Чтобы сделать локальный нормативный акт более жизнеспособным, нужно обеспечить удобство его использования. MS Word имеет возможности, которые помогут и разработчику, и пользователю документа. Мы научим вас создавать заголовки и закладки, ставить внутренние ссылки, составлять и легко актуализировать оглавление, конвертировать файл Word в неизменяемый и удобный для восприятия ­формат PDF. Продемонстрируем возможности на примере MS Word версии 2010.

В обязанности службы ДОУ входит не только составление локальных нормативных актов1 по делопроизводству (и возможно, архивному делу), но и их внедрение. А внедрение, вопреки расхожему мнению, – это не передать копию ЛНА в отдел, а сделать его по-настоящему рабочим документом в компании. Какой толк от объемной инструкции или положения, если им никто не пользуется? Грамотный автор локального нормативного акта не просто составит текст, но и сделает готовый ЛНА максимально комфортным для восприятия и работы с ним пользователей. Предлагаем вам научиться:

  • создавать заголовки;
  • ставить внутренние ссылки различными способами;
  • составлять оглавление и актуализировать его после изменений в ЛНА;
  • конвертировать файл Word в неизменяемый и удобный для ­восприятия формат pdf.

В качестве подопытного локального нормативного акта выступит Инструкция по формированию дел, их передаче в архив, учету, использованию и уничтожению2. Работать будем в Microsoft Word версии 2010.

Создаем заголовки

Основа удобной навигации – заголовки в тексте. Имеется в виду не размещение наименования главы в центре строки и выделение его жирным шрифтом, а указание этого фрагмента в качестве заголовка – ­структурного элемента текста.

Во вкладке верхнего меню «Главная» есть группа команд «Стили» (Рисунок 1). По умолчанию здесь предлагается два вида заголовков ­(Заголовок 1, Заголовок 2) и один подзаголовок.

Рисунок 1. Стили текста

Чтобы создать заголовок, нужно ввести его текст в документ, затем выделить и кликнуть по выбранному стилю (см. Рисунок 1). В данном примере нами был выбран стиль «Заголовок 1».

Если по каким-то причинам оформление заголовка не устраивает автора документа, то его можно поменять. Для этого заголовок выделяется мышью, и ему задаются необходимые параметры (шрифт, размер, цвет и т.п.). Затем нужно кликнуть правой кнопкой мыши по стилю заголовка в группе «Стили» и выбрать команду «Обновить в соответствии с выделенным фрагментом». После этого все «Заголовки 1» будут выглядеть именно так, как этого захотел автор документа.

Если вы применили Заголовок 1 и 2, то программа автоматически создаст заголовок следующего уровня, который вы опять же при необходимости можете ­скорректировать.

После назначения в вордовском документе заголовков он приобретает собственную структуру, и это уже можно назвать начальным уровнем навигации по нему. Нажмем сочетание клавиш Ctrl+F в нашей Инструкции. Слева откроется поле «Навигация». Оно состоит из строки поиска (в нее при необходимости можно ввести поисковый запрос) и трех вкладок, обозначенных иконками:

  • «Просмотр заголовков в документе»;
  • «Просмотр страниц документа»;
  • «Просмотр результатов текущего поиска».

Перейдем в первую вкладку «Просмотр заголовков в документе» и увидим полное содержание нашей Инструкции (Рисунок 2). Кликнув на любой из элементов навигации, можно оказаться в обозначаемой им главе.

Рисунок 2. Вкладка «Навигация»

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 300 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Внимание!
20% скидки на 2 полугодие 2021 г. на электронную версию журнала только в мае + специальный промокод от 10% на любой тип подписки (бумажная, электронная, комплект с доступом к базе знаний) = скидка от 30%

Рекомендовано для вас

Проверка орфографии и грамматики в MS Word 2016

Показываем, как выполняется автоматическая проверка текста документа (как подчеркиваются ошибки и как можно управлять этим процессом). Если вы станете обращать внимание на выделение ошибок в Word, то сможете их исправлять, и тогда ваши документы станут грамотнее. Можно выполнить проверку текста на правила и русского, и иностранных языков: доступны не только английский и немецкий, но и более редкие языки – азербайджанский, арабские и многие другие.

