроль исполнения документов фактически в обоих аспектах, хотя руководители должны были бы руководствоваться предоставленной ими статистикой «вовремя – невовремя», а остальное «делать сами» 1.
В ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования» контроль движения и использования документов в информационной системе определяется исключительно в технологическом аспекте как:
Контроль действий предполагает проверку:
А контроль местоположения означает фиксирование факта включения документа в СУД / СЭД2 и фактов совершения операций с ним: регистрации, направления на рассмотрение (резолюция), исполнения, передачи и направления на хранение под ответственность исполнителя.
Назначение контроля в информационной системе (ИС) по ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 сформулировано как:
То есть СУД / СЭД может предоставлять в форме отчетов независимо от исполнителя совершенно объективную информацию, позволяющую оценивать и «исполняемость» решений руководства, и уровень исполнительской дисциплины сотрудников. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 определяет СУД исключительно как информационную систему, поддерживающую операции работы с документами, поэтому контроль за технологией выполнения этих операций является важнейшим и обязательным функциональным требованием.
Пример 1. Термины и примеры их определений для включения в раздел «Термины и определения» Регламента контроля исполнения документов и поручений
исполнитель – сотрудник организации, осуществляющий действия по исполнению принятого решения и / или подготовку проекта документа;
ответственный исполнитель – в случае исполнения решения / поручения несколькими лицами, ответственный исполнитель руководит этим процессом и несет ответственность за его результат;
исполненный документ – документ, работа с которым завершена;
контроль – управленческая функция, которая осуществляется в организации с целью обеспечения ее управляемости, поддержания организационного порядка, технологической и исполнительской дисциплины;
контроль исполнения – совокупность управленческих действий и технологических операций, с помощью которых проводится проверка соответствия действий исполнителей установленным в организации нормам и правилам, указаниям вышестоящих руководителей, а также формулируются предложения по их совершенствованию;
контроль исполнения документов – совокупность управленческих действий и технологических операций, с помощью которых обеспечивается соблюдение сроков действия / актуальности и сроков осуществления указаний и действий по исполнению принятых / документированных управленческих решений и исполнению / подготовке проектов документов;
контрольная служба – структурное подразделение организации, осуществляющее административный контроль сроков действия / актуальности и сроков исполнения документов и документированных управленческих решений;
резолюция – указание уполномоченного должностного лица по исполнению документа, оформленное на нем; реквизит документа, оформляющий управленческое решение, принятое уполномоченным должностным лицом организации;
срок исполнения – период времени, в течение которого необходимо выполнить указание уполномоченного должностного лица; дата, при наступлении которой указание уполномоченного должностного лица должно быть выполнено.
См. статью «Создаем для документа предметный указатель средствами MS Word»
См. статью «Делаем ЛНА более наглядным» про использование скриншотов (фотографий изображений экрана)
См. статью «Удобная навигация по ЛНА: возможности Microsoft Word», чтобы создать оглавление и систему внутритекстовых ссылок, которые избавят пользователя от утомительной прокрутки страниц в поисках нужных фрагментов
В любом внутреннем нормативном документе организации необходимо четко определить цель и задачи его создания. В контрольной работе задачами могут быть следующие:
1. Задачи в области организации системы контроля исполнения, например:
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для
этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
К какому виду документов (локальных нормативных актов) относится Политика в области качества? Требуется ли обязательное издание приказа об утверждении и введении ее в действие? Каковы установленные требования к порядку ее оформления?
В организации имеется ряд локальных нормативных актов, которые более 10 лет не актуализировались. Можно ли приказом общества придать им статус «справочный / рекомендательный»?
Как регистрировать утвержденные ЛНА: возможные варианты, их плюсы и минусы. Как систематизировать и хранить ЛНА (в частности, как формировать в дела документы, утвержденные распорядительными документами и непосредственно подписью руководителя в грифе; что разбивать на тома, а что выделять в части дела – это поможет хранить объемные ЛНА в 100 и более страниц). Как вносить изменения в процессе использования ЛНА. Как отслеживать изменения и версии документов.
Все ЛНА (стандарты, положения, инструкции и т.д.) хранятся в одном структурном подразделении (централизованно). Каждый изданный ЛНА в отдельное дело не формируется и по направлениям деятельности тоже не формируется. Из-за большого количества документов (каждого вида более 400) все ЛНА сформированы в дела по видам. В номенклатуре дел это выглядит так, как показано в Таблице 1: Каким образом происходит ежегодное закрытие номенклатуры дел при таком объеме ЛНА (что указывается в третьей графе «Количество дел»): – указываются только отмененные ЛНА за год? по количеству каждого отдельного ЛНА или томов? – надо ли указывать остальные неотмененные ЛНА как переходящие, и если да, то каким образом?
Когда и на каких документах оформляется резолюция руководителем. Как ее оформить: из каких обязательных элементов она должна состоять, а что может «достраиваться автоматически» для минимизации усилий руководителя. Почему резолюцию лучше оформлять непосредственно на рассматриваемом бумажном документе либо в СЭД, избегая ее оформления на отдельном бланке. Как работникам наглядно показать их «делопроизводственные роли» в Регламенте работы с организационно-распорядительными документами: кто, что, когда делает. Поводом для этой статьи стал вопрос читателя.
Почему некоторые специалисты и руководители считают, что не нужно нумеровать пункт приказа о контроле его исполнения, если его оставляет за собой руководитель, подписавший приказ? Откуда пошло данное заблуждение? И как аргументировать необходимость нумерации? Цитируем правила и показываем примеры, закрепленные в нормативных и методических документах (объясняя логику «развития событий»). Как грамотно формулировать пункт о контроле исполнения приказа, если он остается за руководителем и если делегируется иному лицу, – какие есть варианты. Поводом для данной статьи стал вопрос нашего читателя.
Автор напоминает основные принципы организации контроля исполнения поручений, а потом подробно объясняет, как удобнее автоматизировать эту работу с использованием стандартных возможностей MS Excel (какие поля в таблице регистрационной формы пригодятся, как настроить фильтрацию данных и пользоваться ею, какие сведения удобно выделять автоматически). Статья особенно пригодится тем, кому на покупку специализированного программного обеспечения для автоматизации делопроизводства денег пока не дают.
Исполнителем называется и тот, кто готовил проект документа, и тот, кто его будет исполнять. Как тогда называть этих лиц с разными ролями, чтобы их можно было различать в Инструкции по делопроизводству? Показаны примеры формулировок поручений для различных ситуаций: поручение дано группе лиц и один из них – ответственный исполнитель; одному руководителю (потом он сам его дробит на подпоручения и «раздает» своим подчиненным); организации или отделу; как поручение может «спускаться сверху вниз»; рядом с исполнителем можно сразу написать, кто это будет делать в случае его отсутствия. Показано, как отражать исполнителя, который готовил проект документа. Все это сделано на примерах, со схемами, с учетом особенностей входящего, исходящего и внутреннего документов. В конце статьи ответили на вопрос читателя, распутав путаницу с реквизитами и полномочиями службы делопроизводства.
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
