Top.Mail.Ru

Система контроля исполнения документов, или Как запустить свой часовой механизм

Описаны ключевые элементы построения классической системы контроля исполнения документов в организации: что контролировать, как «дробить» поручение на группу исполнителей, как понимать ту или иную формулировку срока исполнения, кто что будет контролировать, какую информацию фиксировать и какую отчетность ­потом использовать. Показан алгоритм этого процесса.

По сути контроль – это управленческая функция, без которой сама система управления лишена смысла. Нет контроля – нет управления.

Задумываясь над выстраиванием системы контроля за выполнением поручений руководства, задайтесь вопросами:

  • что вы хотите контролировать и с какой целью?
  • как будете контролировать?
  • что должны получить на выходе?

В практике можно выделить несколько плоскостей контроля в зависимости от видов документов. Нельзя ограничиваться контролем исполнения писем, оформляя на них контрольные карточки, ведь приказы /распоряжения, нормативно-локальная документация, протоколы и даже договоры являются инструментом оперативного управления.

Попробуем дать определение исполнению документа – единовременное, качественное и своевременное исполнение задачи / условия / положения (далее поручения), закрепленного в тексте документа или ­резолюции руководителя, конкретным исполнителем в конкретные сроки.

Ключевыми составляющими любого поручения является субъект исполнения, сроки и результат исполнения; дополнительными – технология исполнения и контролирующее лицо. Другими словами, здесь нам не столько важно, каким образом исполнялось поручение, сколько своевременность достижения ожидаемого результата назначенным исполнителем.

Определившись с терминами и ответив на основополагающие вопросы для формирования системы контроля, необходимо определиться с перечнем видов документов, которые могут быть поставлены на контроль. Если таких документов наберется много, а ресурс не будет позволять организовать качественный контроль, то можно определиться с перечнем должностей, чьи поручения в рамках конкретных документов могут быть поставлены на контроль (например, будем контролировать поручения приказов и резолюций на входящих письмах генерального и исполнительного директоров). Такая выборка поручений позволит четко определить ресурсы, необходимые для осуществления контроля и управления этим процессом.

Необходимо также определиться с формой поручений. Они могут быть, например, в виде резолюций, пунктов приказов и протоколов, иногда заявок и запросов. Неизменным должно оставаться единое правило: поручение должно содержать в себе конкретного исполнителя, срок исполнения, однозначный для понимания результат исполнения, ­дополнительно Ф.И.О. контролирующего лица.

Исполнитель

При выборе исполнителя необходимо руководствоваться простыми принципами: он должен обладать профессиональной компетенцией, определенными полномочиями и необходимыми временными, материальными и прочими ресурсами. Исключив один из критериев, на выходе мы рискуем получить либо смещение сроков исполнения, либо некачественное ­исполнение. В поручении кроме Ф.И.О. указывается должность ­исполнителя.

Часто в исполнителях указывают несколько человек, и в этом случае действует стандартное правило делопроизводства – ответственным за исполнение является первый указанный в списке, остальные обязаны участвовать в процессе исполнения под руководством ответственного.

Если для исполнения требуется привлечение подчиненных сотрудников, не указанных в списке, то созданные поручения более низкого уровня контролируются ответственным исполнителем самостоятельно. Делегирование полномочий не снимает ответственности с основного исполнителя. Основное поручение может спускаться вниз «на несколько этажей» и при этом «ветвиться», т.е. пока не выполнены «нижележащие» задачи, невозможно приступить к более глобальным «вышестоящим», потому между ними нужно делать временной зазор минимум от 1 до 3 рабочих дней.

Нужно регламентировать внутри организации, какая формулировка срока как будет пониматься! Иначе возможны разночтения и сюрпризы. Более всего вопросов возникает с предлогами:

  • например, фразу «Иванову... подготовить... до 10.03.2016» многие воспринимают с точки зрения русского языка и для них предлог «до» означает, что поручение должно быть выполнено до наступления 10.03.2016 (т.е. по 09.03.2016...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Кто списывает исполненный документ «В ДЕЛО»?

Вопрос от администрации города. Если на документе проставлена резолюция руководителем, то после исполнения этот документ должен списать «В ДЕЛО» также руководитель? Какими правовыми актами это можно подтвердить?

