Более наглядный локальный нормативный акт (ЛНА) легче использовать, он более понятен. А сделать его таковым поможет добавление к нормативному тексту изображений экранных окон программы, работа в которой регламентируется в ЛНА. Изображения можно дополнительно снабдить комментариями. Как это сделать при помощи возможностей стандартного пакета офисных программ, мы ­показываем на примере СЭД Docsvision и Microsoft Office версии 2010.

Допустим, что нам нужно описать правила работы в системе электронного документооборота Docsvision, и делать это мы будем с ­использованием Microsoft Office версии 2010.

Создаем изображение: делаем скриншот экрана

Скриншот экрана – это его снимок. Скриншотами пользуются, чтобы зафиксировать проблемный момент работы программы и показать его специалисту или чтобы наглядно проиллюстрировать некий процесс, выполняемый на компьютере. Другими словами – мы получаем ­фотографию экрана в определенный, выбранный пользователем, момент.

Чтобы сделать скриншот, нужно найти на клавиатуре кнопку PrintScreen (или PrtScr). Одно нажатие на нее – и экран сфотографирован. Никакими звуками и специальными визуальными эффектами этот момент, как правило, не сопровождается. Кнопка единожды нажата, и изображение экрана уже находится в буфере обмена.

Чтобы увидеть снимок, пользователь может поступить несколькими способами:

  • Способ № 1: сразу открыть программу MS Word и воспользоваться ­командой или кнопкой «Вставить». Скриншот окажется на листе.
    Обратите внимание: «фотографируется» весь экран монитора, включая информацию об открытых программах на нижней панели управления рабочего окна. Если нежелательно делать эту информацию достоянием общественности, то как минимум нижнюю часть изображения придется удалить (как это сделать в MS Word, рассмотрим далее).
  • Способ № 2, который позволяет немного «поиграть» с фрагментами изображения (например, вырезать лишнее и «склеить» нужное из ­нескольких изображений, добавить текст в пустые поля и т.д.).
    Нам понадобится программа Paint. Этот простейший графический редактор есть на каждом компьютере. Путь к нему выглядит так: кнопка «Пуск» – Все программы – Стандартные. Открываем его и «вставляем» изображение. По умолчанию вставленный снимок экрана в Paint будет выделен по периметру пунктирной линией. Чтобы снять выделение, нажимаем на ­клавиатуре кнопку Esc, и с этого момента изображение готово к работе.
    Можно также воспользоваться Диспетчером рисунков MS Office.
    Если вы владеете программой Adobe Photoshop, то обработать скриншот можно и в ней. Остальным же не предлагаем осваивать эту тяжелую артиллерию, чтобы стрелять по воробьям. Данная программа имеет большие возможности, но она и сложнее предыдущих.

Конечно, есть и другие, более экзотические программы для обработки изображений. Мы же далее сосредоточимся на возможностях MS Word, тем более, что их достаточно для решения поставленной нами задачи.

Кадрирование

Кадрирование в нашем случае – это обработка скриншота для того, чтобы будущие читатели нашего текста увидели на иллюстрации только нужную им информацию. При работе с настоящими фотографиями кадрирование позволяет показать не только отдельный фрагмент изображения, но и изменить угол наклона фотографии, избавиться от лишних объектов в кадре и многое другое. Но когда мы работаем со скриншотами, проблема «заваленного горизонта» неактуальна, а основным ­инструментом кадрирования для нас является обрезка изображения.

Кадрирование изображения в Word

Как только мы вставили скриншот в документ Word, в самом верхнем поле окна программы, на уровне названия файла, появляется новая вкладка – «Работа с рисунками / Формат». На Рисунке 1 видны группы команд, которые открываются при переходе на эту вкладку.

Работать будем со скриншотом полного изображения монитора, из которого нужно оставить только карточку исходящего документа СЭД....

