Top.Mail.Ru

Система контроля исполнения документов, или Как запустить свой часовой механизм

Описаны ключевые элементы построения классической системы контроля исполнения документов в организации: что контролировать, как «дробить» поручение на группу исполнителей, как понимать ту или иную формулировку срока исполнения, кто что будет контролировать, какую информацию фиксировать и какую отчетность ­потом использовать. Показан алгоритм этого процесса.

По сути контроль – это управленческая функция, без которой сама система управления лишена смысла. Нет контроля – нет управления.

Задумываясь над выстраиванием системы контроля за выполнением поручений руководства, задайтесь вопросами:

  • что вы хотите контролировать и с какой целью?
  • как будете контролировать?
  • что должны получить на выходе?

В практике можно выделить несколько плоскостей контроля в зависимости от видов документов. Нельзя ограничиваться контролем исполнения писем, оформляя на них контрольные карточки, ведь приказы /распоряжения, нормативно-локальная документация, протоколы и даже договоры являются инструментом оперативного управления.

Попробуем дать определение исполнению документа – единовременное, качественное и своевременное исполнение задачи / условия / положения (далее поручения), закрепленного в тексте документа или ­резолюции руководителя, конкретным исполнителем в конкретные сроки.

Ключевыми составляющими любого поручения является субъект исполнения, сроки и результат исполнения; дополнительными – технология исполнения и контролирующее лицо. Другими словами, здесь нам не столько важно, каким образом исполнялось поручение, сколько своевременность достижения ожидаемого результата назначенным исполнителем.

Определившись с терминами и ответив на основополагающие вопросы для формирования системы контроля, необходимо определиться с перечнем видов документов, которые могут быть поставлены на контроль. Если таких документов наберется много, а ресурс не будет позволять организовать качественный контроль, то можно определиться с перечнем должностей, чьи поручения в рамках конкретных документов могут быть поставлены на контроль (например, будем контролировать поручения приказов и резолюций на входящих письмах генерального и исполнительного директоров). Такая выборка поручений позволит четко определить ресурсы, необходимые для осуществления контроля и управления этим процессом.

Необходимо также определиться с формой поручений. Они могут быть, например, в виде резолюций, пунктов приказов и протоколов, иногда заявок и запросов. Неизменным должно оставаться единое правило: поручение должно содержать в себе конкретного исполнителя, срок исполнения, однозначный для понимания результат исполнения, ­дополнительно Ф.И.О. контролирующего лица.

Исполнитель

При выборе исполнителя необходимо руководствоваться простыми принципами: он должен обладать профессиональной компетенцией, определенными полномочиями и необходимыми временными, материальными и прочими ресурсами. Исключив один из критериев, на выходе мы рискуем получить либо смещение сроков исполнения, либо некачественное ­исполнение. В поручении кроме Ф.И.О. указывается должность ­исполнителя.

Часто в исполнителях указывают несколько человек, и в этом случае действует стандартное правило делопроизводства – ответственным за исполнение является первый указанный в списке, остальные обязаны участвовать в процессе исполнения под руководством ответственного.

Если для исполнения требуется привлечение подчиненных сотрудников, не указанных в списке, то созданные поручения более низкого уровня контролируются ответственным исполнителем самостоятельно. Делегирование полномочий не снимает ответственности с основного исполнителя. Основное поручение может спускаться вниз «на несколько этажей» и при этом «ветвиться», т.е. пока не выполнены «нижележащие» задачи, невозможно приступить к более глобальным «вышестоящим», потому между ними нужно делать временной зазор минимум от 1 до 3 рабочих дней.

Нужно регламентировать внутри организации, какая формулировка срока как будет пониматься! Иначе возможны разночтения и сюрпризы. Более всего вопросов возникает с предлогами:

  • например, фразу «Иванову... подготовить... до 10.03.2016» многие воспринимают с точки зрения русского языка и для них предлог «до» означает, что поручение должно быть выполнено до наступления 10.03.2016 (т.е. по 09.03.2016...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Исполнение запросов внешних организаций о предоставлении персональных данных

На чьи запросы о представлении персональных данных организация обязана отвечать. В какие сроки (показываем нормативно закрепленные правила и практику). Как организовать этот процесс. Даем образцы оформления разных документов, направляемых в ответ: для представления запрошенных сведений или копий документов, для отказа из-за невозможности идентифицировать субъект персданных или из-за невозможности в принципе их предоставления автору запроса.

