Оперативные совещания: как их можно протоколировать и контролировать исполнение поручений?

Если общее собрание акционеров / участников или совещание совета директоров протоколируют со всей тщательностью и потом контролируют принятые на них решения, то к оперативным совещаниям у руководителя часто относятся «без должного уважения». А зря, ведь именно на них принимаются решения по текущим горящим вопросам. Предлагаем вам несколько современных и упрощенных способов протоколирования и контроля исполнения поручений, которые вполне можно применить именно к оперативным совещаниям. Они касаются формы представления решений в тексте протокола, использования интеллектуальных карт (Mind Maps), способов получения и фиксации информации о ходе выполнения поручений. Даны советы по грамотному вовлечению исполнителей в процессы протоколирования и контроля.

Особенность протокола как вида документа состоит в том, что он содержит в себе не только принятые решения (распоряжения), но и описание хода обсуждения. Кроме того, протоколом может удостоверяться какой-либо факт (например, в случае с протоколом ДТП).

Пример 1. Разновидности протоколов

Но далее в статье мы будем говорить только о протоколах оперативных совещаний, которые относятся к числу организационно-распорядительных документов.

Допускаются полные и краткие формы протоколов. Полная форма используется для крупных мероприятий, ход которых необходимо зафиксировать полностью, включая все выступления (не только основных докладчиков), высказанные мнения, реплики и замечания. А краткий протокол может фиксировать только минимально необходимые сведения:

обсуждавшиеся на заседании вопросы,
фамилии докладчиков и
принятые решения.

Краткие формы протоколов характерны для оперативных совещаний либо в случае стенографирования заседания.

Формальный подход не помогает

Протоколирование оперативных или производственных совещаний (так называемых «планерок», «летучек») носит более свободный характер. Обычно такие совещания проводятся раз в неделю, чаще всего утром в понедельник, до начала основной работы. Протокол зачастую составляется формально. Секретарь записывает ход обсуждения, фиксирует принятые решения и через день-два рассылает участникам оформленный документ, а далее из-за отсутствия полноценной системы контроля часто приходится полагаться на сознательность исполнителей и память, а также волевые качества шефа.

Пример 2. Как директор совещания проводил

Руководитель одной строительной компании проводил по понедельникам еженедельные производственные совещания. Каждое начиналось с оценки прошедшей недели (перед глазами руководителя был всегда протокол предыдущего совещания), вопросы делились на блоки (например, как у нас ведутся проектные работы, что нового в закупках и т.п.). Ответственные работники отчитывались о проделанной работе, при особо резких замечаниях и даже обвинениях пытались свалить вину на другого: «Я проект не доделал, потому что мне вовремя документы не выдали из архива», «Материалы не доехали до объекта, потому что механик неисправную машину в рейс выпустил» и т.п. Конструктивной беседы обычно не получалось.

Руководитель кричал, что все плохо, сотрудники сидели, понурив головы, а секретарь записывал «ускорить», «увеличить», «улучшить», «устранить»… После окончания «совещания» сотрудники бежали на свои рабочие места, радуясь, что «экзекуция» закончилась. Секретарь оформляла протокол, иногда обращаясь с вопросами к какому-нибудь специалисту (например, как корректнее переформулировать решение «срочно закончить вторичку»), подписывала его у руководителя и рассылала на электронную почту сотрудников, указанных исполнителями. Контроль исполнения протоколов велся слабо, большей частью путем телефонного обзвона и выяснения, решен ли вопрос. Как правило, вопрос был не решен или на его решение требовалось больше времени, чем было записано в протоколе. Да и не понимали сотрудники, почему они должны отчитываться перед секретарем, который все равно ничего не смыслит в их работе. И вообще, надо работой заниматься, а не бумажки печатать.

Проходила неделя, наступал понедельник, руководитель снова устраивал разнос…

К сожалению, такая картина характерна для многих отечественных предприятий: культура исполнения документов все еще остается довольно низкой, поэтому одной из главных задач секретаря является создание удобного рабочего механизма контроля исполнения протоколов совещаний. Мы хотим рассказать о том, как секретарь может помочь руководителю, используя некие «облегченные» (менее трудоемкие) формы контроля, базис под них можно заложить еще при протоколировании совещания.

Табличная форма текста в протоколе

Приведем два примера протокола: с классическим представлением текста и табличным. Конечно, грамотный управленец знает, что каждое поручение должно четко говорить: кому, что и когда нужно сделать. То есть в тексте вместо «абстракции», отмеченной цифрой 1 в Примере 4, должны были бы красоваться конкретные поручения:

Пример 3. Правильная формулировка поручения

1.1. Начальнику монтажного цеха Школьнику А.Л. организовать работу в две смены на объектах «Красная Пресня-1» и «Стигма». Срок исполнения – 01.03.2016.

1.2. Начальнику проектного отдела Лазарюку П.А. направить заявку на подбор персонала для проектного отдела в отдел кадров. Срок исполнения – 18.02.2016.

А вот использование табличной формы сразу бы дисциплинировало и заставило правильно сформулировать поручения (см. строки, отмеченные цифрой 1 в Примере 5). Кроме того, в такую таблицу удобно добавлять сведения об исполнении поручений и тогда к следующему оперативному совещанию ситуация будет ясна и наглядно представлена (см. Пример 7). Это не только дисциплинирует руководителя и исполнителей, но и очень удобно шефу.

Использование табличной формы оправдано еще и потому, что на оперативных совещаниях обычно не столько важно зафиксировать ход обсуждения и выработки решения, сколько сформулировать план действий и потом отслеживать ход его выполнения. Как видите, в Примере 5 мы сильно упростили раздел «СЛУШАЛИ» (сравните его в Примерах 4 и 5, отмечено цифрами 2).

Еще одна тонкость: классический формуляр протокола подразумевает, что по каждому вопросу повестки дня мы сначала после слова «СЛУШАЛИ:» указываем докладчика, а всех последующих выступающих с сутью их предложений – после слова «ВЫСТУПИЛИ:». Но на оперативных совещаниях о ситуации может докладывать «профильный специалист» и следом руководитель (он же председатель совещания) сразу же высказывает свои соображения и раздает указания. Так вот в подобных случаях аргументы руководителя можно не фиксировать, а поручения сразу писать после слова «ПОСТАНОВИЛИ:»

Пример 4. Образец протокола оперативного совещания (классическая форма, краткий вариант изложения, неправильная формулировка поручения)