Чтобы сделать локальный нормативный акт более жизнеспособным, нужно обеспечить удобство его использования. MS Word имеет возможности, которые помогут и разработчику, и пользователю документа. Мы научим вас создавать заголовки и закладки, ставить внутренние ссылки, составлять и легко актуализировать оглавление, конвертировать файл Word в неизменяемый и удобный для восприятия формат PDF. Продемонстрируем возможности на примере MS Word версии 2010.
В обязанности службы ДОУ входит не только составление локальных нормативных актов1 по делопроизводству (и возможно, архивному делу), но и их внедрение. А внедрение, вопреки расхожему мнению, – это не передать копию ЛНА в отдел, а сделать его по-настоящему рабочим документом в компании. Какой толк от объемной инструкции или положения, если им никто не пользуется? Грамотный автор локального нормативного акта не просто составит текст, но и сделает готовый ЛНА максимально комфортным для восприятия и работы с ним пользователей. Предлагаем вам научиться:
- создавать заголовки;
- ставить внутренние ссылки различными способами;
- составлять оглавление и актуализировать его после изменений в ЛНА;
- конвертировать файл Word в неизменяемый и удобный для восприятия формат pdf.
В качестве подопытного локального нормативного акта выступит Инструкция по формированию дел, их передаче в архив, учету, использованию и уничтожению2. Работать будем в Microsoft Word версии 2010.
Создаем заголовки
Основа удобной навигации – заголовки в тексте. Имеется в виду не размещение наименования главы в центре строки и выделение его жирным шрифтом, а указание этого фрагмента в качестве заголовка – структурного элемента текста.
Во вкладке верхнего меню «Главная» есть группа команд «Стили» (Рисунок 1). По умолчанию здесь предлагается два вида заголовков (Заголовок 1, Заголовок 2) и один подзаголовок.
Чтобы создать заголовок, нужно ввести его текст в документ, затем выделить и кликнуть по выбранному стилю (см. Рисунок 1). В данном примере нами был выбран стиль «Заголовок 1».
Если по каким-то причинам оформление заголовка не устраивает автора документа, то его можно поменять. Для этого заголовок выделяется мышью, и ему задаются необходимые параметры (шрифт, размер, цвет и т.п.). Затем нужно кликнуть правой кнопкой мыши по стилю заголовка в группе «Стили» и выбрать команду «Обновить в соответствии с выделенным фрагментом». После этого все «Заголовки 1» будут выглядеть именно так, как этого захотел автор документа.
Если вы применили Заголовок 1 и 2, то программа автоматически создаст заголовок следующего уровня, который вы опять же при необходимости можете скорректировать.
После назначения в вордовском документе заголовков он приобретает собственную структуру, и это уже можно назвать начальным уровнем навигации по нему. Нажмем сочетание клавиш Ctrl+F в нашей Инструкции. Слева откроется поле «Навигация». Оно состоит из строки поиска (в нее при необходимости можно ввести поисковый запрос) и трех вкладок, обозначенных иконками:
- «Просмотр заголовков в документе»;
- «Просмотр страниц документа»;
- «Просмотр результатов текущего поиска».
Перейдем в первую вкладку «Просмотр заголовков в документе» и увидим полное содержание нашей Инструкции (Рисунок 2). Кликнув на любой из элементов навигации, можно оказаться в обозначаемой им главе.
Рисунок 2. Вкладка «Навигация»
