Описаны ключевые элементы построения классической системы контроля исполнения документов в организации: что контролировать, как «дробить» поручение на группу исполнителей, как понимать ту или иную формулировку срока исполнения, кто что будет контролировать, какую информацию фиксировать и какую отчетность потом использовать. Показан алгоритм этого процесса.
По сути контроль – это управленческая функция, без которой сама система управления лишена смысла. Нет контроля – нет управления.
Задумываясь над выстраиванием системы контроля за выполнением поручений руководства, задайтесь вопросами:
- что вы хотите контролировать и с какой целью?
- как будете контролировать?
- что должны получить на выходе?
В практике можно выделить несколько плоскостей контроля в зависимости от видов документов. Нельзя ограничиваться контролем исполнения писем, оформляя на них контрольные карточки, ведь приказы /распоряжения, нормативно-локальная документация, протоколы и даже договоры являются инструментом оперативного управления.
Попробуем дать определение исполнению документа – единовременное, качественное и своевременное исполнение задачи / условия / положения (далее поручения), закрепленного в тексте документа или резолюции руководителя, конкретным исполнителем в конкретные сроки.
Ключевыми составляющими любого поручения является субъект исполнения, сроки и результат исполнения; дополнительными – технология исполнения и контролирующее лицо. Другими словами, здесь нам не столько важно, каким образом исполнялось поручение, сколько своевременность достижения ожидаемого результата назначенным исполнителем.
Определившись с терминами и ответив на основополагающие вопросы для формирования системы контроля, необходимо определиться с перечнем видов документов, которые могут быть поставлены на контроль. Если таких документов наберется много, а ресурс не будет позволять организовать качественный контроль, то можно определиться с перечнем должностей, чьи поручения в рамках конкретных документов могут быть поставлены на контроль (например, будем контролировать поручения приказов и резолюций на входящих письмах генерального и исполнительного директоров). Такая выборка поручений позволит четко определить ресурсы, необходимые для осуществления контроля и управления этим процессом.
Необходимо также определиться с формой поручений. Они могут быть, например, в виде резолюций, пунктов приказов и протоколов, иногда заявок и запросов. Неизменным должно оставаться единое правило: поручение должно содержать в себе конкретного исполнителя, срок исполнения, однозначный для понимания результат исполнения, дополнительно Ф.И.О. контролирующего лица.
Исполнитель
При выборе исполнителя необходимо руководствоваться простыми принципами: он должен обладать профессиональной компетенцией, определенными полномочиями и необходимыми временными, материальными и прочими ресурсами. Исключив один из критериев, на выходе мы рискуем получить либо смещение сроков исполнения, либо некачественное исполнение. В поручении кроме Ф.И.О. указывается должность исполнителя.
Часто в исполнителях указывают несколько человек, и в этом случае действует стандартное правило делопроизводства – ответственным за исполнение является первый указанный в списке, остальные обязаны участвовать в процессе исполнения под руководством ответственного.
Если для исполнения требуется привлечение подчиненных сотрудников, не указанных в списке, то созданные поручения более низкого уровня контролируются ответственным исполнителем самостоятельно. Делегирование полномочий не снимает ответственности с основного исполнителя. Основное поручение может спускаться вниз «на несколько этажей» и при этом «ветвиться», т.е. пока не выполнены «нижележащие» задачи, невозможно приступить к более глобальным «вышестоящим», потому между ними нужно делать временной зазор минимум от 1 до 3 рабочих дней.
Нужно регламентировать внутри организации, какая формулировка срока как будет пониматься! Иначе возможны разночтения и сюрпризы. Более всего вопросов возникает с предлогами:
- например, фразу «Иванову... подготовить... до 10.03.2016» многие воспринимают с точки зрения русского языка и для них предлог «до» означает, что поручение должно быть выполнено до наступления 10.03.2016 (т.е. по 09.03.2016...
