Более наглядный локальный нормативный акт (ЛНА) легче использовать, он более понятен. А сделать его таковым поможет добавление к нормативному тексту изображений экранных окон программы, работа в которой регламентируется в ЛНА. Изображения можно дополнительно снабдить комментариями. Как это сделать при помощи возможностей стандартного пакета офисных программ, мы ­показываем на примере СЭД Docsvision и Microsoft Office версии 2010.

Допустим, что нам нужно описать правила работы в системе электронного документооборота Docsvision, и делать это мы будем с ­использованием Microsoft Office версии 2010.

Создаем изображение: делаем скриншот экрана

Скриншот экрана – это его снимок. Скриншотами пользуются, чтобы зафиксировать проблемный момент работы программы и показать его специалисту или чтобы наглядно проиллюстрировать некий процесс, выполняемый на компьютере. Другими словами – мы получаем ­фотографию экрана в определенный, выбранный пользователем, момент.

Чтобы сделать скриншот, нужно найти на клавиатуре кнопку PrintScreen (или PrtScr). Одно нажатие на нее – и экран сфотографирован. Никакими звуками и специальными визуальными эффектами этот момент, как правило, не сопровождается. Кнопка единожды нажата, и изображение экрана уже находится в буфере обмена.

Чтобы увидеть снимок, пользователь может поступить несколькими способами:

  • Способ № 1: сразу открыть программу MS Word и воспользоваться ­командой или кнопкой «Вставить». Скриншот окажется на листе.
    Обратите внимание: «фотографируется» весь экран монитора, включая информацию об открытых программах на нижней панели управления рабочего окна. Если нежелательно делать эту информацию достоянием общественности, то как минимум нижнюю часть изображения придется удалить (как это сделать в MS Word, рассмотрим далее).
  • Способ № 2, который позволяет немного «поиграть» с фрагментами изображения (например, вырезать лишнее и «склеить» нужное из ­нескольких изображений, добавить текст в пустые поля и т.д.).
    Нам понадобится программа Paint. Этот простейший графический редактор есть на каждом компьютере. Путь к нему выглядит так: кнопка «Пуск» – Все программы – Стандартные. Открываем его и «вставляем» изображение. По умолчанию вставленный снимок экрана в Paint будет выделен по периметру пунктирной линией. Чтобы снять выделение, нажимаем на ­клавиатуре кнопку Esc, и с этого момента изображение готово к работе.
    Можно также воспользоваться Диспетчером рисунков MS Office.
    Если вы владеете программой Adobe Photoshop, то обработать скриншот можно и в ней. Остальным же не предлагаем осваивать эту тяжелую артиллерию, чтобы стрелять по воробьям. Данная программа имеет большие возможности, но она и сложнее предыдущих.

Конечно, есть и другие, более экзотические программы для обработки изображений. Мы же далее сосредоточимся на возможностях MS Word, тем более, что их достаточно для решения поставленной нами задачи.

Кадрирование

Кадрирование в нашем случае – это обработка скриншота для того, чтобы будущие читатели нашего текста увидели на иллюстрации только нужную им информацию. При работе с настоящими фотографиями кадрирование позволяет показать не только отдельный фрагмент изображения, но и изменить угол наклона фотографии, избавиться от лишних объектов в кадре и многое другое. Но когда мы работаем со скриншотами, проблема «заваленного горизонта» неактуальна, а основным ­инструментом кадрирования для нас является обрезка изображения.

Кадрирование изображения в Word

Как только мы вставили скриншот в документ Word, в самом верхнем поле окна программы, на уровне названия файла, появляется новая вкладка – «Работа с рисунками / Формат». На Рисунке 1 видны группы команд, которые открываются при переходе на эту вкладку.

Работать будем со скриншотом полного изображения монитора, из которого нужно оставить только карточку исходящего документа СЭД....

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 300 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Внимание!
20% скидки на 2 полугодие 2021 г. на электронную версию журнала + специальный промокод от 10% на любой тип подписки (бумажная, электронная, комплект с доступом к базе знаний) = скидка от 30%

Рекомендовано для вас

Интервью с Алексеем Апкаликовым: последние тенденции в использовании электронных подписей

Ответы на актуальные вопросы дал исполняющий обязанности директора Удостоверяющего центра компании СберКорус Алексей Апкаликов. Какие события окончательно позволят перевести кадровые документы в цифру? Каким организациям может быть выгодно оформление электронных подписей (ЭП) своим работникам? Какие существуют ЭП по субъектам владения? На какой период выдаются и где их можно использовать? Сколько стоит их изготовление сейчас? Когда и для кого оно станет бесплатным? Может ли сотрудник, получивший подпись у работодателя, использовать ее где-то еще? Нужно ли что-то менять в случае изменения должности? Что нужно сделать при увольнении? Каких изменений нам ждать в ближайшем будущем?