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 300 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Цифровое поведение – разумный подход

Какие цифровые следы вы оставляете и кто их анализирует. Как очищать свою историю посещений сайтов, как просматривать их в режиме «Инкогнито». Как разумнее было бы вести себя, чтобы формировать в интернете нужный вам образ для потенциальных работодателей и др. К чему приводит человека бездумное поглощение информации.

Выпадающие списки в Excel

При ведении журнала регистрации документов или иного реестра есть поля и графы таблицы, которые лучше заполнять не с клавиатуры, а выбирая вариант из заранее настроенного справочника. Поможем вам освоить его создание и применение в Excel – начнем с простых инструментов и перейдем к более сложным: простой выпадающий список, связанный список (когда его наполнение зависит от варианта, выбранного в другой ячейке), пополняемый список (удобен для справочника контрагентов), список с удалением использованных элементов (удобен для графиков дежурств и др.).

Что можно понять о человеке по его общению в сети

Статья поможет вам быстрее распознавать психотип «собеседников» в интернете по манере их общения и аватаркам. Методика анализа объясняется на примерах. Показываем, на что обращать внимание. Используйте наши подсказки, как штрихи к портрету – чем больше критериев подтверждают особенность характера, тем она вероятнее и ярче у конкретного анализируемого вами человека.

Новые возможности режима «Рецензирование» в MS Word версии 2016

В предыдущей статье мы рассмотрели функционал MS Word по совместной работе нескольких пользователей с файлом при помощи команд закладки «Рецензирование». Но тогда мы рассмотрели возможности программы MS Word наиболее распространенной версии 2010. В этой статье покажем, какие дополнительные возможности появились у этого функционала в MS Word версии 2016.

Режим рецензирования в Word: автоматическое выявление правок

Режим «Рецензирование» существенно облегчает разработку, согласование вордовского документа группой людей – он автоматически фиксирует каждую вставку, удаление, перемещение текста, форматирование и все это пользователи еще могут комментировать! Показываем, как управлять отображением правок (каким способом, какие типы и от каких пользователей показывать, как определить автора изменений, как распечатать исходный или окончательный вариант текста). Как выявить правки, которые коллега пытался вставить незаметно! Можно объединить в одном документе правки от разных людей, присланные ими в разных версиях файла. А еще можно защитить документ от редактирования либо установить пользователям пределы дозволенного. Даже если режимом «Рецензирование» уже пользуетесь, из этой статьи сможете узнать новые «ювелирные» настройки, которые сделают вашу работу еще удобнее.

Контроль исполнения поручений в MS Excel

Автор напоминает основные принципы организации контроля исполнения поручений, а потом подробно объясняет, как удобнее автоматизировать эту работу с использованием стандартных возможностей MS Excel (какие поля в таблице регистрационной формы пригодятся, как настроить фильтрацию данных и пользоваться ею, какие сведения удобно выделять автоматически). Статья особенно пригодится тем, кому на покупку специализированного программного обеспечения для автоматизации делопроизводства денег пока не дают.

Презентация годового отчета и плана

Раскрыты секреты создания эффектной презентации в современном стиле для деловых отчетов и планов: как сделать данные наглядными, как привлекать внимание, как лучше форматировать гистограммы и диаграммы, как использовать шрифты, цвета и картинки, где взять бесплатные фото и иконки. Описаны интересные возможности программы PowerPoint из Microsoft Office, которые стоит применять.

Работа над ошибками при помощи рецензирования в MS Word

Microsoft Word – это не только отличная программа для набора и форматирования текста, но и прекрасное средство для исправления чужих ошибок и совместной работы над документами. Мы хотим избавить вас от необходимости вычитывания каждой версии проекта документа. Пусть вместо вас это сделает Word, пусть он выявит все внесенные правки и предложит вам каждую из них отклонить или принять. Мы объясним, как управлять составом информации, которая отображается на экране монитора о произведенных в документе изменениях; как выявить правки и комментарии, внесенные определенным автором; какие алгоритмы действий будут наиболее удобными при анализе и принятии / отклонении исправлений.