Top.Mail.Ru

Об общих правилах исчисления сроков исполнения в управлении и в делопроизводстве.

Вопрос
До какого момента нужно успеть выполнить поручение, если поручительский пункт сформулирован с предлогом «до»? Например, «Начальнику отдела Завальской М.Н. представить отчет в срок до 23.12.2015». Означает ли это, что всё нужно успеть сделать до 23.12.2015, т.е. 22 декабря? Как правильно ­сформулировать срок исполнения, чтобы избежать разночтений? Что делать, если при указании срока исполнения ошиблись и назначили его на воскресенье 27.12.2015? Куда в этом случае сдвигается срок исполнения – на предыдущий день или на последующий?
Отвечает

Общие правила исчисления сроков исполнения в управлении и в делопроизводстве сейчас применяются по умолчанию как обычай делового оборота. Но сложились они благодаря Единой государственной системе делопроизводства (М., 1974) и Государственной системе документационного обеспечения управления (М., 1991), на основании требований которых в инструкциях по делопроизводству всех ­организаций должны были быть отражены следующие правила:

  • Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях, если в действующем законодательстве и нормативных правовых актах специально не ­оговариваются особенности их исчисления (рабочие дни, время и т.п.). ­Например:
    • Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» устанавливает сроки рассмотрения обращений в днях, что по умолчанию подразумевает их исчисление в календарных днях;
    • а Федеральный закон от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» и «Правила подачи и рассмотрения жалоб на решения и действия (бездействие) федеральных органов исполнительной власти и их должностных лиц, федеральных государственных служащих, должностных лиц государственных внебюджетных фондов Российской Федерации» (утв. постановлением Правительства РФ от 16.08.2012 № 840) специально устанавливают сроки регистрации запроса, получения результата или его обжалования при оказании государственной или муниципальной услуги в рабочих днях;
    • в большинстве субъектов Российской Федерации сроки первичного рассмотрения и модерации электронных запросов и обращений граждан на порталы электронных услуг соответствующих органов исчисляются в часах (24 часа или 12 часов с момента поступления), а срок исполнения – в рабочих днях, что в государственных органах и органах местного самоуправления устанавливается специальными административными регламентами.
  • Если установленный срок исполнения приходится на выходной или праздничный день, то датой реального исполнения должен быть последний рабочий день, предшествующий выходному или праздничному дню. То есть при установленном сроке исполнения 27.12.2015 (воскресенье) сроком реального исполнения должно быть 25.12.2015 (пятница, последний рабочий день недели).
  • Установленный в документе срок исполнения «до 23.12.2015» означает, что именно в этот рабочий день сотрудник-исполнитель обязан предъявить конкретный результат своей работы по документу в течение рабочего дня (его продолжительность устанавливают правила внутреннего трудового распорядка, например с 9.00 до 18.00). Но лучше не тянуть до последнего дня, а сделать это раньше – как только дело сделано, поручение выполнено, мероприятие проведено, ответ отправлен и т.п.
  • Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты получения и регистрации поступившего документа, даты подписания, даты резолюции или поручения, утверждения или вступления в силу соответствующего документа. Именно поэтому служба делопроизводства или контрольное управление должны обеспечить передачу документа на исполнение в день его получения, регистрации и проставления резолюции руководителем. То есть дата в отметке о получении, дата в регистрационном штампе и дата резолюции должна быть, как правило, одной и той же датой, которая подтверждает обработку и рассмотрение документа «день в день» и включается в общий срок исполнения документа. Период согласования проекта документа в процессе исполнения и подготовки ответа также включается в общий срок исполнения.
  • Сроки исполнения могут быть индивидуальными и типовыми. Индивидуальные сроки исполнения указываются в самом документе или в резолюции руководителя, а типовые сроки исполнения закрепляются действующим законодательством и нормативными правовыми актами.
    В рамках регламентации делопроизводства в каждой организации должен быть разработан Перечень документов, подлежащих контролю исполнения, с указанием сроков их исполнения. Данный классификатор обычно сопрягается с основным классификационным справочником организации – Классификатором направлений / вопросов / участков деятельности, который обеспечивает рациональную организацию и автоматизацию операций регистрации и предварительного рассмотрения документов, направления их на исполнение, исполнение и даже ­правильное формирование дел на рабочих местах сотрудников-исполнителей.
    Современные «лучшие практики» рекомендуют также на основе анализа контрольных процедур и реальной исполнительской дисциплины утверждать сроки исполнения, которые будут обязательными для данной организации, причем более короткими, чем типовые сроки, установленные законодательством и нормативными правовыми актами.