Если в приказе написали ошибочный срок исполнения

Оперативные задачи обсуждались на совещании. Часть из них потом вылились в оформление приказа. На совещании исполнителю было устно дано поручение со сроком исполнения 10.08.2021. Но помощник руководителя при оформлении приказа ошиблась в одной цифре и вписала в него срок 10.09.2021. Эта ошибка выявилась, когда наступило 10.08.2021, а задача не выполнена. Исполнитель говорит, что ориентировался на дату в приказе. Как действовать теперь: — издать приказ о внесении изменений в первоначальный приказ, изменив дату 10.09.2021, но не на 10.08.2021, которое уже прошло, а на другую? Или все-таки на 10.08.2021? Подскажите, пожалуйста, как его оформить; — можно ли считать просрочкой выполнения данную ситуацию? Несколько людей, участвовавших в совещании, помнят, что звучал срок 10.08.2021. На него было увязано и выполнение других поручений, у которых в приказе срок исполнения записан правильный.

Использование предлога «до» в сроке исполнения поручения

На работе столкнулась с неверным толкованием предлога «ДО» в исчислении конечного срока исполнения документа / поручения. Как я понимаю, на сегодняшний день мы имеем несколько подходов: 1. Словарь С.И. Ожегова, где предлог «ДО» соответствует по значению словам: прежде, раньше чего-либо, перед чем-либо. 2. Пункт. 1 ч. 5 ст. 16 Федерального закона от 02.10.2007 № 229-ФЗ «Об исполнительном производстве»: «Срок, определенный в исполнительном документе календарной датой, оканчивается: 1) в день, непосредственно предшествующий указанной в исполнительном документе дате, если исполнительным документом предписано совершить определенные действия до этой даты…»; 3. В п. 8 ст. 6.1 Налогового кодекса РФ устанавливается срок для проведения финансовых операций: «Действие, для совершения которого установлен срок, может быть выполнено до 24 часов последнего дня срока». Вопрос: есть ли какой-то железобетонный аргумент, что в делопроизводстве применение предлога «до» подразумевает наступление определенного обязательства ранее установленного числа (т.е. накануне)?

Если контролирующее исполнение ЛНА лицо уволилось, то надо ли переиздавать приказ?

Приказом мы утверждаем и вводим в действие внутренний нормативный документ и в последнем пункте приказа указываем должностное лицо, которое контролирует исполнение приказа. После его увольнения должны ли мы переподписывать приказ на новое должностное лицо, чтобы оно контролировало исполнение?

Контроль исполнения поручений в MS Excel

Автор напоминает основные принципы организации контроля исполнения поручений, а потом подробно объясняет, как удобнее автоматизировать эту работу с использованием стандартных возможностей MS Excel (какие поля в таблице регистрационной формы пригодятся, как настроить фильтрацию данных и пользоваться ею, какие сведения удобно выделять автоматически). Статья особенно пригодится тем, кому на покупку специализированного программного обеспечения для автоматизации делопроизводства денег пока не дают.

Как в приказе зафиксировать контролирующее лицо?

В нашей организации в текстах приказов есть такая фраза: «Сектору бухгалтерского учета провести инвентаризацию основных фондов и о результатах доложить МНЕ». Честно говоря, «корежит» от этой фразы. Говорю коллегам, что нельзя в распорядительной части приказа употреблять личные местоимения, необходимо формулировать: «...и о результатах доложить начальнику отделения». Иначе приказ приобретает оттенок разговорной речи, что недопустимо в официальных документах. Как это доказать? Где найти правило?

Исполнитель: кто им может быть и как отразить в документе

Исполнителем называется и тот, кто готовил проект документа, и тот, кто его будет исполнять. Как тогда называть этих лиц с разными ролями, чтобы их можно было различать в Инструкции по делопроизводству? Показаны примеры формулировок поручений для различных ситуаций: поручение дано группе лиц и один из них – ответственный исполнитель; одному руководителю (потом он сам его дробит на подпоручения и «раздает» своим подчиненным); организации или отделу; как поручение может «спускаться сверху вниз»; рядом с исполнителем можно сразу написать, кто это будет делать в случае его отсутствия. Показано, как отражать исполнителя, который готовил проект документа. Все это сделано на примерах, со схемами, с учетом особенностей входящего, исходящего и внутреннего документов. В конце статьи ответили на вопрос читателя, распутав путаницу с реквизитами и полномочиями службы делопроизводства.

Разработка шаблона протокола, удобного для заполнения и контроля исполнения

Показываем, как разработать шаблон протокола в MS Word со всеми необходимыми реквизитами. Обращаем ваше внимание на рекомендации ГОСТ Р 7.0.97-2016 и Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях к этому виду документов. Добавляем собственные находки, которые позволят и вам сделать процесс оформления протокола для исполнителя простым и логичным, а также легко отслеживать поручения, проходящие сквозь несколько протоколов с уточнением сроков и деталей исполнения, чтобы было удобно их контролировать.