Top.Mail.Ru

Система контроля исполнения документов, или Как запустить свой часовой механизм

Описаны ключевые элементы построения классической системы контроля исполнения документов в организации: что контролировать, как «дробить» поручение на группу исполнителей, как понимать ту или иную формулировку срока исполнения, кто что будет контролировать, какую информацию фиксировать и какую отчетность ­потом использовать. Показан алгоритм этого процесса.

По сути контроль – это управленческая функция, без которой сама система управления лишена смысла. Нет контроля – нет управления.

Задумываясь над выстраиванием системы контроля за выполнением поручений руководства, задайтесь вопросами:

  • что вы хотите контролировать и с какой целью?
  • как будете контролировать?
  • что должны получить на выходе?

В практике можно выделить несколько плоскостей контроля в зависимости от видов документов. Нельзя ограничиваться контролем исполнения писем, оформляя на них контрольные карточки, ведь приказы /распоряжения, нормативно-локальная документация, протоколы и даже договоры являются инструментом оперативного управления.

Попробуем дать определение исполнению документа – единовременное, качественное и своевременное исполнение задачи / условия / положения (далее поручения), закрепленного в тексте документа или ­резолюции руководителя, конкретным исполнителем в конкретные сроки.

Ключевыми составляющими любого поручения является субъект исполнения, сроки и результат исполнения; дополнительными – технология исполнения и контролирующее лицо. Другими словами, здесь нам не столько важно, каким образом исполнялось поручение, сколько своевременность достижения ожидаемого результата назначенным исполнителем.

Определившись с терминами и ответив на основополагающие вопросы для формирования системы контроля, необходимо определиться с перечнем видов документов, которые могут быть поставлены на контроль. Если таких документов наберется много, а ресурс не будет позволять организовать качественный контроль, то можно определиться с перечнем должностей, чьи поручения в рамках конкретных документов могут быть поставлены на контроль (например, будем контролировать поручения приказов и резолюций на входящих письмах генерального и исполнительного директоров). Такая выборка поручений позволит четко определить ресурсы, необходимые для осуществления контроля и управления этим процессом.

Необходимо также определиться с формой поручений. Они могут быть, например, в виде резолюций, пунктов приказов и протоколов, иногда заявок и запросов. Неизменным должно оставаться единое правило: поручение должно содержать в себе конкретного исполнителя, срок исполнения, однозначный для понимания результат исполнения, ­дополнительно Ф.И.О. контролирующего лица.

Исполнитель

При выборе исполнителя необходимо руководствоваться простыми принципами: он должен обладать профессиональной компетенцией, определенными полномочиями и необходимыми временными, материальными и прочими ресурсами. Исключив один из критериев, на выходе мы рискуем получить либо смещение сроков исполнения, либо некачественное ­исполнение. В поручении кроме Ф.И.О. указывается должность ­исполнителя.

Часто в исполнителях указывают несколько человек, и в этом случае действует стандартное правило делопроизводства – ответственным за исполнение является первый указанный в списке, остальные обязаны участвовать в процессе исполнения под руководством ответственного.

Если для исполнения требуется привлечение подчиненных сотрудников, не указанных в списке, то созданные поручения более низкого уровня контролируются ответственным исполнителем самостоятельно. Делегирование полномочий не снимает ответственности с основного исполнителя. Основное поручение может спускаться вниз «на несколько этажей» и при этом «ветвиться», т.е. пока не выполнены «нижележащие» задачи, невозможно приступить к более глобальным «вышестоящим», потому между ними нужно делать временной зазор минимум от 1 до 3 рабочих дней.

Нужно регламентировать внутри организации, какая формулировка срока как будет пониматься! Иначе возможны разночтения и сюрпризы. Более всего вопросов возникает с предлогами:

  • например, фразу «Иванову... подготовить... до 10.03.2016» многие воспринимают с точки зрения русского языка и для них предлог «до» означает, что поручение должно быть выполнено до наступления 10.03.2016 (т.е. по 09.03.2016...

Вы видите начало этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 700 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

У документа несколько резолюций разных руководителей

Наша компания крупная, у генерального директора много заместителей по определенным направлениям. В организацию зачастую поступают документы, адресованные двум должностным лицам компании. Например, двум заместителям, когда в одном письме затрагиваются вопросы, которые курируют эти руководители. Соответственно, документ передается на рассмотрение и тому, и другому руководителю. Таким образом, один и тот же документ будет иметь две резолюции, как правило, с указанием разных исполнителей и разными сроками исполнения (ведь у каждого руководителя свое видение). А иногда фамилии исполнителей частично совпадают у обоих руководителей. К тому же документы с резолюциями от двух руководителей могут выйти не одновременно, т.к. один из руководителей может отсутствовать на рабочем месте, например находиться в командировке. От второго руководителя резолюция может выйти позже, чем от первого. На какую резолюцию необходимо опираться при направлении документа на исполнение и постановке на контроль, ведь служба делопроизводства не может игнорировать ни одну, ни другую резолюцию? Но и ставить одному и тому же документу разные сроки исполнения абсурдно, равно как и направлять на исполнение в разные отделы.

