Если в пункте приказа указан срок исполнения «постоянно», то как он контролируется?

Сначала – простой ответ. В концепциях, политиках, бизнес-планах, планах, приказах, распоряжениях и указаниях срок исполнения «постоянно» не должен указываться никогда. Такого срока исполнения не существует.

Необходимо помнить рекомендации Единой государственной системы делопроизводства (М., 1974) и Государственной системы документационного обеспечения управления (М., 1991), в соответствии с которыми контроль исполнения распорядительных документов организации (протоколов заседаний коллегиальных органов и приказов руководителя) осуществляется согласно указанному в них сроку.

Приказ как правовой акт, распорядительный документ, фиксирующий управленческое решение, должен быть составлен и оформлен правильно и содержать конкретный срок исполнения.

Если в приказе устанавливается новая правовая норма оперативного характера, обязательная для всех или какой-то конкретной категории сотрудников организации, порядок исполнения какой-то функции, процедуры, алгоритм действий по реализации услуг, продуктов и т.п., то правовая норма приказа будет действовать до тех пор, пока в нее не будут внесены изменения и дополнения (но это будет уже другая правовая норма и новая версия приказа), пока она не будет отменена или пока не закончится установленный период ее применения (причем этот период применения, т.е. срок действия приказа, должен быть точно зафиксирован в констатирующей или распорядительной части его текста).

Если какие-то правовые нормы в организации подлежат постоянному применению и контролю, предназначены для постоянного соблюдения в течение длительного времени, то они оформляются в таких организационных документах, как положения, правила, регламенты, включая административные и технологические, должностные инструкции, инструкции, тарифы, стандарты предприятия и т.п. Организационные документы утверждаются и вводятся в действие приказами. А контроль за соблюдением установленных в них требований и правил (правовых норм) будет осуществляться в порядке и по показателям оценки, которые сейчас принято устанавливать в самом организационном документе. Приказы об утверждении и введении в действие внутренних регламентирующих документов организации, как правило, не должны содержать пунктов о контроле за его исполнением. Наоборот, обязательным в подобных приказах становится пункт о возложении функции методического руководства применением утвержденного организационного документа – эта функция предусматривает:

• контроль за соблюдением установленных требований, дополнительное разъяснение порядка их применения,
• получение «обратной связи»,
• составление отчетов, информирование руководства,
• разработку предложений о совершенствовании и т.п.

Если в приказе все-таки установлен длительный срок исполнения, то «лучшие практики» современных организаций рекомендуют следующее:

• если установлен срок исполнения более 30 дней, то срок представления докладов / промежуточных отчетов о ходе исполнения – каждые 5–10 дней или по каждому этапу исполнения, которые должны быть установлены в самом документе или определены исполнителем самостоятельно. А в случае невозможности исполнить документ в срок доклад об этом представляется не позднее 10 дней до истечения срока исполнения. Заметьте, что срок согласования проектов документов, составляемых в процессе исполнения, включается в период / срок исполнения;
• обязательный предварительный контроль исполнения осуществляется в зависимости от значимости контролируемых решений:
  • планы и задания последующих лет – 1 раз в месяц или квартал, но не менее 1-2 раз в год;
  • планы и задания последующих месяцев текущего года – 1 раз в месяц;
  • документы и задания текущего месяца – каждые 10 дней и за 3–5 дней до истечения срока исполнения.

Минимум за 3 дня до истечения срока исполнитель (тот, чья фамилия указана в приказе, поручении или первой оформлена в резолюции) должен обратиться с мотивированной просьбой перенести / продлить срок. Решение о продлении срока исполнения принимает руководитель, проставивший резолюцию на документе, подписавший приказ или утвердивший задание и план работы. Снятие с контроля осуществляется после фактического исполнения заданий, поручений и документированного подтверждения их исполнения по существу (составлен новый документ, есть отметка об исполнении, отчет и т.п.).

