Top.Mail.Ru

Регламентируем систему контроля исполнения документов (часть 1)

Как организовать современную систему контроля исполнения? Какие виды и типы контроля существуют? Какими документами регламентируется контроль в небольшой и крупной организациях? Какие основные элементы контрольной работы должны быть отражены в составе разделов Регламента контроля исполнения документов и ­поручений?
Начало статьи. Окончание в № 06 / 2016
Начало статьи. Окончание в № 06 / 2016

Контроль и регулирование являются универсальной управленческой функцией. В управлении внедряется концепция «доказательного менеджмента», т.е. управления, опирающегося на реальные факты без личного или группового интересов. Достоверную информацию об исполнении необходимо получать прежде всего от руководителей, отвечающих за функцию или бизнес-процесс, и независимых контролеров, а не просто от конкретных исполнителей, которым исполнение и принятие ­решений «перепоручаются».

Как организуется современная система контроля исполнения

«Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477, уже не рассматривают контроль исполнения документов как одну из операций технологии делопроизводства. В настоящее время в каждом административном регламенте государственного органа и органа местного самоуправления, в любой программе, концепции, плане, в иных организационных документах, регламентирующих организационные процедуры и бизнес-процессы, выделяются специальные разделы «контроль за реализацией процедуры» и «показатели эффективности».

Система контроля исполнения документов и поручений в настоящее время рассматривается как часть системы внутреннего контроля организации, создание которой предусмотрено и действующим законодательством, и учредительными документами ­организаций.

Система внутреннего контроля – это средство для упорядоченного и эффективного ведения бизнеса, предотвращения ошибок и искажений, для исполнения управленческих решений, соблюдения требований законодательства, контроля за реализацией функций и услуг, за соблюдением организационного порядка. В совокупности эта система представляет собой:

  • структуру должностных лиц и подразделений с теми или иными контрольными функциями;
  • функции, методики и процедуры контроля;
  • комплекс регламентирующих документов, которые должны соблюдать все сотрудники организации;
  • и, наконец, регламентированная система контрольной работы позволяет ее нормировать, автоматизировать, реализовывать контрольные операции в информационных системах (ИС): системах...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Регламентируем систему контроля исполнения документов (часть 2)

Как организовать современную систему контроля исполнения? В первой части статьи в прошлом номере журнала мы разобрались с видами и типами контроля, какими документами регламентируется контроль в небольшой и крупной организациях. В этом номере журнала перейдем к основным элементам контрольной работы, которые должны быть отражены в составе разделов Регламента контроля исполнения документов и поручений. Особое внимание уделим тому, что ставить на контроль, и срокам исполнения.

Оперативные совещания: как их можно протоколировать и контролировать исполнение поручений?

Если общее собрание акционеров / участников или совещание совета директоров протоколируют со всей тщательностью и потом контролируют принятые на них решения, то к оперативным совещаниям у руководителя часто относятся «без должного ­уважения». А зря, ведь именно на них принимаются решения по текущим горящим вопросам. Предлагаем вам несколько современных и упрощенных способов протоколирования и контроля исполнения поручений, которые вполне можно применить именно к оперативным совещаниям. Они касаются формы представления решений в тексте протокола, использования интеллектуальных карт (Mind Maps), способов получения и фиксации информации о ходе выполнения поручений. Даны советы по грамотному вовлечению ­исполнителей в процессы протоколирования и контроля.

Система контроля исполнения документов, или Как запустить свой часовой механизм

Описаны ключевые элементы построения классической системы контроля исполнения документов в организации: что контролировать, как «дробить» поручение на группу исполнителей, как понимать ту или иную формулировку срока исполнения, кто что будет контролировать, какую информацию фиксировать и какую отчетность ­потом использовать. Показан алгоритм этого процесса.

Опыт использования коэффициента исполнительской дисциплины

Автор делится опытом АО «АТОМПРОЕКТ» по расчету коэффициента исполнительской дисциплины, который позволяет учитывать в числовой форме не только количество просроченных поручений, но и длительность задержки, их соотношение с вовремя выполненными поручениями, важность заданий. Имея на руках такой справедливый коэффициент, его можно применять при расчете мотивирующих выплат сотрудникам – и тогда исполнительская дисциплина переходит на качественно новый уровень!

Оперативные совещания: как их можно протоколировать и контролировать исполнение поручений?

Если общее собрание акционеров / участников или совещание совета директоров протоколируют со всей тщательностью и потом контролируют принятые на них решения, то к оперативным совещаниям у руководителя часто относятся «без должного ­уважения». А зря, ведь именно на них принимаются решения по текущим горящим вопросам. Предлагаем вам несколько современных и упрощенных способов протоколирования и контроля исполнения поручений, которые вполне можно применить именно к оперативным совещаниям. Они касаются формы представления решений в тексте протокола, использования интеллектуальных карт (Mind Maps), способов получения и фиксации информации о ходе выполнения поручений. Даны советы по грамотному вовлечению ­исполнителей в процессы протоколирования и контроля.

Опыт использования коэффициента исполнительской дисциплины

Автор делится опытом АО «АТОМПРОЕКТ» по расчету коэффициента исполнительской дисциплины, который позволяет учитывать в числовой форме не только количество просроченных поручений, но и длительность задержки, их соотношение с вовремя выполненными поручениями, важность заданий. Имея на руках такой справедливый коэффициент, его можно применять при расчете мотивирующих выплат сотрудникам – и тогда исполнительская дисциплина переходит на качественно новый уровень!

Контроль исполнения документов в MS Outlook

Контроль исполнения документов – важнейшая составляющая ежедневной работы службы ДОУ, которая по праву считается и одной из самых трудоемких. Предлагаем вам бюджетный вариант его автоматизации при отсутствии СЭД – с помощью программы Microsoft Outlook, которую многие привыкли использовать только для работы с ­электронной почтой.

Система контроля исполнения документов, или Как запустить свой часовой механизм

Описаны ключевые элементы построения классической системы контроля исполнения документов в организации: что контролировать, как «дробить» поручение на группу исполнителей, как понимать ту или иную формулировку срока исполнения, кто что будет контролировать, какую информацию фиксировать и какую отчетность ­потом использовать. Показан алгоритм этого процесса.