Top.Mail.Ru

Об общих правилах исчисления сроков исполнения в управлении и в делопроизводстве.

Вопрос
До какого момента нужно успеть выполнить поручение, если поручительский пункт сформулирован с предлогом «до»? Например, «Начальнику отдела Завальской М.Н. представить отчет в срок до 23.12.2015». Означает ли это, что всё нужно успеть сделать до 23.12.2015, т.е. 22 декабря? Как правильно ­сформулировать срок исполнения, чтобы избежать разночтений? Что делать, если при указании срока исполнения ошиблись и назначили его на воскресенье 27.12.2015? Куда в этом случае сдвигается срок исполнения – на предыдущий день или на последующий?
Отвечает

Общие правила исчисления сроков исполнения в управлении и в делопроизводстве сейчас применяются по умолчанию как обычай делового оборота. Но сложились они благодаря Единой государственной системе делопроизводства (М., 1974) и Государственной системе документационного обеспечения управления (М., 1991), на основании требований которых в инструкциях по делопроизводству всех ­организаций должны были быть отражены следующие правила:

  • Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях, если в действующем законодательстве и нормативных правовых актах специально не ­оговариваются особенности их исчисления (рабочие дни, время и т.п.). ­Например:
    • Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» устанавливает сроки рассмотрения обращений в днях, что по умолчанию подразумевает их исчисление в календарных днях;
    • а Федеральный закон от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» и «Правила подачи и рассмотрения жалоб на решения и действия (бездействие) федеральных органов исполнительной власти и их должностных лиц, федеральных государственных служащих, должностных лиц государственных внебюджетных фондов Российской Федерации» (утв. постановлением Правительства РФ от 16.08.2012 № 840) специально устанавливают сроки регистрации запроса, получения результата или его обжалования при оказании государственной или муниципальной услуги в рабочих днях;
    • в большинстве субъектов Российской Федерации сроки первичного рассмотрения и модерации электронных запросов и обращений граждан на порталы электронных услуг соответствующих органов исчисляются в часах (24 часа или 12 часов с момента поступления), а срок исполнения – в рабочих днях, что в государственных органах и органах местного самоуправления устанавливается специальными административными регламентами.
  • Если установленный срок исполнения приходится на выходной или праздничный день, то датой реального исполнения должен быть последний рабочий день, предшествующий выходному или праздничному дню. То есть при установленном сроке исполнения 27.12.2015 (воскресенье) сроком реального исполнения должно быть 25.12.2015 (пятница, последний рабочий день недели).
  • Установленный в документе срок исполнения «до 23.12.2015» означает, что именно в этот рабочий день сотрудник-исполнитель обязан предъявить конкретный результат своей работы по документу в течение рабочего дня (его продолжительность устанавливают правила внутреннего трудового распорядка, например с 9.00 до 18.00). Но лучше не тянуть до последнего дня, а сделать это раньше – как только дело сделано, поручение выполнено, мероприятие проведено, ответ отправлен и т.п.
  • Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты получения и регистрации поступившего документа, даты подписания, даты резолюции или поручения, утверждения или вступления в силу соответствующего документа. Именно поэтому служба делопроизводства или контрольное управление должны обеспечить передачу документа на исполнение в день его получения, регистрации и проставления резолюции руководителем. То есть дата в отметке о получении, дата в регистрационном штампе и дата резолюции должна быть, как правило, одной и той же датой, которая подтверждает обработку и рассмотрение документа «день в день» и включается в общий срок исполнения документа. Период согласования проекта документа в процессе исполнения и подготовки ответа также включается в общий срок исполнения.
  • Сроки исполнения могут быть индивидуальными и типовыми. Индивидуальные сроки исполнения указываются в самом документе или в резолюции руководителя, а типовые сроки исполнения закрепляются действующим законодательством и нормативными правовыми актами.
    В рамках регламентации делопроизводства в каждой организации должен быть разработан Перечень документов, подлежащих контролю исполнения, с указанием сроков их исполнения. Данный классификатор обычно сопрягается с основным классификационным справочником организации – Классификатором направлений / вопросов / участков деятельности, который обеспечивает рациональную организацию и автоматизацию операций регистрации и предварительного рассмотрения документов, направления их на исполнение, исполнение и даже ­правильное формирование дел на рабочих местах сотрудников-исполнителей.
    Современные «лучшие практики» рекомендуют также на основе анализа контрольных процедур и реальной исполнительской дисциплины утверждать сроки исполнения, которые будут обязательными для данной организации, причем более короткими, чем типовые сроки, установленные законодательством и нормативными правовыми актами.