Организация контроля исполнения документов: практический опыт (часть 1)

Контроль исполнения поручений осуществляется во многих организациях – сам по себе он новацией не является. Интерес представляют детали того, как его можно оптимальнее организовать. В этой статье описан живой опыт. В первой части статьи, которая публикуется в этом номере журнала, обратите внимание: какие документы ставятся на контроль, как назначаются сроки исполнения, какие роли и типовые резолюции используются в СЭД, как выстраивается иерархия задач при спуске поручений вниз по управленческой пирамиде, как можно оперативнее доводить срочные документы до руководителей для вынесения резолюции и до исполнителей, о каких законодательных ограничениях важно помнить.

Организация контроля исполнения документов: практический опыт (часть 2)

В этой части статьи детально рассматривается функционал СЭД,которым пользуются руководители, исполнители и служба ДОУ. Какие папки и отчеты в СЭД используются, какие сведения анализируются и вручную добавляются в отчет, экспортируемый из СЭД в Excel. Какие операции службой ДОУ делаются ежедневно, какие отчеты могут готовиться к еженедельной планерке у руководителя организации, какие решения он может принимать на их основе. Показаны инструменты СЭД, логика работы службы ДОУ и руководителей, примеры разных отчетов по исполнительской дисциплине.

Исчисление сроков исполнения документов по правилам делопроизводства

Детально рассматриваем сроки регистрации и исполнения документов по правилам, установленным для государственных и муниципальных органов, а также для госорганизаций. Сравниваем их между собой и с правилами, зафиксированными в ГК РФ. Иллюстрируем на примере с календарем. Объясняем реальную границу свободы выбора для «обычных» негосударственных организаций: какие правила не для них, а что в любом случае соблюдать придется. Отмечаем расхождения в правилах для госорганов и их отдельной категории – федеральных органов исполнительной власти.

Контроль исполнения поручений в MS Excel

Автор напоминает основные принципы организации контроля исполнения поручений, а потом подробно объясняет, как удобнее автоматизировать эту работу с использованием стандартных возможностей MS Excel (какие поля в таблице регистрационной формы пригодятся, как настроить фильтрацию данных и пользоваться ею, какие сведения удобно выделять автоматически). Статья особенно пригодится тем, кому на покупку специализированного программного обеспечения для автоматизации делопроизводства денег пока не дают.

Исполнитель: кто им может быть и как отразить в документе

Исполнителем называется и тот, кто готовил проект документа, и тот, кто его будет исполнять. Как тогда называть этих лиц с разными ролями, чтобы их можно было различать в Инструкции по делопроизводству? Показаны примеры формулировок поручений для различных ситуаций: поручение дано группе лиц и один из них – ответственный исполнитель; одному руководителю (потом он сам его дробит на подпоручения и «раздает» своим подчиненным); организации или отделу; как поручение может «спускаться сверху вниз»; рядом с исполнителем можно сразу написать, кто это будет делать в случае его отсутствия. Показано, как отражать исполнителя, который готовил проект документа. Все это сделано на примерах, со схемами, с учетом особенностей входящего, исходящего и внутреннего документов. В конце статьи ответили на вопрос читателя, распутав путаницу с реквизитами и полномочиями службы делопроизводства.

Оформляем резолюцию

Когда и на каких документах оформляется резолюция руководителем. Как ее оформить: из каких обязательных элементов она должна состоять, а что может «достраиваться автоматически» для минимизации усилий руководителя. Почему резолюцию лучше оформлять непосредственно на рассматриваемом бумажном документе либо в СЭД, избегая ее оформления на отдельном бланке. Как работникам наглядно показать их «делопроизводственные роли» в Регламенте работы с организационно-распорядительными документами: кто, что, когда делает. Поводом для этой статьи стал вопрос читателя.

Исчисление сроков исполнения документов по правилам делопроизводства

Детально рассматриваем сроки регистрации и исполнения документов по правилам, установленным для государственных и муниципальных органов, а также для госорганизаций. Сравниваем их между собой и с правилами, зафиксированными в ГК РФ. Иллюстрируем на примере с календарем. Объясняем реальную границу свободы выбора для «обычных» негосударственных организаций: какие правила не для них, а что в любом случае соблюдать придется. Отмечаем расхождения в правилах для госорганов и их отдельной категории – федеральных органов исполнительной власти.