Перечисленные правила исчисления сроков исполнения обычно закрепляются в Инструкции по делопроизводству организации или в специально разрабатываемых Положении о системе контроля и Регламентах контрольной работы, которые обязательны для соблюдения всеми сотрудниками организации.

Что же касается формулировок поручения, то хочу напомнить, что они не должны читаться буквально, т.к. представляют собой формализованные стандартные речевые формулы, характерные для делового стиля русского литературного языка. Периоды времени (временные границы) в речевых формулах, устанавливающих сроки исполнения, выражаются с использованием предлога «к», а с предлогом «до» ­преимущественно обозначаются границы расстояний. Поэтому формулировку поручительского пункта лучше оформить с установлением временной границы так, как это показано в Примере 1. А еще лучше будет избавиться от предлога и добавить, кому необходимо представить отчет (см. Пример 2).

Еще обратите внимание, что при оформлении даты цифровым способом сокращение «г.» в конце не ставят: правильно «23.12.2015», и неправильно «23.12.2015 г.».

Пример 1

«Начальнику отдела Завальской М.Н. представить отчет к 23.12.2015».

Пример 2

«Начальнику отдела Завальской М.Н. представить отчет . Срок: 23.12.2015».

Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Копии распорядительных документов включать в акт об уничтожении?

Нужно ли включать в Акт об уничтожении такие документы, как, например, «Приказы по основной деятельности. Копии». Очень сильно спорим с коллегами по данному вопросу. Считаю, что все документы по номенклатуре имеют 2 варианта «списания» из делопроизводства: или в описи (постоянного и свыше 10 лет хранения), или в акт на уничтожение (до 10 лет). Коллеги считают ненужным включать в акт копии распорядительных документов, которые направляются в подразделения и формируются подразделениями в соответствующие дела по их номенклатуре дел.

Какие организации и куда не могут передавать свои документы?

В новых правилах организации хранения от 2023 года в п. 5 раздела 1 прописано: государственным органам, органам местного самоуправления, государственным и муниципальным организациям запрещается передавать образовавшиеся в процессе их деятельности документы Архивного фонда Российской Федерации в музеи, библиотеки, научные организации, включенные в перечень, который утверждается Правительством Российской Федерации, и негосударственные организации. 1. Подскажите, а что это за перечень, который утверждается Правительством Российской Федерации, и где с ним можно ознакомиться? 2. Прошу прокомментировать этот пункт, распространяется ли он на АО?

Надо ли заверять распечатку из СЭД листа согласования?

Работаю в АО, дела с приказами ведем в гибридном формате: электронное (приказы с ЭП + скан-копии приказов, изначально созданных и согласованных в бумаге) и бумажное (приказы, созданные и согласованные в бумаге + распечатанные приказы с ЭП). И в первом, и во втором случаях в деле размещаются и соответствующие листы согласования. Но неужели мы обязаны прописать в Инструкции по делопроизводству, что лист согласования, распечатанный из ЭДО, должен быть оформлен и удостоверен? Может быть, АО может себе позволить и, соответственно, отразить в Инструкции по делопроизводству, что лист согласования из ЭДО как распечатку к распечатанному приказу с визуализацией ЭП можно приложить в том же виде, без заверений?

Что рассылать по подразделениям после утверждения номенклатуры дел?

После утверждения номенклатуры дел что, когда и как рассылается по подразделениям? Может ли номенклатура структурного подразделения, которую оно подавало в службу ДОУ своей организации, отличаться от соответствующего раздела утвержденной сводной номенклатуры дел? А если не отличается, то зачем после утверждения сводной номенклатуры делать такую рассылку по подразделениям (у них ведь и так все уже есть)?

Когда названия документов писать с большой буквы и брать ли в кавычки?

Когда в преамбуле и по тексту договора стоит писать названия видов документов («Договор», «Устав», «Доверенность») с большой буквы? Так многие делают, почему? Когда наименования видов документов стоит оформлять с большой буквы и когда с маленькой, например, «Инструкция по делопроизводству» или «инструкция по делопроизводству», «Положение о…» или «положение о…»? Когда их брать в кавычки, а когда нет? Есть какая-то логика или можно писать как угодно?

Как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис?

Подскажите, пожалуйста, как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис, например, Хож-Ахмед Султанович, Халимат Абрек-Зауровна?

В каком порядке указывать должность, ученую степень и звание, ФИО?

В какой последовательности необходимо указывать в организационно-правовых документах должность, ученую степень, ученое звание, фамилию и инициалы? Есть ли правила?

Как оформить документ ДСП: «обычный» и в области обороны

Можно ли у Вас получить пример оформления документов ДСП в соответствии с постановлением Правительства РФ от 26.11.2021 № 2052? В частности, несекретных сопроводительных писем с документами ДСП в приложении.