Цифровое поведение – разумный подход

Какие цифровые следы вы оставляете и кто их анализирует. Как очищать свою историю посещений сайтов, как просматривать их в режиме «Инкогнито». Как разумнее было бы вести себя, чтобы формировать в интернете нужный вам образ для потенциальных работодателей и др. К чему приводит человека бездумное поглощение информации.

Новая версия 2.7.1 формата обмена системы межведомственного электронного документооборота (МЭДО)

В марте 2021 вступил в силу совместный приказ Минцифры России и ФСО России от 04.12.2020 № 667/233, который утвердил взаимодействие по МЭДО в новой версии формата обмена 2.7.1. Объясняем цели Аппарата Правительства РФ и даем конкретный список произведенных в МЭДО изменений. Рассказываем о сроках и порядке перевода на обновленную технологию СЭД участников обмена, взаимодействующих через МЭДО.

Что можно понять о человеке по его общению в сети

Статья поможет вам быстрее распознавать психотип «собеседников» в интернете по манере их общения и аватаркам. Методика анализа объясняется на примерах. Показываем, на что обращать внимание. Используйте наши подсказки, как штрихи к портрету – чем больше критериев подтверждают особенность характера, тем она вероятнее и ярче у конкретного анализируемого вами человека.

Режим рецензирования в Word: автоматическое выявление правок

Режим «Рецензирование» существенно облегчает разработку, согласование вордовского документа группой людей – он автоматически фиксирует каждую вставку, удаление, перемещение текста, форматирование и все это пользователи еще могут комментировать! Показываем, как управлять отображением правок (каким способом, какие типы и от каких пользователей показывать, как определить автора изменений, как распечатать исходный или окончательный вариант текста). Как выявить правки, которые коллега пытался вставить незаметно! Можно объединить в одном документе правки от разных людей, присланные ими в разных версиях файла. А еще можно защитить документ от редактирования либо установить пользователям пределы дозволенного. Даже если режимом «Рецензирование» уже пользуетесь, из этой статьи сможете узнать новые «ювелирные» настройки, которые сделают вашу работу еще удобнее.

Презентация годового отчета и плана

Раскрыты секреты создания эффектной презентации в современном стиле для деловых отчетов и планов: как сделать данные наглядными, как привлекать внимание, как лучше форматировать гистограммы и диаграммы, как использовать шрифты, цвета и картинки, где взять бесплатные фото и иконки. Описаны интересные возможности программы PowerPoint из Microsoft Office, которые стоит применять.

Контроль исполнения поручений в MS Excel

Автор напоминает основные принципы организации контроля исполнения поручений, а потом подробно объясняет, как удобнее автоматизировать эту работу с использованием стандартных возможностей MS Excel (какие поля в таблице регистрационной формы пригодятся, как настроить фильтрацию данных и пользоваться ею, какие сведения удобно выделять автоматически). Статья особенно пригодится тем, кому на покупку специализированного программного обеспечения для автоматизации делопроизводства денег пока не дают.

Работа над ошибками при помощи рецензирования в MS Word

Microsoft Word – это не только отличная программа для набора и форматирования текста, но и прекрасное средство для исправления чужих ошибок и совместной работы над документами. Мы хотим избавить вас от необходимости вычитывания каждой версии проекта документа. Пусть вместо вас это сделает Word, пусть он выявит все внесенные правки и предложит вам каждую из них отклонить или принять. Мы объясним, как управлять составом информации, которая отображается на экране монитора о произведенных в документе изменениях; как выявить правки и комментарии, внесенные определенным автором; какие алгоритмы действий будут наиболее удобными при анализе и принятии / отклонении исправлений.