Организация контроля исполнения документов: практический опыт (часть 2)

В этой части статьи детально рассматривается функционал СЭД,которым пользуются руководители, исполнители и служба ДОУ. Какие папки и отчеты в СЭД используются, какие сведения анализируются и вручную добавляются в отчет, экспортируемый из СЭД в Excel. Какие операции службой ДОУ делаются ежедневно, какие отчеты могут готовиться к еженедельной планерке у руководителя организации, какие решения он может принимать на их основе. Показаны инструменты СЭД, логика работы службы ДОУ и руководителей, примеры разных отчетов по исполнительской дисциплине.

Исполнение запросов внешних организаций о предоставлении персональных данных

На чьи запросы о представлении персональных данных организация обязана отвечать. В какие сроки (показываем нормативно закрепленные правила и практику). Как организовать этот процесс. Даем образцы оформления разных документов, направляемых в ответ: для представления запрошенных сведений или копий документов, для отказа из-за невозможности идентифицировать субъект персданных или из-за невозможности в принципе их предоставления автору запроса.

Организация контроля исполнения документов: практический опыт (часть 1)

Контроль исполнения поручений осуществляется во многих организациях – сам по себе он новацией не является. Интерес представляют детали того, как его можно оптимальнее организовать. В этой статье описан живой опыт. В первой части статьи, которая публикуется в этом номере журнала, обратите внимание: какие документы ставятся на контроль, как назначаются сроки исполнения, какие роли и типовые резолюции используются в СЭД, как выстраивается иерархия задач при спуске поручений вниз по управленческой пирамиде, как можно оперативнее доводить срочные документы до руководителей для вынесения резолюции и до исполнителей, о каких законодательных ограничениях важно помнить.

Контроль исполнения поручений в MS Excel

Автор напоминает основные принципы организации контроля исполнения поручений, а потом подробно объясняет, как удобнее автоматизировать эту работу с использованием стандартных возможностей MS Excel (какие поля в таблице регистрационной формы пригодятся, как настроить фильтрацию данных и пользоваться ею, какие сведения удобно выделять автоматически). Статья особенно пригодится тем, кому на покупку специализированного программного обеспечения для автоматизации делопроизводства денег пока не дают.

Исполнитель: кто им может быть и как отразить в документе

Исполнителем называется и тот, кто готовил проект документа, и тот, кто его будет исполнять. Как тогда называть этих лиц с разными ролями, чтобы их можно было различать в Инструкции по делопроизводству? Показаны примеры формулировок поручений для различных ситуаций: поручение дано группе лиц и один из них – ответственный исполнитель; одному руководителю (потом он сам его дробит на подпоручения и «раздает» своим подчиненным); организации или отделу; как поручение может «спускаться сверху вниз»; рядом с исполнителем можно сразу написать, кто это будет делать в случае его отсутствия. Показано, как отражать исполнителя, который готовил проект документа. Все это сделано на примерах, со схемами, с учетом особенностей входящего, исходящего и внутреннего документов. В конце статьи ответили на вопрос читателя, распутав путаницу с реквизитами и полномочиями службы делопроизводства.

Оформляем резолюцию

Когда и на каких документах оформляется резолюция руководителем. Как ее оформить: из каких обязательных элементов она должна состоять, а что может «достраиваться автоматически» для минимизации усилий руководителя. Почему резолюцию лучше оформлять непосредственно на рассматриваемом бумажном документе либо в СЭД, избегая ее оформления на отдельном бланке. Как работникам наглядно показать их «делопроизводственные роли» в Регламенте работы с организационно-распорядительными документами: кто, что, когда делает. Поводом для этой статьи стал вопрос читателя.

Исчисление сроков исполнения документов по правилам делопроизводства

Детально рассматриваем сроки регистрации и исполнения документов по правилам, установленным для государственных и муниципальных органов, а также для госорганизаций. Сравниваем их между собой и с правилами, зафиксированными в ГК РФ. Иллюстрируем на примере с календарем. Объясняем реальную границу свободы выбора для «обычных» негосударственных организаций: какие правила не для них, а что в любом случае соблюдать придется. Отмечаем расхождения в правилах для госорганов и их отдельной категории – федеральных органов исполнительной власти.