Новая версия 2.7.1 формата обмена системы межведомственного электронного документооборота (МЭДО)

В марте 2021 вступил в силу совместный приказ Минцифры России и ФСО России от 04.12.2020 № 667/233, который утвердил взаимодействие по МЭДО в новой версии формата обмена 2.7.1. Объясняем цели Аппарата Правительства РФ и даем конкретный список произведенных в МЭДО изменений. Рассказываем о сроках и порядке перевода на обновленную технологию СЭД участников обмена, взаимодействующих через МЭДО.

Проверка орфографии и грамматики в MS Word 2016

Показываем, как выполняется автоматическая проверка текста документа (как подчеркиваются ошибки и как можно управлять этим процессом). Если вы станете обращать внимание на выделение ошибок в Word, то сможете их исправлять, и тогда ваши документы станут грамотнее. Можно выполнить проверку текста на правила и русского, и иностранных языков: доступны не только английский и немецкий, но и более редкие языки – азербайджанский, арабские и многие другие.

Цифровое поведение – разумный подход

Какие цифровые следы вы оставляете и кто их анализирует. Как очищать свою историю посещений сайтов, как просматривать их в режиме «Инкогнито». Как разумнее было бы вести себя, чтобы формировать в интернете нужный вам образ для потенциальных работодателей и др. К чему приводит человека бездумное поглощение информации.

Режим рецензирования в Word: автоматическое выявление правок

Режим «Рецензирование» существенно облегчает разработку, согласование вордовского документа группой людей – он автоматически фиксирует каждую вставку, удаление, перемещение текста, форматирование и все это пользователи еще могут комментировать! Показываем, как управлять отображением правок (каким способом, какие типы и от каких пользователей показывать, как определить автора изменений, как распечатать исходный или окончательный вариант текста). Как выявить правки, которые коллега пытался вставить незаметно! Можно объединить в одном документе правки от разных людей, присланные ими в разных версиях файла. А еще можно защитить документ от редактирования либо установить пользователям пределы дозволенного. Даже если режимом «Рецензирование» уже пользуетесь, из этой статьи сможете узнать новые «ювелирные» настройки, которые сделают вашу работу еще удобнее.

Контроль исполнения поручений в MS Excel

Автор напоминает основные принципы организации контроля исполнения поручений, а потом подробно объясняет, как удобнее автоматизировать эту работу с использованием стандартных возможностей MS Excel (какие поля в таблице регистрационной формы пригодятся, как настроить фильтрацию данных и пользоваться ею, какие сведения удобно выделять автоматически). Статья особенно пригодится тем, кому на покупку специализированного программного обеспечения для автоматизации делопроизводства денег пока не дают.

Интервью с Алексеем Апкаликовым: последние тенденции в использовании электронных подписей

Ответы на актуальные вопросы дал исполняющий обязанности директора Удостоверяющего центра компании СберКорус Алексей Апкаликов. Какие события окончательно позволят перевести кадровые документы в цифру? Каким организациям может быть выгодно оформление электронных подписей (ЭП) своим работникам? Какие существуют ЭП по субъектам владения? На какой период выдаются и где их можно использовать? Сколько стоит их изготовление сейчас? Когда и для кого оно станет бесплатным? Может ли сотрудник, получивший подпись у работодателя, использовать ее где-то еще? Нужно ли что-то менять в случае изменения должности? Что нужно сделать при увольнении? Каких изменений нам ждать в ближайшем будущем?

Презентация годового отчета и плана

Раскрыты секреты создания эффектной презентации в современном стиле для деловых отчетов и планов: как сделать данные наглядными, как привлекать внимание, как лучше форматировать гистограммы и диаграммы, как использовать шрифты, цвета и картинки, где взять бесплатные фото и иконки. Описаны интересные возможности программы PowerPoint из Microsoft Office, которые стоит применять.