Перечисленные правила исчисления сроков исполнения обычно закрепляются в Инструкции по делопроизводству организации или в специально разрабатываемых Положении о системе контроля и Регламентах контрольной работы, которые обязательны для соблюдения всеми сотрудниками организации.

Что же касается формулировок поручения, то хочу напомнить, что они не должны читаться буквально, т.к. представляют собой формализованные стандартные речевые формулы, характерные для делового стиля русского литературного языка. Периоды времени (временные границы) в речевых формулах, устанавливающих сроки исполнения, выражаются с использованием предлога «к», а с предлогом «до» ­преимущественно обозначаются границы расстояний. Поэтому формулировку поручительского пункта лучше оформить с установлением временной границы так, как это показано в Примере 1. А еще лучше будет избавиться от предлога и добавить, кому необходимо представить отчет (см. Пример 2).

Еще обратите внимание, что при оформлении даты цифровым способом сокращение «г.» в конце не ставят: правильно «23.12.2015», и неправильно «23.12.2015 г.».

Пример 1

«Начальнику отдела Завальской М.Н. представить отчет к 23.12.2015».

Пример 2

«Начальнику отдела Завальской М.Н. представить отчет . Срок: 23.12.2015».

Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Как закрывать 2 номенклатуры дел из-за внедрения СЭД

В 2021 году в середине года был переход из одной системы документооборота в другую. Раньше дела были только бумажные и номенклатуры дел в СЭД не было. Но в новой системе существует электронная номенклатура дел, соответственно все документы, которые оформлялись в компании с определенной даты (с 20.07.2021) – были внесены в новые созданные электронные дела и по ним существует своя электронная номенклатура дел. Каким образом необходимо проводить закрытие номенклатуры дел за 2021 год? Отдельно за период с 01.01.2021 по 20.07.2021 в бумажном виде, а потом за период с 20.07.2022 по 31.12.2022 в электронном виде?

Кто списывает исполненный документ «В ДЕЛО»?

Вопрос от администрации города. Если на документе проставлена резолюция руководителем, то после исполнения этот документ должен списать «В ДЕЛО» также руководитель? Какими правовыми актами это можно подтвердить?

Где и сколько хранить учетную политику?

Если учетная политика составлена на 2022 год, но данный документ является приложением к приказу от 2021 года, в дело какого года в итоге его подшивать: —  в дело 2021 года подшивается только приказ, а приложение к нему – в дело 2022 года? —  или приказ и приложение к нему формируются вместе в дело 2021 года?

Об учете судебной переписки

Как правильно вести учет судебной переписки? Регистрировать / хранить судебные письма отдельно или в общем реестре входящих документов?

Когда названия документов писать с большой буквы и брать ли в кавычки?

Когда в преамбуле и по тексту договора стоит писать названия видов документов («Договор», «Устав», «Доверенность») с большой буквы? Так многие делают, почему? Когда наименования видов документов стоит оформлять с большой буквы и когда с маленькой, например, «Инструкция по делопроизводству» или «инструкция по делопроизводству», «Положение о…» или «положение о…»? Когда их брать в кавычки, а когда нет? Есть какая-то логика или можно писать как угодно?

Можно ли печатать документ на обеих сторонах листа? С договорами так часто поступают. А как быть с письмами, актами и др.? Как при этом правильно нумеровать страницы? Чем все это регулируется сейчас? Или только правилами делового оборота?

Можно ли печатать документ на обеих сторонах листа? С договорами так часто поступают. А как быть с письмами, актами и др.? Как при этом правильно нумеровать страницы? Чем все это регулируется сейчас? Или только правилами делового оборота?

Как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис?

Подскажите, пожалуйста, как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис, например, Хож-Ахмед Султанович, Халимат Абрек-Зауровна?

Как оформить электронное приложение к бумажному документу? Как их переправить по почте?

Как оформить реквизит «Приложение» в случаях, когда: 1. Письмо и приложение к нему оформлены на бумажном носителе, но отправлены адресату будут только их скан-копии по электронной почте? 2. Письмо оформлено на бумажном носителе, а приложение к нему только в электронном виде, адресату письмо с приложением будет направлено по электронной почте? Что при этом написать на документе-приложении и в самом письме? Покажите, пожалуйста, как это грамотно оформить.