Управленческая практика показывает интересную связь между характером решения и его исполнением – чем крупнее вопрос, сложнее решение, чем более длительного времени требует его исполнение, тем ниже осуществляемость / «исполняемость» этого решения в установленные сроки. Поэтому в конкретной ситуации рекомендуем всегда видеть «систему» и в сложном вопросе о контроле исполнения учитывать ее управленческие аспекты и организационное обоснование.

Контроль исполнения документов – совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов. Контроль всегда рассматривается в двух аспектах:

• контроль исполнения по существу принятых решений, т.е. управленческий контроль по всем видам и уровням контроля;
• контроль по срокам исполнения принятых решений.

Все технологические аспекты контрольной работы определяются в настоящее время построением системы контроля в организации:

• организация системы контроля, рассмотрение отчетов и принятие решений по ним (системный управленческий контроль) осуществляют органы управления организацией (общее собрание акционеров, собрание учредителей, совет директоров, председатель совета директоров и т.п.);
• контроль за функционированием системы управления организацией и текущий управленческий контроль возлагаются на исполнительные органы (коллегиальные и единоличный – правление, генерального директора; его заместителя по административному управлению, административного директора и специально создаваемую контрольную службу);
• оперативный контроль и регулирование конкретных процессов контролируют руководители, ответственные за процесс, функцию, руководители структурных подразделений. Так в организации осуществляются специализированные виды контроля, например:
  • контроль соответствия текущей деятельности регулятивным нормам – служба внутреннего контроля, контрольное управление;
  • контроль соответствия предоставления услуг законодательным нормам и регулирование конфликта интересов – комплаенс-контроль, служба комплаенс по стандартам корпоративного управления;
  • контроль и анализ экономической деятельности, контроль исполнения планов и бюджетов – финансовый директор, ситуационный / аналитический центр, финансовый / бюджетный контролер;
  • контроль рисков – служба управления рисками;
  • контроль за проведением расчетов и соблюдением учетной и налоговой политик – руководитель организации, который делегирует эти полномочия главному бухгалтеру, бухгалтерия;
  • контроль применения действующего законодательства – юридическая служба;
  • контроль применения трудового законодательства – кадровая служба.

В специализированных видах контроля и в контроле исполнения документов и поручений обычно осуществляются 2 типа контроля / контрольных действий:

• «последующий» контроль;
• предупредительный контроль.

Оба типа контрольных действий с той или иной степенью полноты выполняла служба делопроизводства и секретари (служба помощников / аппарат руководителей), действуя в соответствии с требованиями инструкции по делопроизводству организации, в которой регламентировался прежде всего «сроковый» контроль.

Но в связи с утверждением Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477; с изменениями) контроль исполнения документов даже по срокам теперь к зоне ответственности делопроизводства формально не относится.

Контроль исполнения документов и поручений (и в аспекте универсального алгоритма контрольных операций, и в аспекте установления сроков исполнения) рассматривается как часть текущего управленческого контроля в рамках процессов административного управления организацией и закрепляется в специальном регламенте контрольной работы или в административных регламентах (раздел о контроле за реализацией административной процедуры). Основное внимание в настоящее время должно быть сосредоточено не столько на контроле исполнения, сколько на контроле качества решений, что и входит в состав задач современной контрольной службы, которая подчиняется, как правило, первому руководителю организации.

Но и руководители, и контрольная служба не могут осуществлять контроль исполнения без тех инструментов, которые составляются и оформляются в делопроизводстве:

• журналов и карточек (это основные учетные и регистрационные формы и в электронном, и в бумажном виде), а также
• специального классификатора (это перечень документов, подлежащих контролю исполнения, с указанием сроков исполнения; в нем устанавливаются категории контролируемых документов и сроки их исполнения, которые для конкретной организации будут считаться обязательными, типовыми).

Именно в этой области находится «точка роста» эффективного участия службы делопроизводства в процессах административного управления организацией.